So fördern Sie die ehrenamtliche Arbeit in Ihrem Verband

Das Ehrenamt stirbt seit Jahren aus. Zu viele Verbände sehen dabei tatenlos zu oder investieren ihre wertvolle Zeit in wenig erfolgreiche Rettungsversuche. Eine Veränderung des Designs, ein hybrides Modell und ein Podcast sollen dabei helfen, strukturelle Defizite auszugleichen und neue Interessenten für das Ehrenamt zu gewinnen.
Aber ist dies ausreichend?

Das Ausführen von ehrenamtlichen Aufgaben bringt viele Pflichten mit sich, bietet aber oftmals wenig Vorteile. Die positiven und negativen Aspekte eines Ehrenamts stehen für viele Interessenten in keinem Verhältnis.

Arbeit kostet Zeit, und Zeit ist Geld. Da ehrenamtliche Arbeit in der Regel monetär nicht vergütet wird, mangelt es oftmals an einer grundlegenden Motivation für das Ehrenamt. Daher muss jeder Verband selbstständig entsprechende Motivatoren etablieren, um Interessenten für das Ehrenamt finden und begeistern zu können. Doch vielen Verbänden fehlt es hier an Inspiration und Möglichkeiten.

Zusätzlich empfinden ehrenamtliche Mitglieder leider häufig nicht genug Anerkennung. Dabei ist das Bedürfnis danach im Ehrenamt besonders hoch. Denn Mitglieder investieren ihre oft private Zeit in eine zusätzliche Aufgabe, die ihnen keinen messbaren Mehrwert bietet.

Veraltete Kommunikationskanäle und Werkzeuge nehmen Ehrenamtlichen zusätzlich die letzte Motivation an ihrer Aufgabe. In vielen Verbänden erfolgt die Zusammenarbeit im Ehrenamt umständlich und schleppend. Da dort in der Regel die E-Mail das Mittel der Wahl ist, sind viele Informationen zu verstreut oder werden nicht zeitnah gelesen. Stattdessen erwartet Ehrenamtliche häufig eine regelrechte Flut von irrelevanten E-Mails. Dies sorgt für Frust und nimmt Mitgliedern das Interesse an ihren ehrenamtlichen Aufgaben.

Viele ehrenamtliche Mitglieder können sich aufgrund ihrer Hauptbeschäftigung nicht immer sowohl an der ehrenamtlichen Arbeit als auch an fest terminierten Treffen, Telefonkonferenzen und Online-Meetings beteiligen. Somit haben sie keine Möglichkeit, ihre wertvolle Meinung und Expertise zur Verfügung zu stellen. Das individuelle Wissen Ihrer Mitglieder wird nicht berücksichtigt und geht somit verloren.

Vielen Verbänden fehlt es an einem nachhaltigen Weg, um allen Mitgliedern dieselbe Basis für ihre Arbeit zu bieten. Oftmals müssen Mitglieder verpasste Ereignisse, Informationen und Ergebnisse eigenständig zusammentragen und nachbearbeiten. Komplexe Sachverhalte müssen so von jedem einzelnen Mitglied erarbeitet und durchdacht werden. Dies ist umständlich und zeitintensiv. Daher stagniert und reduziert sich das Engagement der ehrenamtlichen Mitglieder zwangsläufig in einem solchen Fall.

Ehrenamtliche Mitglieder sind nicht immer auf dem aktuellen Stand und verlieren häufig die Übersicht über ihre Aufgaben. Denn in zu vielen Verbänden dienen sowohl E-Mails als auch zusätzliche Systeme als Werkzeuge und Kommunikationskanäle. Daher liegen wichtige Informationen nicht offen vor und sind schwierig auffindbar.

Eine Zusammenarbeit an Dokumenten und Unterlagen wird somit um ein Vielfaches erschwert. Denn Dokumente müssen umständlich via E-Mail verteilt werden, um alle Beteiligten auf den aktuellen Stand zu bringen. Bei paralleler Bearbeitung werden wichtige Anpassungen übersehen und gehen verloren.

Abstimmungen können nicht zeitnah getroffen werden, denn eine flüssige Kommunikation ist der Natur von E-Mails entsprechend nicht möglich. Nicht alle Beteiligten sind zu jeder Zeit in der Lage, auf Rückfragen oder Anmerkungen entsprechend zu antworten. Auch können Beteiligte aus dem Empfängerkreis herausfallen und werden somit aus der Abstimmung ausgeschlossen. Im schlimmsten Fall werden die Stimmen von Mitgliederkreisen oder Ehrenamtlichen nicht zielgerichtet adressiert und können somit nicht gehört werden. Der Verband kennt die Interessen seiner Mitglieder somit nicht und ist nicht in der Lage, seine Branche optimal zu vertreten.

Die gute Nachricht zuerst: Ja, das Ehrenamt lässt sich retten. Und es ist gar nicht schwer.

Erschaffen Sie in Ihrem Verbandsnetzwerk einen zentralen Ort, an dem sich alle Mitglieder treffen, austauschen und gemeinsam arbeiten können. Bieten Sie mit einem interaktiven Mitgliederportal einen Platz für Informationen aller Art wie Unterlagen, Termine, Dokumentationen, Vorlagen und Aufgaben, damit die Gremienmitglieder nicht lange suchen müssen. So steht allen Mitgliedern eine breite und einfache Palette an Werkzeugen zur Verfügung, die schnell im Alltag genutzt werden kann. Dies hebt Motivationsfaktoren und ermöglicht es, schneller und effektiver zwischendurch mitzuwirken.

Erschaffen Sie eine interaktive Sammlung von Wissen. Von Gerichtsurteilen über Projektübersichten bis hin zu speziell für das Gremium zugeschnittene Wissensvorlagen finden alle Mitglieder gleichermaßen schnell und einfach passende Informationen und Erkenntnisse.

Vereinfachen Sie die gemeinsame Arbeit Ihrer Ehrenamtlichen und Gremienmitglieder um ein Vielfaches durch die Möglichkeit der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung. In Echtzeit oder versetzt bearbeiten Ihre Mitglieder Office-Dokumente direkt im Browser und ohne zusätzliche Lizenzen. Zusätzlich kann der Änderungsmodus erzwungen werden, damit keine Anpassungen übersehen werden können. Es entfällt dabei die gesamte Zusammenführung der Dokumente, denn alle Mitglieder arbeiten immer am gleichen Dokument und haben somit auch immer den aktuellsten Stand vor sich.

• Schnelle Kommunikation bringt schnelles Verständnis: Ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern eine schnelle Übersicht über aktuelle Entwicklungen, relevante Zwischenstände und Ergebnisse. Denn je schneller sich Ihre Mitglieder auf den neuesten Stand bringen können, desto weniger Anlaufzeit benötigen sie für eine wertstiftende Mitwirkung.
• Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamt wird vereinfacht: Erleichtern Sie den Austausch Ihrer Mitglieder durch eine vollständige Kommunikationshistorie. Dank eines gemeinsamen Beitragsverlaufes können alle bisherigen Ideen, Erkenntnisse und Ergebnisse sofort eingesehen und genutzt werden. Alle notwendigen Informationen sind zentral abgelegt und werden von Mitgliedern bedarfsgerecht aufgefunden.
• Schnelles Auffinden von Dateien: Ermöglichen Sie Ihren Mitgliedern, Haupt- und Ehrenamtlichen eine optimale Dateiablage durch eine klare und native Struktur. Dabei werden zusätzliche Metadaten erfasst, nach denen anschließend gesucht und gefiltert werden kann. Alle Datei-Links, die in Ihrem Netzwerk verwendet werden, führen immer zur aktuellsten Version der abgelegten Datei. So werden Kollisionen mit älteren Versionen vermieden und alle Mitglieder greifen immer auf die aktuelle Datei zu.
• Neue Mitwirkungsformen mit niedrigeren Hürden: Holen Sie wertvolle Meinungen und sehr spezifische Eindrücke Ihrer Mitglieder zu einem bestimmten Thema ein. Mithilfe von Kurzumfragen, Stimmungsbarometern oder zuvor erhobenen Meinungsbilder holen Sie kurzfristig wertvolle Eindrücke Ihrer Mitglieder ein und ermöglichen Ihren Mitgliedern eine weiterführende Mitwirkung zu diesen Themen. Die wahrgenommenen Hürden einer aktiven Mitarbeit werden somit schwindend gering.
• Optimales Integrieren von neuen Mitgliedern: Gestalten Sie den Start neuer Ehrenamtlicher schnell und reibungslos. Durch den Beitragsverlauf und die Auffindbarkeit bisheriger Stände und Entscheidungen können sich Mitglieder selbstständig und unkompliziert einlesen. So werden neue Ehrenamtliche schneller eingebunden und können ohne großen Aufwand direkt mitwirken.