Agiles Arbeiten

Die Geschichte der agilen Arbeit beginnt im Frühjahr 2001 mit einem Treffen von 17 Software-Entwicklern im US-Bundesstaat Utah. Dort entsteht nach gemeinsamen Debatten das sogenannte “Manifesto for Agile Software Development“, welches die zwölf, bis heute gültigen, Grundprinzipien für agile Software-Entwicklung festhält:

1. Hohe Kundenzufriedenheit durch eine frühe und kontinuierliche Auslieferung des Produkts
2. Anforderungsänderungen sollen jederzeit willkommen geheißen werden
3. Auslieferung eines funktionierenden Produkts zum frühestmöglichen Zeitpunkt
4. Tägliche multidisziplinäre Zusammenarbeit
5. Mitarbeitende arbeiten selbständig an Projekten, erhalten aber, wenn nötig, Unterstützung
6. Informationen sollten am besten persönlich übermittelt werden
7. Ein funktionierendes Produkt ist der beste Indikator für Fortschritt
8. Aufrechterhaltung eines konstanten Entwicklungstempos
9. Hohe Qualität und durchdachte Designs im Fokus
10. Einfachheit is key
11. Selbstorganisierte Teams erzielen die besten Ergebnisse
12. Regelmäßiges Feedback innerhalb des Teams verbessert die Zusammenarbeit

Heutzutage finden sich diese Prinzipien in unzähligen anderen Kontexten wieder und Unternehmen in verschiedensten Branchen wenden sie an.

Eine agile Arbeitsweise zeichnet sich dadurch aus, dass sie starre und häufig veraltete Methoden aufbricht und durch sogenannte “agile Methoden” ersetzt.
Für diese Methoden ist wiederum charakteristisch, dass sie die Mitarbeitenden eines Teams dazu ermutigen, selbstorganisiert an Projekten zu arbeiten, sich gegenseitig zu unterstützen und gemeinsam Probleme zu lösen.
Dadurch ergibt sich für die Mitarbeitenden häufig ein größerer Handlungsspielraum und weniger feste Vorgaben für die Lösung ihrer Aufgaben. Sie können so zum Beispiel meist ihre Arbeitszeiten selbst festlegen und flexibel anpassen und sie sind durch Remote Arbeit nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Denn im Fokus der agilen Arbeitsweise steht vielmehr die Lösung der Arbeitsaufgabe und das Ergebnis der Arbeit und weniger der feste Arbeitsort. Die Arbeit wird vom festen Arbeitsort entkoppelt, die Mitarbeitenden verknüpfen Arbeit nicht mit einer Arbeitsstätte, sondern mit einem Arbeitsergebnis.

Bei der Nutzung agiler Methoden gibt es klare Vorgehensweisen und konkrete Anwendungsfelder. Die sonst sehr freie Arbeitsweise erhält dadurch eine gewisse Struktur, den Mitarbeitenden steht gleichzeitig eine Anleitung zur Nutzung der Methoden zur Verfügung.

Auch der Kundenkontakt sowie regelmäßiges Feedback durch die Kund:innen spielen bei agiler Arbeit eine entscheidende Rolle. Die Unternehmen stellen ihrer Kundschaft regelmäßig Testversionen bereit oder holen sich regelmäßig Feedback ein. So lernen die Unternehmen neue Perspektiven kennen und können das entsprechende Produkt schnell und präzise an die Bedürfnisse ihrer Kundschaft anpassen.

Anders als bei der klassischen Produkt- und Software-Entwicklung veröffentlichen agile Unternehmen zunächst funktionsfähige Testversionen, bevor sie die finale Version des Produkts auf den Markt bringen. Mithilfe des Kundenfeedbacks entwickeln sie ihr Produkt kontinuierlich weiter.
Dadurch können agile Unternehmen jederzeit auf Kritik, Wünsche oder Veränderungen der Umstände reagieren, was nicht nur zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -bindung beitragen kann, sondern auch zu einem klaren Wettbewerbsvorteil führt.

Die bereits erwähnten agilen Methoden haben, wie die agile Arbeit selbst, ihren Ursprung ebenfalls in der Software-Entwicklung, allerdings finden sie heute in vielen anderen Branchen ebenfalls Anwendung. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen oder Hersteller schneller auf Veränderungen der äußeren Umstände oder von Nutzungsanforderungen reagieren können.
Inzwischen nutzen Unternehmen viele verschiedene Methoden, um ihre Arbeitsweise agiler zu gestalten:

1. Kanban

Kanban ist eine agile Produktmanagement-Methode, bei der häufig ein sogenanntes “Kanban Board” zum Einsatz kommt. Es soll den Workflow eines Unternehmens bzw. eines Teams visualisieren und effizienter gestalten. Dazu werden alle Aufgaben des jeweiligen Teams auf je einen (digitalen) Post-it geschrieben und auf ein Whiteboard, eine Pinnwand oder eine digitale Oberfläche gepinnt, die in fünf Abschnitte geteilt sind:

1. “Backlog”: Dieser Abschnitt dient als Übersicht, auf welcher alle Aufgaben gesammelt und nach Priorität geordnet sind
2. “To do”: Priorisierte Aufgaben kommen in diesen Abschnitt und sollen schnellstmöglich bearbeitet werden
3. “Work in Progress (WIP)”: Hier sammeln sich die Aufgaben, die aktuell bearbeitet werden
4. “Verify”: Aufgaben in diesem Abschnitt sind eigentlich abgeschlossen, müssen aber noch getestet oder von einer:m Kolleg:in revidiert werden, um eventuelle Fehler zu erkennen und korrigieren zu können
5. “Done”: Dieser Abschnitt dient zur Übersicht aller bereits erledigten Aufgaben

Damit die Kanban Methode funktionieren kann, müssen alle Beteiligten darauf achten, den Status ihrer jeweiligen Aufgaben regelmäßig zu aktualisieren. Außerdem bietet es sich an, das Board auf begrenzte Zeiträume auszulegen und regelmäßig zu leeren, damit es aktuell und übersichtlich bleibt. Um den Überblick zu behalten, können die Teams nach Beendigung eines Zeitraums zum Beispiel alle Tasks, egal in welcher Phase sie sich befinden, vom Kanban Board nehmen und neu evaluieren.

Die Aufgabenverteilung steuert dabei entweder eine Führungskraft, oder erfolgt nach dem sogenannten “Pull-Prinzip”. Dabei suchen sich die Mitarbeitenden die Aufgaben selbst aus. Hat ein Team beispielsweise gerade freie Kapazitäten, zieht es sich eine passende Aufgabe aus “To do” auf “WIP”.
Um einen Überfluss von Aufgaben und daraus resultierende Überlastung zu vermeiden, bietet es sich an, die Anzahl der maximalen Aufgaben auf einen gewissen Zeitraum zu begrenzen. Daraus resultiert gleichzeitig eine natürliche Selektion, da die Priorisierung der einzelnen Aufgaben so besonders entscheidend ist.

2. Scrum

Neben Kanban ist Scrum wahrscheinlich die bekannteste Methode der agilen Arbeit. Dabei wird in sogenannten “Sprints”, also klar definierten Zeiträumen, in welchen ein vorher definiertes Ziel verfolgt wird, gearbeitet. Auf jeden Sprint folgt eine “Sprint Review“, bei welcher die Ergebnisse dessen evaluiert und während des Sprints entstandene Fehler aufgezeigt werden, um gemeinsame Lösungen zu finden. Neben der Aufarbeitung von Fehlern besprechen die Beteiligten auch die Dinge, die besonders gut verlaufen sind.
Nach Beendigung eines Scrum-Zyklus beginnt unmittelbar der nächste Sprint.

3. Design Thinking

Die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzenden eines Produkts stehen in keiner agilen Methode so im Fokus wie bei Design Thinking. Die Produktentwicklung konzipiert ein Produkt aus der Perspektive der Nutzenden, sodass es bestmöglich deren Anforderungen entspricht.
Um die passenden Einblicke zu erhalten und sich in die Kund:innen hineinversetzen zu können, durchläuft ein Team beim Design Thinking typischerweise sechs Stufen:

1. Verstehen: Wie ist die Ausgangslage? Welche Person steht vor welcher Herausforderung?
2. Beobachten: Erste Berührungspunkte zwischen den Nutzenden und dem Unternehmen mittels Interviews und Beobachtungen
3. Standpunkt: Formulierung eines Standpunkts auf Grundlage der Beobachtungsergebnisse: Wer ist die Kund:in und welche Herausforderung gilt es zu überwinden?
4. Ideen: Sammlung von Ideen für einen Lösungsansatz
5. Prototyping: Bau des ersten Prototyps des Endprodukts
6. Test: Erster Test des Prototyps mit der Kund:in, um aussagekräftiges Feedback zu erhalten

Dieser Zyklus wiederholt sich so lange, bis das Ergebnis eine Lösung ist, die alle Bedürfnisse und Anforderungen der Kund:in erfüllt. Danach wird das Produkt übergeben und das Design Thinking gilt als abgeschlossen.

4. Lean Startup

Auch bei der Methode des Lean Startups geht es darum, die Kund:innen stark in den Entwicklungsprozess eines Produktes miteinzubeziehen. Der Lean Startup Prozess läuft in drei Stufen ab:

1. Build: Eine erste (minimal) funktionsfähige Version des Endprodukts entsteht
2. Measure: Kund:innen erhalten die Möglichkeit, das Produkt zu testen, anschließend erhebt das Unternehmen qualitatives und quantitatives Feedback
3. Learn: Der Hersteller wertet das Feedback aus und entwickelt das Produkt auf Grundlage dessen weiter

Auch dieser Zyklus kann beliebig oft wiederholt werden und liefert dem Unternehmen bereits in einer frühen Entwicklungsphase Einblicke darüber, welche Funktionen des Produkts bedeutend bzw. unbedeutend für die Nutzenden sind. Positiver Nebeneffekt: Der Fokus während der Entwicklung passt sich agil den Anforderungen an.

5. Extreme Programming (XP)

Diese agile Methode spielt sich im Kern der Software-Entwicklung ab, kann aber auf andere Branchen übertragen werden. Die Bearbeitung der Aufgabe findet dabei paarweise statt. Zwei Menschen arbeiten gemeinsam an einem Gerät und überprüfen einander mithilfe des Vier-Augen-Prinzips. Dadurch machen die Mitarbeitenden weniger Fehler in den Arbeitsprozessen, arbeiten besser im Team zusammen und können die Qualität des Endergebnisses steigern.
Ein weiterer Aspekt von XP ist es, vor dem Schreiben des eigentlichen Codes, bzw. vor der Produktion des Produkts, einen Testcode oder eine Testversion anzufertigen, um diese leicht auf Fehler überprüfen zu können.

Die Implementierung agiler Arbeitsmethoden kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil bringen. Neben diesem birgt agile Arbeit aber noch viele weitere Vorteile, sowohl für das Unternehmen, die Mitarbeitenden als auch für die Kund:innen:

1. Höhere Handlungsfähigkeit: Dank agiler Arbeit sind Unternehmen bzw. Teams meist in der Lage, schnell auf Veränderungen, z. B. strukturelle, wirtschaftliche oder politische Änderungen, interne Umstellungen oder neue Anforderungen an das Endprodukt, schon während des Arbeitsprozesses zu reagieren.
2. Geringeres Risiko: Schnell auf Veränderungen reagieren zu können, bringt ebenfalls den Vorteil einer risikoärmeren Produktentwicklung mit sich. Dazu tragen auch regelmäßige Tests bei, die gemeinsam mit den Kund:innen durchgeführt werden. Die Entwickler:innen erhalten meist direktes und ehrliches Feedback, welches dafür sorgt, dass das Fehlerpotential immer weiter abnimmt.
3. Mehr Kreativität und Produktivität: Die Anwendung agiler Methoden motiviert Mitarbeitende häufig dazu, kreative und unkonventionelle Lösungen zu entwickeln, um die Anforderungen der Kund:innen bestmöglich zu erfüllen. Das trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeitenden mehr mit ihrer Arbeit identifizieren können und häufig effizienter und produktiver an dem jeweiligen Projekt arbeiten.
4. Gesteigerte Erfolgschancen: Ein Produkt, das ein Unternehmen in enger Absprache mit den Kund:innen entwickelt, hat höhere Chancen, in seiner finalen Version den Anforderungen der Kundschaft zu entsprechen und hohen Anklang zu finden.
5. Höhere Attraktivität des Unternehmens: Gerade jüngere Arbeitnehmer:innen legen oft viel Wert auf selbstorganisierte und flexible Arbeit. Unternehmen, die agile Arbeitsmethoden anwenden, gelten als attraktive Arbeitgeber und laufen so weniger Gefahr, unter den Folgen des Fachkräftemangels zu leiden.
6. Stärkere Kundenorientierung und -bindung: Haben die Kund:innen das Gefühl, dass ein Produkt speziell für sie entwickelt wird und sie sogar Einfluss auf die Entwicklung nehmen können, führt dies meist dazu, dass sie dem Unternehmen vertrauen. Dieses Vertrauen kann das jeweilige Unternehmen nutzen, um, mit kontinuierlicher Verbesserung des Produkts oder der Entwicklung weiterer Produkte, die Treue ihrer Kund:innen zu gewinnen und diese an sich zu binden.

Das Entstehen der agilen Arbeit in der Software-Entwicklung ist kein Zufall. In dieser schnelllebigen Branche, in welcher Innovation ein entscheidender Faktor für wirtschaftlichen Erfolg ist, brauchen Unternehmen eine Arbeitsweise, die einen gewissen Freiraum für Weiterentwicklungen schafft und einen klaren Fokus auf das Endprodukt legt, statt auf starre Arbeitsregularien zu pochen.
Doch gerade seit der Globalisierung haben sich diese Anforderungen auch auf andere Branchen übertragen, weshalb Unternehmen dort auch vermehrt auf agile Arbeit setzen. Viele Unternehmen verbinden diese Arbeitsweise direkt mit der Widerstandsfähigkeit auf dem modernen Arbeitsmarkt.

Daher lässt sich sagen, dass fast jedes Unternehmen vom Einsatz agiler Methoden profitieren kann. Ob dieser Einsatz im gesamten Unternehmen oder nur in einzelnen Abteilungen stattfindet, hängt stark von der bisherigen Arbeitsweise, der Branche und dem bestehenden Kundenstamm ab.

Für ein nachhaltiges Gelingen von agiler Arbeit in einem Unternehmen braucht es die passenden Voraussetzungen.
Dazu zählen die Unternehmenskultur und der Führungsstil des Unternehmens. Agilität innerhalb eines Unternehmens kann nur schwer entstehen, wenn die Führung den Mitarbeitenden Eigeninitiative verwehrt und von ihnen abverlangt, nur nach Vorgaben zu handeln.
Auch feste Arbeitszeiten bzw. -plätze sind nicht förderlich, da es so weniger um die zu erledigenden Aufgaben geht, sondern vielmehr um die Erfüllung eines gewissen Zeitkontingents. Eine agile Arbeit setzt voraus, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, von welchem Ort aus sie ihrer Tätigkeit nachgehen. Diese Flexibilität fördert eine höhere Reaktionsfähigkeit (bspw. in Krisensituationen, die eine Arbeit vor Ort erschweren) und schont zusätzlich durch den Wegfall eines starren Arbeitsplatzes sowie durch den Arbeitsweg Ressourcen.
Dadurch profitieren einerseits die Mitarbeitenden, da sie ihre Arbeit besser an ihren Alltag anpassen können, was zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen kann. Andererseits kann das Unternehmen auf diese Weise laufende Kosten für Strom, Wasser oder Heizung minimieren und es profitiert von motivierten und zufriedenen Mitarbeitenden, da ihnen mehr Selbstorganisation gewährt wird.
Daneben sind auch die sozialen Strukturen innerhalb des Unternehmens entscheidend. Produktiver Austausch findet nur bei einer transparenten und ehrlichen Kommunikation statt, in der Probleme offen kommuniziert werden. Eine solche Kommunikationskultur sollte innerhalb der verschiedenen Hierarchien eines Unternehmens und darüber hinaus stattfinden.
Eine offene Fehlerkultur spielt ebenfalls eine wichtige Rolle, da es ganz natürlich ist, dass während der Software- oder Produkt-Entwicklungen immer wieder Fehler auftreten. Sie sind in einer offenen Fehlerkultur als Chance zu verstehen. Die Unternehmen nutzen Fehler, um daraus zu lernen und ähnliche Fehler in Zukunft zu vermeiden. Dies regt Mitarbeitende sogar eher dazu an, innovative und unkonventionelle Lösungsansätze zu entwickeln.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, kann ein Unternehmen verschiedene agile Methoden einführen. In diesem Prozess zeigt sich, welche am besten für das jeweilige Unternehmen geeignet sind. Mit den gewonnenen Erkenntnissen können Unternehmen ihre Strukturen gezielt optimieren und ihre Arbeitsweise so anpassen, dass sie letztendlich agil arbeiten.

Agiles Arbeiten hat sich als eine der zentralen Methoden etabliert, um Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger zu machen. Der Fokus auf Teamarbeit, das regelmäßige Feedback und die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse befähigen Unternehmen zu einer schnellen Reaktionsgeschwindigkeit bei Veränderungen und dazu, ihre Produkte zielgerichteter und kundenorientierter zu entwickeln. Die verschiedenen agilen Methoden, wie Scrum, Kanban oder Design Thinking, bieten klare Strukturen und gleichzeitig die Freiheit, flexibel und kreativ zu arbeiten.

Doch agile Arbeitsweisen erfordern mehr als nur die Einführung bestimmter Methoden. Sie basieren auf einer Unternehmenskultur, die Eigeninitiative und Selbstorganisation fördert, sowie ein Führungsverständnis, das Vertrauen und offene Kommunikation unterstützt. Nur in einem Umfeld, das diese Werte lebt, kann Agilität wirklich erfolgreich umgesetzt werden.

Für Unternehmen bedeutet die Implementierung agiler Arbeit nicht nur eine Anpassung der Arbeitsmethoden, sondern auch eine grundlegende Veränderung der Unternehmenskultur. Wer diese Veränderungen erfolgreich umsetzt, wird einerseits in der Lage sein, schneller auf Marktanforderungen zu reagieren und andererseits auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden sowie der Kund:innen zu steigern.