Das wichtigste Gut eines jeden Unternehmens ist das Wissen. Oftmals wird dieses jedoch dezentral und undurchdacht verwaltet. Das so entstehende Silo-Denken kostet Effizienz und Kreativität und fördert Konkurrenz im Denken. Ein Social Intranet kann all dies beenden, wenn es richtig eingesetzt wird.
Wie entsteht Silo-Denken?
Unter Silo-Denken versteht man die starke Fixierung auf die eigene Abteilung oder das Team, dem man selbst angehört. Dadurch geht der Blick für das gesamte Unternehmen und die gemeinsamen Interessen und Ziele verloren. Silo-Denken kann beispielsweise durch starkes Konkurrenzdenken zwischen einzelnen Abteilungen entstehen. Weitere Gründe sind die mangelnde Einsicht in die Aufgaben der Anderen oder das fehlende Verständnis für deren Arbeitsweise. Das Phänomen findet man vor allem in größeren Organisationen, wo die einzelnen Einheiten nicht sehr eng miteinander verbunden sind. Silo-Denken ist fatal, weil es dazu führt, dass Kapazitäten ungenutzt bleiben. Ein Social Intranet kann hier effizient gegenwirken, wenn es richtig eingesetzt wird.
Wie ein Social Intranet gegen Silo-Denken wirkt
Ein Social Intranet wirkt auf viele unterschiedliche Arten gegen das Silo-Denken. Manche liegen in der Natur des Instruments und funktionieren als Selbstläufer, andere erfordern Community-Management-Maßnahmen oder eine Umstrukturierung von Prozessen. Wir zeigen Ihnen hier die wichtigsten und geben Tipps, wie Sie diese sinnvoll einbringen.
Social Intranet als Wissensspeicher
Eines der Hauptprobleme, das zu Silo-Denken führt ist ein komplizierter Zugang zu Informationen. Wenn jeder seine Dateien lokal auf dem eigenen Rechner speichert, hat auch nur er Zugriff. Auch die Speicherung auf firmeneigenen Severn ist meist nicht besser. Da dort keine Datei-Versionierung möglich ist, werden Dateien erst nach dort verschoben, wenn der Ersteller sie für perfekt hält. Dadurch wird oftmals lange mit alten Versionen gearbeitet. Social Intranets erlauben die zentrale Speicherung von Informationen in Gruppen (die Abteilungen oder Teams abbilden können) oder für alle zugänglich. Das hat zum einen den Vorteil, dass benötigte Informationen einfach gesucht werden können – ganz ohne Nachfragen. Zum anderen entfällt so das Problem, dass mit unterschiedlichen Versionen eines Dokuments gearbeitet wird.
Tipp zur Umsetzung: das Intranet sollte von Anfang an die Unternehmensstruktur abbilden. Das heißt jede Abteilung/jedes Team sollte Dateien zentral speichern können. Ermöglichen Sie auch Gruppen für Projekte anzulegen, wo dies auch möglich ist.
Social Intranet schafft Transparenz
Wenn der globale Bereich und die einzelnen Gruppen aktuell gehalten und mit relevanten Informationen gespeist werden, kann jeder sich Informationen über alle relevanten Themen und Projekte besorgen. So bleibt man auch bei team- oder abteilungsübergreifenden Projekten auf dem Laufenden Im globalen Bereich des Social Intranets können Informationen veröffentlicht werden, die die ganze Organisation betreffen. Das verhindert ungleiche Wissensstände in der Belegschaft und zwischen den Abteilungen und somit Silo-Denken. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass Gerüchte weniger Gehör finden, wenn das Intranet als vertrauenswürdige Quelle für wichtige Informationen etabliert ist.
Tipp zur Umsetzung: Halten Sie den globalen Bereich des Intranets aktuell. So schaffen machen Sie das Intranet zur ersten Instanz bei der Informationsverteilung.
Social Intranet sorgt für Gleichberechtigung
In Social Intranets ist jedes Profil gleichberechtigt. Administratoren können zwar die Rechte für einzelne Mitglieder in den Gruppen und im globalen Bereich festlegen, die Aussage eines jeden Kollegen steht aber gleichberechtigt neben allen anderen. Das verbessert die Qualität der internen Kommunikation und ebnet Hierarchien ein. Eine solche Unternehmenskultur sorgt auch dafür, dass Kollegen eher „über den eigenen Tellerrand“ hinaus schauen und das Ganze im Blick behalten. Über die Chatfunktion ist es auch Kollegen, die nicht sehr eng zusammenarbeiten möglich miteinander zu kommunizieren. Das baut Grenzen zwischen Abteilungen und durch Hierarchie nochmals ab.
Tipp zur Umsetzung: Stoßen Sie zum Launch des Intranets direkt erste Diskussionen an. So zeigen Sie direkt die neue Unternehmenskultur, in die alle sich einbringen können.
Social Intranet ordnet Kommunikation
Häufig findet ein Großteil der Kommunikation in Unternehmen per E-Mail statt. Das sorgt schnell für Chaos und ungleich verteilten Informationen, wenn nur einem an der Konversation Beteiligten geantwortet wird. Im Intranet ist die Kommunikation durch Activity Streams geordnet und alle bekommen die gleichen Informationen. Auch das trägt zum Abbau des Silo-Denkens bei: Manchmal werden Informationen versehentlich nicht an alle relevanten Kollegen verteilt. Die, die nicht informiert wurden, fühlen sich dann jedoch von den anderen schlecht behandelt und lenken den Fokus stark auf die eigene Organisationseinheit.
Tipp zur Umsetzung: Legen Sie direkt zu Beginn wichtige Projektgruppen an und zeigen Sie exemplarisch, wie gut und transparent Kommunikation ablaufen kann. Das Ablösen der alten E-Mail ist leider nicht ganz einfach.
Konzept für das Gesamtunternehmen erforderlich
Damit das Social Intranet erfolgreich zu einer Überwindung des Silo-Denkens beitragen kann, ist ein unternehmensübergreifendes Konzept nötig. Dieses sollte auf Management-Ebene ausgearbeitet und für alle Unternehmensbereiche gültig sein. Nur mit dem nötigen Commitment der höheren Ebenen wird auch der Rest der Belegschaft das Intranet für Datenverwaltung und Kommunikation nutzen.
Auch gutes Community-Management ist sehr wichtig, um das Social Intranet erfolgreich zu machen und somit Silo-Denken zu überwinden. Seien Sie Ansprechpartner bei Fragen und füllen Sie das Intranet regelmäßig mit relevantem Content. Alles Nötige, was Sie über Community Management wissen müssen, können Sie hier in unserem Crash-Kurs Internes Community Management lernen:
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Bildquelle des Vorschaubildes: Foto von Flickr-User Doc Searls