Herausforderungen eines Unternehmensintranets

Immer mehr Unternehmen setzen auf die Nutzung und die damit verbundenen Vorteile eines Social Intranets. Bei einigen kommen jedoch am Anfang Probleme auf, die ohne die richtige Handhabung das Projekt „Social Intranet“ scheitern lassen können. Mit Ruhe und Planung betrachtet sind diese jedoch ganz einfach zu lösen. Um für die Herausforderungen eines Unternehmensintranets gewappnet zu sein, gibt es einiges zu beachten:

1. Die Einführung ins Unternehmen

Viele Unternehmen haben Angst, dass die Einführung eines Social Intranet nicht genügend Mehrwert bietet oder zu kompliziert ist. Daher tendieren sie dazu beim Altbekannten zu bleiben. Wichtig, um ein Unternehmensintranet in den Arbeitsalltag einzubinden, ist die Erkenntnis, dass es sich von bekannten Sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter und Co. unterscheidet. Die Funktionen im Social Intranet sind nicht darauf angelegt, sich selber zu präsentieren, sondern vielmehr Arbeitsprozesse nachvollziehbar zu machen und wichtige Dokumente übersichtlich im Netzwerk abrufbar zu machen. Die Kommunikation hierüber ist enorm wichtig, damit das Social Intranet von allen Kollegen direkt aus diesem Blickwinkel betrachtet werden kann.
Obwohl es etwas Eigeninitiative und Zeitaufwand bedarf, ein Unternehmensintranet zu integrieren, zahlt sich der Aufwand mit Blick auf die Zukunft aus. Gelingt Ihnen die Integration, profitieren Sie nachhaltig von schnellerer und effizienterer Kommunikation und verbesserten Arbeitsprozessen.

2. Umgangsformen im Social Intranet klären

Mit einigen Kollegen gehen Sie im Büroalltag freundschaftlich um, bei anderen wahren Sie die geschäftliche Distanz und bleiben auch in Gesprächen miteinander eher formell. Wie aber ist das in einem Social Intranet am besten zu regeln? Schnell können Unsicherheiten beim Nutzer entstehen, da einige nicht genau wissen, was die angemessene Ausdrucksweise in einem Unternehmensintranet ist. Dies kann ganz einfach umgangen werden. Führen Sie ein Social Intranet in Ihr Unternehmen ein, ist es hilfreich von Anfang an eine Netiquette festzulegen. Sinnvoll ist es, diese so im Netzwerk zu platzieren, dass sie von allen Nutzern schnell auffindbar ist und auch neue Mitglieder direkt darauf hingewiesen werden. So werden alle Unklarheiten aus dem Weg geräumt und jeder Nutzer kann ohne Bedenken über das Social Intranet kommunizieren.

3. Einfach strukturierte Benutzeroberfläche

Ein Social Intranet soll Kommunikation in erster Linie effizienter machen. Oft wird allerdings befürchtet, dass, genau wie der Posteingang im E-Mail-Programm, der Activity-Stream mit irrelevanten Meldungen geflutet wird. Vielleicht wissen einige Nutzer nichts von der Möglichkeit themenspezifische Beiträge nur für bestimmt Personen oder Gruppen sichtbar zu machen. Deshalb ist es von großer Bedeutung, dass das Intranet übersichtlich aufgebaut ist und eine klar strukturierte, einfache Oberfläche hat. Ist das der Fall, gewöhnen sich Ihre Kollegen leicht ein und können auch die für sie wichtigen Funktionen schnell einsetzen. Engagierte Kollegen, die sich perfekt mit dem Social Intranet auskennen, helfen sicherlich auch den anderen bei Fragen gerne weiter.
Mit einer guten Struktur stellen Sie auch sicher, dass Dokumente immer an der passenden Stelle hochgeladen werden und nicht lange danach gesucht werden muss. Ganz wichtig ist, dass es von vorneherein Gruppen oder Arbeitsräume für alle Teams und Abteilungen gibt. So weiß jeder Nutzer direkt von Anfang an, wo er im Netzwerk hingehört.

4. Umgang mit persönlichen Daten

Die Angst persönliche Daten freigeben zu müssen ist allgegenwärtig und gehört auch zu den Herausforderungen eines Unternehmensintranets. Immerhin kommunizieren Sie hier nicht nur mit den Kollegen, die Sie persönlich kennen, sondern auch mit „unbekannten Gesichtern“. Machen Sie sich jedoch bewusst, dass Sie hier – genau wie im E-Mail-Footer oder Unternehmens-Organigramm vor allem berufliche Informationen teilen. Die Freigabe Ihrer persönlichen Daten, wie das Geburtsdatum oder die private Telefonnummer, bleiben freiwillig.
Ihre Kollegen im Unternehmensintranet interessiert vor allem, welcher Abteilung Sie angehören, an welchen Projekten Sie arbeiten oder mit welchen Problemen sich Kollegen an Sie wenden können. Durch das Teilen dieser Informationen im Unternehmensintranet machen Sie klar, wann Sie der richtige Ansprechpartner sind. Genau so fällt es Ihnen dann auch leicht anhand der Profilinformationen Experten für Ihre Anliegen zu identifizieren.

5. Meetings verringern, aber nicht komplett ersetzen

Im Idealfall wird das Social Intranet als eine Plattform genutzt, durch welche im Unternehmen und den einzelnen Abteilungen eine strukturierte Kommunikation ermöglicht wird. Durch die einzelnen Team- und Themen-Gruppen, die gebildet werden können, ist es möglich viele Angelegenheiten online in Arbeitsräumen zu klären. Dies hat zum Vorteil, dass zeitaufwendige Meetings oft nicht mehr nötig sind. Komplett abgeschafft werden sollten persönliche Treffen aber nicht. Es ist wichtig, in persönlichem Kontakt zu bleiben und hin und wieder Treffen zu organisieren. Ansonsten kann es schnell passieren, dass das Arbeitsumfeld unpersönlich wird. In den Anfangsphasen von Projekten sind Meetings unausweichlich. Komplexe Themen oder Brainstormings können nur sehr schwer im Social Intranet geklärt werden. Dieses bietet sich wiederum für das Teilen von Protokollen, Informationen über den Projektstand oder kleinere Nachfragen an. Wichtig ist es einen Mittelweg für die Balance zwischen Zusammenarbeit in Arbeitsräumen im Intranet und echten Treffen zu finden.

6. Veränderung der Teamarbeit berücksichtigen

Jedes Team durchläuft normalerweise vier Phasen der Gruppenbildung. Der amerikanische Psychologe Bruce Tucknam beschrieb diese in den 1960ern wie folgt: Die Phase des „Forming“ beschreibt die Kennenlernphase des Teams. Danach kommt es häufig zu Auseinandersetzungen und Turbulenzen innerhalb des Teams. Diese Phase nennt sich „Storming“. Zu diesem Zeitpunkt ist die Produktivität des Teams vergleichsweise niedrig, hier geht es eher darum Zuständigkeiten und Hierarchien zu klären. Erst wenn diese überstanden ist, haben alle Teammitglieder ihre Rolle im Team gefunden und können anfangen effizient arbeiten. Dieser Teil des Prozesses trägt den Namen „Norming“. Anschließend, während der Phase des „Performing“, arbeiten die Teammitglieder geschlossen und erfolgreich zusammen. Das Ziel wird dabei nicht aus den Augen gelassen.
Nun stellt sich die Frage, ob diese Gruppenbildungsprozesse auch in einem Social Intranet stattfinden können. Werden die Kollegen auf die Veränderungen der Teamarbeit richtig vorbereitet, ist die Umstellung leicht gemeistert. Wichtig ist es aber dennoch, den Nutzern Zeit zu geben, sich an die Neuerung zu gewöhnen.

Wenn sich die einzelnen Teammitglieder nicht persönlich kennen, ist es schwer ohne persönlichen Kontakt Vertrauen aufzubauen. Auch die Einigung über die Art, wie gearbeitet werden soll findet am besten bei einem Zusammenkommen statt. Arbeitet ein Team also zum ersten Mal in einem Arbeitsraum im Social Intranet zusammen, sollten persönliche Treffen, wie es zuvor üblich war, noch häufiger stattfinden. Sind alle Teammitglieder nach einer gewissen Zeit mit den veränderten Arbeitsweisen, die ein Social Intranet mit sich bringt, vertraut, kann die Häufigkeit der Treffen reduziert werden.
Auch hier der Tipp: Ganz ersetzt werden sollten die Meetings auf keinen Fall, selbst wenn ein Team zum wiederholten Mal zusammenarbeitet. Vor allem „Storming“ ist in einem Unternehmensintranet schwer auszuführen. Kollegen fühlen sich schnell persönlich angegriffen, weil die nonverbale Kommunikation komplett wegfällt. Daher ist es wichtig in regelmäßigen Abständen persönliche Treffen zu organisieren.

Die Überwindung der Herausforderungen eines Unternehmensintranets zahlt sich aus

Es ist selbstverständlich, dass die Einführung eines Social Intranet nicht nur eine technische Änderung im Unternehmen ist, sondern auch die alltägliche Arbeit in vielen Facetten verändert. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, alle Kollegen ausreichend darauf vorzubereiten, mit diesem neuen Instrument zu arbeiten. Um das zu schaffen ist es hilfreich sich von Anfang an mit den Herausforderungen eines Unternehmensintranets auseinanderzusetzen. Gute Vorbereitung steigert die Zufriedenheit der Kollegen mit dem neuen Werkzeug und dessen Effizienz. Das ganze Unternehmen ist so besser vernetzt und alltägliche Arbeiten können schneller erledigt werden.
Sie sind in Ihrem Unternehmensintranet ab und an mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert? Nehmen sie einfach kostenlos am Crash-Kurs für Internes Community Management teil. Hier bekommen Sie wertvolle Tipps und Tricks zum Umgang mit dem Social Intranet und den Kollegen.

Crash-Kurs Internes Community Management

Anmeldung zum Crash-Kurs Internes Community Management

Pflichtangaben sind mit (*) markiert
  • Ihre Daten sind bei uns sicher: Datenschutzhinweis

     

 


Diesen Beitrag Ihren Followern bei Facebook und Twitter empfehlen:


Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User Andreina Schoeberlein.