Kosten eines Intranets: Das können Unternehmen erwarten
Intranets nützen Unternehmen jeglicher Größe und Branche. Doch vor allem die Kosten stellen für manche Unternehmen einen nicht zu unterschätzenden Faktor dar, den es zu beachten gilt. Im Folgenden werden die unterschiedlichen Arten von Kosten, die bei der Implementierung sowie im dauerhaften Betrieb eines Intranets anfallen, unter die Lupe genommen. Dabei wird zwischen initialen, bzw. einmaligen und wiederkehrenden Kosten unterschieden.
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Einmalige Intranet-Kosten
Planungs- und Beratungskosten
Bevor ein Intranet implementiert und genutzt werden kann, sind teils umfangreiche Planungs- und Beratungsschritte nötig. Als Beispiel sind hier eine Anforderungsanalyse, die Identifikation von Unternehmensbedürfnissen oder auch eine Vergleich der am Markt vertretenen Anbieter zu nennen.
Lizenz- und Kaufkosten
Je nach gewählter Intranet-Lösung können weitere Kosten für die Software-Lizenz oder den Kauf einer On-Premise-Lösung anfallen. Diese Kosten variieren je Anbieter und Funktionsumfang des Tools. On-Premise-Lösungen verursachen eher einmalige Kosten, wohingegen Cloud-Lösungen meist ein monatliches oder jährliches Abonnement-Modell anbieten.
Hardware-Kosten
Je nachdem, für welche Intranet-Lösung Sie sich entscheiden, fallen weitere Kosten für die Hardware an. Bei einer On-Premise-Variante können dies bspw. Kosten für neue, bzw. weitere Server, Netzwerkinfrastruktur oder Speicherlösungen sein.
Implementierung und Konfiguration
Die Implementierung des Intranets und die individuelle Anpassung an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens stellen einen weiteren möglichen Kostenfaktor dar. Dies umfasst die Konfiguration der Software, ggf. die Integration in weitere Systeme sowie etwaige Entwicklungen von weiteren Anpassungen, die das Standard-Produkt möglicherweise noch nicht bietet.
Schulung und Launch
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Intranet effektiv nutzen können, sind Schulungen und Workshops zum Launch sinnvoll. Je nach Ausgestaltung stellen diese Schulungen einen weiteren Kostenfaktor dar. Dieser kann variieren, bspw., wenn die Schulungen durch den Intranet-Dienstleister abgehalten oder selbst geplant und gehalten werden.
Wiederkehrende Intranet-Kosten
Lizenzgebühren und Abonnementkosten
Viele Intranet-Lösungen, vor allem, wenn sie Cloud-basiert sind, erfordern regelmäßige Abonnementgebühren. Diese decken meist den Zugang zur Software, regelmäßige Versionsupdates und den Support ab.
Wartung und Support
Der Betrieb eines Intranets erfordert kontinuierliche Wartung und Support. Dies kann interne IT-Ressourcen sowie externe Dienstleister umfassen. Regelmäßige Wartungsarbeiten sind notwendig, um die Performance und vor allem auch die Sicherheit des Intranets zu gewährleisten.
Hosting-Kosten
Für Cloud-basierte Intranets fallen Hosting-Kosten an, die je nach Anbieter und Nutzungsumfang variieren können. Diese Kosten decken die Nutzung der Serverinfrastruktur des Anbieters ab.
Updates und Erweiterungen
Ein Intranet muss regelmäßig aktualisiert und erweitert werden, um mit den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens Schritt zu halten. Dies kann mitunter die Implementierung neuer Funktionen, Sicherheitsupdates und die Anpassung an neue gesetzliche Anforderungen umfassen.
Schulungen und Weiterbildungen
Auch nach Einführung des Intranets sind regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen notwendig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden die neuesten Funktionen und Best Practices kennen.
FAQ Intranet
Was ist ein Intranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für die Mitarbeitenden eines Unternehmens zugänglich ist. Es dient dazu, Informationen, Ressourcen und Anwendungen innerhalb der Organisation zu teilen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.
Welche Vorteile bietet ein Intranet?
Ein Intranet bietet zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Kommunikation, effizientere Arbeitsabläufe, zentralisierten Zugriff auf Informationen, erhöhte Mitarbeiterbeteiligung und Unterstützung bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Wie implementiert man ein Intranet?
Die Einführung eines Intranets erfordert die Auswahl einer geeigneten Intranet-Software oder -Plattform, die Einrichtung der IT-Infrastruktur, die Definition von Benutzerrollen und -rechten sowie die Entwicklung und Integration von Inhalten und Anwendungen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Auch spielen die Kommunikation und Hilfestellung ggü. den Kolleg:innen eine große Rolle.
Was sind typische Funktionen eines Intranets?
Typische Funktionen eines Intranets umfassen unter anderem ein Dokumentenmanagement-System, ein Mitarbeiterverzeichnis, interne Nachrichten und Foren, Projektmanagement-Tools, Kalender, und häufig gestellte Fragen (FAQs).
Wie sicher ist ein Intranet?
Ein Intranet ist in der Regel sehr sicher, da der Zugriff auf autorisierte Benutzer:innen innerhalb des Unternehmens beschränkt ist. Folgende Aspekte sind maßgeblich für die Sicherheit im Intranet: Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen werden implementiert, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Was kostet ein Intranet?
Die Kosten für ein Intranet variieren je nach Größe des Unternehmens, den gewünschten Funktionen und der gewählten Softwarelösung. Es können Kosten für die Anschaffung, Implementierung, Wartung und Schulung anfallen. Es ist ratsam, ein Budget zu erstellen und verschiedene Anbieter zu vergleichen.
Wie unterscheidet sich ein Intranet von einem Extranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für Mitarbeitende eines Unternehmens zugänglich ist, während ein Extranet auch ausgewählten externen Partnern, Kunden oder Lieferanten Zugang gewährt. Ein Extranet erweitert somit das Intranet, um die Zusammenarbeit mit externen Parteien zu ermöglichen.
Fazit
Die Kosten für ein Intranet setzen sich aus einer Vielzahl von Faktoren zusammen und können je nach gewählter Lösung und Unternehmensgröße erheblich variieren. Initiale, einmalige Kosten umfassen gegebenenfalls Planung, Hardware, Implementierung und Schulung. Wiederkehrende Kosten beinhalten Lizenzgebühren, Wartung, Hosting, Updates und Schulungen, auch um die Intranet-Sicherheit zu gewährleisten. Unternehmen sollten bei der Auswahl und Implementierung eines Intranets sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Kosten sorgfältig abwägen, um die beste Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden. Mit einer gründlichen Planung und einer klaren Kosten-Nutzen-Analyse kann ein Intranet eine wertvolle Investition in die Zukunft des Unternehmens sein.
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