Modernes Intranet

Einführung, Aufbau, Personalisierung

Ein modernes Intranet geht über die traditionellen Funktionen hinaus und bietet innovative Lösungen für die heutige Arbeitswelt. Entdecken Sie die neuesten Trends und Technologien, die ein modernes Intranet auszeichnen.

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Was macht ein Intranet „modern“?

Früher waren Intranets ein Werkzeug, mit welchem die Beteiligten einer Organisation untereinander kommuniziert haben. Ob Führungskräfte, die Neuigkeiten an alle weitergaben oder Kolleg:innen bzw. Mitglieder, die sich zu bestimmten Aufgaben untereinander ausgetauscht haben, dies alles sind Aspekte eines “Kernintranets”. Selbstverständlich ist dies in einem modernen Intranet immer noch vorhanden, gleichzeitig aber auch so viel mehr. Mittlerweile kann nicht nur die Zusammenarbeit im Intranet besprochen werden, sondern auch tatsächlich dort am selben Ort stattfinden. Weiterhin gibt es in einem modernen Intranet zahlreiche Möglichkeiten, wichtige Arbeitswerkzeuge nahtlos einzubinden. Die Optionen haben sich über die Jahre um vieles erweitert und auch in der Gegenwart finden stetig Innovationen zu Intranets statt und es kommen immer mehr Tools dazu. Diese bringen zahlreiche Mehrwerte für Ihre Organisation und Sie.

Modernes Intranet einführen

Die Einführung eines modernen Intranets ist keine Kleinigkeit. Im Folgenden finden Sie daher einige Tipps, welche die Einführung vereinfachen:

1. Kommunikationsstrategie planen

Kommunizieren Sie den bevorstehenden Launch des Intranets klar und deutlich. Nutzen Sie interne Newsletter, E-Mails und Meetings, um die Mitarbeitenden über das Launch-Datum, die Vorteile des neuen Systems und die Schulungsangebote zu informieren.

2. Kein Launch ohne Kern-Team

Rekrutieren Sie von Beginn an eine erste, möglichst heterogene, Basis von Nutzer:innen. So sieht das neue Angebot nicht leer aus und kann erste Aktivitäten darstellen. Zudem kann das Kern-Team während einer Pilot- oder Test-Phase helfen, eventuelle Schwächen aufzudecken, die sich vor dem Launch noch schnell beheben lassen.

3. Schulungsmaßnahmen vorbereiten

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend in der Nutzung des neuen Intranets. Bieten Sie Workshops, Online-Tutorials und Benutzerhandbücher an, um sicherzustellen, dass alle die Funktionen und Vorteile des Intranets verstehen.

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4. Launch durchführen

Planen Sie einen offiziellen Launch-Termin und stellen Sie sicher, dass alle technischen Vorbereitungen abgeschlossen sind. Feiern Sie den Launch mit einer internen Veranstaltung oder einem speziellen Newsletter, um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Auch ein Namenswettbewerb für das Intranet eignet sich, um viele Kolleg:innen zu animieren.

5. Kontinuierliche Unterstützung

Bieten Sie auch nach dem Launch kontinuierliche Unterstützung an. Richten Sie ein Support-Team ein, das bei Fragen und Problemen hilft. Sammeln Sie weiterhin Feedback von den Nutzer:innen und nehmen Sie regelmäßige Updates und Verbesserungen vor.

6. Erfolgsmessung ist zentral

Haben Sie Nutzung und Erfolg des Intranets stets im Blick. Nutzen Sie Analysen und Umfragen, um die Akzeptanz und die Zufriedenheit zu messen. Passen Sie das Intranet bei Bedarf an, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.

Doch welche Mehrwerte bietet ein modernes Intranet eigentlich auf Dauer und was macht es so interessant für Unternehmen? 

Modernes Intranet aufbauen

Um ein modernes Intranet aufzubauen, bedarf es einer genauen Planung. Folgende 5 Schritte helfen bei der Umsetzung: 

Schritt 1: Bedarfsanalyse & Zielsetzung

Der erste Schritt beim Aufbau eines modernen Intranets ist die Durchführung einer Bedarfsanalyse. Identifizieren Sie die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens sowie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie klare Ziele und Anforderungen für Ihr Intranet definieren.

Schritt 2: Auswahl der richtigen Plattform

Die Wahl der richtigen Intranet-Plattform ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt. Bei der Auswahl helfen folgende Fragen: Bietet die Plattform alle notwendigen Funktionen und Tools? Ist die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen? Kann die Plattform an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden?

Mann vor gelbem Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung
Frau vor gelbem Hintergrund setzt sich Brille auf den Kopf, lächelt und hält Laptop in der anderen Hand

Schritt 3: Implementierung & Anpassung

Nach der Auswahl der Plattform beginnt die Implementierungsphase. Arbeiten Sie eng mit Ihrem IT-Team und dem Anbieter zusammen, um das Intranet zu konfigurieren und anzupassen. Achten Sie auf folgende Kriterien: Sinnvolle Struktur und Navigation, Anpassung an das Corporate Branding Ihres Unternehmens, Erstellen und Organisieren der Inhalte, die im Intranet verfügbar sein sollen.

Schritt 4: Schulung & Einführung

Damit Ihr modernes Intranet erfolgreich genutzt wird, ist es wichtig, die Mitarbeitenden umfassend zu schulen und zu unterstützen. Planen Sie Schulungen und Workshops, um die Funktionen und Vorteile des Intranets näherzubringen. Erstellen Sie zudem Hilfsmaterialien wie Benutzerhandbücher oder Video-Tutorials.

Schritt 5: Kontinuierliche Verbesserung

Ein modernes Intranet sollte kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Nutzer:innen und passen Sie das Intranet entsprechend an. Überwachen Sie die Nutzung und identifizieren Sie Bereiche, in denen Optimierungen notwendig sind.

Modernes Intranet personalisieren

Durch Personalisierung zu mehr Erfolg

Ein wesentlicher Aspekt eines modernen Intranets ist die Personalisierung, denn ein personalisiertes Intranet bietet allen Mitarbeiter:innen eine individuelle Nutzererfahrung. Folgende Aspekte tragen zur Personalisierung des Intranets bei: 

Personalisierte Dashboards

Ermöglichen Sie den Nutzer:innen, ihre Startseite oder ihr Dashboard individuell anzupassen. Dies kann Widgets für häufig genutzte Tools, persönliche Aufgabenlisten, Kalender und externe Feeds umfassen. Ein personalisiertes Dashboard erhöht die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz.

Zielgruppenspezifische Inhalte

Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter:innen nur die Informationen sehen, die für sie relevant sind. Durch die Segmentierung der Inhalte nach Abteilungen, Standorten oder Rollen können Sie die Nutzererfahrung verbessern und die Informationsflut reduzieren.

Soziale Funktionen

Integrieren Sie soziale Funktionen wie Profile, Foren, Blogs und Beitragsverläufe, um die Interaktion und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Ermöglichen Sie es den Nutzer:innen, ihre Profile mit persönlichen Informationen, Interessen und Fachkenntnissen zu füllen.

Frau auf helllila Hintergrund lächelt den Betrachter an und hält Tablet in der Hand

Fazit

Die Einführung eines modernen Intranets kann die Effizienz, Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern. Durch eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen Plattform, eine gezielte Implementierung und die Personalisierung des Intranets können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Systems voll ausschöpfen. 

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