Social Intranets: Das macht sie so wichtig
Unternehmen sind häufig mit der Herausforderung konfrontiert, dass ihre internen Kommunikations- und Kollaborationsprozesse optimiert werden müssen. Social Intranets gewinnen dabei zunehmend an Bedeutung, denn sie vereinen traditionelle Intranet-Funktionen mit sozialen Netzwerk-Features und bieten eine zentrale Anlaufstelle für Austausch und Zusammenarbeit der Mitarbeitenden. Wir stellen die Vorteile im Detail vor, weisen jedoch auch auf mögliche Herausforderungen hin.
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Social Intranets und ihre Vorteile
Der Mehrwert eines Social Intranets steckt im Detail. Unterschiedliche Anbieter bieten mit ihren Tools verschiedene Vorteile. Folgende Vorteile haben sich jedoch im Vergleich bewährt und dienen gleichzeitig als Beispiele für einen adäquaten Social Intranet-Einsatz:
Strategische Interne Kommunikation
Mit einem Social Intranet wird der Austausch im Unternehmen gesteigert. Das geschieht dabei ganz selbstverständlich, ortsunabhängig und über alle Kanäle hinweg.
Zentrales Wissensmanagement
Wird das Wissen des Unternehmens zentral im Social Intranet gespeichert, steigert dies nicht nur die Innovationskraft, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Das Wissen und die Expertise aller Mitarbeitenden wird so für alle durchsuchbar und nutzbar. Auch wenn Fachkräfte das Unternehmen wechseln sollten, ist so die geballte Expertise “konserviert”.
Überblick der Aktivitäten
Ein Social Intranet ermöglicht einen Blick auf konkrete Nutzungszahlen: Wie viele Mitarbeitende wirken aktiv mit, wie viele Kollegen wählen lieber die klassische top-down Kommunikation und sind eher passiv? Das Social Intranet hilft dabei, ein Gefühl für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu bekommen.
Gesteigertes Employee Engagement
Ein Social Intranet trägt aktiv zur Verbesserung der Unternehmenskultur und des Engagements der Mitarbeitenden bei, da die Anerkennung und die Möglichkeit zur Mitgestaltung des Unternehmens gefördert werden. Transparenz über Informationen und Entscheidungen wird hier zum Wettbewerbsvorteil des Unternehmens.
Nachteile von Social Intranets
Trotz vieler Vorteile gibt es jedoch auch Herausforderungen, bzw. Nachteile:
Zeitaufwand
Einführung und Pflege eines Social Intranets erfordern Zeit, z. B. für Schulungen, Moderation und Anpassungen. Mit einer adäquaten Planung ist der Aufwand jedoch überschaubar und lässt sich auf mehrere Personen aufteilen.
Datenschutzbedenken
Die Nutzung einer Social Intranet-Lösung kann Datenschutzbedenken hervorrufen, insbesondere wenn es um sensible Unternehmensdaten geht. Eine strikte Einhaltung des Datenschutzes sollte daher von Tag eins sichergestellt werden.
Informationsüberlastung
Bei unzureichender Moderation und Struktur kann ein Social Intranet zu Informationsüberlastung führen, da Neuigkeiten nach dem „Gießkannenprinzip“ auf die Nutzer einprasseln. Wichtige Informationen können somit übersehen werden. Eine zielgruppengerechte Interne Kommunikation und ein adäquates Community Management schaffen Abhilfe.
Nicht alle Mitarbeitenden erreichen
Mitarbeitende ohne regelmäßigen Zugang zu Computern können von einem Social Intranet ausgeschlossen sein. Damit auch Kolleginnen und Kollegen in Produktion, Außendienst & Co erreicht werden, sollten Social Intranet-Anwendungen auch über mobile Zugriffsmöglichkeiten, wie Mitarbeiter-Apps, verfügen.
FAQ Intranet
Was ist ein Intranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für die Mitarbeitenden eines Unternehmens zugänglich ist. Es dient dazu, Informationen, Ressourcen und Anwendungen innerhalb der Organisation zu teilen und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.
Welche Vorteile bietet ein Intranet?
Ein Intranet bietet zahlreiche Vorteile, darunter verbesserte Kommunikation, effizientere Arbeitsabläufe, zentralisierten Zugriff auf Informationen, erhöhte Mitarbeiterbeteiligung und Unterstützung bei der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.
Wie implementiert man ein Intranet?
Die Einführung eines Intranets erfordert die Auswahl einer geeigneten Intranet-Software oder -Plattform, die Einrichtung der IT-Infrastruktur, die Definition von Benutzerrollen und -rechten sowie die Entwicklung und Integration von Inhalten und Anwendungen, die den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Auch spielen die Kommunikation und Hilfestellung ggü. den Kolleg:innen eine große Rolle.
Was sind typische Funktionen eines Intranets?
Typische Funktionen eines Intranets umfassen unter anderem ein Dokumentenmanagement-System, ein Mitarbeiterverzeichnis, interne Nachrichten und Foren, Projektmanagement-Tools, Kalender, und häufig gestellte Fragen (FAQs).
Wie sicher ist ein Intranet?
Ein Intranet ist in der Regel sehr sicher, da der Zugriff auf autorisierte Benutzer:innen innerhalb des Unternehmens beschränkt ist. Folgende Aspekte sind maßgeblich für die Sicherheit im Intranet: Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen werden implementiert, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Was kostet ein Intranet?
Die Kosten für ein Intranet variieren je nach Größe des Unternehmens, den gewünschten Funktionen und der gewählten Softwarelösung. Es können Kosten für die Anschaffung, Implementierung, Wartung und Schulung anfallen. Es ist ratsam, ein Budget zu erstellen und verschiedene Anbieter zu vergleichen.
Wie unterscheidet sich ein Intranet von einem Extranet?
Ein Intranet ist ein internes Netzwerk, das nur für Mitarbeitende eines Unternehmens zugänglich ist, während ein Extranet auch ausgewählten externen Partnern, Kunden oder Lieferanten Zugang gewährt. Ein Extranet erweitert somit das Intranet, um die Zusammenarbeit mit externen Parteien zu ermöglichen.
Fazit
Social Intranets bieten zahlreiche Mehrwerte und Vorteile, darunter beispielsweise verbesserte Transparenz, schnellerer Informationsaustausch und stärkere Zusammenarbeit, was zu mehr Innovation und einer gestärkten Unternehmenskultur führt. Sie zentralisieren Wissen und Ressourcen, wodurch die Produktivität steigt.
Allerdings gibt es auch Nachteile: Die Einführung und Pflege kann kostspielig und zeitaufwändig sein, Datenschutz- und Sicherheitsbedenken müssen adressiert werden und es besteht die Gefahr der Informationsüberflutung. Zudem können Mitarbeitende anfangs Widerstand leisten, wenn sie sich an neue Kommunikationsmethoden gewöhnen müssen. Trotz dieser Herausforderungen überwiegen die Vorteile, wenn das Social Intranet gut implementiert wird.
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