Social Intranet Vorteile und Gründe im Überblick

Steigende Komplexität und immer schnellerer Wandel stellen Unternehmen und Mitarbeitende vor neue Herausforderungen. Information fließt oft nicht schnell genug (oder versickert sogar) und Erfahrungen sowie Expertise werden nicht gefunden. Eine zentralisierte Unternehmenskommunikation kann hier auch nicht alleinig helfen. Ein neuer Ansatz muss her, bei dem ein Social Intranet Vorteile voll ausspielen kann: Die zentrale Kommunikationsplattform, auf der alle Mitarbeitenden mitwirken und somit das gemeinsame Wissen, die Erfahrung und die Expertise auch nutzen können.

1. Auffinden von Expertise und Erfahrung

Im Social Intranet verfügt jeder Nutzer über ein eigenes Profil. Hier können nicht nur ein Foto der Person hochgeladen sowie Angaben zur Rolle im Unternehmen gemacht werden. Oft besteht auch die Möglichkeit, Interessen über den Arbeitsalltag hinweg anzugeben. Die Nutzerprofile bieten somit eine gute Übersicht über Ihre Kollegen. Gesammelt im Nutzerverzeichnis können Experten und Expertise so schnell und einfach gefunden werden.

2. Offenen Dialog fördern mit Beiträgen und Kommentaren

Social Intranets schaffen ganz neue Möglichkeiten, sich zu vernetzen und auszutauschen. Gefördert wird das durch die Beitragsfunktion, die den Austausch verschiedenster Stakeholder zulässt und an einem Ort bündelt. Hier können sich Ihre Kollegen nicht nur selbst einbringen, sondern auch die Ideen anderer sehen und mit ihnen in den Dialog kommen.

3. Expertenaustausch ermöglichen mit Gruppen für Themen und Bereiche

Im Social Intranet werden Brücken zu Bereichen gebaut, die zuvor kaum erreichbar waren. Gerade Abteilungen, die an verschiedenen Standorten arbeiten, finden hier in einem digitalen Raum zusammen und können sich trotz räumlicher Distanz problemlos austauschen und vernetzen. Dabei bildet die Gruppenfunktion nicht nur bestehende Strukturen des Unternehmens ab. Darüber hinaus wird auch ein Zusammenfinden in Interessengruppen möglich, in denen der Austausch über den Arbeitsalltag hinausgeht.

4. Nachhaltige Kommunikation außerhalb von Chats

Chats sind ein Hauptbestandteil vieler interner Systeme. Jedoch ist der Austausch darin meist vergänglich: Ältere Inhalte können nur schwer wiedergefunden werden, mühsames Scrollen frustriert. Hier punktet ein Social Intranet mit einem Beitragsverlauf. Dieser kann durchsucht werden; die Beiträge selbst verfügen über ein Schlagworte-/Tagging-System, durch das Inhalte einfach strukturiert und so auch nachträglich auffindbar gemacht werden.

5. Die Unternehmenskultur wird vernetzter und gemeinschaftlicher

Eine der bedeutendsten Stärken von Social Intranets ist die Prägung einer neuen, verbesserten Unternehmenskultur. Viele Kritiker nehmen auch heute noch an, dass durch die zunehmende Digitalisierung die Zusammenarbeit unpersönlicher wird. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Erst durch ein Social Intranet haben alle Kollegen die Möglichkeit, sich zu vernetzen. Das führt auf Dauer dazu, dass das Unternehmen enger zusammenwächst. Es entsteht eine Kultur des Austauschs, durch die Kollegen voneinander lernen und vom Wissen aller profitieren. Die Funktionen des Social Intranets unterstützen diese Kultur. Nur mit E-Mails wäre dies nicht möglich.

6. Identifikation & Motivation mit Vernetzung steigern

Durch die zunehmende Vernetzung entsteht im Unternehmen ein Wir-Gefühl. Die Kollegen lernen sich kennen und wissen, wen Sie zu welchen Themen kontaktieren können. Die Zusammenarbeit wird durch diesen übergreifenden Team-Gedanken verbessert. Dadurch, dass Entwicklungen auf der Plattform sichtbar werden, schafft ein Social Intranet außerdem mehr Verständnis für die Gesamteinordnung der eigenen Tätigkeit im Großen und Ganzen der Organisation. Hier erhalten Ihre Kollegen die Anerkennung, die Sie verdient haben und können Erfolge gemeinsam feiern.

7. Prozesse und Abläufe laufen schneller, einfacher und fehlerfreier

Das richtige Social Intranet verfügt über verschiedene Möglichkeiten, bestehende Prozesse Ihres Unternehmens digital abzubilden. Gerade, wenn viele unterschiedliche Akteure an einem Prozess beteiligt sind, punktet eine solche interaktive Plattform. Durch Funktionen wie eine Dateiversionierung kann so beispielsweise gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Änderungen sind dabei transparent nachzuverfolgen und ältere Zwischenstände abrufbar. Zwischenfragen, Entwicklungen, Ergebnisse und Beschlüsse können als Beitrag geteilt werden. Es müssen nicht länger zahlreiche E-Mails mit Anhängen verschickt werden, die im schlimmsten Fall in überfüllten Postfächern untergehen. Wird das Social Intranet als zentraler Kommunikationsweg genutzt, erhöht das die Produktivität Ihrer Kollegen enorm. Da Sie über die Plattform jeden erreichen können, wird Doppelarbeit für Sie und Ihre Kollegen vermieden.

8. Digitale Fitness fördern

Mit einem Social Intranet lernen alle Mitarbeitenden den Umgang mit digitalen Tools. Die Kommunikation auf diesem Wege und die dazugehörige Knigge wird erlebt, gelernt und gelebt. Damit das funktioniert, ähneln die Funktionen vieler Social Intranets denen, die die digitaleren Kollegen bereits aus sozialen Netzwerken kennen. Schließlich hat niemand ein Handbuch zu Facebook oder WhatsApp gelesen (die Dienste benötigen kaum eines). Weniger digital-affine Kollegen werden durch die intuitiven Funktionen und die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitenden abgeholt und an die Plattform gewöhnt.

9. Eine zentrale Anlaufstelle für alle Informationen schaffen

Die Plattform ersetzt als Digital Workplace eine Handvoll verschiedener Tools, für die sonst jeweils eine eigene Anmeldung sowie Schulungen und Eingewöhnung in die jeweilige Software nötig ist. Das ist für Ihre Kollegen von Vorteil, da sie sich nur in eine Oberfläche einarbeiten müssen. Sie wissen außerdem, dass Sie im Social Intranet des Unternehmens alle wichtigen Informationen finden und verfügen so über eine zentrale, digitale Anlaufstelle.

10. Alle Kollegen erreichen

Egal ob gewerbliche Mitarbeitende, Mobile-Only-Nutzer, Kollegen im Außendienst: Durch das Social Intranet gibt es mindestens einen Ort, an dem alle zusammenfinden können und erreicht werden. Besonders profitieren Sie hier von einer eigenen, individualisierten Mobile App, die Ihren Kollegen den Zugriff über ihr Smartphone ermöglicht – immer und überall.

Alle Social Intranet Vorteile zusammengefasst:

  • Expertise und Erfahrungen werden nutzbar gemacht
  • Offener Dialog wird gefördert
  • Experten finden einen Ort, um sich auszutauschen
  • Inhalte können immer wieder gefunden, aufgegriffen und weitergeführt werden
  • Unternehmenskultur wird durch zunehmende Vernetzung gestärkt
  • Kollegen identifizieren sich mehr mit der Arbeit des Unternehmens
  • Prozesse werden vereinfacht, beschleunigt und digitalisiert
  • Digitale Fitness der Kollegen wird erhöht
  • Informationen sind an einem zentralen Ort auffindbar
  • Durch Mobile Apps werden alle Kollegen erreicht

Um diese Vorteile zu erzielen, müssen Sie erkennen, wie Sie mit digitalen Mitteln den Kulturwandel stemmen: Im White Paper „Digitalisierung & Kulturwandel gehen Hand in Hand“ erfahren Sie, wie Sie in sechs Schritten eine zeitgemäße Organisationskultur etablieren und so schon bald von den Vorteilen eines Social Intranets profitieren.



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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Juhasz Imre.

 

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