Mehrwerte, die die Einführung von Social Collaboration schafft

Eine Studie zeigt, dass Zusammenarbeit in Organisationen trotz digitaler Mittel verbesserungswürdig ist. Arbeiten Sie nach der Einführung von Social Collaboration aber gezielt mit solchen Tools, stellen sich Vorteile ein: Von erhöhter Veränderungsbereitschaft bis hin zu mehr Flexibilität.

Zusammenarbeit in Teams ist gefragt

Agile, interdisziplinäre Projektarbeit ist mittlerweile eines der Themen im Organisationsbereich. Statt in strengen Hierarchien zu arbeiten, finden Kollegen in Teams zusammen, um kurzfristig und flexibel Lösungen zu finden. Sie ergänzen gegenseitig ihre Fähigkeiten und liefern so schließlich gute Ergebnisse. Der technologische Fortschritt macht diese Arbeitsweise immer beliebter. Denn durch ihn ist es möglich, auch dann in Teams zu arbeiten, wenn man mal nicht am selben Ort ist – Videokonferenzen und interaktive Plattformen schaffen Abhilfe.

Wie die diesjährige Social Collaboration Studie von Campana Schott zeigt, ist die digitale Zusammenarbeit in Organisationen aber noch ausbaufähig. In fast einem Viertel der befragten Organisationen werden die notwendigen Tools bisher noch nicht eingesetzt. Mit der Einführung von Social Collaboration machen Sie mit Ihrer Organisation den ersten Schritt in die richtige Richtung. So erschließen Sie Mehrwerte und verbessern die digitale Kultur auf verschiedenen Ebenen. Dazu zählen verstärkte Zusammenarbeit, erhöhte Technologieaffinität, Veränderungsbereitschaft und Flexibilität.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit wertschätzen

Durch die Einführung von Social Collaboration erleichtern Sie die Kommunikation zwischen Beteiligten aus verschiedenen Abteilungen. Denn in einem digitalen Umfeld stellen sich dem Austausch keine räumlichen Barrieren. So verankert sich interdisziplinäre Zusammenarbeit schnell im Arbeitsalltag. Sie können in Netzwerken Gruppen mit verschiedenen Beteiligten bilden. Dabei landen die Informationen trotz allem nur bei den Personen, die sie betreffen. Wollen Sie beispielsweise ein neues Projekt im Personalmarketing starten müssen Sie nicht zwingend eigenverantwortlich entscheiden. Kollegen aus dem Marketing, der Personalabteilung und gegebenenfalls sogar aus der IT sollten ihre Expertise einbringen können. In einer dedizierten Gruppe können Sie gemeinsam am neuen Projekt arbeiten. Dabei erkennt jeder den Vorteil abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Denn mit gebündelter Expertise hat das Projekt höhere Erfolgschancen. Gleichzeitig entstehen Zusammenhalt und ein ausgeprägtes Gemeinschaftsgefühl, das diesen Erfolg zusätzlich ankurbelt.

Eine offene Einstellung gegenüber neuen Technologien fördern

Die aktuelle Social Collaboration Studie zeigt, dass sich durch die Einführung von Social-Collaboration-Tools verschiedene Dimensionen der Organisationskultur verbessern. Darunter ist auch die Einstellung der Kollegen gegenüber digitalen Mitteln. Durch den täglichen Umgang mit Technik und die interaktive Zusammenarbeit werden die Kollegen versierter im digitalen Bereich. Sie werden aufgrund bereits vorhandener Erfahrungen aber auch weniger ablehnend gegenüber neuen Technologien sein. Das macht die weitere Implementierung von neuen Tools für Sie einfacher. Führen Sie beispielsweise eine neue Software zum Erfassen von Kundendaten ein, zeigt sich dieser Effekt. Einerseits werden aktuelle Arbeitsprozesse effizienter. Kundendaten müssen nicht mehr manuell erfasst, Datenblätter in Ordnern abgelegt und ständig wieder herausgesucht werden. Stattdessen können die Daten direkt in ein jederzeit verfügbares System eingetragen werden, das leicht durchsuchbar ist. Andererseits können die Kollegen durch die Nutzung die Vorteile der Technologien selbst erproben. Schnell werden sie etwa merken, dass sie sich durch solche Tools viel Zeit und Mühe ersparen können. Führen Sie dann ein ähnliches System in anderen Arbeitsbereichen ein, ist es wahrscheinlicher, dass dieses mit offenen Armen empfangen wird.

Veränderungsbereitschaft der Kollegen stärken

Richtig eingesetzt kann Social Collaboration dafür sorgen, dass sich eine Veränderungskultur aufbaut. In einer solchen Kultur wird Veränderungen mit weniger Widerstand begegnet. Alle sind sich dem Wert von „Change“ und Weiterentwicklung bewusst. Dafür sollten Sie als Führungskraft regelmäßig kommunizieren und sich an Diskussionen beteiligen, beispielsweise, wenn Sie ein neues Projekt starten. Nur dann kann Klarheit über die Strategie und Vision der Organisation herrschen. So bereiten Sie die Kollegen schon frühzeitig auf etwaige Veränderungen vor – von der Idee bis zur Umsetzung von Projekten. Sie können Ihre Kollegen sogar zurate ziehen und über bestimmte Aspekte abstimmen lassen. So nehmen alle die Veränderungen eher an, weil sie in den Prozess miteinbezogen werden.

Flexibel und mit gesammelter Expertise arbeiten

Ist Ihnen die Einführung von Social Collaboration gelungen, wissen alle Kollegen, wo wichtige Informationen abgespeichert sind. Die Dokumentenablage und zentrale Seiten sollten von allen als erste Anlaufstelle bei Fragen wahrgenommen werden. Auch mit dem Mitgliederverzeichnis kann das volle Potential der Plattform ausgeschöpft werden. Kollegen können über die Suche schnell Kontakte finden, an die sie sich mit Fragen und Themen wenden können. Expertise ist also jederzeit abrufbar und Wissensträger einfach auffindbar, unabhängig von Zeit und Ort. Dadurch sind die Mitarbeiter weniger eingeschränkt und können flexibler arbeiten. Braucht jemand beispielsweise dringend Informationen über Datenschutz, kann er einen Experten im interaktiven Netzwerk ausfindig machen und direkt anschreiben. Oder aber er weiß von einer Seite auf der Plattform, einem abgespeicherten Dokument oder sogar einem Beitrag, der sich um genau dieses Thema dreht. Das ermöglicht dem Kollegen eigenständiges Arbeiten. Gleichzeitig verbessert sich die Effizienz. Und auch das gegenseitige Vertrauen steigt, wenn Kollegen sich gegenseitig helfen, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern.

Wie die Einführung von Social Collaboration Früchte trägt

Social Collaboration einzuführen allein reicht jedoch nicht aus. Die erhofften Mehrwerte stellen sich erst ein, wenn von Anfang an strukturiert vorgegangen wird. Das schließt beispielsweise Community Management von Beginn an mit ein, vor allem in der Launch-Phase. Hier ist es besonders wichtig, sich Zeit für die Betreuung der Kollegen zu nehmen, damit sie sich an die Art der Zusammenarbeit gewöhnen können. Im White Paper „Der perfekte Launch“ finden Sie die wichtigsten To-Do’s für diese entscheidende Phase noch einmal zusammengefasst. Gehen Sie beim Launch sorgfältig vor, steht erfolgreicher digitaler Zusammenarbeit in Ihrer Organisation nichts mehr im Wege.

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