Social Intranets festigen sich nach und nach im Unternehmensalltag. Der digitale Wandel ist nicht länger eine ferne Zukunftsprognose. Doch in diesen Zeiten fragt man sich, wie sich die Unternehmensstruktur weiterentwickeln wird. Welche Rolle wird dabei das Social Intranet der Zukunft spielen?
1. Verbesserte Funktionen im Social Intranet
Das Social Intranet von morgen muss nicht nur vorhanden sein, sondern auch tatsächlich genutzt werden. Dazu können die bisherigen Funktionen ausgeweitet werden, sodass diese erfolgreicher verstanden werden können. So kann beispielsweise die Suchfunktion des Intranets verbessert werden, sodass relevante Ergebnisse geordnet geliefert werden können. Ebenfalls bietet sich eine Vorschlagfunktion an, die je nach Nutzereingaben interessante Beiträge, die im Intranet bestehen, vorschlägt.
In Zeiten von Smartphones und Tablets ist es außerdem unerlässlich, dass das Social Intranet der Zukunft auch auf mobilen Endgeräten verfügbar ist. So können alle Mitarbeiter jederzeit auf das Intranet zugreifen und an Diskussionen teilhaben.
Des Weiteren spielt die Benutzerfreundlichkeit eine große Rolle für die Zukunft des Social Intranets. Nur wenn diese zufriedenstellend ist, wird die Plattform von den Kollegen im Unternehmen verwendet werden. Alles in allem sollte das Ziel sein, dass ein Social Intranet im Unternehmen als angenehm empfunden und deswegen gerne genutzt wird. Es soll den Arbeitsalltag erleichtern und nicht zusätzlich erschweren. Daher sollte stets auf eine positive Nutzererfahrung geachtet werden.
2. Erfolgreiche Nutzung des Social Intranets als Kernfaktor
Wenn das Social Intranet der Zukunft soweit funktioniert, steht der gelungenen Nutzung nur noch eines im Weg: Das Unternehmen selbst. Daher ist es wichtig, dass Mitarbeiter auf eine gewissenhafte Arbeit achten. Zum Beispiel sollte Dokumentenchaos vermieden und auf eine übersichtliche Bereitstellung von Dateien wert gelegt werden. Da ein Großteil der Nutzer das Social Intranet für ihre Dokumentenverwaltung nutzt, ist eine übersichtliche und gute Struktur von entscheidender Bedeutung.
Außerdem ist es möglich, häufig gestellte Fragen allgemein im Social Intranet zu beantworten. So kann beispielsweise ein Dokument hochgeladen werden, dass für alle Kollegen sichtbar ist und Richtlinien oder Regeln des Unternehmens erklärt. Diese Informationsbereitstellung führt nicht nur zu weniger Unklarheiten, sie schafft auch Platz für das direkte Klären anderer Probleme.
Sobald das Social Intranet im Unternehmen erfolgreich genutzt wird, sollte auch über die Einführung eines Social Extranet zur Kommunikation mit Partnern nachgedacht werden. In diesem können eingegrenzte Kommunikationsbereiche eingerichtet werden, in denen ein Dialog zwischen Unternehmensangehörigen und externen Kontakten möglich ist. Dabei erscheint der Gebrauch eines Social Extranets zur Kommunikation nach außen als modern und suggeriert dem Partner eine hohe Erreichbarkeit.
3. Vom Social Intranet zum Digital Workspace
Das Social Intranet der Zukunft sollte mehr sein als eine Dateiablage. Obwohl dies eine der meistgenutzten Funktionen darstellt, bietet ein Social Intranet doch noch weitere Möglichkeiten als die des digitalen Aktenschranks. Es sollte viel eher als Digital Workspace, also als digitale Arbeitsplattform, wahrgenommen werden.
Ein Prozess, den man auch „Working Out Loud“ nennt, beschreibt dabei eine offene und ehrliche Vorgehensweise. In dieser werden sowohl das eigene Arbeiten als auch konstruktive Kritik miteinander geteilt. So weiß jeder Kollege über die Wirkung der eigenen Arbeit Bescheid, während er selbst Teile seines individuellen Wissens in die Arbeit anderer einbringen kann.
Dadurch wird der Digital Workspace außerdem zum Medium des digitalen Lernens. Hier können sich Mitarbeiter selbstständig informieren und weiterbilden.
Die direkte Kommunikation, die im Social Intranet möglich ist, führt auch zu der Realisation des digitalen Arbeitsplatzes. Wo früher lästige E-Mails geschrieben werden mussten, findet der Austausch mit einem oder mehreren Kollegen nun schneller und übersichtlicher statt. Auch Meetings können aufgrund dieses Phänomens auf ein Minimum reduziert werden.
4. Vernetzte Zusammenarbeit als entscheidender Faktor im Social Intranet der Zukunft
Wie anhand der vorherigen Punkte deutlich wurde, spielt vor allem die soziale Kollaboration zwischen Kollegen eine bedeutende Rolle im Social Intranet der Zukunft. Anstelle einer strengen Hierarchie, in der jeder nur für seinen eigenen Arbeitsbereich zuständig ist, steht hier die Zusammenarbeit an erster Stelle. Durch ständigen, direkten Austausch wird somit das Arbeitsklima verbessert. Außerdem kann bei Problemen jeder Mitarbeiter den zuständigen Kollegen im Social Intranet finden und kontaktieren. Durch die konstante Interaktion entsteht ein zusätzliches Gefühl der Ehrlichkeit und Offenheit. So können auf Dauer bessere Ergebnisse erzielt werden. Insgesamt kann ein Social Intranet durch gewinnbringende soziale Kollaboration nicht nur die Arbeitsweise verändern, sondern auch die Nutzer glücklich machen.
5. Über Veränderungen auf dem Laufenden halten
Der digitale Wandel befindet sich erst in seinen Anfängen. Auch im Social Intranet der Zukunft wird ständige Veränderung und Anpassung auf der Tagesordnung stehen. Damit ihre Kollegen nicht den Überblick verlieren, ist es notwendig, sie über Neuerungen in Kenntnis zu setzen. Eine erfolgreiche Change-Kommunikation führt so zu schnellerem Verständnis. Die Mitarbeiter sind dabei immer auf dem neusten Stand und haben größeres Vertrauen in die Arbeitsweise des Unternehmens. Das wirkt sich nicht nur positiv auf den Umgang mit dem Social Intranet aus, sondern auch auf andere Bereiche des Unternehmensalltags.
Gut für die Zukunft gerüstet sein
Viele der vorgestellten Maßnahmen zur Veränderung sind auch heute schon möglich, werden jedoch im Unternehmen nur selten realisiert. Es wird deutlich, dass das Social Intranet das Potential hat in der Zukunft zu bestehen. Dafür müssen Unternehmen jedoch ihre Haltung gegenüber der Digitalisierung ändern, diese annehmen und sich nicht vor möglichen Veränderungen sperren. Wer die Vorteile der Digitalen Transformation und des Social Intranets in Zukunft erfolgreich nutzen möchte, sollte immer auf dem neusten Stand sein.
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