Modernes Intranet
Einführung, Aufbau, Personalisierung
Ein modernes Intranet geht über die traditionellen Funktionen hinaus und bietet innovative Lösungen für die heutige Arbeitswelt. Entdecken Sie die neuesten Trends und Technologien, die ein modernes Intranet auszeichnen.
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Was macht ein Intranet „modern“?
Früher waren Intranets ein Werkzeug, mit welchem die Beteiligten eines Unternehmens untereinander kommuniziert haben. Ob Führungskräfte, die Neuigkeiten an alle weitergaben oder Kollegen bzw. Mitglieder, die sich zu bestimmten Aufgaben untereinander ausgetauscht haben, dies alles sind Aspekte eines „Kernintranets“. Selbstverständlich ist dies in einem modernen Intranet immer noch vorhanden, gleichzeitig aber auch so viel mehr. Mittlerweile kann nicht nur die Zusammenarbeit im Intranet besprochen werden, sondern auch tatsächlich dort am selben Ort stattfinden. Weiterhin gibt es in einem modernen Intranet zahlreiche Möglichkeiten, wichtige Arbeitswerkzeuge nahtlos einzubinden. Die Optionen haben sich über die Jahre um vieles erweitert und auch in der Gegenwart finden stetig Innovationen zu Intranets statt und es kommen immer mehr Tools dazu. Diese bringen zahlreiche Mehrwerte für Ihre Organisation und Sie.
Modernes Intranet einführen
Die Einführung eines modernen Intranets ist keine Kleinigkeit. Im Folgenden finden Sie daher einige Tipps, welche die Einführung vereinfachen:
1. Kommunikationsstrategie planen
Kommunizieren Sie den bevorstehenden Launch des Intranets klar und deutlich. Nutzen Sie interne Newsletter, E-Mails und Meetings, um die Mitarbeitenden über das Launch-Datum, die Vorteile des neuen Systems und die Schulungsangebote zu informieren.
2. Kein Launch ohne Kern-Team
Rekrutieren Sie von Beginn an eine erste, möglichst heterogene, Basis von Nutzern. So sieht das neue Angebot nicht leer aus und kann erste Aktivitäten darstellen. Zudem kann das Kern-Team während einer Pilot- oder Test-Phase helfen, eventuelle Schwächen aufzudecken, die sich vor dem Launch noch schnell beheben lassen.
3. Schulungsmaßnahmen vorbereiten
Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend in der Nutzung des neuen Intranets. Bieten Sie Workshops, Online-Tutorials und Benutzerhandbücher an, um sicherzustellen, dass alle die Funktionen und Vorteile des Intranets verstehen.
4. Launch durchführen
Planen Sie einen offiziellen Launch-Termin und stellen Sie sicher, dass alle technischen Vorbereitungen abgeschlossen sind. Feiern Sie den Launch mit einer internen Veranstaltung oder einem speziellen Newsletter, um das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Auch ein Namenswettbewerb für das Intranet eignet sich, um viele Kollegen zu animieren.
5. Kontinuierliche Unterstützung
Bieten Sie auch nach dem Launch kontinuierliche Unterstützung an. Richten Sie ein Support-Team ein, das bei Fragen und Problemen hilft. Sammeln Sie weiterhin Feedback von den Nutzern und nehmen Sie regelmäßige Updates und Verbesserungen vor.
6. Erfolgsmessung ist zentral
Haben Sie Nutzung und Erfolg des Intranets stets im Blick. Nutzen Sie Analysen und Umfragen, um die Akzeptanz und die Zufriedenheit zu messen. Passen Sie das Intranet bei Bedarf an, um den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.
Doch welche Mehrwerte bietet ein modernes Intranet eigentlich auf Dauer und was macht es so interessant für Unternehmen?
Modernes Intranet aufbauen
Um ein modernes Intranet aufzubauen, bedarf es einer genauen Planung. Folgende 5 Schritte helfen bei der Umsetzung:
Schritt 1: Bedarfsanalyse & Zielsetzung
Der erste Schritt beim Aufbau eines modernen Intranets ist die Durchführung einer Bedarfsanalyse. Identifizieren Sie die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens sowie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden. Basierend auf diesen Erkenntnissen können Sie klare Ziele und Anforderungen für Ihr Intranet definieren.
Schritt 2: Auswahl der richtigen Plattform
Die Wahl der richtigen Intranet-Plattform ist entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt. Bei der Auswahl helfen folgende Fragen: Bietet die Plattform alle notwendigen Funktionen und Tools? Ist die Plattform intuitiv und einfach zu bedienen? Kann die Plattform an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden?
Schritt 3: Implementierung & Anpassung
Nach der Auswahl der Plattform beginnt die Implementierungsphase. Arbeiten Sie eng mit Ihrem IT-Team und dem Anbieter zusammen, um das Intranet zu konfigurieren und anzupassen. Achten Sie auf folgende Kriterien: Sinnvolle Struktur und Navigation, Anpassung an das Corporate Branding Ihres Unternehmens, Erstellen und Organisieren der Inhalte, die im Intranet verfügbar sein sollen.
Schritt 4: Schulung & Einführung
Damit Ihr modernes Intranet erfolgreich genutzt wird, ist es wichtig, die Mitarbeitenden umfassend zu schulen und zu unterstützen. Planen Sie Schulungen und Workshops, um die Funktionen und Vorteile des Intranets näherzubringen. Erstellen Sie zudem Hilfsmaterialien wie Benutzerhandbücher oder Video-Tutorials.
Schritt 5: Kontinuierliche Verbesserung
Ein modernes Intranet sollte kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden. Sammeln Sie regelmäßig Feedback von den Nutzern und passen Sie das Intranet entsprechend an. Überwachen Sie die Nutzung und identifizieren Sie Bereiche, in denen Optimierungen notwendig sind.
Modernes Intranet personalisieren
Durch Personalisierung zu mehr Erfolg
Ein wesentlicher Aspekt eines modernen Intranets ist die Personalisierung, denn ein personalisiertes Intranet bietet allen Mitarbeitern eine individuelle Nutzererfahrung. Folgende Aspekte tragen zur Personalisierung des Intranets bei:
Personalisierte Dashboards
Ermöglichen Sie den Nutzern, ihre Startseite oder ihr Dashboard individuell anzupassen. Dies kann Widgets für häufig genutzte Tools, persönliche Aufgabenlisten, Kalender und externe Feeds umfassen. Ein personalisiertes Dashboard erhöht die Nutzerfreundlichkeit und Effizienz.
Zielgruppenspezifische Inhalte
Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden nur die Informationen sehen, die für sie relevant sind. Durch die Segmentierung der Inhalte nach Abteilungen, Standorten oder Rollen können Sie die Nutzererfahrung verbessern und die Informationsflut reduzieren.
Soziale Funktionen
Integrieren Sie soziale Funktionen wie Profile, Foren, Blogs und Beitragsverläufe, um die Interaktion und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern. Ermöglichen Sie es den Nutzern, ihre Profile mit persönlichen Informationen, Interessen und Fachkenntnissen zu füllen.
Fazit
Die Einführung eines modernen Intranets kann die Effizienz, Zusammenarbeit und Kommunikation in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern. Durch eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen Plattform, eine gezielte Implementierung und die Personalisierung des Intranets können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Vorteile des neuen Systems voll ausschöpfen.
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