Social Collaboration Tools

Über eine Social Collaboration-Plattform ist es möglich, Direktnachrichten an die anderen Beteiligten zu verschicken. Im Vergleich zur klassischen E-Mail ist dies praktisch, da diese Nachricht nicht in einem chaotischen E-Mail-Postfach landet, sondern direkt auf der Plattform abrufbar ist und somit Direktbezug zur Kollaboration hat. Dies bietet zudem den Vorteil, dass sich alle Informationen an einer zentralen Stelle finden. Auch unterwegs kann so alles über die zugehörige Mobile App oder den mobilen Browser aufgerufen werden.

Neben privaten Nachrichten gibt es auf einer Social Collaboration Plattform eine zweite Möglichkeit, die Kollaborationspartner:innen schnell zu erreichen: den internen Chat. Gerade für kurze Nachrichten und schnelle Absprachen ist der Chat die optimale Option. Weiterhin ist es über den Chat möglich, zu sehen, welche Nutzer:innen gerade online sind, um sich so direkt miteinander auszutauschen.

Für eine Kommunikation zwischen vielen Beteiligten und gerade für die Besprechung von Neuigkeiten und besonderen Meilensteinen eignet sich ein Beitrag auf der Plattform. Zu diesem können die Beteiligten Kommentare verfassen, sich austauschen und Vorschläge und Ideen beisteuern. Wenn die Kommunikation interaktiv gestaltet werden soll, ist diese Funktion besonders von Interesse.

Um einen schnellen Kontakt außerhalb der Plattform zu ermöglichen, hilft es, das Profil der betroffenen Person einzusehen. Dort sind Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinterlegt, sodass eine weitere Möglichkeit besteht, diese Person zu erreichen.

Während einer Kollaboration arbeitet eine Vielzahl von Personen an einem bestimmten Projekt. Aber wie kann ein solches Projekt möglichst übersichtlich gestaltet werden? Auch hier gibt es viele Funktionen, die dabei helfen können, diese Herausforderung zu meistern. Um eine Übersicht des Projekts darzustellen, bieten sich verschiedene Optionen an:

Mithilfe eines integrierten Dokumenten-Tools kann eine Projektübersicht auf der Kollaborationsplattform integriert werden. Die Übersicht kann dann von allen Nutzer:innen angesehen und bearbeitet werden. Dies ist vor allem nützlich, um zu sehen, in welcher Phase sich ein Projekt gerade befindet.

Ebenfalls kann ein sogenannter App Creator genutzt werden, um eine Übersicht über das Projekt zu erstellen. Dies ist bspw. als Blog-Seite oder Tabelle möglich. Auch lässt sich hier eine Pinnwand erstellen, auf der die einzelnen Phasen eines Projekts noch übersichtlicher gezeigt werden können. So können nicht nur Texte, sondern auch Bilder und Verlinkungen integriert werden.

Während einer erfolgreichen Kollaboration müssen die Fortschritte und Erfolge dokumentiert werden. Dazu lässt sich eine in die Plattform integrierte Software zur Bearbeitung von Dokumenten nutzen. Wie bereits erwähnt, können hier Dokumente in Form von Text, Tabellen oder Präsentationen bearbeitet werden. Für die Dokumentation sind jedoch noch weitere Aspekte relevant. Es ist möglich, ein Dokument mit Versionshistorie darzustellen. Das Dokument ist immer auf dem neusten Stand, aber ältere Versionen gehen nicht verloren. So kann immer eingesehen werden, wie sich das Projekt entwickelt hat. Falls eine verworfene Änderung wieder aufgenommen werden soll, kann diese einfach gefunden werden.

Ein weiterer Vorteil der Dokumentation über die Kollaborationsplattform ist, dass alle Dokumente passend sortiert werden können. Dies kann entweder mithilfe von Ordnern geschehen oder auch in speziell dafür geschaffenen Gruppen, falls bestimmte Projekte unter den Beteiligten der Kooperation aufgeteilt wurden. Schließlich sind alle Inhalte dank einer praktischen Suchfunktion schnell auffindbar.

Zum Schluss sind auch Kreativitätstools für eine erfolgreiche Kooperation unverzichtbar. Ob zum Brainstorming oder zur Gestaltung der Ergebnisse, auch hier kann die Social Collaboration Plattform genutzt werden. Das Brainstorming kann auf unterschiedliche Weisen durchgeführt werden. Selbstverständlich ist es auch hier möglich, das Dokument-Tool einzusetzen, aber dies ist nicht die einzige Möglichkeit. Über den Beitragsverlauf lässt sich über einen Beitrag ebenfalls eine Ideenfindung anregen. Dies kann in Form einer Frage geschehen, worauf Nutzer:innen ihre Ideen als Kommentar posten können oder wenn mehrere Ideen vorhanden sind, auch als Umfrage. So kann ein transparenter Prozess stattfinden, an welchem sich alle beteiligen können.

Social Collaboration Tools bieten eine digitale Lösung, die Teams dabei hilft, effizienter und über Distanz zusammenzuarbeiten. Durch ihre Kombination verschiedenster Funktionen, wie z. B. Echtzeit-Kommunikation und Dateifreigabe, sind sie besonders effizient. Die Integration der genannten Tools und Funktionen ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit sowohl innerhalb von Teams als auch über Abteilungsgrenzen hinweg zu verbessern.