Sitzungsmanagement
Sitzungen effizienter gestalten
Zur alltäglichen Arbeit in Verbänden zählen die Organisation und Durchführung von Sitzungen in Gremien und Ausschüssen. Trotz der zentralen Bedeutung der Sitzungen für die Verbandsarbeit schöpfen einige Verbände zu häufig das Potenzial nicht vollständig aus. Damit vor, während und nach der entsprechenden Sitzung alles reibungslos abläuft und das gesamte Potential genutzt werden kann benötigt es ein gut strukturiertes Sitzungsmanagement. Doch worum handelt es dabei und wodurch zeichnet es sich aus?
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Definition: Was ist Sitzungsmanagement?
Der Begriff “Sitzungsmanagement” beschreibt die strukturierte Planung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings und Sitzungen, um sie so effizient und zielführend wie möglich zu gestalten.
Dazu zählt die Erstellung einer klaren Agenda für das jeweilige Meeting, damit alle Teilnehmenden jederzeit den Überblick behalten. Dabei bieten sich auch klare Zeitvorgaben an, damit alle geplanten Themen während des Meetings behandelt werden können. Damit mögliche Fragen noch gestellt werden können, sollte es nach jedem Punkt der Agenda dafür auch noch Raum geben. Zusätzlich ist es ebenfalls wichtig, ein Protokoll oder eine Aufzeichnung des Meetings zu erstellen und den Teilnehmenden zukommen zu lassen.
Die Rolle der Sitzungsmanager:in
Um den Überblick während einer Sitzung nicht zu verlieren, bieten sich sogenannte “Sitzungsmanager:innen” an. Dabei handelt es um Personen, die sich um die Organisation der Sitzung kümmern, währenddessen als Moderator:innen fungieren, die Agenda im Auge behalten und die Nacharbeit der Sitzung organisieren.
Heutzutage gibt es allerdings auch digitale Sitzungsmanager:innen. Sie unterstützen die menschlichen Manager:innen, indem sie:
- Automatisiert Einladungen verschicken
- Die Agenda überwachen
- Materialien oder Dokumente teilen
- Abstimmungen auswerten
- Die Sitzung aufzeichnen
- Ein Protokoll erstellen
Damit die nächsten Sitzungen zum selben Thema weiterhin reibungslos verlaufen oder sich sogar verbessern, bietet es sich an, dass die gleiche Person während der gesamten Zeit die Rolle der Sitzungsmanager:in übernimmt, so ändert sich die Organisation nicht jedes Mal aufs neue und die Teilnehmenden können sich schnell an den Ablauf gewöhnen. Damit steigert sich bei einer durchdachten Organisation die Effizienz der Sitzungen.
Klassisches vs. digitales Sitzungsmanagement
In Zeiten von hybrider Arbeit und Homeoffice sind auch Sitzungen und Meetings im Wandel. Lange Zeit waren Präsenz-Meetings der Standard, dies hat sich spätestens seit der Corona-Pandemie verändert. Da nun immer mehr Teilnehmende Sitzungen digital beiwohnen, haben sich auch die Anforderungen des Managements einer solchen Sitzung verändert:
Klassisches Sitzungsmanagement
Das “klassische” Sitzungsmanagement kommt bei Meetings und Sitzungen zum Einsatz, die vor Ort, beispielsweise in einem Büro abgehalten werden. Dabei sind alle Teilnehmenden ausschließlich in Präsenz anwesend. Die Organisation beginnt dabei bereits beim Finden des richtigen Termins und der Bereitstellung eines geeigneten Raums. Zusätzlich müssen noch die technischen Gegebenheiten für einen reibungslosen Ablauf geschaffen werden. Dazu zählt unter anderem eine Möglichkeit zur Präsentation von Inhalten durch einen Beamer, einen Bildschirm oder eines Whiteboards. Je nach Größe des Meetings kann es für die Teilnehmenden schwer werden, einander zu verstehen, weshalb genügend Mikrofone, sowohl für die präsentierenden Personen, als auch für eventuelle Fragen, zur Verfügung stehen sollten.
Herausforderungen des klassischen Sitzungsmanagements
Hoher Zeitiaufwand
Lange Kommunikationswege
Enormer organisatorischer Aufwand
Möglichkeit des Informationsverlusts
Digitales Sitzungsmanagement
Digitales Sitzungsmanagement zeichnet sich dagegen dadurch aus, dass das Meeting, bei welchem es zum Einsatz kommt, ausschließlich digital stattfindet, damit verändern sich gleichzeitig die Aufgaben des Managements.
Die Terminfindung einer digitalen Sitzung kann sich wesentlich einfacher gestalten, da die Teilnehmenden von überall aus der Sitzung beiwohnen können, daher müssen auch keine passenden Räumlichkeiten gefunden werden. Allerdings stehen Sitzungsmanager:innen in einer digitalen Sitzung vor neuen Herausforderungen. Sie müssen dafür sorgen, dass die Software reibungslos funktioniert, dass die Teilnehmenden einander gut verstehen können und dass sie nicht durcheinander sprechen, aber auch dass die Agenda und der Zeitplan der Sitzung weiterhin eingehalten wird.
Besonders die Wahl der passenden Software spielt dabei eine entscheidende Rolle und kann den Ablauf der Sitzung stark beeinflussen. Außerdem kann die Software einer digitalen Sitzung den Manager:innen stark assistieren, wodurch die passende Wahl nochmals wichtiger ist.
Die richtige Software für digitales Sitzungsmanagement
Um eine digitale Sitzung zu managen, kommt häufig unterstützende Software zum Einsatz. Sie stellt dabei oft einerseits die Basis für das Meeting zur Verfügung, da sich dort alle Teilnehmenden digital treffen, miteinander reden, chatten und Inhalte präsentieren können. Andererseits kann sie den Sitzungsmanager:innen auch helfen, den Überblick über die Agenda der Sitzung und Anmerkungen bzw. Fragen der Teilnehmenden zu behalten oder die Nachbereitung der Sitzung durch automatisierte Zusammenfassungen erleichtern.
Viele Tools gehen in ihrer Funktionalität aber auch über ihre Grundfunktion, als Darstellungsplattform der Sitzung hinaus, und bieten z. B. die Möglichkeit, Abstimmungen zu erstellen oder Gruppen für sich wiederholende Sitzungen zu gründen. Bereits vor einer Sitzung können mit vielen Tools Einladungen verschickt und Rückmeldungen gegeben werden oder die Teilnehmen bekommen die entsprechende Agenda vorab zur Verfügung gestellt. Dadurch wissen die Teilnehmenden genau, worum es in der Sitzung geht und können sich darauf vorbereiten und der oder die Sitzungsmanager:in bekommt einen Überblick, wie viele Teilnehmende für die kommende Sitzung zu erwarten sind.
Eine solche Software ist daher für digitale Sitzungen essenziell, um diese überhaupt abhalten zu können. Für klassische Sitzungen kann eine unterstützende Software aber auch hilfreich sein, da Funktionen wie z. B. das Versenden von Einladungen oder Protokollen auch die Planung von klassischen Sitzungen erleichtern kann.
Wodurch zeichnet die passende Software aus? Das hängt stark von den Anforderungen des Meetings und der technischen Versiertheit der Teilnehmenden ab.
Doch grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Software so benutzerfreundlich wie möglich gestaltet sein sollte. Das bedeutet, dass die Funktionen leicht zugänglich und intuitiv sein müssen und dass die Teilnehmenden sie erreichen können, ohne sich durch viele verschiedene Menüs oder Pop-ups zu klicken.
Sitzungsmanagement mit tixxt
Dank seiner Funktionalität als Social Intranet eignet sich tixxt auch gleichzeitig als Sitzungsmanagement Software.
Da auf tixxt alle Mitarbeitenden eines Unternehmens oder eines Verbands bereits miteinander verknüpft sind, können schnell Gruppen für die jeweilige Sitzung erstellt oder bereits vorhandene Gruppen zum Abhalten einer Sitzung genutzt werden. Innerhalb der Gruppen können Beiträge erstellt, Dokumente geteilt und Abstimmungen abgehalten werden, wodurch das Management deutlich erleichtert wird. Außerdem wird dadurch, dass die Gruppen auch nach der Sitzung bestehen bleiben, die Gefahr für Informationsverlust minimiert und Folgemeetings lassen sich schnell erneut organisieren.
Der in tixxt integrierte Kalender sorgt dabei für einen Überblick über alle Termine der Mitarbeitenden, dies erleichtert es den Sitzungsmanager:innen einen passenden Zeitpunkt für die jeweilige Sitzung zu finden.
Es gibt allerdings auch die Möglichkeit eine dedizierte Sitzungsmanagement-Software zu nutzen, wenn kein Bedarf für ein Social Intranet besteht. Dort gibt es eine große Auswahl von verschiedensten Anbieten, deren Lösungen sich sowohl im Funktionsumfang, in der Benutzerfreundlichkeit und in der Preisgestaltung unterscheiden. Um für das jeweilige Meeting die passende Software zu finden, bietet es sich demnach an, verschiedene Lösungen miteinander zu vergleichen und diese ggf. zu testen.
Digitales Sitzungsmanagement über eine Multi-Kanal-Lösung: Doppelarbeit vermeiden
Durch die Nutzung vieler verschiedener Kommunikationswege, innerhalb einer Organisation, kann schnell ein Problem auftreten: Gleiche Inhalte müssen auf jedem vorhandenen Kommunikationskanal vermittelt werden, damit alle Mitglieder erreicht werden können. Das sorgt für vermeidbare Mehrarbeit bei der Informationsvermittlung innerhalb des Verbands.
Die Lösung lautet hier: Eine auf Verbände und Mitgliedsorganisationen optimierte Plattform für das digitale Sitzungsmanagement und die Gremienarbeit. Hier wird dem Mitglied die freie Kanalauswahl ermöglicht: Von E-Mail-Zusammenfassungen bis hin zur Nutzung im Browser oder Smartphone Apps. So können die besonders Digitalen mit nativen Mobile Apps oder am Laptop mit professionellen Web-Apps arbeiten. Die weniger Digitalen können zunächst einmal wie gewohnt via E-Mail mitlesen und sich beim passenden Thema dann direkt einbringen. Erfolgskritisch ist dabei, dass der Verband auch wirklich alle über eine Plattform erreicht, also auf einem Kanal kommuniziert, und nicht parallel E-Mails an zahlreiche Ausnahmen senden muss. So lässt sich Doppelarbeit vermeiden, was für mehr Akzeptanz und deutliche Zeitersparnis in der Geschäftsstelle sorgt.
Unnötige Mehrarbeit kommt außerdem nicht auf, wenn auf der digitalen Plattform vereinheitlichte Vorlagen für Einladungen oder Protokolle eingestellt sind. Diese können für jede Sitzung wiederverwendet werden. Ist bei einem solchen Dokument doch mal eine Aktualisierung notwendig, ist diese dank Dateiversionierung transparent abgebildet und nachvollziehbar.
Dies ist ein kleiner Teil von den verschiedenen Möglichkeiten, die nachhaltiges Stakeholder Engagement im Verband leisten kann.
Die wichtigsten Anwendungsfelder des digitalen Sitzungsmanagements im Überblick
Keine Doppelarbeit
Einbindung von Nicht-Nutzern
Dokumente
Kalender
Kommunikation & Austausch
Beiträge, Fragen, Umfragen und Kommentare für den schnellen Austausch
Daten in Deutschland
Mobiles Arbeiten
Freie Kanal-Auswahl
Gruppen & Sektionen
Klare Struktur von Gremien, Erfas, Projekten und weiteren Gruppen.
Eigenes Branding
So profitieren unsere Kunden von digitalem Sitzungsmanagement
Fazit
Erfolgreiches Sitzungsmanagement im digitalen Zeitalter
Ein effektives Sitzungsmanagement ist das Fundament für produktive Meetings und erfolgreiche Gremiensitzungen. Durch eine klare Struktur, eine präzise Agenda und eine sorgfältige Nachbereitung können Sitzungen effizient gestaltet und die Ergebnisse optimiert werden. Die Rolle der bzw. des Sitzungsmanager:in – ob in Person oder digital unterstützt – spielt dabei eine zentrale Rolle, um den Überblick zu wahren und den Ablauf reibungslos zu gestalten.
In einer zunehmend digitalen und hybriden Arbeitswelt gewinnen digitale Sitzungsmanagement-Tools immer mehr an Bedeutung. Sie bieten nicht nur praktische Funktionen zur Unterstützung der Terminfindung, der Dokumentation und der Kommunikation, sondern helfen auch dabei, den organisatorischen Aufwand zu minimieren. Die Wahl der richtigen Software, die den spezifischen Anforderungen des Meetings und der Teilnehmenden entspricht, ist dabei entscheidend für den Erfolg der Sitzung.
Ob klassisch vor Ort oder digital – durch den Einsatz der passenden Tools und einer durchdachten Organisation können Meetings effizient und zielführend durchgeführt werden. Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse der Teilnehmenden zu berücksichtigen und eine Software zu wählen, die sowohl benutzerfreundlich als auch funktional ist. So wird das Sitzungsmanagement nicht nur vereinfacht, sondern trägt auch maßgeblich zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Organisationen bei.
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