Social Intranet: Inhalt und Struktur gehen Hand in Hand
Struktur und Inhalte in einem Social Intranet sind untrennbar miteinander verbunden. Die Struktur entscheidet darüber, welche Inhaltsformen sich für die Plattform überhaupt anbieten und stellt – sofern gut durchdacht – sicher, dass relevante Inhalte zügig gefunden werden. Gleichzeitig sorgen die bereitgestellten Inhalte für eine thematische Struktur, die das gesamte Social Intranet bindet.
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Struktur im Social Intranet
Die Struktur eines Social Intranets sollte intuitiv und nutzerfreundlich sein, um eine einfache Navigation und vor allem einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu gewährleisten. Eine bewährte Struktur umfasst beispielsweise die folgenden Elemente:
Startseite
- Newsfeed: Aktuelle Unternehmensnachrichten, Ankündigungen und wichtige Updates
- Schnellzugriffe: (Externe) Links zu häufig genutzten Tools und Ressourcen
- Widgets: Unternehmenskalender, Geburtstage und Jubiläen
Abteilungsseiten
- Eigene Bereiche für verschiedene Abteilungen mit spezifischen News, Dokumenten und Ressourcen
- Ansprechpersonen und Kontaktinformationen
Projekträume, Gruppen
- Dedizierte Seiten für Projekte mit Terminen und gemeinschaftlich bearbeiteten Dokumenten
- Diskussionen und Updates zu bspw. Projektfortschritten
- Gruppen für Interessen- und Arbeitsgemeinschaften
- Diskussionsforen und Austauschplattformen
Profile
- Informationen zu Rolle, Expertise und Kontaktdaten
- Möglichkeit zur Vernetzung und zum direkten Austausch
Geeignete Inhaltsformen und deren Nutzung
Die Auswahl der richtigen Inhalte hängt vom Zweck, den Zielen und der Zielgruppe des Social Intranets ab. Gängige Inhaltsformen und deren optimale Einsatzmöglichkeiten sind:
Beiträge (Posts)
- Wann geeignet: Für aktuelle Nachrichten, Ankündigungen und allgemeine Updates.
- Beispiel: Ankündigung einer neuen Unternehmensrichtlinie, Vorstellung neuer Mitarbeitenden oder Berichte über Firmenveranstaltungen.
Dokumente und Dateien
- Wann geeignet: Für detaillierte Informationen, offizielle Dokumente und umfangreiche Inhalte.
- Beispiel: Unternehmenshandbücher, Projektpläne, technische Dokumentationen.
Videos
- Wann geeignet: Für Schulungen, Anleitungen und persönliche Botschaften der Führungsebene.
- Beispiel: Einführungsvideos für Neue, Erklärvideos zu neuen Prozessen oder Tools, persönliche Ansprachen des CEOs.
Diskussionsforen
- Wann geeignet: Für den Austausch von Ideen, Problemlösungen und offene Diskussionen.
- Beispiel: Brainstorming zu neuen Projekten, Diskussion technischer Herausforderungen, Feedbackrunden zu Unternehmensinitiativen.
Umfragen und Abstimmungen
- Wann geeignet: Für die Einholung von Meinungen und Entscheidungen von Mitarbeitenden.
- Beispiel: Abstimmung über das nächste Firmenevent, Feedback zu neuen Richtlinien oder Produkten.
Termine und Events
- Wann geeignet: Für die Planung und Koordination von Terminen und Veranstaltungen.
- Beispiel: Meetings, Schulungen, Teamevents und wichtige Deadlines.
FAQ Intranet
Was ist ein Intranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für die Mitarbeitenden eines Unternehmens zugänglich ist. Es dient dazu, Informationen, Ressourcen und Anwendungen innerhalb der Organisation zu teilen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.
Welche Vorteile bietet ein Intranet?
Ein Intranet bietet zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Kommunikation, effizientere Arbeitsabläufe, zentralisierten Zugriff auf Informationen, erhöhte Mitarbeiterbeteiligung und Unterstützung bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Wie implementiert man ein Intranet?
Die Einführung eines Intranets erfordert die Auswahl einer geeigneten Intranet-Software oder -Plattform, die Einrichtung der IT-Infrastruktur, die Definition von Benutzerrollen und -rechten sowie die Entwicklung und Integration von Inhalten und Anwendungen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Auch spielen die Kommunikation und Hilfestellung ggü. den Kolleg:innen eine große Rolle.
Was sind typische Funktionen eines Intranets?
Typische Funktionen eines Intranets umfassen unter anderem ein Dokumentenmanagement-System, ein Mitarbeiterverzeichnis, interne Nachrichten und Foren, Projektmanagement-Tools, Kalender, und häufig gestellte Fragen (FAQs).
Wie sicher ist ein Intranet?
Ein Intranet ist in der Regel sehr sicher, da der Zugriff auf autorisierte Benutzer:innen innerhalb des Unternehmens beschränkt ist. Folgende Aspekte sind maßgeblich für die Sicherheit im Intranet: Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen werden implementiert, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Was kostet ein Intranet?
Die Kosten für ein Intranet variieren je nach Größe des Unternehmens, den gewünschten Funktionen und der gewählten Softwarelösung. Es können Kosten für die Anschaffung, Implementierung, Wartung und Schulung anfallen. Es ist ratsam, ein Budget zu erstellen und verschiedene Anbieter zu vergleichen.
Wie unterscheidet sich ein Intranet von einem Extranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für Mitarbeitende eines Unternehmens zugänglich ist, während ein Extranet auch ausgewählten externen Partnern, Kunden oder Lieferanten Zugang gewährt. Ein Extranet erweitert somit das Intranet, um die Zusammenarbeit mit externen Parteien zu ermöglichen.
Fazit
Ein gut strukturiertes Social Intranet mit vielfältigen Inhalten kann die Interne Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich verbessern. Durch eine klare Struktur und die gezielte Nutzung verschiedener Inhaltsformate können Unternehmen sicherstellen, dass relevante Informationen leicht zugänglich sind und effektiv genutzt werden. Die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der Inhalte sowie das Einholen von Feedback der Mitarbeitenden sind entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Social Intranets. So wird das Social Intranet zu einem lebendigen und wertvollen Bestandteil des Arbeitsalltags.
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