Interne Kommunikation: 15 Top Tools und Instrumente

Mitarbeiter-Apps sind eine mobile Option, um die Belegschaft via Smartphone regelmäßig auf dem Laufenden zu halten. Hier gibt es sowohl vorgefertigte Apps als auch die Möglichkeit, sich eine individuelle Lösung gestalten zu lassen. Mit Animationen, Grafiken, Videos und Audio-Inhalten lassen sich die Vorteile der digitalen Welt in die Interne Kommunikation integrieren. Ihre Nutzer:innen brauchen keinen vollen Arbeitsplatz und sind mobil und flexibel, können die App von unterwegs nutzen und zwischen Kundenterminen damit arbeiten.

Wird eine Mitarbeiter-App für die eigene Interne Kommunikation genutzt, ist es meist möglich, über diese auch Push-Nachrichten zu versenden. Im Standard ist dies eine Funktion, welche die Mitarbeitenden zunächst aktiv ausschalten müssen. Der Vorteil dieser Art von Benachrichtigungen liegt auf der Hand: Mitarbeitende werden sofort informiert, wenn es Neuigkeiten aus dem Unternehmen gibt und verpassen so keinerlei Information.

Ein digitales schwarzes Brett ist eine digitale Version der traditionellen Informationswand, die in vielen Büros zu finden ist. Es wird oft verwendet, um wichtige Unternehmensnachrichten, Termine und Veranstaltungen schnell und einfach zu verbreiten. Digitale schwarze Bretter bieten eine moderne Möglichkeit, Informationen in Echtzeit und an jedem Ort verfügbar zu machen, was besonders für Mitarbeitende im Außendienst von Vorteil ist. Weitere Vorteile der digitalen Variante vom Schwarzen Brett sind: Einfache Bedienbarkeit und leicht zu aktualisieren, schnelle Verbreitung von Informationen sowie zugänglich für alle Mitarbeitenden vor Ort.

Mit gemeinsamer Dokumentenbearbeitung können Sie einen internen digitalen Arbeitsplatz einrichten, der eine einfache und schnelle, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team ermöglicht. Sie können Dokumente, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit parallel bearbeiten und Freigabe- und Änderungsverfolgungen einstellen, um den Arbeitsprozess zu dokumentieren. Die Stärken dieses Tools liegen eindeutig in der Zusammenarbeit, leider bietet dieses Tool allein, bis auf eine Kommentar-Funktion, jedoch keine Möglichkeit zum Austausch. Die parallele Dokumentenbearbeitung sollte daher in ein bestehendes System, bspw. ein Social Intranet, integriert werden.

Ähnlich verhält es sich mit reinen Projektmanagement-Apps. Sie sind perfekt, um ein gemeinsames Projekt durchzuführen und die Zusammenarbeit für dieses Projekt mit einem Team zu koordinieren. Leider sind dafür Funktionen wie Feedback einholen, Abstimmung, Entscheidungsfindung oder allgemeiner Informationsfluss überhaupt nicht vorgesehen. Daher kann ein Projektmanagement-Tool ebenfalls immer nur eine Ergänzung zum Intranet darstellen.

Ein weitverbreitetes Kommunikationstool zum Austausch zu bestimmten Themen sind Diskussionsforen. Hier werden Fragen und Antworten zu einem Gebiet gestellt und von den Mitgliedern, bzw. Nutzer:innen intern beantwortet. Dieses Format bedarf jedoch einiges an Moderationsaufwand, denn die Übersichtlichkeit lässt meist zu wünschen übrig: Mehrfachnennungen sind gang und gäbe, Information vermischt sich mit Kommunikation und es ist kaum möglich, die richtigen und wichtigen Inhalte zu finden. Tagesaktuelle oder generelle Informationen, die für Ihre Nutzer:innen wichtig sein könnten, gibt es hier nicht, geschweige denn die Möglichkeit, neben der Informationsverteilung, Abstimmungen, Entscheidungsfindungen und Feedback zu teilen. Rein für den aktiven Austausch Ihrer Nutzer:innen ist ein Diskussionsforum gut geeignet.

Videos und Webinare haben sich als äußerst effektive Kommunikationsmittel etabliert. Sie bieten eine visuelle und oft emotionalere Möglichkeit, Botschaften zu vermitteln und die Mitarbeitenden stärker zu engagieren. Video-Content kann sowohl für interne Ankündigungen als auch für Schulungen und Weiterbildungen genutzt werden. Webinare sind ideal für interaktive, live-basierte Veranstaltungen und ermöglichen direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Zu den Vorteilen von Videos in der Internen Kommunikation zählen: Höhere Aufmerksamkeit und Engagement durch visuelle Kommunikation, Möglichkeit für interaktive Elemente (z. B. Umfragen, Q&A), Flexibilität bei der Nutzung für Schulungen oder Unternehmensinformationen.

Podcasts gewinnen zunehmend an Bedeutung als Kommunikationsinstrument in Unternehmen. Sie ermöglichen es, Informationen in einem flexiblen und leicht konsumierbaren Format zu verbreiten. Mitarbeitende können Podcasts unterwegs hören, was besonders bei längeren oder komplexeren Inhalten sowie für Pendler:innen von Vorteil ist. Podcasts eignen sich ideal für Interviews, Geschichten oder tiefere Einblicke in bestimmte Themen. Folgende Vorteile bieten Podcasts der Internen Kommunikation: Flexibilität beim Konsumieren von Inhalten, engagierende Form der Wissensvermittlung, besonders geeignet für Storytelling und tiefere Themen. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Podcast glaubwürdig und authentisch ist.

Interne Blogs sind ebenfalls meist redaktionell betrieben und werden oft aus der Führungsetage des Unternehmens geleitet. Sie sind gut geeignet für einen generellen Informationsfluss, der Top-Down unternehmensintern verläuft. Das bedeutet leider aber auch im Umkehrschluss, dass nicht alle Mitarbeiter:innen zu Wort kommen und kein aktiver Austausch stattfindet. Hier herrscht also statt Dialog nur Monolog. Ebenso können hier keine Entscheidungen gefunden, Feedback gegeben oder Abstimmungen gemacht werden – eine einseitige Lösung, die rein der Informationsverteilung von oben dient.

Vielleicht haben oder kennen Sie es noch – das gedruckte Mitarbeitermagazin? Dieses Printmedium der Internen Kommunikation ist die klassische Variante und nach wie vor verbreitet. Es lässt sich individuell auf jedes Unternehmen anpassen in Umfang, Layout und Design und ist das analoge Pendant zum digitalen Mitarbeitermagazin. Zu den Nachteilen der analogen Variante gehört, dass es in größeren Zeitsprüngen erscheint und daher nicht aktuell und schnell auf Ereignisse reagieren kann. Dies ist hingegen kein Problem für das digitale Mitarbeitermagazin.

Mithilfe eines internen Newsletters kommen Informationen schnell, anschaulich und gut strukturiert bei den Mitarbeiter:innen an. Der Turnus sowie die Anzahl der Themen pro Mailing können natürlich individuell bestimmt werden. Mit einem Newsletter ist es oft schwierig, die richtige Aufmerksamkeit zu erreichen, die auch dafür garantiert, dass Ihre Kolleg:innen den Newsletter öffnen. Die Mitarbeiter:innen sehen in ihrem Arbeitsalltag meist keine Veranlassung dazu, empfinden diese “weitere E-Mail” als Belastung. So gehen wichtige Informationen an Ihnen vorbei. Je nachdem wie weit Ihr Themenspektrum ist, sprengt die Vielschichtigkeit auch einfach den Rahmen. Zu den Vorteilen des internen Newsletters zählt jedoch, die konsistente und regelmäßige Kommunikation, das einfache Format für umfangreiche Inhalte sowie die gute Möglichkeit zur Einbindung von Mitarbeitenden.

Bildschirme, die an gut frequentierten Stellen im Unternehmen aushängen und die Mitarbeiter:innen informieren, nennen sich Digitale Pinnwand, bzw. Digital Signage. Hier können verschiedene Inhalte abgespielt werden und die Belegschaft wird so quasi im Vorbeigehen mit Informationen versorgt. Zudem gibt es die Möglichkeit, eine Touch-Funktion einzubauen. So können die Mitarbeiter:innen etwa Schichtpläne oder Arbeitszeiten nachschauen. Sie können natürlich auch einen Beitragsverlauf mit den wichtigen Informationen integrieren. Leider werden Sie aber natürlich nie alle Personen erreichen, für die die Informationen gedacht sind, sondern durch die Ortsgebundenheit nur jene, die an der digitalen Pinnwand vorbeikommen – Mitarbeiter:innen im Homeoffice oder Außendienst sind ausgeschlossen. Für den reinen Informationsfluss kann solche digitale Pinnwand aber eine schöne Ergänzung sein – Interaktivität findet hier jedoch nicht statt.

Egal, für welches Tool, bzw. Instrument der Internen Kommunikation Sie sich entscheiden, eine Erhebung, ob Ihre Maßnahmen erfolgreich waren, lohnt sich immer. Ein Klassiker der Tools ist dabei die Befragung. Ob als Teil der allgemeinen Mitarbeiterbefragung oder rein auf die Interne Kommunikation und deren Evaluation fokussiert: Es empfiehlt sich, jährlich zu erheben, ob Ihre Zielgruppe mit der Internen Kommunikation zufrieden ist. Nur so können Sie auswerten, wo es noch Schwachstellen gibt und wie sich die Kommunikation verbessern lässt. 

Technologische Fortschritte, neue Generationen auf dem Arbeitsmarkt, moderne Arbeitsplatzkonzepte oder auch völlig neue Situationen aufgrund globaler Veränderungen werfen fest geschmiedete Kommunikationspläne häufig über den Haufen. Die Interne Kommunikation muss dabei stets mithalten und flexibel sein, um für alle Mitarbeiter:innen die bestmögliche Erfahrung mit dem eigenen Unternehmen zu gewährleisten. Auch wenn der Überblick im Dschungel der Tools für die Interne Kommunikation manchmal schwerfällt, lohnt sich eine Fokussierung auf all jene Instrumente, die zu Ihrem Anwendungsfall im Unternehmen passen.