20 Arbeitstage werden im Jahr mit technischen Komplikationen vergeudet. Das ist das Ergebnis einer aktuellen Studie. Wir zeigen, wie Sie im Social Intranet Zeit sparen, ohne sich mit typischen Büroproblemen herumschlagen zu müssen.
Ein Überblick über die wichtigsten Ergebnisse
In einer aktuellen Studie von Censuswide in Zusammenarbeit mit Sharp Business Systems wird deutlich, dass in einem Großteil der Büros zu viel Zeit mit scheinbar nebensächlichen, meist technischen Problemen verbracht wird. Bei der Studie wurden 6045 Büroarbeiter befragt, 1015 davon aus Deutschland. Die Ergebnisse zeigen, dass sich Schwierigkeiten aus einem Zusammenspiel aus fehlendem technischen Know-How sowie mangelnden Mitteln zusammensetzen.
22 Minuten am Tag verbringen die Mitarbeiter laut eigenen Aussagen mit dem Suchen verschiedener Dokumente. 8 Minuten braucht der Drucker um hochzufahren, weitere 9 Minuten wird auf den Druckprozess gewartet.
Weitere Problematiken entstehen durch das Fehlen des richtigen Kabels, von dem 81% der Befragten berichten. Auch über das Einrichten neuer Software wird sich beschwert. Immerhin 23% geben zu, dass es Ihnen an technischem Verständnis fehlt.
So können Sie im Social Intranet Zeit sparen
Viele der oben genannten Probleme können mit einem funktionierenden Social Intranet behoben werden. Vor allem die Suche nach Dokumenten, die laut Studie einer der größten Zeitfresser ist, erfolgt hier durch wenige Klicks. Liegt im Social Intranet eine durchdachte, übersichtliche Ordnerstruktur vor, können unter bestimmten Unterpunkten die gefragten Dateien schnell und einfach gefunden werden. Weiter erleichtert wird die Suche durch eine Suchfunktion, in der Sie Beiträge oder auch Ordner nach Schlagwörtern durchsuchen können.
Die fast 20 Minuten, die laut der Umfrage mit dem Drucken von Dokumenten zugebracht werden, werden im Social Intranet ebenfalls deutlich reduziert. Durch eine digitale Dateiablage werden viele Druckvorgänge überflüssig. Mithilfe von Funktionen wie der Dateiversionierung kann hier gemeinsam gearbeitet werden, ohne dass Dokumente zur Korrektur von A nach B gebracht werden müssen. Es liegt eine digitale Übersicht über alle wichtigen Dateien und deren Entwicklung vor. So können Arbeitsprozesse stattfinden, bei denen jederzeit alle Beteiligten auf dem selben Wissensstand sind.
Technisches Verständnis vs technische Ausstattung
Bei der Studie wird schnell deutlich, dass viele der genannten Probleme, die auf fehlerhafte Technik zurückgeführt werden, oft nur aus fehlendem technische Verständnis resultieren. So braucht ein moderner Drucker nur ca. 1 Minute um 6 Seiten zu drucken. Dass trotzdem fast 10 Minuten auf den Druckvorgang gewartet wird, liegt daher in vielen Fällen an mangelndem Verständnis der Geräte oder der Software. Im Kontrast dazu gibt jeder zweite Befragte an, er könne mit aktuellerer Technik besser arbeiten, da die derzeitigen Mittel im Büro oft veraltet seien.
Erfolgreiche Problembehandlung im Social Intranet
Dabei kann ein Social Intranet helfen, eine Kommunikationsbasis für digitale Fragen und Probleme zu schaffen. Durch Reverse Mentoring können weniger technik-affine Menschen von erfahrenen Kollegen lernen. Dabei bietet ein Social Intranet die perfekte Grundlage für die erfolgreiche Kommunikation. Sollte beispielsweise ein akutes technisches Problem auftreten, kann hier die IT-Abteilung kontaktiert werden. Diese kann sich nun dem Problem widmen, ohne den eigenen Arbeitsablauf lange unterbrechen zu müssen. Somit kann eine ganze Organisation im Social Intranet Zeit sparen ohne dabei wichtige Problematiken übergehen zu müssen.
Eine Mischung aus verschiedenen Faktoren
Alles in allem können die Ergebnisse der Studie nicht bloß auf einen Grund zurückgeführt werden. Viel eher wirft eine Mischung aus veralteten technischen Mitteln sowie fehlender digitaler Erfahrung ein Spektrum an Komplikationen auf, das es zu bewältigen gilt. Dabei ist zu beachten, dass sich eine Investition in neuere technische Mittel lohnt, da Unternehmen mit der Digitalisierung Schritt halten müssen. Nur so können sie ebenso effektiv arbeiten wie mögliche Konkurrenz, die technische Mittel erfolgreich nutzt. Dabei kann eine Organisation mithilfe des Social Intranet Zeit sparen. Das funktioniert jedoch nur, wenn alle Kollegen erfolgreich in das Social Intranet eingearbeitet werden und die Unternehmensplattform verstehen lernen.
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