Social Intranet Software: Darauf kommt es an

In großen Unternehmen mit mehreren Standorten fällt es oft schwer, die richtige Ansprechperson in der korrekten Abteilung zu finden. In Zeiten von Remote Work hat sich dieses Problem noch weiter verbreitet. Um die Arbeitsprozesse im Unternehmen zu verbessern und die Effektivität zu steigern, sollten Sie ein Verzeichnis mit allen Mitwirkenden nutzbar machen. Mit einer Social Intranet-Software erhält jede Person ein eigenes Profil. Das erleichtert das schnelle Finden von Expertise und Informationen, sodass man auf einen Blick sieht, welche Fähigkeiten und Kompetenzen die Person bieten kann und wie sie zu erreichen ist.

Die voranschreitende Spezialisierung einzelner Tätigkeitsfelder hinsichtlich Aufgaben, Wissen und Fähigkeiten in Unternehmen hat den Nachteil, dass Generalist:innen aussterben und Know-How bei einzelnen Mitarbeitenden liegt. Um Informationsfluss, Wissensaustausch und Problemlösungen zu begünstigen, ist eine kollaborative Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen über Fachbereiche hinweg essenziell. Eine Social Intranet-Software bietet die Möglichkeit einer sequenziellen Kommunikation und damit vereinfachten Zusammenarbeit mit Funktionen wie: Beitragsverläufe, digitale Arbeitsräume, Gruppenchats, gemeinsame Dokumentenbearbeitungen usw.

Sowohl Vertrauen in Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens, als auch ein gewisser Mut der Führungskräfte Neues zu wagen, sind wichtige Bausteine für die Innovationskraft und die Kreativität innerhalb eines Unternehmens. Eine Social Intranet-DSoftware kann hier unterstützen, indem Prozesse, Entscheidungen und Absprachen transparent für alle kommuniziert werden. Denn Transparenz schafft Vertrauen und Vertrauen schafft Innovation und Loyalität.

Ein kleiner Kreis an Personen veröffentlicht und pflegt redaktionelle Inhalte sowie aktuelle Informationen aus dem Unternehmen und stellt diese den Nutzer:innen der Social Intranet-Software zur Verfügung. Dazu gehören:

• Dateiverwaltung: Dateien werden abgelegt, anhand von (Unter-)Ordnern, Schlagwörtern und zusätzlichen Meta-Informationen strukturiert und Zugriffsrechte werden für bestimmte Ordner verwaltet.
• Zugang/Logins: Personenbezogene Zugänge, die unterschiedliche Rechte und Zugriffsmöglichkeiten erhalten können.
• Kalender/Termine: Zentrale Kalender ermöglichen die Kommunikation und Verwaltung von Terminen inklusive Anmeldefunktion und Promotion-Möglichkeiten.

Nutzer:innen können zusammenarbeiten und gemeinsam in digitalen Räumen Termine abstimmen, Projektstände besprechen und gemeinsam, parallel an Dokumenten arbeiten. Nützliche Funktionen sind:

• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten: Mehrere Nutzer:innen können gemeinsam und parallel in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Änderungen sind für alle transparent nachvollziehbar und Kommentare helfen bei der gegenseitigen Abstimmung.
• Schnelle Abstimmungen und Entscheidungen: Beschleunigung von Abstimmungen, z. B. mit Stimmungs- und Meinungsbildern, Entscheidungsgrundlagen, Brainstormings.
• Offene & geschlossene Arbeitsräume: Erstellung von geschlossenen/offenen Gruppen für Abteilungen, Projekte und Teams. Geschlossene Gruppen sind geschützte Räume, die nur für die Mitglieder dieser Gruppe einsehbar sind, offene Gruppen können von allen Nutzer:innen gesehen und betreten werden.

Ein nützliches Social Intranet überträgt die beliebten Mechanismen aus sozialen Netzwerken in die Arbeitswelt. Die Interne Kommunikation wird durch die strukturierte und dialogorientierte Kommunikation in Form von Beitragsverläufen, Kommentaren, Chats und weiteren Social Intranet-Inhalten vereinfacht. Fast nebenbei erleichtert das Social Intranet die Auffindung von Expertise, den richtigen Ansprechpersonen und beschleunigt den Zugriff auf das Wissen des gesamten Unternehmens. Dies gelingt mit folgenden Funktionen:

• Sektionen für mehr Gruppenstruktur: Damit Bereiche für Abteilungen sich nicht direkt mit internen Projekten, Freizeitgruppen und sonstigen Arbeitsräumen vermischen, ist die Kategorisierung von Gruppen unabdingbar. Pro Sektion können Rechte vergeben werden, z. B. ob Nutzer:innen neue Unterbereiche sehen bzw. anlegen dürfen.
• Profile & Verzeichnisse: Profile mit Kontaktdaten, Informationen zum Verantwortungsbereich, den persönlichen Kompetenzen sowie der Abteilung machen das Netzwerk des Unternehmens greifbar. Nutzer:innen finden zuvor verborgene Expertise und die richtigen Ansprechpersonen im Verzeichnis.
• Beiträge & Beitragsverläufe: Beiträge werden über alle Bereiche hinweg oder nur für bestimmte Projekte und Zielgruppen veröffentlicht. Das Social Intranet dient dabei als zentrale Anlaufstelle für die Kommunikation aller Beteiligten. Nutzer:innen haben so die Möglichkeit, sich einen schnelleren Überblick über alle aktuellen Entwicklungen zu verschaffen. Durch die zentrale Bündelung wird die Kommunikation übersichtlicher und vielseitiger. Nebenbei werden zahlreiche E-Mails sowie deren Organisation und Archivierung eingespart.

Eine zentrale Anlaufstelle für alle Systeme, die für Nutzer:innen relevant sein könnten. Dazu gehört die Möglichkeit, Software von Drittanbietern nahtlos in die Social Intranet-Software zu integrieren oder übersichtlicher und möglichst schnelle Absprungstellen zu schaffen. Hierzu zählen z. B. Single Sign-On, das Zusammenführen von Inhalten aus unterschiedlichen Quellen oder die Einbindung eines CRM-Systems sowie folgende Funktionen:

• Termine/Kalender automatisch in Outlook: Um Doppelarbeit zu vermeiden, sollte das Social Intranet die Termine zu Outlook synchronisieren können.
• Synchronisation der Nutzer(-profile): Daten werden aus einem Active Directory oder einem CRM-System direkt in die Profile der Nutzer:innen im Intranet übertragen. Optional können die Profile durch die automatische Synchronisation von Profilinhalten auch im CRM aktualisiert werden.
• Datensynchronisation Gruppenzugehörigkeit: Mitgliedschaften in Gruppen/Abteilungen/Projekten werden automatisch und entsprechend einem externen System, z. B. Active Directory oder CRM, zugewiesen.

Eine Funktion, mit der Inhalte über alle Inhaltstypen hinweg gefunden werden können. Somit verkürzt sich die Zeit, die mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbracht wird. Dazu gehören:

• Suche nach Inhalten & Stichwörtern: Eine gute Suche findet auch Stichwörter innerhalb von Dokumenten sowie Inhalte über verschiedenste Bereiche und Module hinweg.
• Personensuche: Wissensträger:innen und Ansprechpersonen in anderen Abteilungen/Standorten schnell und einfach finden.
• Expertise-Suche: Expertise steht oft nicht direkt im Profil, sondern wird auch indirekt über die Aktivitäten und Beiträge der Nutzer:innen gefunden. Deshalb entwickelt das Social Intranet auch zunehmend Mehrwert, weil immer mehr Inhalte die oft verborgene Expertise der verschiedenen Mitarbeitenden auffindbar und nutzbar machen.

Bei wachsender Beliebtheit von Cloud-Lösungen stellt sich oft die Frage nach der Bereitstellung. Folgende Funktionen, bzw. Aspekte sollten dabei bedacht werden: 

• DSGVO einhalten und Zukunftsrisiken minimieren: Die Bereitstellung innerhalb von Deutschland senkt das Risiko bedeutend, dass in Zukunft die zentrale Anlaufstelle für alle Mitwirkenden plötzlich nicht mehr mit der DSGVO vereinbar ist.
• Bereitstellung in der Cloud: Zutreffende Argumente für eine Bereitstellung als Cloud-Lösung sind oft höhere Sicherheitsstandards, die deutliche Kostenersparnis oder eine einfachere Bereitstellung im Vergleich zur eigenen IT-Infrastruktur.
• Updates & Wartung inklusive: Wichtig ist die stetige Weiterentwicklung des Systems, die Vermeidung von Wartungsstaus sowie automatisierte Lösungen für Backups und Updates.
• Lokale Installation „On Premises“: Die Möglichkeit eigene Server zu nutzen, sollte aber vorweg bedacht und gedanklich durchgespielt werden. 

Die meisten Social Intranet-Anbieter unterschätzen die intelligente Aktivierung und das Communty Building durch Automatismen. Hier können schnell Nutzer:innen abgehängt oder überfrachtet werden. Folgende Punkte sind zentral:

• E-Mail-Flut verhindern: Automatischer Versand von Benachrichtigungen zu verpassten Aktivitäten führt oft zu einer Flut an E-Mails. Besser ist: Bekommen Nutzer:innen neue Inhalte aus einem bestimmten Zeitraum nicht mit, werden diese Inhalte in einer E-Mail zu einem regelmäßigen Zeitpunkt zusammengefasst. Lesen Nutzer:innen vorab bestimmte Inhalte, erhalten sie diese auch nicht mehr per E-Mail. Doppelte Benachrichtigungen und wiederholte Informationsaussendungen werden somit vermieden, damit die neue Plattform nicht als Belastung angesehen wird.
• Automatische Reaktivierung: Aktivierung der Nutzer:innen und Steigerung der Relevanz durch sinnstiftende Automatismen. Durch regelmäßige Zusammenfassungen bleiben Nutzer:innen automatisch auf dem aktuellsten Stand und werden dazu animiert, sich aktiver zu beteiligen.

Hier sollte eine einfache und selbsterklärende Administration des eigenen Netzwerks ohne Zutun des Social Intranet-Anbieters möglich sein. Zentrale Funktionen sind: 

• Statistiken & Reports: Statistiken können als Report im Excel-Format heruntergeladen und ausgewertet werden. Für eine vernünftige Auswertung der Statistiken müssen die folgenden Daten vorhanden sein: Anzahl der Nutzer:innen, Aktivitätsübersicht, Gruppen, Beiträge, Kommentare, sonstige Interaktionen sowie die Zahl der eindeutigen aktiven Nutzer.
• Administration der Mitglieder: Im Optimalfall werden Nutzer:innen automatisch durch eine Anbindung an Active Directory oder CRM-System verwaltet. Dennoch sollte eine einfach zu bedienende Nutzerverwaltung bestehen. Oft wird diese besonders wichtig, wenn externe Personen ins Spiel kommen.
• Rechteverwaltung: Berechtigungen können variabel angepasst und verwaltet werden.

• Nur die Gegenwart und nicht die Zukunft gekauft: Zu viele Unternehmen sitzen auf einem alten Social Intranet fest, das keine Aktualisierungen erhalten hat, als angestaubt wahrgenommen wird und kaum noch Nutzung erfährt. Prüfen Sie bei Anbietern, wie viele Updates pro Jahr bereitgestellt werden. Denn wenn Kunden Updates aus technischen Gründen nicht erhalten können, wird das Social Intranet schnell altern und als antiquiert angesehen werden.
• Sicherheit und Datenschutz unterschätzt: Mit einem Anbieter aus Deutschland setzen Sie sich wesentlich weniger Risiken hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO aus. Auch beim Thema Sicherheit ist besondere Vorsicht geboten. Hinterfragt man die Sicherheit der verschiedenen Anbieter, kommen häufig mangelnde Sicherheitskonzepte zutage. Achten Sie auch auf sicherheitsbewusste Referenzen, hinterfragen Sie die Sicherheitsmaßnahmen und prüfen Sie, wie die Sicherheitsstandards eingehalten, umgesetzt und nachgehalten werden.
• Teure Abhängigkeit zum Anbieter & versteckte Kosten: Schnittstellen zur Datensynchronisation, weitreichende Administrationsoberflächen und günstige Service-Pauschalen senken Ihr Investitionsrisiko. Achten Sie auf versteckte Kosten für Support, Update-Bereitstellung und Wartung.
• Mangelhafte Betreuung & Community Management: Viele Anbieter stellen die Software gerne bereit, bieten aber keine Erfolgsbegleitung an. Achten Sie auf personelle Kapazitäten, langjährige Erfahrungswerte mit dem Community Management und erfolgreiche Referenzen. Oft können Sie auch schon an der Webseite des Anbieters erkennen, wie stark die Betreuung im Alltag verstanden und angeboten wird. Vor allem in der wichtigen Phase des Launches ist eine zielführende und auf Sie zugeschnittene Betreuung für den langfristigen Erfolg des Social Intranets ausschlaggebend.

Die Auswahl des geeigneten Social Intranet-Tools fällt nicht immer leicht. Zu viele Dinge gilt es zu beachten. Doch mit einer grundlegenden Vorbereitung und einer Übersicht der wichtigsten Aspekte wird die Aufgabe erleichtert. Lieber etwas mehr Zeit in die Vorbereitung und einen Vergleich der Software investieren, als sich nach Kauf zu ärgern. Die hier gezeigten Tipps helfen bei der Entscheidung.