Den Wandel zur digitalen Kommunikation haben viele schon in ihrem privaten Leben vollzogen. Auch im Unternehmen wird es immer wichtiger, sich sozial zu vernetzen. Da Social Media und Social Intranet Möglichkeiten der Kommunikation unterschiedlich gestalten, lohnt es sich, genauer hinzuschauen.
Social Media oder Social Intranet?
Für viele ist die Kommunikation im Web 2.0 schon Teil ihres Alltags. 41% der Gesamtbevölkerung nutzen aktiv Social Media Angebote. Einige wollen auch unterwegs vernetzt bleiben. Ein Drittel der Smartphone-Nutzer besucht soziale Plattformen nicht nur am heimischen PC, sondern auch mobil.
Kein Wunder also, dass auch Unternehmen ihre interne Kommunikation digitalisieren wollen. Eine Entwicklung, die von vielen begrüßt wird: Über die Hälfte der jüngeren Arbeitnehmer empfindet eine solche Entwicklung als produktivitätssteigernd.
Der Wille ist also da, doch das „Wie“ ist die Frage. Wer eine Antwort darauf sucht steht schnell vor der Wahl: Social Media oder Social Intranet? Dabei ist vielen nicht immer ganz klar, worin sich beide unterscheiden.
Dass das Social Intranet Möglichkeiten bietet, die soziale Medien nicht haben fällt häufig erst beim Blick auf die Details auf.
Private und geschäftliche Kommunikation: Warum ein Social Intranet Möglichkeiten für mehr Austausch bietet.
Im sozialen Miteinander scheinen sich die Angebote von Social Media und Social Intranet zu gleichen. Ein Activity Stream gibt Auskunft über die Aktivitäten der Benutzer, und das eigene Profil kann personalisiert werden. Durch einen integrierten Chat oder geschlossene Gruppen kann man sich gezielt austauschen.
Die Unterschiede zwischen Social Media und Social Intranet liegen im System selbst. Social Media Plattformen sind für den Austausch von Privatpersonen konzipiert. Social Intranets dagegen sind auf die unternehmensfokussierte Kommunikation von Mitarbeitern ausgerichtet.
Dabei bietet ein Social Intranet Möglichkeiten, die gerade für Firmen, die nach flacheren Hierarchien streben, interessant sind. So erleichtert es die Kommunikation zwischen Angestellten und der Chefetage. Über CEO-Blogs kommen Vorstand und Mitarbeiter zusammen. Sie sind auch eine bequeme Möglichkeit, die Angestellten über alles Wichtige auf dem Laufenden zu halten. So entsteht mehr Transparenz.
Gelungene Organisation ist ein Ergebnis gelungenen Austauschs
Einladungen zu anstehenden Veranstaltungen sind mittlerweile Standard in den sozialen Netzwerken. Jeder kann solche Veranstaltungen erstellen, sie entweder privat oder öffentlich machen und dazu einladen. Die Social Intranet Möglichkeiten reichen jedoch weiter.
Ein firmeninterner Kalender hilft, den Überblick über alle relevanten Veranstaltungen zu behalten. Während in den sozialen Medien viele Beiträge im Activity Stream untergehen, sind Social Intranets mit einer Suchfunktion ausgestattet.
Auch der Aufbau der Nutzerprofile hat einen anderen Fokus. Die Profilangaben in den sozialen Medien beziehen sich auf Privates. In einem Social Intranet interessiert vor allem die fachliche Expertise. Dadurch ist es möglich, Experten verschiedener Bereiche innerhalb des Unternehmens schnell und einfach zu vernetzen. So kommt es auch abteilungsübergreifend zum Austausch und damit zu einer gesteigerten Produktivität.
Mehr Sicherheit für Unternehmen und Angestellte
In den öffentlichen Sozialen Medien reicht die Kontrolle über die eigenen Daten meistens nicht sehr weit. Die Datensammelwut verschiedener Social Media Dienste veranlasst manche dazu, gänzlich auf deren Angebote zu verzichten. So würde die Vernetzung im der Mitarbeiter nur lückenhaft funktionieren. Doch auch für Unternehmen besteht Anlass zur Sorge. Da kein direkter Einfluss auf den Datenaustausch genommen werden kann entsteht ein Sicherheitsrisiko.
Wo Social Media versagt bietet das Social Intranet Möglichkeiten. Das fängt schon beim Zugang zum Netzwerk an. Während sich jeder einen Social Media Account anlegen kann, entscheidet das Unternehmen über den Zugang zu seinem sozialen Intranet. Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass man sich nur mit einer Einladung registrieren kann. Dadurch wird nicht nur die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt. Auch das Unternehmen hat eine größere Kontrolle und damit mehr Sicherheit.
Am Arbeitsplatz schafft Social Intranet Möglichkeiten: von analog zu digital
Es ist nicht nur so, dass das Social Intranet Möglichkeiten des besseren Austausches bietet. Es ist auch digitaler Arbeitsplatz. Durch integrierte Collaboration Tools werden nicht nur Kommunikation und Organisation, sondern auch die Zusammenarbeit verbessert. Projekte können in Echtzeit interaktiv bearbeitet werden und ermöglichen so den direkten Austausch.
Für eine funktionierende Arbeitsteilung ist es wichtig, dass auf Dateien schnell und einfach zugegriffen werden kann. In Social Media können solche Dateien zwar häufig in privaten Chats oder Gruppen geteilt werden. Dort gehen sie jedoch schnell unter und müssen zeitaufwendig herausgesucht werden. Zudem kann leicht der Überblick darüber verloren werden, wer Zugriff auf die Dokumente hat.
Die Dateiablage schafft hier im Social Intranet Möglichkeiten der einfachen Datenverwaltung. Darüber können Dateien nach verschiedenen Aspekten sortiert und mit der Suchfunktion gefunden werden.
Wissensmanagement wird immer wichtiger
Durch die einfache Abrufbarkeit auch älterer Dokumente ist es dem Unternehmen möglich, das Wissen seiner Mitarbeiter strukturell zu managen. Laut der Nordakademie wird Wissen immer mehr zum entscheidenden Produktionsfaktor. Daher ist es wichtig, dieses gezielt anwenden zu können. So kann durch gutes Wissensmanagement zum Beispiel vermieden werden, dass beim Ausscheiden eines Mitarbeiters wichtige Informationen verloren gehen.
Das Intranet bietet also eine auf das Unternehmen fixierte, produktive Möglichkeit der Kommunikation. Durch das soziale Miteinander wird nicht nur der Austausch zwischen den Abteilungen gefördert, sondern auch die Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Angestellten verbessert.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Kate Ter Haar.