Digital Workplace

Auch wenn beide Begriffe ähnlich klingen, handelt es sich bei dem Digital Workplace und dem Digital Workspace um zwei verschiedene Konzepte innerhalb der New Work.

Der digitale Workplace ist die gesamte digitale Arbeitsumgebung eines Unternehmens. Der digitale Workspace hingegen ist der individuelle Arbeitsbereich eines:r Mitarbeitenden innerhalb des Workplaces. Workspaces können auch digitale Meetingräume sein, in denen sich verschiedene Teams oder mehrere Mitarbeitende zur Kollaboration treffen. Der Workplace enthält somit viele Workspaces. Ein entscheidender Vorteil dieser Methode ist die Flexibilität, die sie mit sich bringt. Mitarbeitende müssen nicht darauf achten, ob ein physischer Raum verfügbar ist oder für einzelne Arbeitstermine speziell an den Arbeitsplatz anreisen. Stattdessen können die Mitarbeitenden standortunabhängig digital zusammen kommen und gemeinsam arbeiten.

Die Einführung digitaler Arbeitsplätze kann für das jeweilige Unternehmen sowie für dessen Mitarbeitende entscheidende Vorteile mit sich bringen, die den Umgang mit den Anforderungen der modernen Arbeitswelt erleichtern können:

1. Orts- und zeitunabhängige Arbeit: Mitarbeitende haben durch einen digitalen Arbeitsplatz die Möglichkeit, jederzeit von überall aus flexibel zu arbeiten. So fällt es ihnen leichter, Berufs- und Privatleben miteinander zu vereinbaren, was außerdem zur Verbesserung der Work-Life-Balance beitragen kann.
2. Informationen sind jederzeit verfügbar: Durch die Bereitstellung einer digitalen Plattform, auf der sich die wichtigsten Informationen und Dokumente befinden, können die Mitarbeitenden jederzeit und von überall aus auf relevante Daten zugreifen. Langwierige Suchen oder Recherchen entfallen.
3. Höhere Produktivität: Der unkomplizierte und schnelle Zugang zu allen wichtigen Informationen sorgt außerdem dafür, dass Mitarbeitende weniger Zeit mit der Suche danach verbringen müssen und dadurch effizienter und konzentrierter an einem Projekt arbeiten können.
4. Datenschutz: Das Thema Sicherheit ist gerade bei einem digitalen Arbeitsplatz entscheidend. Um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Informationen, für die sie autorisiert sind, erhalten, können für alle Mitarbeitenden individuelle Zugriffsrechte vergeben werden. Dadurch wird Datenschutz mit wenigen Klicks sichergestellt und das Wegsperren physischer Akten wird teilweise obsolet.
5. Höhere Arbeitgeberattraktivität: Gerade für “Digital Natives”, also typischerweise junge Menschen, die mit Technologie groß geworden sind und oft am Beginn ihrer Karriere stehen, können digitale Arbeitsplätze sehr attraktiv wirken. Digital Workspaces bieten den Digital Natives häufig mehr Freiheiten als klassische Büros und erscheinen den jungen Arbeitnehmer:innen dadurch eher als modern und ansprechend. Aber auch für Arbeitnehmer:innen, die bereits länger in der jeweiligen Branche arbeiten und sich neu orientieren wollen, kann ein digitaler Arbeitsplatz erfrischend wirken. Die Einführung dieses Konzepts kann daher dazu beitragen, auf dem Arbeitsmarkt wettbewerbs- und zukunftsfähig zu bleiben.
6. Automatisierung: Prozesse wie die Freigabe von Dokumenten oder verschiedene Datenabgleichungen sind meist sehr repetitiv und nehmen dazu häufig viel Zeit in Anspruch. Diese Aufgaben kann aber oft automatisiert eine Software des Digital Workplace übernehmen, wodurch den Mitarbeitenden viel Arbeit erspart bleibt.

Die Einführung eines Digital Workplace kann nicht über Nacht stattfinden. Um diese Umstellung langfristig erfolgreich zu gestalten, muss das Unternehmen zunächst die passenden Strukturen schaffen:

1. Mitarbeitende miteinbeziehen: Der Erfolg eines Digital Workplace steht und fällt mit dem Engagement und der Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich darauf einzulassen. Deshalb sollte eine so bedeutende Umstellung nicht über ihre Köpfe hinweg entschieden werden, sie sollten sich vielmehr aktiv an der Planung beteiligen können. So ist sichergestellt, dass der digitale Arbeitsplatz den Anforderungen und Wünschen der Mitarbeitenden entspricht.
2. Planung der digitalen Infrastruktur: Nachdem die Anforderung und Wünsche der Mitarbeitenden bekannt sind, geht es darum, diese auch bestmöglich zu erfüllen. Damit sie sich an ihrem digitalen Arbeitsplatz wohlfühlen und so effizient wie möglich ihrer Arbeit nachgehen können, bietet es sich an, die einzelnen Komponenten, also die verschiedenen Anwendungen und Apps des Digital Workplaces, so gut es geht aufeinander abzustimmen.
   Zu Beginn kann es sinnvoll sein, sich über die Grundlage des Digital Workplace zu informieren, dabei bietet sich häufig ein Social Intranet wie tixxt an. Es vereint viele einzelne Funktionen, wie unter anderem eine Chat- und Kommunikationsplattform, ein Dateiverzeichnis, einen gemeinsamen Kalender oder die Möglichkeit Gruppen für verschiedene Teams oder Projekte zu erstellen, auf einer Plattform mitsamt Mobile App.
   Besteht eine Grundlage, können dann noch weitere Anwendungen ergänzt werden, um die digitale Oberfläche des Unternehmens zu vervollständigen. Bereits genutzte Anwendungen sollten in die digitale Infrastruktur integriert werden, da viele Mitarbeitende mit diesen bereit vertraut sind und ihnen der Umstieg in die neue digitale Umgebung dann leichter fällt.
3. Die passende Unternehmenskultur: Neben der Motivation der Mitarbeitenden und den technischen Voraussetzungen, spielt auch das Unternehmen und dessen Kultur eine entscheidende Rolle bei der Implementierung eines Digital Workplace. Da Führungskräfte im digitalen Arbeitsumfeld weniger direkte Kontrolle über die Arbeit ihrer Mitarbeitenden als im klassischen Büro haben, ist es umso wichtiger, dass die Unternehmenskultur von Vertrauen und Eigenverantwortung geprägt ist.
   Auch eine offene und hierarchieübergreifende Kommunikation kann den Erfolg und die Verbesserung der Strategie fördern. Dies gelingt, wenn Mitarbeitende und Führungskräfte sich ehrlich und offen über Schwierigkeiten und Herausforderungen, aber auch Erfolge austauschen können.

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, die digitalen Strukturen aufgebaut und die Mitarbeitenden überzeugt, kann die Umstellung auf einen Digital Workplace beginnen. 

Der erste Schritt dabei ist es, die Mitarbeitenden auszustatten. Das bedeutet, ihnen entweder Arbeitsgeräte zu stellen oder ihnen die Option anbieten, ihre persönlichen Geräte zu nutzen sowie ihnen Zugriff auf die für sie wichtigen Dokumente, Anwendungen und Apps zu gewähren. 

Danach bietet sich eine Einführung in die digitale Infrastruktur für alle Mitarbeitenden an, bei welcher sie sich mit den verschiedenen Anwendungen vertraut machen und die Plattformen sowie das Social Intranet näher kennenlernen. Es sollte allerdings nicht bei einer einführenden Schulung bleiben, sie sollten in regelmäßigen Abständen angeboten werden, damit die Mitarbeitenden, zum Beispiel nach Updates oder der Einführung einer neuen Software, auf dem aktuellen Stand sind.  

Sobald sich alle auf den Plattformen zurechtfinden, können die einzelnen Teams und Abteilungen damit beginnen sich zu organisieren und mit der neuen Plattform zu arbeiten.

Um Schwierigkeiten und Verbesserungsmöglichkeiten frühzeitig zu erkennen, ist es gerade zu Beginn sinnvoll, Umfragen zu erstellen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, Verbesserungsvorschläge einzureichen. 

So kann die Integration der digitalen Arbeitsplätze immer weiter verbessert und an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden.

Generell sollte das Unternehmen auch nach der Umsetzung des Digital Workplace weiterhin offen für Veränderungen sein und die Strategie flexibel gestalten, damit schnell auf neue Entwicklungen oder Zustandsänderungen reagiert werden kann. Dies kann dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sicherzustellen.

Ein Digital Workplace verändert den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht. Besonders spürbar sind die neue Flexibilität, die verbesserte Zusammenarbeit und der einfache Zugang zu Informationen. Mitarbeitende sind nicht mehr an einen festen Ort oder starre Bürozeiten gebunden. Stattdessen können sie mobil und eigenverantwortlich arbeiten. Das erleichtert die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben und ermöglicht neue Formen der Teamarbeit, bei denen der Austausch unabhängig vom Standort funktioniert.

Auch die tägliche Arbeit wird effizienter. Alle wichtigen Informationen und Tools sind zentral verfügbar, sodass weniger Zeit mit Suchen oder Abstimmungen verloren geht. Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden, wodurch mehr Zeit für kreative und inhaltliche Arbeit bleibt.

Gleichzeitig verändert sich die Unternehmenskultur. Vertrauen, Eigenverantwortung und offene Kommunikation werden wichtiger, da direkte Kontrolle im digitalen Umfeld nur eingeschränkt möglich ist.

Ein gut umgesetzter Digital Workplace bringt also nicht nur technische Vorteile, sondern schafft die Grundlage für eine moderne, flexible und mitarbeitendenorientierte Arbeitsweise, die den Anforderungen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird.