Intranet aufbauen: Checkliste für Ihr Unternehmen

Worauf kommt es an?

Ein unternehmensinternes Intranet spielt eine zentrale Rolle für die Interne Kommunikation und Kollaboration. Es dient als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform, die Arbeitsprozesse optimiert und die Produktivität der Mitarbeitenden steigert. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein solches Unternehmensportal Schritt für Schritt aufbauen und einrichten können, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:innen zu erzielen.

Mann vor hellblauem Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung
Autor:in
Olivia Klaes

Datum

04.06.2024

Lesezeit

5 Minuten

Warum ein Intranet aufbauen?

Zunächst ist es wichtig, zu verstehen, warum ein Intranet für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann:

  • Verbesserte Kommunikation: Ein Intranet bietet eine zentrale Plattform für den Austausch von Informationen, wodurch Missverständnisse und Verzögerungen minimiert werden.
  • Effiziente Zusammenarbeit: Durch Tools für Projektmanagement, Dokumentenfreigabe und soziale Funktionen wird die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen gefördert.
  • Zentralisierte Information: Wichtige Dokumente, Ressourcen und Informationen sind an einem Ort zugänglich, was die Suche und den Zugriff erleichtert.
  • Sicherer Informationsaustausch: Ein Intranet bietet geschützten Zugang zu sensiblen Informationen, wodurch die Datensicherheit gewährleistet wird.

Checkliste: 8 Schritte zum Aufbau eines Intranets

1. Bedarfsanalyse durchführen

Bevor Sie mit der technischen Umsetzung beginnen, sollten Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen. Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens. Fragen, die Sie dabei berücksichtigen sollten, sind:

  • Welche Abteilungen und Mitarbeitenden sollen auf das Intranet zugreifen?
  • Welche Funktionen und Tools werden benötigt? 
  • Wird auch eine App benötigt?
  • Welche bestehenden Systeme und Daten müssen integriert werden?

2. Geeignete Plattform wählen

Auf Basis der Bedarfsanalyse wählen Sie die passende Intranet-Plattform, bzw. den passenden Intranet-Anbieter. Es gibt verschiedene Optionen, von maßgeschneiderten Lösungen bis hin zu Out-of-the-Box-Software.

3. Planung und Strukturierung

Erstellen Sie einen detaillierten Plan für den Aufbau und die Struktur Ihres Intranets. Definieren Sie die wichtigsten Bereiche und Funktionen, wie:

  • Startseite & Navigation: Übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen und Links.
  • Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage und Zugriff auf Dokumente, ggf. parallele Bearbeitung.
  • Kommunikationsbereiche: Foren, Chats und Blogs für den internen Austausch.

4. Design und Nutzerfreundlichkeit

Das Design Ihres Intranets sollte nutzerfreundlich und intuitiv sein. Achten Sie auf eine klare Navigation, ansprechendes Layout und responsive Gestaltung, damit das Intranet auch auf mobilen Geräten gut nutzbar ist. Ein nutzerfreundliches Design erhöht die Akzeptanz und Nutzung des Intranets durch die Mitarbeitenden.

5. Implementierung der Technologie

Nun geht es an die technische Umsetzung. Arbeiten Sie eng mit den Kolleg:innen der IT oder einem externen Dienstleister zusammen, um die Intranet-Plattform zu installieren und zu konfigurieren. Wichtige Schritte sind:

  • Server einrichten und Software installieren
  • Nutzerkonten und Zugriffsrechte anlegen
  • Ggf. Datenmigration von bestehenden Systemen
  • Integration mit anderen Unternehmensanwendungen

6. Inhalte erstellen und strukturieren

Ein Intranet ist nur so gut, wie seine Inhalte. Erstellen Sie relevante Inhalte und strukturieren Sie diese logisch. So erzeugen Sie ein “Grundrauschen”, was es Neuen leichter macht, sich im Intranet zurechtzufinden. Dazu gehören:

  • Unternehmensnachrichten und Ankündigungen
  • Richtlinien und Handbücher
  • Wissensdatenbanken und FAQ-Bereiche
  • Projektdokumentationen und Berichte

7. Schulung und Einführung

Um sicherzustellen, dass das Intranet effektiv genutzt wird, ist eine Schulung der Mitarbeitenden unerlässlich. Organisieren Sie Workshops und Schulungen, um die Funktionen und Vorteile des Intranets zu erläutern. Stellen Sie auch Online-Ressourcen und Hilfeseiten zur Verfügung.

8. Feedback einholen und kontinuierlich verbessern

Nach der Einführung des Intranets ist es wichtig, regelmäßig Feedback von den Nutzer:innen einzuholen. Nutzen Sie dieses Feedback, um das Intranet kontinuierlich zu verbessern und an die sich ändernden Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Planen Sie regelmäßige Updates und Erweiterungen, um die Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit zu erhalten.

Fazit

Der Aufbau und die Einrichtung eines Intranets erfordern sorgfältige Planung und Umsetzung, bieten aber erhebliche Vorteile für die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Durch eine gründliche Bedarfsanalyse, die Wahl der richtigen Plattform, eine nutzerfreundliche Gestaltung und kontinuierliche Verbesserungen können Sie ein Intranet schaffen, das den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Investieren Sie in ein gut gestaltetes Intranet, um die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

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