Enterprise Social Networks finden Einzug in immer mehr Unternehmen. Funktionierendes Wissensmanagement sowie kurze Entscheidungswege sind nur zwei der positiven Auswirkungen für das Unternehmen, die eine Implementierung mit sich bringen. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine massive Zeitersparnis sowie weniger Stress und Verwirrung im Arbeitsalltag.
Die Einführung ist jedoch eine Herausforderung: Nur 20% der Launches erreichen die gewünschten Ziele. Doch was muss bei der Einführung eines Enterprise Social Networks genau beachtet werden? Was muss auch der CEO leisten, damit die Einführung ein Erfolg wird? Wir stellen Ihnen vier grundlegende Erfolgskriterien vor:
1. Anwendungsfälle kennen
Das Network muss in die Arbeitsabläufe und Prozesse jedes Mitarbeiters integriert werden. Folglich ist eine eindeutige Definition der Anwendungsfälle der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung.
Definieren Sie klar, welches Ziel diese Einführung verfolgt. Der Nutzen für jeden Einzelnen muss erkennbar sein. Machen Sie sich die Werkzeuge des Community-Managements zu Nutzen. Nur wenn Sie die wichtigsten Anwendungsfälle kennen und verbessern, werden Sie die nötige Unterstützung aus dem Team erhalten. Die Unterstützung und das Engagement der Führungskräfte und Mitarbeiter ist Grundvoraussetzung für den Erfolg.
2. Umsetzung planen
Zu Beginn der Einführung stellt sich im Kern eine Frage: Möchte ich alle Mitarbeiter in allen Hierarchie-Stufen und Prozessen mit einbeziehen? Oder soll das Enterprise Social Network nur von bestimmten Abteilungen oder Arbeitsteams, aber dafür umso intensiver, genutzt werden?
Option A: Horizontale Implementierung
Ein großer Vorteil der horizontalen Implementierung, ist die verbesserte Zusammenarbeit und Wissensvermehrung aller: Alle Mitarbeiter sind angemeldet und miteinander vernetzt. Das ermöglicht eine effektive und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter können strukturierter arbeiten indem Sie alles ohne weiteren Aufwand dokumentieren. Der Arbeitsfortschritt wird für alle ersichtlich. Eine horizontale Implementierung kann aber auch sehr arbeitsaufwendig sein, denn alle Mitarbeiter müssen in das Netzwerk eingewiesen werden.
Option B: Vertikale Implementierung
Positiv zu bewerten ist die Möglichkeit, Arbeitsprozesse so tief wie möglich in das Netzwerk zu integrieren. Damit können alle Vorteile wie beispielsweise Vernetzbarkeit, schnelle Kommunikation und unkomplizierter Datenaustausch eines Enterprise Social Networks voll genutzt werden. Der Nachteil der vertikalen Implementierung: Da nur kleinere Arbeitsgruppen mit dem Netzwerk arbeiten, findet die Implementierung nicht unternehmensweit statt. Das könnte zu Problemen führen: Einzelne Personengruppen werden vom Netzwerk ausgeschlossen und sind nicht mit allen Informationen versorgt. Daher müssten Ihnen diese ergänzend mitgeteilt werden, was sehr arbeits- und zeitaufwendig sein kann.
A oder B?
Wenn also nur einzelne Arbeitsprozesse, diese aber dafür tiefgreifend, in das Netzwerk integriert werden sollen, eignet sich eine vertikale Implementierung. Wenn aber jeder Mitarbeiter und alle Arbeitsprozesse integriert werden sollen, eignet sich die horizontale Implementierung.
„Social Enterprise Networks: CEO im Griff behalten“: Jetzt twittern
3. CEO im Griff haben
Der CEO muss die Einführung von Beginn an unterstützen. Ein aktives Engagement seinerseits ist für die Übernahme eines Enterprise Social Network von größter Relevanz.
Übereifer kann die Einführung jedoch scheitern lassen:
Während der Einführung gibt es meist zwei verschiedene Gruppen von Mitarbeitern: Die einen haben das Social Network so weit wie möglich in ihren Arbeitsablauf integriert, um ihre gewohnten Arbeitsabläufe so gut wie möglich damit zu unterstützen. Die anderen bewältigen ihren Arbeitsalltag wie gewohnt und haben oft nur nebenbei von dem neuen Social Network gehört. Sie haben dort mal reingeschaut, aber sich damit nicht wirklich befasst und schon gar nicht ihre Arbeitsabläufe darauf abgestimmt.
Was kann der CEO jetzt falsch machen?
Zur Veranschaulichung stellen Sie sich folgende Situation vor: Der CEO ist nicht im Büro und hört im Radio einen Bericht über sein Unternehmen. Die aufgenommenen Informationen, ob positiv oder negativ, möchte er nun seinen Mitarbeitern nicht vorenthalten und lässt einen „Tweet“ im Netzwerk ab, gerne auch mit Wünschen, wie darauf zu reagieren sei. Die Mitarbeiter die täglich mit dem Netzwerk arbeiten, lesen die Information und arbeiten wie gewohnt weiter.
Doch was ist mit den Mitarbeitern die noch nicht vertraut mit dem Netzwerk sind?
Sie sind überfordert. Verzweifelt versuchen sie diese Information einzuordnen. Sie sind in ihren eigenen Arbeitsprozessen mit all seinen Aufgaben und Herausforderungen „begraben“ und werden plötzlich abgelenkt und rausgerissen. So wünschenswert eine rege Beteiligung des CEO auch ist, zu viel Informationen können ebenso gut Unruhe stiften. Das Verhalten des CEO erfordert demnach Planung und Moderation.
Diese Empfehlungen für den CEO helfen in den ersten zwei Jahren der Einführung:
- Streuen Sie keinen Sand ins Getriebe indem Sie wahllos im Netzwerk posten und kommentieren
- Erwarten Sie dasselbe auch von allen Führungsebenen und kommunizieren Sie dies deutlich
- Kommunizieren Sie Herausforderungen über alle Ebenen im Unternehmen hinweg und ermutigen Sie Mitarbeiter aller Hierarchieebenen diese mit Ihren Teams zu lösen. Beiträge jeder Art können dabei von Nutzen sein und Workflows die sich bereits etabliert haben dürfen gerne beibehalten werden.
4. Erfolgsfaktor Mitarbeiterakzeptanz
Eine Einführung kann insbesondere dann gelingen, wenn die Mitarbeiter bereits im Privatleben eine hohe Affinität zu „Social“ haben. Darauf aufbauend können diese eher mit dem neuen Netzwerk und den aus anderen Sozialen Netzwerken bekannten Funktionen arbeiten. Enterprise Social Networks werden Anfangs nur wenig in den Arbeitsalltag integriert. Die Mitarbeiter sollen sich langsam mit dem neuen Netzwerk vertraut machen und den für sie persönlich entstehenden Mehrwert herausfinden. Nur so kann eine Akzeptanz auf Seiten der Mitarbeiter entstehen Die Mitarbeit ist auf freiwilliger Basis, daher müssen die Mitarbeiter für das Enterprise Social Network begeistert werden. Nur dann kann eine Verbesserung der Arbeitsabläufe und -prozesse erfolgen.
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