Social Collaboration

Social Collaboration lässt sich als Zusammenarbeit von Personen mithilfe digitaler Technologien und sozialer Netzwerke definieren. Dabei geht es fast immer um das Erreichen eines gemeinsamen Ziels. Der Begriff setzt sich aus zwei zentralen Komponenten zusammen:

• Social: Der soziale Aspekt bezieht sich auf die Interaktion zwischen Menschen. Dies umfasst den Austausch von Ideen, das Teilen von Infos und die gemeinsame Entscheidungsfindung.
• Collaboration: Zusammenarbeit in Echtzeit oder asynchron, um Projekte effizient zu gestalten und Wissen kollektiv zu nutzen.

Im Gegensatz zur traditionellen Form der Kollaboration, die oft auf statische Tools wie E-Mails oder isolierte Dateifreigaben beschränkt sind, nutzt Social Collaboration innovative Technologien wie:

• Social Intranets: Plattformen, die Mitarbeitenden ein zentrales Netzwerk für Kommunikation und Zusammenarbeit bieten.
• Chat- und Messaging-Dienste, die den schnellen Austausch von Informationen erleichtern.
• Projektmanagement-Tools, welche die Teamarbeit strukturieren und transparent machen.
• Cloud-Technologien: Für den ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Ressourcen.

Social Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit im Team mithilfe von Software. Generell unterscheidet sich Social Collaboration von klassischer Kollaboration durch die digitale Ebene, auf der ein Großteil der Arbeit stattfindet. Hierfür bietet sich eine Arbeits- oder Projektplattform an, auf die alle Beteiligten Zugriff haben. Durch den digitalen Arbeitsprozess auf der jeweiligen Plattform können persönliche Treffen reduziert werden, etwa durch hybride Meetings und die Möglichkeit, auf der Plattform gemeinsam in Echtzeit Dokumente zu bearbeiten. Social Collaboration kann die Kommunikation fördern und die Effizienz steigern. Dabei steht bei Social Collaboration immer die gemeinsame Arbeit im Vordergrund. Auf einer Arbeits- und Projektplattform steht die Zusammenarbeit an einem spezifischen Projekt immer im Fokus. Dabei können auch externe Personen in den Prozess miteinbezogen werden. So kann ein Kontakt zwischen verschiedenen Parteien hergestellt werden, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Ist ein Arbeitsprozess abgeschlossen, kann die Arbeits- und Projektplattform weiterhin als Social-Collaboration-Tool für weitere Aufgaben genutzt werden. Somit ist sie von andauernder Bedeutung für eine Organisation.

Durch die fortschreitende Digitalisierung des Arbeitsplatzes kommt es zu weiteren Veränderungen im Arbeitsalltag. Eine Vielzahl von Software wird eingeführt, um Prozesse auf eine digitale Ebene zu verlegen. Hier sollte auch die aktive Arbeit an Projekten mit der Entwicklung Schritt halten, damit das digitale Bewusstsein der Organisation gestärkt werden kann und ein Nutzen der digitalen Arbeitsformen deutlich wird. Ein Social-Collaboration-Tool lässt die gemeinsame Arbeit zwischen einer Organisation und Partnern auf einer Arbeitsplattform stattfinden. Auch unterschiedliche Organisationen mit einem übergeordneten, verbindenden Projekt finden hier einen angemessenen Rahmen für die Zusammenarbeit.

Social Collaboration verändert die Arbeitsweise innerhalb einer Organisation grundlegend. Somit ist die Einführung mit einem gewissen Aufwand verbunden. Worauf muss aber genau geachtet werden, bevor in einer Organisation mithilfe der Social Collaboration gearbeitet werden kann?

Auswahl passender Tools

Es gibt viele Tools, aber nur wenige bieten die optimalen Voraussetzungen für Social Collaboration. Da im Rahmen der Social Collaboration nicht nur kommuniziert werden muss, sondern auch Daten ausgetauscht werden und gemeinsam an Dokumenten gearbeitet wird, bedarf es auch eines Tools, in dem dies realisiert werden kann.

Klare Zielsetzung

Wenn innerhalb der Organisation Social Collaboration Tools eingeführt werden sollen, sollte dies mit einer eindeutigen Zielsetzung einhergehen. Dies führt dazu, dass es für die Beteiligten einfacher wird, zu sehen, warum diese Tools eingeführt wurden und wie einfach diese zur Erreichung der am Anfang festgesetzten Ziele zu nutzen sind.

Obwohl es sich bei beiden Anwendungsfällen um eine digitale Plattform handelt, weisen Social Collaboration-Plattformen doch einige Unterschiede zum klassischen Social Intranet auf.

Social Collaboration-Plattform

• Plattform für ein konkretes Ziel
• Team besteht aus Organisationsmitgliedern und Externen
• Eigene Bewertung durch bestehende Zielsetzung
• Fortschritt für das am Anfang gesetzte Ziel ist zentral

Social Intranet

• Plattform für den Arbeitsalltag
• Teammitglieder sind meist organisationsintern
• Projekte und Prozesse werden unterschiedlich bewertet
• weites Spektrum an organisatorischen, technischen und internen Themen

Eine Arbeits- und Projektplattform funktioniert trotz räumlicher Distanz. Auch Akteur:innen, die bspw. unter einer Zeitverschiebung miteinander arbeiten, können sich erfolgreich austauschen. Durch ergänzende Mobile Apps wird ein flexibler Zugriff auf die Plattform jederzeit gewährleistet. Chaos in E-Mails wird vermieden, da die Kommunikation größtenteils auf der Plattform stattfindet. Zudem werden alle Ergebnisse in der Dateiablage der Plattform gespeichert. So sind diese stets für alle zugänglich und wichtige Dokumente gehen nicht verloren.

Erhöhte Produktivität

Mitarbeitende sparen Zeit, da relevante Informationen zentral verfügbar sind. Anstatt endlose E-Mail-Ketten zu durchforsten, finden Teams alles an einem Ort – vom Projektstatus bis zu spezifischen Aufgaben.

Stärkung der Innovationskraft

Ein transparenter und offener Austausch fördert kreative Lösungen. Social Collaboration ermutigt Mitarbeitende, Ideen einzubringen, Feedback zu geben und gemeinsam neue Ansätze zu entwickeln.

Aufhebung der klassischen Hierarchie

Findet Social Collaboration auf einer speziellen Plattform statt, kann dabei die sonst bestehende Hierarchie der Organisation, die sich beispielsweise in Abteilungs- und Standortgrenzen oder auch personell äußert, aufgebrochen werden. Je nach Thema des Projekts können Projektleitende eingesetzt werden, die Arbeitsprozesse koordinieren und verwalten. Dabei befinden sich alle Beteiligten stets auf dem neusten Informationsstand. Ebenso wird gewährleistet, dass alle Personen über den gleichen Informationsstand verfügen. Durch die Arbeit in einem Team, das über die Grenzen der jeweiligen Organisationsstruktur hinausgeht, kann das Vertrauen im Team gestärkt werden. Ist eine Basis des Vertrauens geschaffen, kann sowohl die Motivation des Teams als auch dessen Produktivität gesteigert werden.

Organisationen lassen sich hinsichtlich Social Collaboration in vier verschiedene Reifegrade unterteilen. Diese unterscheiden sich in Bezug auf Effizienz. Reife bezeichnet dabei den erfolgreichen Einsatz moderner Technologien. Im Idealfall liegen eine hohe Effizienz und eine hohe Reife vor.

Analoge Bewahrer:innen

Sie arbeiten weniger effizient durch das Aufrechterhalten analoger Arbeitsweisen und setzen auf altbewährte Mittel. Anstatt in die Digitalisierung zu investieren, versuchen diese Personen veraltete Arbeitsweisen so lange wie möglich zu nutzen. Grund für die Ablehnung des digitalen Wandels ist häufig die Angst vor Veränderung oder ungewohnten Vorgehensweisen. Das führt jedoch zu weniger Effizienz und somit zu einer niedrigen Reife der Social Collaboration.

Analoge Expert:innen

Sie profitieren jetzt noch von analogen Vorgehensweisen, haben diese jedoch ausgereizt. Dabei haben sie analoge Arbeitsweisen perfektioniert und profitieren von diesen. Sie arbeiten zwar effizient, ihre Reife der Social Collaboration ist jedoch niedrig, da sie kaum moderne Technologien nutzen. Dadurch besteht das Risiko, zukünftigen Anforderungen nicht gerecht zu werden, wenn weiterhin nicht in moderne Mittel investiert wird.