Mitglieder individuell informiert halten

Wie informieren Sie Ihre Mitglieder? Läuft die Informationsverteilung in Ihrem Verband noch über einen Newsletter und E-Mail-Verteiler? Fassen Sie zusätzlich die wichtigsten Themen und Ergebnisse Ihrer Gremien noch in Rundschreiben zusammen?

Das bedeutet dann, dass alle Ihre Mitglieder regelmäßig eine Flut von Informationen erhalten. Das ist im besten Fall eine sehr umfassende, breitgefächerte, allgemeine Benachrichtigung – bedeutet aber gleichzeitig auch, dass sich Ihre Mitglieder die für sie persönlich relevanten Informationen aus dieser Flut an Nachrichten selbst herausfiltern müssen.

Das sorgt bei den meisten Mitgliedern für Frust – aus verschiedenen Gründen:

• Verlust an Interesse: zu viel ungezielte Information verringert das Interesse der Mitglieder über die Zeit.
• Sinkende Relevanz: eine Flut an nicht-personalisierten Nachrichten führt oft zu einer allgemeinen sinkenden Relevanz der Verbandsthemen bei den Mitgliedern
• Teufelskreis: wichtige Nachrichten gehen unter und werden dann erneut gesendet. Dadurch wird die Informationsflut noch größer und die Benachrichtigungen doppeln sich und sinken gleichzeitig für Ihr Mitglied in der Relevanz und Wichtigkeit. Aus dieser sinkenden Relevanz-Spirale ist es mit einem Newsletter als Informationsverteilung kaum möglich, wieder herauszukommen.
• Verbandsleistungen werden unterschätzt: Die Mitglieder bekommen nur am Rande mit, was Ihr Verband für Leistungen erzielt und unterschätzen diese.
• Sinkende Beteiligung: Nicht-informierte Mitglieder partizipieren selbst nicht aktiv im Verbandsalltag, weil ihnen der Zugang zu den aktuellen Themen fehlt.
• Mitglieder-Bindung sinkt: zu den schlecht informierten Mitgliedern gelingt es leider kaum eine emotionale Bindung aufzubauen, durch die sie sich Ihrem Verband wirklich verbunden und zugehörig fühlen.

Wie gelingt es Ihnen, Ihre Mitglieder individuell informiert zu halten?

Mit einem Mitgliederportal für Ihren Verband, auf dem Sie durch eine klare Struktur Ihre Informationen bündeln und auffindbar machen!

Ihre Mitglieder und Verbandsthemen werden in Gruppen und Themenkomplexe zusammengefasst, so dass Sie sicherstellen können, dass jedes Ihrer Mitglieder die persönlich relevanten Themen ausgespielt bekommt und regelmäßig über die individuell bedeutsamen Bereiche genauso zuverlässig wie über die allgemeinen, übergreifenden Verbandsthemen informiert wird.

So holen Sie alle Mitglieder individuell ab und halten sie informiert:

• Das Interesse des einzelnen Mitglieds wird durch gezielte Informationsverteilung und präzise Relevanz gesteigert und die Mitarbeit an den betreffenden Verbandsthemen motiviert.
• Jede Information erreicht bereits bei der ersten Veröffentlichung auf dem Mitgliederportal zeitgleich und zuverlässig die Zielgruppe, die sie informieren soll.
• Alle Mitglieder Ihres Verbandes können sich auf der internen Plattform über die Aktivität und Dynamik Ihrer Organisation überzeugen.
• Selbst weniger aktive Mitglieder werden über eine wöchentliche Zusammenfassung per E-Mail regelmäßig über alle Meilensteine und wichtigen Verbandsthemen informiert.
• Ihre Mitglieder entscheiden sich, je nach persönlicher Präferenz, auf welchen der vier verschiedenen Kanälen sie das Mitgliederportal nutzen: . Im Web, mobil, als App oder über die E-Mail-Zusammenfassungen.
• Austausch und Zusammenarbeit werden gefördert: Dokumente können strukturiert an Beiträge angehängt und durch Verschlagwortung auffindbar gemacht werden. Viele Funktionen fördern die interaktive Zusammenarbeit (soweit sie gewünscht) ist.
• Durch die gezielte Information und Einbindung Ihrer Mitglieder in die individuell relevanten Themen, gelingt Ihnen automatisch eine engere Verbundenheit Ihrer Mitglieder zum Verband.
• Events und Sitzungen: Im Kalender werden alle relevanten Termine gesammelt und je nach Blickwinkel und Verantwortungsbereich dargestellt.

Wie das dann im Verbandsalltag aussieht?

Das hat uns Dr. Katharina Eylers (Bereichsleiterin Industrie 4.0 und Technische Regulierung) vom Bitkom erzählt:

„Ich komme mir wie ein Informationsverteilungszentrum vor. Ich bekomme den ganzen Tag über viele bunte “Informations-Bälle” zugeworfen und verteile sie an die richtigen Gremien. Wie die Mitglieder meine Rolle sehen, ist sehr unterschiedlich und sehr interessant. Ein Mitglied hat mal gesagt: “ von der Frau Eylers bekomme ich ja immer die neuesten Informationen”, dabei hatte derjenige persönlich noch nie Kontakt zu mir aufgenommen, hat aber das Gefühl, dass er mich gut kennt, das freut mich dann, weil ich dann ja doch einen Impact auf ihn hatte.“

Das bedeutet also, dass die Relevanz der Informationen für die Einzelnen wieder steigt, weil Ihre Mitglieder darauf vertrauen können, dass die Nachrichten, die sie erhalten haben, auch individuell für sie persönlich einen echten Mehrwert darstellen.

So starten alle Ihre Mitglieder auf einem ganz anderen, zugeschnittenen Informationsniveau und mit einer gesteigerten Motivation bei der Verbandsarbeit durch. Sie können sich gezielt mit den für sie relevanten Themen beschäftigen und haben den vollen Überblick über Ihre Themen und Gremien.

Der Teufelskreis der unübersichtlichen Nachrichtenflut kann durchbrochen werden, die Struktur sorgt dafür, dass Nachrichten nicht doppelt und dreifach verschickt werden.

Ihre Mitglieder beginnen E-Mails und Nachrichten wieder vertrauensvoll zu schätzen, da sie wissen, dass die Informationen vorab für sie gefiltert und kanalisiert wurden.

Sie vertrauen darauf, individuelle informiert gehalten zu werden. Und das führt dazu, dass sie sich gerne (wieder) aktiv in Ihrer Verbandsarbeit einbringen und sich aktiv an Arbeitskreisen und Gremienarbeit beteiligen und sich Ihrem Verband stärker persönlich verbunden fühlen.