Wenn zur Arbeit an einem bestimmten Projekt ein Social-Collaboration-Tool genutzt wird, kann das für Ihre Kollegen ungewohnt sein. Hier erfahren Sie, was bei der Einführung beachtet werden muss und wie Sie Ihre Kollegen erfolgreich an eine Arbeits- und Projektplattform heranführen.
Das technische Verständnis muss gegeben sein
Wenn Sie ein Social-Collaboration-Tool zur Social Collaboration einsetzen wollen, funktioniert das nur, wenn ein grundliegendes technisches Verständnis vorhanden ist. Sind Ihre Kollegen an die Arbeit in einem Social Intranet gewohnt, wird Ihnen die Nutzung eines Social-Collaboration-Tools nicht schwerfallen. Ist das jedoch nicht der Fall, können digital erfahrenere Nutzer die eher internetfremden Kollegen an die Nutzung der Arbeitsplattform heranführen. Ist das nicht möglich, kann alternativ ein fixierter Beitrag alle nötigen Informationen zum Social-Collaboration-Tool und dessen Funktionen erklären. In diesem können Sie beispielsweise Umfragetools, den Kalender oder das Dateimodul erläutern. So kann sich jeder Mitarbeiter stets bei Fragen selbst informieren und muss nicht zwingend den Arbeitsprozess unterbrechen. Seien Sie dabei dennoch eine konstante Hilfe, sodass Ihre Kollegen immer wissen, an wen sie sich bei Schwierigkeiten wenden können.
Ihre Kollegen sollten auch verstehen, dass es sich bei dem Social-Collaboration-Tool nicht nur um ein weiteres Mittel zur Arbeitsvereinfachung handelt. Vielmehr soll der gesamte Arbeitsprozess an einem bestimmten Projekt auf dieser Plattform stattfinden. Die Plattform soll somit nicht nur zusätzlich zu anderen digitalen Mitteln verwendet werden, sondern Teil des täglichen Arbeitsprozesses werden. So garantieren Sie, dass der Fokus nicht von dem jeweiligen Projekt abweicht und das Social-Collaboration-Tool als entscheidendes Werkzeug zum Erreichen des Ziels dient.
Begeistern Sie Ihre Kollegen
Wenn Sie Ihren Kollegen einfach ein Social-Collaboration-Tool vorsetzen, wird die Reaktion mit hoher Wahrscheinlichkeit negativ ausfallen. Versuchen Sie also Ihre Kollegen für die digitale Arbeitsplattform zu begeistern. Dazu können Sie den Nutzen der Plattform verdeutlichen. So können organisatorische Fragen hier innerhalb weniger Minuten geklärt werden. So wird der Arbeitsprozess nicht durch lange und oftmals chaotische Umfragen unterbrochen. Viel eher funktioniert die Organisation in einem Social-Collaboration-Tool nebenher ohne zu stören
Denken Sie dabei daran, dass eine Arbeits- und Projektplattform nur dann gewinnbringend ist, wenn ein gewisses Maß an aktiver Mitarbeit erreicht wird. Fordern Sie also Ihre Kollegen zur Teilnahme auf, verlinken Sie sie in Beiträgen und fragen Sie bei Dokumenten nach Korrekturlesern. Nur durch das gemeinsame Arbeiten an Projekten können alle Vorteile der Social Collaboration wahrgenommen werden.
Kommunizieren Sie (nur) auf der Arbeitsplattform
Einer der größten Vorteile der Social Collaboration ist, dass alle Kollegen Zugang zum gleichen Wissensstand haben. Wenn Sie also an einem bestimmten Projekt arbeiten, sollten Sie die Kommunikation bezüglich dieser Arbeit so gut es geht auf der digitalen Ebene vollziehen. Bei zu viel Kommunikation außerhalb der Plattform werden sich einzelne Kollegen ausgeschlossen fühlen und die gemeinsame Wissensbasis verschiebt sich.
Des Weiteren kann die Kommunikation auf der Arbeits- und Projektplattform zu Beginn ungewohnt sein, da bei der Social Collaboration zuvor bestehende Organisationsstrukturen aufgebrochen werden. Dieser Aufbruch bisheriger Strukturen zeigt sich vor allem daran, dass sich bei der Arbeit mit einem Social-Collaboration-Tool bekannte Rollen verschieben können. Die Position eines Kollegen kann auf der Arbeitsplattform von der eigentlichen Rolle in der Organisation abweichen. Die Stärken eines jeden Nutzers werden dort eingesetzt, wo sie in Betracht des jeweiligen Projekts gebraucht werden. Eine solche Umstrukturierung garantiert einen möglichst effektiven Arbeitsablauf, da die Aufgaben nach Stärken und nicht nach Position verteilt werden können. Dieser Aspekt hebt sich deutlich vom sonstigen Arbeitsalltag ihrer Kollegen ab. Erleichtern Sie den Einstieg indem Sie von Anfang an eine Plattformstruktur festlegen. Wer soll an welchem Prozess beteiligt sein? Soll es einen Projektleiter geben? Wann sollen welche Ergebnisse erzielt sein? Kommunizieren Sie dabei stets mit Ihren Kollegen über das weitere Vorgehen, damit jederzeit alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind.
Arbeitsalltag vs Arbeit im Social-Collaboration-Tool
Die Gewichtung der Arbeit auf der Plattform stellt einen entscheidenden Unterschied zwischen einem Social-Collaboration-Tool und einem Social Intranet dar. Während auf letzterem Organisation sowie ein breites Spektrum an Aufgaben geklärt werden können, steht auf der Arbeits- und Projektplattform das Projekt immer im Vordergrund. Versuchen Sie also, Ihren Kollegen den Unterschied zu verdeutlichen, damit sich die Arbeit auf der Arbeitsplattform auf für das Ziel relevante Inhalte beschränkt. Somit integrieren Sie von Anfang an den Blick für das Wesentliche und schaffen es, den Arbeitsablauf zu optimieren.
Somit sollten Sie versuchen, alltägliche Aufgaben und Probleme nicht auf der Arbeits- und Projektplattform zu klären. Projektbezogenen Fragen sollte immer der Vortritt vor rein organisatorischen Sujets gelassen werden.
Ausblick: Social Collaboration revolutioniert den Arbeitsprozess
Sind alle vorgestellten Aspekte berücksichtigt, steht der erfolgreichen Einführung eines Social-Collaboration-Tool nichts mehr im Wege. Auf einer solchen Arbeits- und Projektplattform können Ziele nicht nur schnell und effektiv erreicht werden, es entsteht außerdem eine vollkommen neue Art der digitalen Zusammenarbeit.
Wenn auch Sie Ihren Arbeitsprozess optimieren wollen, empfehlen wir für mehr Informationen zu Social Collaboration unseren Anwendungsfall zu Social Collaboration.
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