Social Intranet Launch leichtgemacht – mit einem Kern-Team

Ein Social Intranet Launch bedarf viel Vorbereitung. Neben der technischen Planung braucht es eine Strategie, um das Social Intranet als digitalen Arbeitsplatz zu etablieren. Damit alles funktioniert und die Einführung erfolgreich verläuft, hilft ein Kern-Team.

Ein Kern-Team unterstützt den Social Intranet Launch

Vor der Einführung eines Social Intranets lohnt es sich, Pilot- und Testphasen durchzuführen. Das Kern-Team ist oft die gleiche Personengruppe, die sich mit der Pilotierung auseinandersetzt. Als Kern-Team stellt es danach sicher, dass es vor, während und nach dem Social Intranet Launch keine Probleme gibt. Dazu erhält das Kern-Team schon vor der offiziellen Einführung Zugang zur Plattform. Hier kann es das Netzwerk schon jetzt mit nützlichen Inhalten füllen und sich mit der Software bekannt machen. Das kann beim späteren Launch sehr hilfreich sein. Doch wenn aus der Pilotierung kein Kern-Team besteht, sollten Sie zunächst mögliche Rollen im Team mit passenden Kollegen besetzen.

Kern-Team bilden – Tipps und mögliche Rollen

Sie als Projektleiter haben die Aufgabe, das Kern-Team auszuwählen und bei seinen Aufgaben zu unterstützen. Diese Auswahl muss gut durchdacht sein. Es bietet sich an, Kollegen aus allen Hierarchien, Altersgruppen und Abteilungen in das Kern-Team zu integrieren. So fühlt sich jeder Nutzer, der sich später im Social Intranet anmeldet, vertreten. Im Idealfall kann er sich mit einer der Personen des Teams identifizieren. Neuzugänge fühlen sich so schneller wohl.

Ebenso ist sinnvoll, Personen mit einem bestimmten aktiven Nutzerverhalten in das Kern-Team zu holen. Rollen wie die des stellvertretenden Ansprechpartners unterstützen Sie als Projektleiter in Ihrer leitenden Funktion. Technisch versierte Personen helfen, die Hard- und Software Kollegen nahzubringen. Besonders wortgewandte, kommunikative oder motivierende Mitglieder halten Diskussionen und Austausch auf der Plattform am Leben. Auch sie können deshalb für den Social Intranet Launch von entscheidender Bedeutung sein.
Wie Sie sehen, gibt es viele verschiedene Fokuspunkte, auf die Sie bei der Zusammenstellung eines Kern-Teams Rücksicht nehmen sollten. Nicht alle Rollen müssen dabei zwingend besetzt sein. Überlegen Sie sich, welche Mehrwerte Sie mit Ihrem Social Intranet erzielen wollen und entscheiden danach.

Die Aufgaben des Kern-Teams

Zu den zentralen Aufgaben des Kern-Teams zählen vor allem das Community Management sowie die strategische Planung des Social Intranet Launch. Ziel des Kern-Teams ist, dass die Einführung des Social Intranets gelingt. Die Zeitspanne, in der das Team tätig ist, kann grob in drei Phasen unterteilt werden: Die Vorphase, die Pre-Launch Phase und die Launch Phase.

Die Vorphase: In der Vorphase steht das Ausarbeiten der Strategie im Mittelpunkt. Hier werden Teammitgliedern Aufgaben zugeteilt und besprochen. Danach können Sie einen Zeitplan erstellen, der dem Kern-Team Zwischenziele und Fristen kommuniziert. Eines dieser Zwischenziele kann beispielsweise die Grundstruktur des Netzwerks sein. Hier wird überlegt, wie das Social Intranet am Ende aussehen soll. Das Kern-Team überlegt sich an dieser Stelle eine mögliche Gruppen- und Ordnerstruktur für das Netzwerk. Ist die Grundstruktur schon vor Einführung des Social Intranets etabliert, sollte kein Chaos entstehen, wenn Neuzugänge auf der Plattform arbeiten.

Die Pre-Launch Phase: In der Pre-Launch Phase werden die Kollegen außerhalb des Kern-Teams über die bevorstehende Neuerung informiert. Hier können Plakate, Flyer und Informations-E-Mails vom Kern-Team erstellt werden, die dann an die Kollegen gereicht werden. Zu diesem Zeitpunkt sollten alle Mitglieder des Kern-Teams anfallende Fragen von Mitarbeitern beantworten können. Dazu zählen Fragen wie:

  • Was wird sich ändern?
  • Was ist ein Social Intranet und welche Vorteile bringt es?
  • Wann wird der momentane Arbeitsprozess auf das Social Intranet übertragen?
  • Wie kann ich mich vorbereiten?
  • Wo kann ich mich weiter über das Projekt informieren?

Um weitere offene Fragen zu klären und in erste Prozesse einzuführen, kann das Kern-Team Starter Pakete ausarbeiten, die vor dem Social Intranet Launch verteilt werden. So können sich Ihre Kollegen ein besseres Bild von der Plattform machen und sich auf den digitalen Arbeitsplatz vorbereiten.
In dieser Phase füllt das Kern-Team außerdem das Social Intranet mit ersten Inhalten. Dazu gehören neben dem Ausfüllen der eigenen Nutzerprofile und dem Hochladen eines Profilfotos auch erste Diskussionen. Diese können sich zum Beispiel mit dem Thema befassen, was bis zum Launch noch alles erledigt werden sollte.

Die Launch Phase: Wenn Sie alle Vorbereitungen für den finalen Launch erledigt haben, kann die Einführung Ihrer Plattform beginnen. Sobald Sie sich mithilfe des Kern-Teams auf ein Launch-Datum geeinigt haben, sollten Sie dieses auch den restlichen Kollegen mitteilen. Liefern Sie dazu auch die Information, wie die erste Anmeldung ablaufen wird. Anschließend kann das Kern-Team Willkommens-E-Mails verfassen und nach den ersten Anmeldungen an Neuzugänge senden. Aufgrund der vorher erstellten Inhalte des Kern-Teams erhalten die neuen Mitglieder einen guten Eindruck, wie die Plattform zur Zusammenarbeit genutzt werden kann. Fixierte Beitrage sind für neue Nutzer schnell auffindbar und helfen, erste Schritte im Netzwerk zu erklären. Denken Sie dabei daran, dass Sie und das Kern-Team auch weiterhin als Ansprechpartner, Vorbilder und Motivatoren fungieren.

Mit Kern-Team zum perfekten Launch

Ein Kern-Team bringt viele Vorteile mit sich. Vor allem aber werden Sie bei Ihrer Arbeit als Projektleiter entlastet und unterstützt. So können Sie immer den Überblick über das Projekt behalten. Wenn Sie noch mehr über die Funktionsweisen des Kern-Teams wissen wollen, empfehlen wir Ihnen unser White Paper „Kein Launch ohne Kern-Team“. Hier erfahren Sie auch, welche konkreten Rollen es im Kern-Team geben kann, wie Sie Kollegen in das Team holen und das Kern-Team als Vorbild für andere Nutzer einsetzen.

  Kein Launch ohne Kern-Team

White Paper - Kein Launch ohne Kern-Team

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