In jedem Unternehmen kommt es an bestimmten Punkten zu Problemen und Diskussionsbedarf. Sollte ein heikles Thema aufkommen, ist der richtige Umgang damit essenziell für die weitere Handhabung. Dabei kann ein Social Intranet wie tixxt sehr hilfreich sein.
Gruppen vereinfachen die Arbeit an Projekten
Eine Gruppe von Kollegen hat einen Arbeitsauftrag erhalten. Um über offene Fragen oder aufkommende Probleme zu diskutieren, bietet es sich an, eine Gruppe zu erstellen, in der alles diesbezüglich geklärt werden kann. Neben der Möglichkeit im Activity Stream der Gruppe verschiedene Inhalte für die Kollegen sichtbar zu machen, können auch gruppenintern Dateien in Ordnern hochgeladen oder Termine im Kalender fixiert werden. Somit können alle Mitglieder der Gruppe jederzeit auf alles Wichtige zugreifen.
Beim Verschicken von wichtigen Informationen per E-Mail gibt es immer wieder Kollegen, die Nachrichten nicht sehen oder nicht beatworten, da sie sich innerhalb eines Verteiler-Systems nicht direkt angesprochen fühlen oder der Nachrichtenflut nicht mehr gewachsen sind.
Die Vorteile von einem Social Intranet gegenüber der E-Mail liegen daher auf der Hand: Alle wichtigen Informationen über das zu bearbeitende Projekt sind schnell abrufbar. Zudem bietet der Activity Stream Raum für alle aufkommenden Diskussionen bezüglich des Projekts.
Alle Gruppen im Überblick
Im ersten Screenshot sehen Sie die Seitenleiste (Userbar) von tixxt. Die wie im Beispiel grau bzw. bunt hinterlegten Schaltflächen nennen sich Sektionen. Diese können nur von einem Netzwerkadministrator erstellt werden. Untergeordnet befinden sich alle Gruppen (Arbeitsräume), die thematisch zu den verschiedenen Sektionen passen. Sind Sie in Ihrem Netzwerk eingeloggt, sehen Sie in der Seitenleiste alle Gruppen, in denen Sie zurzeit Mitglied sind. Mit einem Klick auf eine Sektion gelangen Sie ins Gruppenverzeichnis und erhalten einen Überblick darüber, welche Gruppen es außerdem noch gibt.
Seitenleiste
Gruppenverzeichnis
Sie möchten in eine für Sie und ihre Position passende Gruppe eintreten? Bei offenen Gruppen können Sie einfach beitreten, bei geschlossenen eine Mitgliedschaftsanfrage stellen. Der Administrator der Gruppe kann dann darüber entscheiden, ob Sie beitreten können oder nicht. Gerade bei sensibleren Themen ist das sinnvoll. So tritt beispielsweise ein Kollege aus der Marketing-Abteilung zuerst der gleichnamigen Gruppe bei. Anregungen, Fragen oder Ideenvorschläge, die diese Abteilung betreffen, können nun hier ausdiskutiert werden. Damit können viele Meetings ersetzt werden, da kleinere Angelegenheiten auch ganz einfach innerhalb einer Gruppe in tixxt geklärt werden können. Im Gruppenverzeichnis finden sich bestimmt aber noch andere Gruppen, die interessant sind und denen beigetreten werden kann.
Jeder kann seine Meinung mit einbringen
Oftmals ist es schwierig sich nach vorübergehender Abwesenheit (z.B. durch Urlaub oder Krankheit) wieder auf den neuesten Stand bringen zu lassen. Den Überblick zu behalten, während man längere Zeit weg war gestaltet sich meist schwierig. Ihr E-Mail-Postfach wird regelrecht überlaufen sein. Sich dort durchzuarbeiten nimmt viel Zeit in Anspruch und ist zudem lästig.
Die Beiträge in tixxt sind im Activity Stream nach Aktualität sortiert. Immer die neuesten Beiträge, sowie die, auf die in jüngster Zeit reagiert wurde befinden sich ganz oben. In anderen Worten heißt das, dass Sie immer eine direkte Übersicht darüber haben, was in letzter Zeit in den für Sie relevanten Gruppen diskutiert wurde. Ein Beitrag eines Kollegen gefällt Ihnen besonders gut. Nun können Sie diesen als „interessant“ markieren. Damit hat der Kollege ein direktes Feedback erhalten und weiß, auf wie viel Resonanz seine Idee stößt.
Über das Kommentarfeld haben Sie die Möglichkeit sich in Diskussionen einzubringen. Außerdem können Sie schon geschriebene Kommentare von Kollegen ebenfalls als „interessant“ markieren.
Neues Thema – neue Gruppe
Gruppen dürfen standardmäßig alle Nutzer von tixxt erstellen. Themengebiete mit Diskussionsbedarf können so komplex sein, dass sie eine eigene Gruppe sinnvoll erscheinen lassen. Der Klick auf die Schaltfläche „Gruppe hinzufügen“ im Gruppenverzeichnis ist der erste Schritt hierfür. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem Sie definieren können, mit was sich die Inhalte in Zukunft befassen sollen. Sie selbst können auch die ersten Kollegen einladen, Mitglieder zu werden. Sollte das Erstellen von Gruppen in Ihrem Netzwerk auf Administratoren beschränkt sein, fragen Sie einfach nach. Die meisten Ihrer Kollegen sind sicher offen für sinnvolle Verbesserungsvorschläge.
Umgangsform sollte kein Fremdwort sein
Nicht immer läuft in einer Diskussion alles so, wie Sie es sich wünschen. Kollegen können ausfallend werden und vom eigentlichen Thema abweichen. Das sollte Sie aber nicht aktivieren auch so zu handeln. In einem Social Intranet ist es, genauso wie auch im wahren Leben, wichtig, respektvoll miteinander umzugehen.
Alles in allem ist ein Social Intranet aber perfekt, um die interne Kommunikation im Unternehmen voranzutreiben und zu helfen, aufgekommene Probleme schnell in den Griff zu bekommen.
Sollten auch Sie von diesen Vorteilen profitieren wollen, testen Sie tixxt ganz einfach kostenlos.
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