Mit einem Social Intranet Informationen effektiv verteilen

Wenn wichtige Informationen zur Erledigung gewisser Aufgaben fehlen, geht oft kostbare Zeit verloren. Kollegen müssen angemailt oder angesprochen werden, deren Reaktionszeit muss mit einberechnet werden. Unternehmen können mit Hilfe eines Social Intranet Informationen passgenau verbreiten und Kollegen somit im Alltag helfen.

Die Relevanz von Informationen ist ein wichtiger Faktor in der internen Kommunikation

Folgende Ausgangssituation: Sie kommen nach einem mehrwöchigen Urlaub zurück ins Büro. Das E-Mail-Postfach ist durch die verpasste interne Kommunikation überlaufen. Ihnen fällt es schwer, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Bevor Sie mit Ihren eigentlichen Aufgaben beginnen können, müssen Sie zuerst viel Zeit damit zubringen, Ordnung in das Chaos zu bringen.
Um Situationen wie diesen entgegenzuwirken spielen immer mehr Führungskräfte mit dem Gedanken, ein Social Intranet in das Unternehmen einzuführen. Es soll helfen, Kollegen genau die Informationen zukommen zu lassen, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind, und alles andere für sie auszublenden. Ziel ist es, dass mit einem Social Intranet Informationen für die Kollegen vorsortiert bereitgestellt werden. Durch die unterschiedlichen Möglichkeiten der Individualisierung eines Netzwerkes ist für jeden Kollegen eine abgestimmte Informationsverteilung realisierbar.

Der Community Manager als Stütze für die Kollegen

Community Manager kümmern sich neben der Planung und Konzeption eines Social Intranets auch um die Betreuung der Kollegen bei aufkommenden Fragen. Wenn Sie zum Beispiel nicht wissen, an welche Stelle ein bestimmter Beitrag gehört, ist der Community Manager eine gute Anlaufstelle. Er gibt auch Tipps, welche Art von Beiträgen für andere Kollegen relevant sind und welche Themen besser in einer privaten Unterhaltung geklärt werden. In erster Linie hat der Community Manager für Sie und Ihre Kollegen also eine unterstützende Funktion, um die interne Kommunikation durch im Social Intranet veröffentlichte relevante Informationen so effizient wie möglich zu gestalten.

Im Social Intranet Informationen schnell und unkompliziert finden

In vielen Social Intranets gibt es die Möglichkeit bei der Beitragserstellung Schlagwörter und Personenhinweise zu setzen. Das hilft Kollegen Informationen im Social Intranet zu finden. Dies ist auch dann noch möglich, wenn nach deren Veröffentlichung schon einige Zeit vergangen ist. Kommt ein eigentlich abgeschlossenes Thema nach einigen Wochen doch nochmal auf, können Beiträge und Dateien so schnell wiedergefunden werden. Voraussetzung ist natürlich, dass auch Ihre Kollegen mit dieser Funktion arbeiten.

Wie in gängigen Sozialen Netzwerken, haben auch viele Social Intranets eine Benachrichtigungsfunktion. Wenn also zum Beispiel ein von Ihnen erstellter Beitrag kommentiert wird, bekommen Sie dies in jedem Fall mit und können schnell reagieren. Ein Social Intranet gewährleistet also, dass Sie alle Informationen, die Sie gerne erhalten möchten ohne viel Aufwand abrufen können.

Die richtige Information am richtigen Ort – Gruppen im Social Intranet

Gruppen ermöglichen es, sich online zusammen zu finden, um zum Beispiel gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Sie können außerdem genutzt werden, um die Struktur und Organisation des Unternehmens abzubilden. So kann beispielsweise zu jeder Abteilung eines Unternehmens eine Gruppe gegründet werden.
In Gruppen können alle Informationen veröffentlich werden, die für genau die dort versammelten Personen relevant sind. Kollegen, die nicht in der Gruppe sind, bekommen von den hier veröffentlichten Beiträgen nichts mit. Somit werden sie auch nicht davon abgelenkt.

Relevanz messen durch Statistiken und Beitragsreaktionen

Nutzerstatistiken bieten sich an, um herauszufinden, ob im Social Intranet Informationen ausreichend geteilt werden. Dies ist vor allem für Führungskräfte und Community Manger von Vorteil. Die Statistiken zeigen unter Anderem wie viele der registrierten Nutzer wirklich aktiv im Netzwerk sind. Auch kann zum Beispiel abgelesen werden, wie viele Beiträge in vergangenen Zeiträumen im Netzwerk veröffentlicht wurden. Sind die Zahlen unbefriedigend, so kann direkt darauf reagiert werden. Wichtig dabei ist im ersten Schritt herauszufinden, woran es liegt, dass das Social Intranet nicht oder wenig genutzt wird. Darauf aufbauend liegt es an den Führungskräften und Community Managern dieses Problem anzugehen und im besten Fall weitestgehend zu beseitigen.

Auch im Kleinen kann Relevanz gemessen werden. Veröffentlichen Sie einen Beitrag im Social Intranet, haben die Kollegen durch „Interessant“-Markierungen oder Kommentare die Möglichkeit darauf zu reagieren. Es gibt immer Beiträge, die mehr Reaktionen hervorrufen als andere. Aber generell kann durch die Anzahl der Reaktionen in gewissem Maße auch die Relevanz des Beitrages gemessen werden. Reagieren viele Kollegen darauf, so heißt das, dass die veröffentlichte Information für viele wichtig bzw. relevant war.

Relevanz von Informationen durch Visualisierungen kenntlich machen

Bilder und Grafiken helfen, einen Beitrag interessant zu machen und die Aufmerksamkeit der Kollegen darauf zu lenken. Es ist lohnenswert Zeit zu investieren, um Informationen grafisch aufzuwerten. Kollegen reagieren eher auf eine schöne, leicht verständliche Grafik als auf einen langen Text. Mit einer Grafik bringen Sie im Social Intranet relevanten Informationen auf den Punkt. Kollegen benötigen weniger Zeit beim Konsum der Beiträge und sind dann auch eher gewillt noch einen Kommentar hinzuzufügen.

Wie Sie sehen, ist Ihnen und Ihren Kollegen in Sachen interner Kommunikation und Informationsverteilung relevanter Inhalte mit einem Social Intranet sehr geholfen. In unserem White Paper „Einführung in Social Intranet und Social Business“ erhalten Sie viele hilfreiche Informationen über weitere Mehrwerte eines Social Intranet für Ihr Unternehmen.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Magnus Akselvoll.