Dass die Nutzung eines Social Intranets bewusst gestaltet werden muss, ist wahrscheinlich nichts Neues. Dennoch gibt es Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Unternehmens- und Mitarbeiterplattform. Und das bringt nicht selten Unzufriedenheit der Mitarbeiter mit sich. Daher ist der wichtigste Schritt, von Beginn an transparente Strukturen zu schaffen, die gleichzeitig zu Zufriedenheit und mehr Produktivität führen.
Hürden bei der Nutzung eines Social Intranets
Laut einer Intranet-Studie der NetFederation haben viele Angestellte in Unternehmen Probleme damit, sich im unternehmensinternen Social Intranet zurecht zu finden. Der Grund dafür liegt unter anderem in einer mangelnden Übersichtlichkeit des Intranets. Viele Mitarbeiter beklagen sich über die wenig intuitive Nutzung eines Social Intranets, da Informationen nicht einfach gefunden und adäquat genutzt werden können. Die Studie zeigt, dass nur etwa 38 Prozent der Mitarbeiter die Informationen, die sie benötigen, auf Anhieb finden. Die negative Folge daraus: Unzufriedenheit.
Warum wird das Social Intranet nicht richtig genutzt?
Die angestrebte bewusste Nutzung eines Social Intranets ist schwer sicherzustellen. Damit einher geht, dass das vorhandene Potenzial des Social Intranets zu wenig genutzt wird. Die Mitarbeiter sind ständig damit beschäftigt, sich durch die Unübersichtlichkeit zu kämpfen und vermeiden daher, das Intranet tiefgreifender zu nutzen. Über 60 Prozent der Nutzer geben an, viele Inhalte gar nicht oder nur zufällig zu finden. Dreiviertel derjenigen, die das Intranet ins Unternehmen bringen (Intranetverantwortliche), geben hingegen an, Inhalte sofort zu finden. Die Ursache dafür ist häufig, dass die Nutzung eines Social Intranets ein gewisses Vorwissen benötigt. Nur dann kann das Potenzial des Intranets überhaupt voll ausgeschöpft werden.
Laut der NetFed-Studie schlägt das Intranet als Informationsquelle und Soforthilfe für die Mitarbeiter meist fehl. 10 Prozent der Mitarbeiter halten es als erste Anlaufstelle für vollkommen nutzlos. Oft werden sie mit der Einführung des Social Intranets als neues Kommunikationsmedium im Unternehmen konfrontiert. Sie sind vorher jedoch selten mit vergleichbaren Medien in Berührung gekommen. Für die effektive und effiziente Nutzung ist eine lernintensive Einführung also unumgänglich. Der erste Schritt ist, alle Mitarbeiter mit der Nutzung eines Social Intranets vertraut zu machen. Das kann zum Beispiel durch Schulungen oder Anleitungen passieren, damit die Akzeptanz der Mitarbeiter gegenüber dem Social Intranet von Beginn an sichergestellt wird.
In vielen Unternehmen besteht das Problem, dass Mitarbeiter das Social Intranet häufiger als Unternehmensplattform, denn als Mitarbeiterplattform wahrnehmen. Der Grund dafür ist, dass die Inhalte meist die Organisationsstruktur abbilden. Die Mitarbeiter sehen also wenig Themen, die sie persönlich interessieren oder von direkten Kollegen erstellt wurden, aber solche, die die Führungskräfte als wichtig erachten.
Zudem lässt sich feststellen, dass das Social Intranet oft nicht kollaborativ, interaktiv und nutzerfreundlich gestaltet wird. Je nachdem, wie intuitiv und leicht sich eine (Web-)Anwendung nutzen lässt, wird diese auch viel und mit Freude oder eben nur widerwillig genutzt. Die Usability kann daran gemessen werden, wie viel vor der Nutzung der Web-Anwendung erklärt werden muss: je mehr Erklärung nötig ist, desto schlechter ist die Usability. Noch immer nehmen viele Unternehmen eine mangelnde Nutzerfreundlichkeit des Social Intranets, sowie eine geringe Akzeptanz bei den Mitarbeitern in Kauf. Dabei spielen gerade diese beiden Faktoren eine besonders wichtige Rolle, wenn es um eine gut funktionierende Unternehmenskommunikation geht. Die moderne Mitarbeiterkommunikation, als Ziel, wird damit verfehlt.
Mehr Transparenz auf der Kommunikationsebene
Damit das Intranet bestmöglich als Kommunikations-Werkzeug im Unternehmen funktionieren kann, müssen diese Probleme aus dem Weg geräumt werden. Neben einer ausführlichen Einführung in die Nutzung eines Social Intranets, sollten alle Mitarbeiter an der Unternehmenskommunikation teilhaben können. Sie müssen das Gefühl bekommen, dass Entscheidungen nicht einfach vorgedacht und verkündet werden. Stattdessen sollten sie Teil davon sein und genau wissen, was mit der Einführung des Social Intranets auf sie zukommt. Dadurch lässt sich schnell und einfach ein transparenter Austausch herstellen. Ein zusätzlicher Stolperstein für die adäquate Nutzung eines Social Intranets ist häufig sein Image. Dies ist oft mit Vorurteilen behaftet, da viele Führungskräfte es mit einer Art Firmen-Facebook in Verbindung bringen. Sie sind der Meinung, dass ein Social Intranet die Mitarbeiter vielmehr von der Arbeit abhält, als sie produktiver werden zu lassen. Für sie klingt es nach Arbeitszeitverschwendung mit belanglosen Chats und digitalem Kontrollverlust. Doch mit einer bewussten Nutzung lässt sich das Gegenteil erreichen: Die direkte Kommunikation zwischen Kollegen untereinander und zu Vorgesetzten kann genauso über soziale Intranetsysteme passieren und gleichzeitig die allwöchentliche Email-Flut eindämmen. Damit wird sowohl mehr Transparenz als auch Produktivität sichergestellt.
Mit dem passenden Social Intranet Zufriedenheit garantieren
Dass das Social Intranet zum Unternehmen passt, ist wichtig. Ebenso wichtig ist seine Struktur und Bedienbarkeit. Es muss einfach und intuitiv zu bedienen sein. Dadurch wird vermieden, dass die Mitarbeiter in der ewigen Suche untergehen oder die Nutzung eines Social Intranets komplett meiden. Zur einfacheren Bedienbarkeit und um der ewigen Informationssuche zu entgehen, kann eine Suchfunktion im Social Intranet, gekennzeichnet mit dem allseits bekannten -Symbol, dienen. Das benötigt keine großen Erklärungen und die Mitarbeiter gelangen schnell zu ihren gesuchten Inhalten.
Als allgemeiner „Interaktionsort“ lädt auf der Startseite ein Newsfeed mit Kommentarfunktion die Mitarbeiter zum Diskutieren ein. Zudem können ausführliche Mitarbeiterprofile die Expertensuche im eigenen Haus erleichtern. Alles sollte gut auffindbar sein, ohne große, umständliche Wege zurücklegen zu müssen. Um einem Dateichaos entgegen zu wirken, ist es wichtig, fortlaufend zu aktualisieren und zu optimieren. Eine Lösung dafür bieten Social Intranets, in denen Dateien chronologisch und versioniert abgelegt werden können. Auf diese Weise wird am besten der Überblick über vorhandene Dokumente, Präsentationen etc. gewährleistet. Eine sehr gute Möglichkeit, für die engere Zusammenarbeit der Mitarbeiter, bietet die Bildung von Abteilungs- bzw. Projektgruppen. Absprachen und Neuigkeiten können schnell gemacht und geteilt werden. Zudem lässt sich feststellen, dass Teams innerhalb eines Social Intranets deutlich produktiver arbeiten.
Mit der richtigen Nutzung eines Social Intranets zu mehr Effektivität und Effizienz
Bei der Einführung eines Social Intranets ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter mit dem Social Intranets ausreichend vertraut gemacht werden. Sie sollten alle nötigen Funktionen und Werkzeuge beherrschen, damit der größtmögliche Nutzen sichergestellt werden kann. Transparente (Kommunikations-) Strukturen, in die alle Mitarbeiter integriert werden, werden bestenfalls von Beginn an geschaffen. Damit wird der Weg für ein hohes Maß an Effektivität und Effizienz im Unternehmen geebnet. Gleichzeitig kann die Akzeptanz der Mitarbeiter schnell gewonnen und das Social Intranet als zentrales digitales Organ im Unternehmen genutzt werden.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Grafik von Flickr-User Ron Mader