Ein Konzept für die Interne Kommunikation

Bei der Entwicklung eines effizienten Konzepts für die Interne Kommunikation hat es sich bewährt in vier Phasen vorzugehen: Analyse, Strategie, Umsetzung und Evaluation.

Am Anfang des Konzepts steht die Analyse der aktuellen Kommunikationssituation. In dieser Phase geht es darum, festzuhalten, wo Sie derzeit stehen. Sie identifizieren Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und legen die grobe Richtung Ihrer Kommunikation fest. Betrachten Sie folgende Kernbereiche:

• Botschaften: Welche Botschaften senden Sie bereits?
• Kommunikationskanäle: Welche Kanäle sind aktuell im Einsatz? Welche Botschaften geben die einzelnen Kanäle weiter?
• Zielgruppe: Welche Erwartungen und Bedürfnisse haben Ihre Mitarbeitenden an die Interne Kommunikation? Welche Gruppen von Mitarbeitenden braucht welche Informationen?
• Ressourcen: Welche Kompetenzen und Erfahrungen bringt Ihr Team schon mit?
• Unternehmenskultur: Eine gelungene Interne Kommunikation ist besonders dann wirksam und akzeptiert bei den Mitarbeitenden, wenn sie sich an der Unternehmenskultur orientiert. Betrachten Sie darum diese genauer: Spiegeln sich die Werte und Normen Ihres Unternehmens in der aktuellen Internen Kommunikation wider? Wie können diese gezielt berücksichtigt werden?

Ziel der Analyse-Phase ist es, die Basis für Ihr Kommunikationskonzept herauszuarbeiten, das sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die des Unternehmens erfüllt.

In der anschließenden Strategie-Phase geht es um die Ziele Ihrer Internen Kommunikation und mit welchen Mitteln und Maßnahmen Sie diese erreichen wollen. Grob gesagt: Sie legen fest, welche Botschaften welche Zielgruppe über welchen Kanal erreichen.

Betrachten Sie darum die folgenden Aspekte:

• Zielgruppe: Die Gesamtheit Ihrer Mitarbeitenden ist keine homogene Gruppe. Unterschiedliche Abteilungen oder Mitarbeitenden-Gruppen haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse. Definieren Sie die verschiedenen Zielgruppen und passen die Kommunikation entsprechend an. Nutzen Sie dazu z. B. Umfragen und Fokusgruppen, um die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden zu verstehen und um Erkenntnisse zu gewinnen. Oder analysieren Sie Feedback aus früheren Kommunikationsmaßnahmen und erstellen Sie Personas, um typische Zielgruppen präzise abzubilden.
• Zielgruppenspezifische Ansprache: Durch eine gezielte Anpassung der Botschaften an die jeweiligen Zielgruppen stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden sich einbezogen fühlen. Z. B. benötigen Non-Desk Worker relevante Updates in kompakter, leicht zugänglicher Form.
• Botschaften: Welche Botschaften möchten Sie senden? Gibt es verschiedene Themenfelder, die Sie abdecken möchten oder sollten? Halten Sie fest, über welche wiederkehrenden Themen oder Ereignisse Sie die Mitarbeitenden regelmäßig informieren wollen. Welche Botschaften tragen dazu bei Ihre Ziele zu erreichen?
• Kanäle: Legen Sie fest, welche Kanäle am geeignetsten für Ihre Botschaft und Ihre Zielgruppe(n) sind. Berücksichtigen Sie dabei, dass möglichst alle Bedürfnisse abgedeckt sind und dass Sie möglichst alle Mitarbeitenden über die Kanäle erreichen. Viele Unternehmen setzen auf einen Mix aus klassischen und digitalen Kanälen, z. B. Mitarbeitermagazin und Schwarzes Brett in Kombination mit E-Mail, Social Intranet und/oder Mitarbeiter-App.

Am Ende dieser Phase haben Sie eine klare Zielsetzung und einen Maßnahmenplan festgelegt.

In der dritten Entwicklungsphase Ihres Kommunikationskonzeptes planen Sie detailliert einzelne Maßnahmen und führen diese aus.

Vereinbaren Sie vorab die Verantwortlichkeiten in Ihrem Kommunikationsteam und stellen Sie sicher, dass alle mit den Kommunikationsmaßnahmen und -kanälen vertraut sind. Erstellen und besprechen Sie gemeinsam einen Redaktionsplan: Ordnen Sie spezifische Aktivitäten bestimmten Kanälen zu und planen Sie Veröffentlichungssequenzen. Besprechen Sie im Team, falls nötig, Freigabe- und Veröffentlichungsprozesse einzelner Inhalte.

Haben Sie sich für ein neues Tool oder eine neue Software entschieden, dann stellen Sie sicher, dass alle darin geschult und mit dem Umgang vertraut sind. Besonders bei neuen Tools und Plattformen, wie einer Mitarbeiter-App oder einem Social Intranet, ist eine umfassende Schulung notwendig. Um die Akzeptanz der neuen Kanäle zu erhöhen, sollten Führungsetage und Wissensträger:innen mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn diese in ihrer Vorbildfunktion aktiv die neue Plattform nutzen, dann motiviert das die Mitarbeitenden besonders und schafft Anreize es ihnen gleichzutun. tixxt bietet dafür eine praktische „Ghost-Writing“-Funktion an, mit der das Kommunikationsteam in Absprache mit der Führungskraft in dessen Namen Beiträge veröffentlicht. Das erspart der Führungskraft bzw. Wissenträger:in Zeit, dennoch kommt die vorbildliche Wirkung bei der Verwendung des Kanals zum Tragen.

Die Umsetzungsphase ist die operative Phase Ihres Kommunikationskonzepts, alle zuvor festgelegten Maßnahmen kommen jetzt zum Einsatz.

Um den Erfolg Ihres Kommunikationskonzeptes sicherzustellen, sollten Sie unbedingt den Erfolg Ihrer Kommunikationsmaßnahmen messen. Welche Kanäle, welche Botschaften und welche Inhalte performen am besten? KPIs sind ein spannendes Werkzeug für die Erfolgskontrolle. Kennzahlen wie z. B. Reichweite, Engagement oder Zufriedenheit eignen sich besonders für die Messung der Interne Kommunikation. Wie Sie KPIs mit den Zielen Ihrer Kommunikationsstrategie verbinden und wie Sie den ROI (Return on Investment) errechnen, lesen Sie unserem Blogbeitrag zu KPIs in der Internen Kommunikation.

Passen Sie bei Bedarf Ihre Maßnahmen an, um Ihre Ziele zu erreichen und die Interne Kommunikation stetig zu optimieren.

Evaluieren und optimieren Sie Ihre Kommunikation in regelmäßigen Abständen. Die Evaluierungsphase wird Sie an die Phase der Analyse erinnern, als Sie Bedürfnisse und bereits getroffene Maßnahmen untersucht haben. Das ist richtig so! Ein erneutes Durchlaufen der einzelnen Konzeptphasen ist durchaus sinnvoll und zielführend. Wenn Sie also nach der Evaluation und Optimierung erneut Ihre Interne Kommunikation analysieren, strategisch ausrichten und umsetzen, dann schließt sich der Konzeptionskreis und Sie verbessern Ihre Internes Kommunikationskonzept kontinuierlich.

Dieser Kreislauf stellt sicher, dass Ihre Kommunikationsmaßnahmen langfristig erfolgreich sind und Sie Ihre Ziele erreichen.

Ein klar strukturiertes Kommunikationskonzept ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine professionelle und effiziente Interne Kommunikation in Unternehmen. In vier Konzeptionsphasen entwickeln Sie das Konzept. Die Analyse-Phase definiert die Basis, während die Strategie-Phase Maßnahmen und Ziele festlegt. In der Phase der Umsetzung beginnt die operative Arbeit, Phase vier evaluiert und optimiert die umgesetzten Maßnahmen. Die vier Phasen als Kreislauf zu betrachten und nach der Evaluation erneut die Interne Kommunikation zu analysieren, sichert eine kontinuierliche Verbesserung und den langfristigen Erfolg.