Wie viele der Sätze in unserem Social Intranet Mehrwert Bingo haben sie schon einmal gehört? Machen Sie den Test. Nehmen Sie das Bingo einen Monat lang in jedes Meeting mit und streichen Sie jede Phrase, die Sie dort hören einfach durch. Wenn Sie eine oder sogar mehrere Linien „voll“ bekommen ist Ihr Unternehmen reif für ein Social Intranet!
Chaos bei der Dokumentenverwaltung und veraltete Strukturen bei der Teamarbeit und im Wissensmanagement sind leider auch heute noch in vielen Unternehmen Alltag. Das führt dazu, dass die Arbeit an vielen Stellen nicht effektiv ausgeführt wird. Ein Social Intranet kann Ihnen dabei helfen, alte Strukturen umzukrempeln und frischen Wind in Ihre Arbeitsprozesse zu bringen. Wir haben hier die wichtigsten Argumente für ein Social Intranet im Unternehmen zusammengefasst:
Dokumente strukturieren und auffindbar machen
Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Dokumente befinden sich im Umlauf. Deshalb werden benötigte Informationen oft nur schwer, gar nicht oder zu spät gefunden, was schwerwiegende Folgen haben kann. Wenn der schriftliche Austausch nur in Form von E-Mails stattfindet besteht die Gefahr, dass Nutzer an einer falschen Stelle in eine bereits laufenden Diskussion einsteigen oder veraltete Versionen benutzt werden.
Die Dateiverwaltung eines Social Intranets beseitigt diese und weitere Probleme durch die zentrale und strukturierte Ablage von Dateien. So muss niemand mehr lange darüber rätseln, auf der Festplatte welches Kollegen das benötigte Dokument nun liegt. Alle Dateien werden zentral im Social Intranet gespeichert und sind somit für alle Mitglieder des Intranets (oder nur die, die eine Berechtigung haben) zugänglich. Die meisten Social Intranets bieten die Möglichkeit, verschiedene Versionen von Dateien abzuspeichern. So ist stets klar erkennbar, was die aktuelle Version ist und wer sie zuletzt bearbeitet hat. Durch die Versionierung sind auch ältere Arbeitsstände noch verfügbar. Das dient zum einen der Dokumentation des Erstellungsprozess. Weiterhin können ältere Versionen wieder genutzt werden, wenn irgendwo ein Fehler aufgetreten ist.
Virtuelle Arbeitsräume für verbesserte Zusammenarbeit
Gerade in größeren Unternehmen hat man nicht immer die Möglichkeit, direkt mit allen Team-Mitgliedern oder allen, die an einem Projekt arbeiten, zu kommunizieren. So kommt es leider viel zu häufig vor, dass nicht alle Involvierten über die nötigen Informationen verfügen und viel kreatives Potential ungenutzt bleibt.
Eine effektive Methode, um bestmögliche Ergebnisse im Team zu erzielen ist die Bereitstellung von virtuellen Team- oder Projekträumen im Social Intranet. Ideen werden im Activity-Stream transparent diskutiert. Alle Mitglieder können sich einbringen, wodurch die Kenntnisse des gesamten Teams optimal genutzt werden können. Und das ohne stundenlange Meetings. Steckt das Team in einem schöpferischen Loch, bieten Social Intranets die Möglichkeit das Wissen und die Kreativität der restlichen Kollegen anzuzapfen.
Veröffentlichen Sie einzelne Beiträge oder konkrete Fragen für alle sichtbar und profitieren Sie vom wertvollem Know-how Ihres gesamten Unternehmens. Vielleicht ist Ihr Problem auch schon an einer anderen Stelle aufgetreten. Nutzen Sie die Suchfunktion, um einen schnellen Zugriff auf Experten und deren Wissen zubekommen. Falls Sie dabei nicht fündig werden, fragen Sie nach. Ihre Kollegen im Social Intranet helfen Ihnen sicher gerne. Tauschen Sie Ideen und Wissen untereinander aus und profitieren Sie voneinander. Ein Social Intranet gibt Ihren Mitarbeitern einen Ort, um Ideen einbringen und diese kooperativ weiterentwickeln zu können.
Nicht mehr verpassen, was wichtig ist
In den meisten Unternehmen gibt es leider Defizite wenn es um die Verbreitung von Neuigkeiten geht. Es fehlt eine zentrale Stelle, an der alle das Unternehmen betreffende Neuigkeiten kommuniziert werden. So verpassen viele Kollegen Wichtiges oder bekommen nur die Hälfte der Information über den „Flurfunk“ mit.
In einem Social Intranet können alle wichtigen Neuigkeiten zentral, für alle zugänglich und proaktiv veröffentlicht werden. Erstellen Sie einfach einen globalen Beitrag und erreichen Sie die gesamte Belegschaft. So verpasst niemand mehr, wenn sich etwas ändert. Auch Kollegen, die über einen längeren Zeitraum nicht im Unternehmen waren (zum Beispiel nach dem Urlaub) kommen so schnell an die neuesten Informationen.
Sie konnten viele Aussagen im Intranet-Mehrwert-Bingo anstreichen? Haben Sie die Argumente überzeugt? Sie möchten einfach die Kommunikationsstrukturen in Ihrem Unternehmen verbessern oder haben einfach Lust ein Social Intranet von Nahem zu sehen, dann melden Sie sich gratis für ein Test-Netzwerk unter tixxt.de an.
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