Ein Social Intranet motiviert Menschen auf vielfältige Art und Weise. Im Zentrum steht hierbei die Kommunikation. Da diese im Intranet transparenter, direkter und übersichtlicher geschieht, hat sie einen erheblichen Einfluss auf die Motivation der Kollegen.
Kommunikation findet auf allen Ebenen statt
Das ist soweit nichts Neues. Innerhalb von Unternehmen sind die wesentlichen Ebenen der Kommunikation die Unternehmensebene, die Team- oder Projektebene und die Individualebene. Ein Social Intranet hilft, diese Ebenen zu identifizieren und klar voneinander zu trennen. Das ist wichtig, da so alle relevanten Kollegen, und zwar nur diese, erreicht werden können. Die folgende Tabelle zeigt, wo und wie diese Kommunikation stattfindet und wie das Social Intranet motiviert:
| Ebene | Funktionen im Social Intranet | Motivatoren |
| Unternehmen | Globaler Activity Stream Dokumentation |
Teilhabe am Unternehmensgeschehen Information |
| Projekt/Team | Gruppen Dateiverwaltung Zugänge für Partner |
Zielgerichteter Austausch Auffinden von Wissen Gemeinsamer Fortschritt Einbindung von Externen |
| Individual | Chat Mitgliederprofile |
Schnelle Absprachen Auffinden von Experten Sichtbarkeit |
Kommunikation auf Unternehmensebene
Auf Unternehmensebene findet Kommunikation vor allem im globalen Activity Stream statt. Das Social Intranet motiviert hier vor allem dadurch, dass es Transparenz schafft und Informationen verbreitet. Im Gegensatz zu anderen Informationsportalen haben die Kollegen hier die Möglichkeit Anmerkungen zu machen und nachzufragen.
Im globalen, also für alle zugänglichen Bereich, des Intranets können auch allgemeine Prozesse und Abläufe dokumentiert werden. Jeder neue Kollege kann sich so direkt einen ersten Überblick darüber, wie was im Unternehmen läuft, verschaffen und fühlt sich so schneller als Teil des Teams. Dieses Gefühl, willkommen und Teil des Ganzen zu sein, hat motivierende Auswirkungen auf neue Kollegen.
Zusammenarbeit in Teams und Projekten
Das gemeinsame Arbeiten in Teams oder an Projekte wird durch ein Social Intranet ebenfalls vereinfacht. Zum einen kann in Gruppen mit allen Team- oder Projektmitgliedern kommuniziert werden. So ist der aktuelle Stand, die Aufgabenverteilung und die Terminplanung klar und transparent für alle. Die gemeinsame Dateiverwaltung im Social Intranet ermöglicht es, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. So gehen Zwischenstände nicht in irgendwelchen E-Mail-Postfächern unter.
Viele Unternehmens-Intranets bieten zudem die Möglichkeit, (temporäre) Zugänge an externe Partner zu vergeben.
Schnelle, individuelle Absprachen
Auch bei der individuellen Kommunikation wirkt das Social Intranet motivierend und vereinfachend. Durch einen Instant Messenger (Chat) kann man einzelne Kollegen einfach „auf dem kurzen Dienstweg“ kontaktieren. So kann man einfach Nachfragen stellen oder individuelle Absprachen treffen.
Mitgliederprofile ermöglichen es ganz unkompliziert Experten zu finden und zu kontaktieren. Das Social Intranet motiviert hier, da es Unklarheiten über den richtigen Ansprechpartner ausräumt. Man muss nicht mehr von Abteilung zu Abteilung laufen, um den Zuständigen für ein gewisses Themengebiet zu finden.
Das Social Intranet motiviert durch seine Einfachheit
In der Gesamtbetrachtung motiviert ein Social Intranet also dadurch, dass es bestehende Prozesse und Kommunikation vereinfacht. Das unternehmensinterne Netzwerk bündelt viele bisher genutzte Kommunikationskanäle wie E-Mail, Messenger und Telefon. Das Intranet schafft so Transparenz und bezieht alle Unternehmensangehörigen mit ein. Auch diese Offenheit motiviert Kollegen somit durch das Gefühl, real am Unternehmen beteiligt und nicht nur ein kleines Rädchen im Getriebe zu sein.
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Bildquelle des Vorschaubildes: Foto von Flickr-User Heather