Mit den richtigen Wissensmanagement-Methoden die Expertise aller nutzen

Die zunehmende Menge an Informationen, die uns durch das Internet zur Verfügung steht, hat auch ihre Schattenseiten: Die Masse an Wissen wird schwerer überschaubar und kann nicht optimal genutzt werden. In Organisationen bietet sich in diesem Fall eine interaktive Plattform an. Hier können Sie durch folgende Wissensmanagement-Methoden Expertise nutzbar machen.

Informationsüberflutung entgegenwirken

Laut der Webseite Internet Live Stats werden pro Sekunde 2,8 Millionen E-Mails verschickt. Dabei handelt es sich zu über 60% um Spam-Mails. Der E-Mail-Marketing-Blog berichtet, dass Berufstätige durchschnittlich 21 E-Mails pro Tag erhalten – das sind drei mehr als noch vor vier Jahren. Die Menge an Informationen, die Arbeitnehmer tagtäglich auf digitalem Wege erreicht, nimmt also weiter zu. In den meisten Fällen liegt es nun am Arbeitnehmer, die wichtigen Inhalte aus dem vollen Postfach herauszufiltern. Im Arbeitsalltag führt das zu Unmut, da so Zeit verloren geht.

Dabei könnte doch alles so einfach sein: Seit Jahren gibt es Wege, Wissen in Organisationen nachhaltig nutzbar zu machen. Social Intranets bieten etwa weitreichende Möglichkeiten, Informationen zu speichern und mit den Kollegen zu teilen. Das volle Potential solcher Plattformen wird jedoch in den seltensten Fällen ausgeschöpft. Deshalb gilt es, jetzt die drei entscheidenden Wissensmanagement-Methoden zu verstehen und anzuwenden: Wissen identifizieren, speichern und teilen.

Wissen identifizieren: Erkennen, wo sich Expertise versteckt

In einem ersten Schritt geht es darum, Wissen in Ihrer Organisation zu identifizieren. Alle Mitarbeiter besitzen wertvolles Wissen, das die Organisation vorantreiben kann. Oft findet die Identifikation dieses Wissens ganz natürlich statt: Über die Kommunikation zwischen Kollegen, sei es über berufliche oder private Themen. Dass dieser Schritt funktioniert, ist zunächst eher eine Frage der Organisationskultur als der technischen Voraussetzungen. Um herauszufinden, wo sich Wissen versteckt, sollten Sie den Austausch miteinander nicht nur erlauben, sondern vielmehr aktiv unterstützen. Kommunizieren Sie dazu mit allen Kollegen auf Augenhöhe – egal, welche Position sie besetzen. Um sich der Stärken der einzelnen Mitarbeiter bewusst zu werden, hilft es, sie in Entscheidungsprozesse miteinzubeziehen. Befragen Sie Ihre Kollegen deshalb in Umfragen zu Ihrer Meinung, Ihren Interessen und Wünschen.
Hier kommt nun die technische Ebene ins Spiel: Um eine offene Kommunikationskultur zu fördern sollten Sie Ihren Kollegen einen Kanal bieten, auf dem sie sich untereinander austauschen können. Als Kommunikationsplattform ist ein Social Intranet hier die richtige Wahl: Seine vielzähligen Funktionen zum Austausch bieten für jede Art des Wissenstransfers den richtigen Weg.

Wissen speichern: Expertise nachhaltig bewahren

Was früher auf Papier und in unzähligen Aktenschränken gesammelt wurde, lässt sich heute glücklicherweise digital ablegen Das Speichern von Wissen muss nicht länger im Papierchaos enden, wenn Sie in Ihrer Organisation eine Möglichkeit einführen, die den analogen Prozess ablöst. Als beliebtes Kommunikationsmittel der Arbeitswelt stößt die E-Mail hier jedoch an ihre Grenzen: Viele wichtige Informationen gehen in den überfüllten Postfächern verloren. Der Wissensaustausch wird außerdem umso schwieriger, je mehr Personen daran beteiligt sind. Hier kommen Plattformen wie Social Intranets ins Spiel. Sie verfügen über eine Dateiablage, in der Informationen nachhaltig gespeichert und auffindbar gemacht werden können. So entsteht mit der Zeit ein Wissensspeicher, der wie ein übergreifendes, digitales Gedächtnis Ihrer Organisation funktioniert. Auf ihn kann jederzeit und überall zugegriffen werden. Ist Ihr Netzwerk auch über eine Mobile App erreichbar, können die Kollegen im Außendienst Wissen sogar unterwegs abrufen. Über die Suchfunktion eines Social Intranets sind alle Informationen dann jederzeit einfach zu erreichen. Wichtig ist dabei, eine sinnvolle Ordnerstruktur einzuführen und von Anfang an zu kommunizieren, wo welche Informationen zu speichern und zu finden sind. Erklären Sie dabei auch die Mehrwerte: Ihre Kollegen werden ihr Wissen eher speichern, wenn Sie erkennen, welche Vorteile es der Organisation und den anderen Mitarbeitern bringt.

Wissen teilen: Expertise dynamisch austauschen

Doch die Funktionen einer digitalen Plattform gehen über das reine Speichern von Wissen hinaus. Ihr Hauptvorteil gegenüber analogem Wissensmanagement oder E-Mails ist, dass Expertise hier auch geteilt und diskutiert werden kann. Die verschiedenen Funktionen erlauben einen dynamischen Austausch. So bieten sich für eher statische Inhalte eigene Seiten oder Apps an. Soll es kurzfristig und direkt sein, können Sie den Chat oder Direktnachrichten nutzen. Dabei sorgt die Gruppenfunktion dafür, dass Sie immer die richtigen Leute erreichen. Denn die ganze interne Organisationsstruktur kann durch Gruppen abgebildet werden: Abteilungen finden ihren eigenen geschützten Raum, während in Projektgruppen bereichsübergreifend zusammengearbeitet werden kann.

Wissensmanagement-Methoden im Social Intranet nutzen

Über Social Intranets lassen sich alle drei Wissensmanagement-Methoden umsetzen. Die Wissensidentifikation findet über die Kommunikation zwischen den Nutzern statt. Das Dateimodul ermöglicht die nachhaltige Wissensspeicherung, während Funktionen wie Beiträge und der Chat den dynamischen Austausch von Wissen untereinander vereinfachen. Weitere Tipps dazu, wie Sie das Wissensmanagement in Ihrer Organisation erfolgreich angehen, finden Sie im White Paper „Wissensmanagement – Probleme lösen mit innovativen Handlungsansätzen“. Hier erfahren Sie unter anderem auch, wie Wissensmanagement Ihre Wettbewerbsfähigkeit stärkt und Ihre Organisation auch in Zukunft bestehen kann.

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