Funktionen eines Intranets

Welche gibt es und was macht sie aus?

Die effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg. Ein Intranet bietet da die ideale Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen. Aber was genau sind die Funktionen eines Intranets, und wie können sie dem Unternehmen helfen? In diesem Artikel werden die wichtigsten Funktionen eines Intranets erläutert.

Frau auf lila Hintergrund hält Daumen nach oben und schaut auf Smartphone
Autor:in
Olivia Klaes

Datum

04.06.2024

Lesezeit

4 Minuten

Dokumentenmanagement

Eines der grundlegenden Elemente eines Intranets ist das Dokumenten-, bzw. Dateimanagement. Hier können Mitarbeitende wichtige Dokumente zentral speichern, organisieren und abrufen. Durch die Möglichkeit, Versionen zu verfolgen und Zugriffsrechte zu verwalten, wird sichergestellt, dass alle auf die aktuellsten Informationen zugreifen können und dass vertrauliche Dokumente nur von dafür berechtigten Personen eingesehen werden. Manche Anbieter ermöglichen zudem das parallele Bearbeiten von Dokumenten, sodass das Hin- und Herschicken von Dateiversionen obsolet wird.

Interne Kommunikation

Ein Intranet dient als zentrale Kommunikationsplattform. Funktionen wie Direktnachrichten auf der Plattform, Diskussionsforen und Ankündigungsbereiche ermöglichen es den Mitarbeitenden, schnell und effizient miteinander zu kommunizieren. Dies reduziert die Abhängigkeit von externen Kommunikationsmitteln und fördert einen schnellen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens.

Intranet-Chat

Moderne Plattformen bieten den Nutzer:innen auch eine Chat-Funktion an. So können entweder zwischen einzelnen Personen oder in Gruppen Nachrichten ad hoc versendet werden. Oftmals bieten moderne Intranets auch eine App an, mit welcher sich der Chat nutzen lässt. So sind alle Mitarbeitenden eingebunden. Bzgl. des Datenschutzes bietet sich hier für Unternehmen ein enormer Mehrwert gegenüber gängigen Chat-Tools wie Whatsapp und Co.

Mitarbeiterverzeichnis

Ein umfangreiches Verzeichnis aller Kolleg:innen ist ein weiterer wichtiger Bestandteil eines Intranets. Es enthält detaillierte Informationen zu den einzelnen Personen, einschließlich ihrer Position, Abteilung, Kontaktdaten und oft auch eines Fotos. Dies erleichtert es, die richtigen Ansprechpersonen für verschiedene Anliegen zu finden und fördert die interne Vernetzung.

Wissensmanagement

Ein Intranet kann auch als Wissensdatenbank oder Wiki genutzt werden. Hier können Schulungsunterlagen, Handbücher, Best Practices und andere wichtige Informationen zentral gespeichert und zugänglich gemacht werden. Dies erleichtert die Schulung neuer Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass das Wissen innerhalb der Organisation effektiv genutzt wird. Zudem wird das Wissen so für alle jederzeit abrufbar, auch rückwirkend.

Soziale Funktionen

Moderne Intranets enthalten oft soziale Funktionen, die die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl fördern. Funktionen wie Chats, Likes, Blogs, Kommentare und Profile ermöglichen den Austausch von Ideen und Wissen sowie die informelle Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen.

Kalender und Terminplanung

Ein zentraler Kalender und Terminplanungsfunktionen sind weitere wichtige Komponenten eines Intranets. Sie ermöglichen es, Meetings zu planen, wichtige Termine und Deadlines zu verfolgen und Ressourcen wie Besprechungsräume zu buchen. Dies sorgt für eine bessere Organisation und Zeitmanagement innerhalb des Unternehmens.

Mobile Zugänglichkeit & App

In der heutigen mobilen Arbeitswelt ist es wichtig, dass Mitarbeitende auch unterwegs auf das Intranet zugreifen können, damit niemand außen vor bleibt. Viele moderne Intranets bieten daher mobile Apps oder responsive Designs, die den Zugriff von Smartphones und Tablets ermöglichen. Dies gewährleistet, dass die Mitarbeiter:innen jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen können.

Sicherheit und Datenschutz

Zu guter Letzt spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Ein Intranet muss sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt sind und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können. Durch die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Benutzerauthentifizierung, Verschlüsselung und Zugriffssteuerungen wird der Schutz sensibler Daten gewährleistet.

Fazit

Ein Intranet bietet eine Vielzahl von Funktionen, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und Effizienz innerhalb eines Unternehmens erheblich verbessern können. Vom Dokumentenmanagement über Interne Kommunikation bis hin zu sozialen Funktionen und mobiler Zugänglichkeit – die Möglichkeiten sind vielfältig. Durch die richtige Implementierung und Nutzung eines Intranets kann ein Unternehmen von einer optimierten Informationsverteilung, einer verbesserten Zusammenarbeit und einer gesteigerten Produktivität profitieren.

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