Funktioniert BYOD in Ihrem Unternehmen?

Um BYOD erfolgreich in einem Unternehmen einführen zu können, müssen die passenden Voraussetzungen vorhanden sein oder ggf. geschaffen werden. Dazu zählen einerseits die technischen Herausforderungen, welche sicherstellen, dass die privaten Geräte der Mitarbeitenden für alle erforderlichen Programme und Apps geeignet sind.
Andererseits müssen aber auch organisatorische und rechtliche Voraussetzungen erfüllt werden. Alle Mitarbeitenden sollten wissen, welche Berechtigungen sie haben und worauf sie bei der Verwendung ihres eigenen Geräts achten müssen.

Technische Voraussetzungen

1. Der passende Gerätetyp: Um das eigene Gerät möglichst effektiv zu nutzen, sollten Mitarbeitende darauf achten, dass es auf ihren persönlichen Aufgabenbereich zugeschnitten ist. Es ist ebenfalls sinnvoll, wenn sich Mitarbeitende die Frage stellen, ob sie jedes ihrer privaten Geräte auch für die Arbeit benötigen. Während es in Bereichen wie Sales durchaus sinnvoll sein kann, neben dem Laptop noch das private Smartphone zu nutzen, können mehrere Geräte in anderen Abteilungen auch überfordernd wirken.
2. Kompatibilität mit Unternehmenssystemen: Neben der Wahl des richtigen Geräts, sollte auch darauf geachtet werden, dass alle Programme oder Apps, wie zum Beispiel das Intranet des Unternehmens, reibungslos und zuverlässig auf dem Gerät funktionieren. Häufige Abstürze sind nicht nur frustrierend, dabei können auch wichtige Daten oder der Fortschritt eines ganzen Tages verloren gehen.

Organisatorische Voraussetzungen

1. Rollen von IT, Datenschutz und HR: Bevor Mitarbeitende beginnen an ihrem persönlichen Gerät zu arbeiten, ist es entscheidend, sich richtig darauf vorzubereiten. Dazu zählt einerseits, dass die IT alle wichtigen Programme installiert und einrichtet, aber auch, dass die HR-Abteilung die Mitarbeitenden in Themen wie Datenschutz und den Umgang mit unternehmensinternen Daten unterweist.
2. Schulungen und Sensibilisierung der Mitarbeitenden: Bei der Einführung von BYOD, der Implementierung neuer Programme oder zur Auffrischung bestimmter Themen sind entsprechende Schulungen essenziell. Diese stellen sicher, dass die Mitarbeitenden mit der vorhanden Technik bestmöglich umgehen können und immer auf dem neusten Stand sind. Es bietet sich an, regelmäßige Sicherheitsschulungen für die Mitarbeitenden durchzuführen, um diese für sicherheitsrelevante Themen wie Malware oder Phishing zu sensibilisieren.

Rechtliche Voraussetzungen

1. DSGVO-Konformität: Da bei der Nutzung privater Geräte auch personenbezogene oder andere sensible Daten verarbeitet werden, ist die Einhaltung der DSGVO eine Grundvoraussetzung für die Einführung von BYOD. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Daten auf den Geräten geschützt sind und nicht in falsche Hände geraten können. Technische Maßnahmen wie verschlüsselte Container oder eingeschränkte Zugriffsrechte helfen dabei, ein sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen. Mitarbeitende müssen außerdem zusätzlich, durch Schulungen, in datenschutzrelevanten Themen unterwiesen werden, um die Einhaltung der DSGVO im Alltag sicherzustellen.
2. Haftungsfragen und arbeitsrechtliche Regelungen: Eine klare Kommunikation darüber, wer im Falle eines Datenverlusts oder eines Sicherheitsvorfalls haftet, ist essenziell. Auch wenn das Gerät dem oder der Mitarbeitenden gehört, liegt die Verantwortung für den Datenschutz grundsätzlich beim Unternehmen, eine verbindliche BYOD-Vereinbarung kann hier für Klarheit sorgen. Darin sollten auch arbeitsrechtliche Aspekte geregelt werden, wie die Fragen, ob die Mitarbeitenden das Gerät während der Arbeitszeit privat nutzen dürfen, wie der Umgang mit Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten ist und ob und wie das Unternehmen bei der Einrichtung oder Support unterstützt.  So lassen sich Missverständnisse vermeiden und rechtliche Sicherheit schaffen.

New Work lebt in vielen Bereichen von Vertrauen zwischen dem Unternehmen und dessen Mitarbeitenden. Damit ein Konzept wie BYOD nachhaltig funktionieren kann, beruht es neben gegenseitigem Vertrauen auch auf klar definierten Richtlinien & Regeln, an denen sich Unternehmensführung und Mitarbeitende gleichermaßen orientieren können:

1. Zulässige Apps und Plattformen: Um zu verhindern, dass sensible Daten versehentlich in die Öffentlichkeit geraten oder dass Malware private Geräte infiziert, sollte im Vorfeld eindeutig festgelegt werden, welche Programme, Apps und Plattformen die Mitarbeitenden für die Arbeit nutzen dürfen. So lassen sich potenzielle Sicherheitsrisiken deutlich minimieren. Auch die Einführung eines Social Intranets wie tixxt kann im BYOD-Kontext sinnvoll sein. Mitarbeitenden steht damit eine DSGVO-konforme Plattform zur Verfügung, auf der sie sich austauschen, gemeinsam an Projekten arbeiten und Daten sicher hochladen können – ohne Sorge, dass Informationen unbeabsichtigt in falsche Hände geraten.
2. Regelungen zur Datenspeicherung, -übertragung und -sicherung: Da bei BYOD ein Unternehmen gegenüber dessen Mitarbeitenden ein hohes Maß an Vertrauen entgegenbringt, spielt der Umgang mit gespeicherten und verarbeiteten Daten eine zentrale Rolle. Um Missverständnissen vorzubeugen, legt das Unternehmen im Vorfeld bereits fest, welche Daten in welchem Zeitraum auf privaten Endgeräten gespeichert und verarbeitet werden dürfen. Dabei stellen sich unter anderem folgende Fragen: Müssen alle projektrelevanten Daten nach Abschluss gelöscht werden? Dürfen Daten ohne Personenbezug dauerhaft gespeichert bleiben? Gibt es eine generelle Frist zur Löschung sämtlicher Inhalte? Solche Regelungen sollten nicht nur verbindlich formuliert, sondern für alle Mitarbeitenden jederzeit zugänglich sein, um Transparenz zu gewährleisten und Unsicherheiten vorzubeugen. Auch der Aspekt der Datenübertragung erfordert klare Vorgaben: Welche Informationen dürfen über unternehmensinterne Cloud-Lösungen geteilt werden? Welche Daten sollten ausschließlich direkt und zielgerichtet an bestimmte Personen übermittelt werden?
3. Definition klarer Verantwortlichkeiten: Fehler können im Arbeitsalltag passieren – das ist normal. Entscheidend ist, dass im Fall des Falles die Verantwortung klar übernommen wird. Gerade bei BYOD ist es deshalb sinnvoll, Zuständigkeiten im Umgang mit Geräten und Daten von Beginn an eindeutig zu regeln. Wichtig dabei: Es geht nicht um Schuldzuweisungen, sondern darum, dass Fehler schnell erkannt und von der jeweils verantwortlichen Person behoben werden können. Klare Verantwortlichkeiten schaffen Transparenz, erleichtern die Nachverfolgung und sorgen dafür, dass Probleme nicht unnötig lange bestehen bleiben.
4. Nutzungskodex für Mitarbeitende: Um Fehler und Missverständnisse von vornherein zu vermeiden, ist ein allgemeiner Nutzungskodex für den Einsatz privater Geräte im Arbeitskontext sinnvoll. Inhalt und Umfang eines solchen Kodex hängen stark von der Unternehmenskultur ab und können entsprechend unterschiedlich ausfallen. Idealerweise entsteht der Kodex nicht als reine Vorgabe der Unternehmensleitung, sondern entwickelt sich im Austausch mit den Mitarbeitenden organisch. Das fördert nicht nur die Akzeptanz, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeitenden den Nutzungskodex im Alltag einhalten.

Sind die theoretischen Grundlagen für den Einsatz von BYOD im Unternehmen geschaffen, geht es nun darum, das Konzept in den bestehenden Unternehmensalltag zu implementieren.
Der erste Schritt sollte dabei die Einbindung der persönlichen Geräte in die bestehende IT-Infrastruktur sowie die Integration in die unternehmensintern genutzten digitalen Plattformen sein.
Dazu gehört, dass alle benötigten Programme und Apps auf den Geräten installiert und die entsprechenden Zugänge – etwa zum Social Intranet – eingerichtet werden.

Mobile Device Management

Um diesen Prozess zu erleichtern und gleichzeitig die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen des Unternehmens zu erfüllen, empfiehlt sich der Einsatz einer Mobile Device Management (MDM) Lösung. MDM-Software ermöglicht die zentrale Konfiguration der Geräte, das Verteilen und Aktualisieren von Anwendungen sowie im Ernstfall das Sperren oder Zurücksetzen eines Geräts bei Verlust oder Diebstahl. Viele dieser Lösungen bieten darüber hinaus integrierten Schutz vor Malware oder Phishing-Angriffen.

Die Auswahl der richtigen MDM-Software hängt dabei von den unternehmensspezifischen Anforderungen, wie zum Beispiel den verwendeten Geräten oder den Sicherheitsstandards des Unternehmens ab.

5 Beispiele für MDM-Software

Der Markt von MDM-Software bietet eine Vielzahl von Anbietern, zu ihnen zählen unter anderem:

• Blackberry
• Cortado
• IBM MaaS 360
• Kandji
• VMware

Container-Technologie

Ein häufiger Kritikpunkt bei BYOD ist das potenzielle Verschwimmen von beruflichen und privaten Lebensbereichen. Nutzen Mitarbeitende ihr eigenes Gerät, besteht die Gefahr, dass sie sich dauerhaft erreichbar fühlen, was sich negativ auf die Work-Life-Balance auswirken kann.

Eine mögliche Lösung bietet die Nutzung sogenannter Container-Technologien: Dabei wird das Gerät in zwei klar voneinander getrennte Bereiche unterteilt – einen privaten und einen beruflichen. Der geschäftliche Teil ist verschlüsselt und direkt mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden. Unternehmensspezifische Daten werden ausschließlich innerhalb dieses Containers gespeichert, was sowohl die Datensicherheit erhöht als auch eine klare Trennung zwischen Beruflichem und Privatem schafft.

Zusätzlich können verschiedene Nutzerprofilen oder Fokusmodi auf vielen Geräten regeln, welche Benachrichtigungen zugelassen sind und welche Anwendungen während der Arbeitszeit oder in der Freizeit genutzt werden dürfen.

Die Einführung von BYOD Strukturen kann den Mitarbeitenden und dem Unternehmen selbst deutliche Vorteile bringen, wodurch es dadurch konkurrenz- und zukunftsfähiger wird:

1. Erhöhte Flexibilität und Mobilität: Da Mitarbeitende ihre privaten Geräte in der Regel ständig bei sich tragen und diese nicht dauerhaft am Arbeitsplatz verbleiben, können sie ihre Arbeitsweise deutlich flexibler gestalten. Die erhöhte Mobilität ermöglicht es, nahezu ortsunabhängig zu arbeiten – sei es im Homeoffice, unterwegs oder bei kurzfristigen Veränderungen im Arbeitsumfeld. Im Fall einer Krankheitswelle im Büro o können so beispielsweise Mitarbeitende, die gesund von zu Hause aus arbeiten möchten, unkompliziert, im Homeoffice blieben. Das hält nicht nur den Arbeitsfluss aufrechter, sondern reduziert auch das Risiko einer Ansteckung.
2. Geringere Hardwarekosten für das Unternehmen: Durch die Nutzung ihrer privaten Geräte, muss das Unternehmen nicht mehr alle Mitarbeitenden mit Hardware ausstatten und kann dadurch Geld sparen. Um allen Mitarbeitenden die Chance zu geben, BYOD zu nutzen und sich bei ihnen erkenntlich zu zeigen, bietet sich finanzielle Unterstützung für die Anschaffung bzw. die Nutzung eines privaten Geräts an. Da die Mitarbeitenden die Geräte selbst auswählen und privat nutzen, ist die Chance, dass sie langfristig genutzt und vorsichtig behandelt werden, oft höher als bei gestellter Hardware. Das sorgt gleichzeitig dafür, dass die Geräte seltener ausgetauscht werden müssen, was ebenfalls zu einer Kostenreduzierung beiträgt.
3. Erhöhung der Nachhaltigkeit: Die in der Regel langfristigere Nutzung privater Geräte kann dazu beitragen, den durch das Unternehmen verursachten Elektroschrott deutlich zu reduzieren und leistet damit einen aktiven Beitrag zur Verbesserung der unternehmensweiten Nachhaltigkeit.
4. Schnellere Einarbeitung: Mitarbeitende sind mit ihren persönlichen Geräten in der Regel schon lange vertraut, weshalb die Einarbeitung deutlich schneller gehen kann. Sie kennen sich meist schon mit dem Betriebssystem und den Besonderheiten dessen aus und müssen sich lediglich Plattformen wie das Intranet ihres Unternehmens oder spezifische Programme einarbeiten.
5. Unterstützung der Work-Life-Balance & moderner Arbeitsmodelle: Als Teil der New Work fügt sich BYOD nahtlos in das Verständnis einer modernen, flexiblen Arbeitswelt ein und lässt sich gut mit Konzepten wie agiler Arbeit verknüpfen. Die dadurch gewonnene Flexibilität ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Arbeit besser an die Anforderungen ihres Alltags anzupassen. Das kann nicht nur zu einer ausgewogeneren Work-Life-Balance beitragen, sondern auch langfristig Stress reduzieren und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz stärken.

Neben den vielfältigen Vorteilen, die BYOD mit sich bringen kann, gibt es aber auch Risiken und Herausforderung, vor das ein Unternehmen und dessen Mitarbeitende gestellt werden:

1. Datenschutz- und Datensicherheitsbedenken: Egal wie viele Regelungen und Vorgaben es zur Einhaltung des Datenschutzes gibt, ist eine vollständige Einhaltung dieser niemals garantiert, daher besteht immer ein Restrisiko, wenn es um den vollständigen Datenschutz geht. Um dagegen vorzugehen, können Unternehmen ihre Mitarbeitenden regelmäßig in diesem Thema schulen und dazu anhalten, sich an alle Datenschutzrichtlinien zu halten. Plattformen wie tixxt zeichnen sich durch eine DSGVO-Konformität aus und bieten so keinen Raum für versehentliche Datenschutzverstöße.
2. Mangelnde Trennung zwischen Beruflichem und Privatem: Die Nutzung privater Geräte für berufliche Zwecke kann die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeitenden deutlich erhöhen. Gleichzeitig besteht jedoch die Gefahr, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit zunehmend verschwimmen – was langfristig zu Belastung und Erschöpfung führen kann. So kann es vorkommen, dass im Feierabend noch schnell auf eine E-Mail einer Kund:in reagiert wird oder die Arbeit an einem Projekt unbemerkt in die Abendstunden übergeht. Um dem entgegenzuwirken, kann es hilfreich sein, auf dem privaten Gerät getrennte Profile oder Nutzungsmodi für Arbeit und Freizeit einzurichten oder eine Container-Lösung zu nutzen. Benachrichtigungen und Zugriffsrechte bestimmter Programme lassen sich so gezielt steuern und unterstützt aktiv eine gesunde Work-Life-Balance.
3. Potenzielle Ablenkung durch private Apps: Genauso kann der umgekehrte Fall eintreten:  Die Mitarbeitenden lassen sich durch private Apps oder Nachrichten von der Arbeit ablenken. Das kann die Aufmerksamkeitsfähigkeit hemmen und das Fehlerpotenzial während ihrer Arbeit erhöhen. Inwiefern der private Gebrauch des Geräts während der Arbeitszeit geduldet wird, hängt allerdings auch stark vom Unternehmen ab und sollte im Nutzungskodex festgehalten werden.
4. Schwierigkeiten bei der IT-Standardisierung: Durch die Nutzung vieler verschiedener Geräte innerhalb eines Unternehmens wird die Standardisierung von Programmen und Apps erschwert. Dies kann dazu führen, dass die Systemanforderungen einiger Privatgeräte nicht ausreichend sind, um alle Programme zuverlässig zu nutzen. Um dem entgegenzuwirken, kann das Unternehmen Mindestanforderungen an die Geräte der jeweiligen Abteilungen herausgeben und Mitarbeitende ggf. bei der Anschaffung eines neuen Geräts unterstützen.

Die Einführung jeder neuen Methodik bringt Herausforderungen, Risiken und Bedenken mit sich, auf die in jedem Fall eingegangen werden sollte, um vorhandene Risiken so stark wie möglich zu reduzieren:

• Nutzung sicherer Plattformen: Ein Social Intranet wie tixxt liefert Datenschutz „by Design“. Das bedeutet, dass Schutzmechanismen und eine vollständige DSGVO-Konformität bereits in die Plattform integriert sind und nicht erst nachträglich ergänzt werden müssen. Mitarbeitende können so im Arbeitsalltag sicher mit sensiblen Daten umgehen, ohne sich ständig Gedanken darüber machen zu müssen, ob diese versehentlich nach außen gelangen. Lösungen, die Datenschutz von “Haus aus” liefern, können stark dazu beitragen Vertrauen zu schaffen, sowohl bei der Unternehmensführung als auch bei den Mitarbeitenden. Sie senken die Hemmschwelle im Umgang mit digitalen Tools und tragen dazu bei, BYOD sicherer und alltagstauglicher umzusetzen.
• Technische Schutzmaßnahmen: Bei der Nutzung von Programmen oder Apps, die keinen ausreichenden Datenschutz bieten, können zusätzliche Schutzmaßnahmen, wie zum Beispiel ein unabhängiger Passwortmanager, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung oder eine verschlüsselte Kommunikationsplattform dazu beitragen, die Gefahr von Datenmissbrauch oder -verlust zu reduzieren.
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der BYOD-Strategie: Um den nachhaltigen Erfolg der BYOD-Strategie des Unternehmens zu verbessern, bietet sich eine regelmäßige Überprüfung und eventuelle Anpassung dieser an. Dabei sollte darauf geachtet werden, inwieweit sich die Effizienz und die Arbeitsergebnisse durch den Einsatz der eigenen Geräte verändert haben und vor welchen Herausforderungen die Mitarbeitenden im Umgang mit BYOD stehen. Gerade zu Beginn sollten die Überprüfungs- und Anpassungszeiträume enger gewählt sein, um auf auftretende Probleme möglichst schnell reagieren zu können.

Bring Your Own Device ist als zukunftsfähiges Modell für moderne Arbeitswelten etabliert, insbesondere wenn bei der richtigen Umsetzung. Durch die Integration persönlicher Geräte in den Arbeitsalltag profitieren Unternehmen von einer höheren Flexibilität und Mobilität ihrer Mitarbeitenden, während sie gleichzeitig Kosten für die Bereitstellung und Wartung von Geräten einsparen. Dies fördert nicht nur die Produktivität, sondern trägt auch zur Mitarbeiterzufriedenheit bei, da diese ihre vertrauten Geräte nutzen können. Allerdings erfordert eine erfolgreiche Umsetzung klare Richtlinien, technische Vorkehrungen und Schulungen, um sicherzustellen, dass Datenschutz, Sicherheit und Effizienz gewahrt bleiben.

Unternehmen sollten daher auf sichere, DSGVO-konforme Plattformen setzen, um ihre BYOD-Strategien abzusichern. Plattformen, die Datenschutz „by Design“ garantieren, minimieren nicht nur das Risiko von Datenschutzverletzungen, sondern schaffen auch Vertrauen bei den Mitarbeitenden. Diese Lösungen gewährleisten, dass sensible Unternehmensdaten sowohl vor internen als auch externen Bedrohungen geschützt sind, und helfen dabei, die strengen rechtlichen Anforderungen der DSGVO problemlos zu erfüllen. Nur so kann ein Unternehmen sicherstellen, die Vorteile von BYOD vollständig auszukosten, ohne rechtliche oder sicherheitstechnische Risiken einzugehen.

Neue Technologien wie KI und Automatisierung werden BYOD in Zukunft noch weiter optimieren und weiterentwickeln. So können KI-basierte Systeme die Sicherheit auf ein neues Niveau heben, indem sie potenzielle Bedrohungen frühzeitig erkennen und automatisch darauf reagieren. Automatisierung wird zudem die Verwaltung von Geräten vereinfachen und die IT-Abteilungen entlasten. In Kombination mit diesen innovativen Technologien wird BYOD nicht nur die Arbeitsweise der Mitarbeitenden flexibler und effizienter gestalten, sondern auch Unternehmen in die Lage versetzen, zukunftsfähige Arbeitsmodelle zu entwickeln.
So wird das Zusammenspiel von BYOD und neuen Technologien ein Schlüssel für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, die auf New Work setzen.