Social Intranet produktiver

Arbeitnehmer werden durch die Nutzung eines Social Intranet produktiver. Dies belegt eine neue Studie von McKinsey. Die Steigerung der Produktivität beläuft sich auf 20 bis 25 %. Ohne die Nutzung von modernen Technologien wie dieser wird im Arbeitsalltag häufig Zeit mit E-Mails oder anderer aufwendiger interner Kommunikation verschwendet.

Keine große Umstellung: Die Arbeit mit sozialen Netzwerken ist meist bekannt

Vor allem jungen Kollegen wird es nicht schwerfallen, ein Social Intranet problemlos in den Arbeitsalltag zu integrieren. Laut dem Pew Research Report verbringen jetzt schon 24 % der Mitarbeiter Zeit damit, über soziale Netzwerke geschäftliche Kontakte zu fördern und zu pflegen. Außerdem recherchieren 20 % in sozialen Netzwerken, um Probleme, die auf der Arbeit entstehen, zu lösen. Ganze 12 % nutzen diese Netzwerke auch, um mit Kollegen innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren.
Die Tendenz ist klar herauszulesen: Social Media ist heutzutage von der Arbeit nicht mehr wegzudenken. Besser wäre es natürlich, wenn die Kommunikation intern nicht mehr über die großen sozialen Netzwerke laufen würde. Mit der Einführung einer geschützten Plattform ist vielen Mitarbeitern geholfen. Arbeitnehmer können durch die Nutzung eines Social Intranet produktiver werden. Ein grundlegendes Verständnis über den Aufbau eines solchen Netzwerkes ist durch die private Nutzung schon gegeben. Aus diesem Grund kann sich zudem schnell eingewöhnt werden.

Reverse Mentoring hilft weniger technikaffinen Kollegen

Es gibt erfahrene Kollegen oder auch Führungskräfte, die sich nicht so schnell in neue Software einarbeiten können. Auch diese sollen die Chance haben durch ein Social Intranet produktiver zu werden. Dabei kann Reverse Mentoring weiterhelfen. Hier unterstützen technikaffine Kollegen auf Augenhöhe erfahrene Mitarbeiter, die sich mit einem Social Intranet und dessen Handhabung schwerer tun. Im Gegenzug erhalten diese durch den generationsübergreifenden Austausch eine Einführung in den Alltag der Entscheider. Auch ein gut durchdachtes Community-Management ist wichtig, um wirklich alle Mitarbeiter abzuholen.

Komplizierte interne Kommunikationswege erschweren effizientes Arbeiten

Verzichten Unternehmen auf die Nutzung eines Social Intranet wird viel Zeit und Energie damit verschwendet E-Mails zu lesen und zu beantworten. Außerdem vergehen oft wertvolle Stunden, um an benötige Informationen zu gelangen, die für die Erledigung der zugewiesenen Aufgaben unumgänglich sind. Kommen Fragen auf, ist es durch komplizierte interne Kommunikationswege oft schwierig, in angemessener Zeit eine Antwort zu erhalten. Für die eigentlichen Aufgaben bleiben dann nur noch ernüchternde 40 % der wöchentlichen Arbeitszeit übrig.

Mitarbeiter werden durch Social Intranet produktiver

Ist ein Social Intranet in den Arbeitsalltag eines Unternehmens integriert, können die oben aufgeführten Probleme teilweise behoben werden. Aus der Studie von McKinsey geht hervor, dass Mitarbeiter durch ein Social Intranet produktiver werden. Die Steigerung beläuft sich auf 20 bis 25 %. Der höchste Anstieg lässt sich bei dem nun nicht mehr benötigten Kampf mit der E-Mail-Flut herauslesen. Hier gibt es durch die Nutzung eines Social Intranets eine Produktivitätssteigerung von 7 bis 8 %. Auch das Suchen nach relevanten Informationen verbessert sich um 5,5 bis 6 %.
Im Klartext heißt das, dass die Mitarbeiter durch ein Social Intranet produktiver werden.
60 bis 65 % der wöchentlichen Arbeitszeit können durch die Plattform wieder mit rollenspezifischen Aufgaben verbracht werden.

Dokumente und Ansprechpartner schnell finden

Es gibt einige Funktionen, die den täglichen Arbeitsablauf optimieren. Das Social Intranet ist ein zentraler Ort, an dem alle wichtigen Dokumente abrufbar sind. Es nicht mehr nötig, aufwendig an verschiedenen Stellen nach den benötigten Unterlagen zu suchen. Die Such-Funktion vereinfacht und beschleunigt diesen Prozess. Suchen Sie zum Beispiel ein Dokument aus dem letzten Jahr, kann dieses über die Funktion schnell und einfach gefunden werden.
Auch, wenn Sie bei einer Aufgabe nicht weiterwissen und fachspezifische Hilfe benötigen, hilft ein Social Intranet. Durch die Nutzerprofile finden Sie schnell den idealen Ansprechpartner für Ihr Problem. Haben Sie den richtigen Kollegen gefunden, können Sie diesen ganz einfach über die Direktnachricht kontaktieren.

Aktiv im Entscheidungsprozess: Die Gruppenfunktion im Social Intranet

In einem Social Intranet können Gruppen abgebildet werden. Dies sind zum Beispiel Projektgruppen oder Abteilungsgruppen. Sollen nun wichtige Informationen verbreitet und/oder diskutiert werden, kann dies über diese Gruppe geschehen. Über einen E-Mail-Verteiler würde sich der ganze Prozess unnötig in die Länge ziehen, da es durch das Zusammentreffen von internem sowie externem Schriftverkehr oft zum Chaos im eigenen Postfach kommt. Es kann also schnell passieren, dass interne wichtige Informationen einfach übersehen und somit auch nicht beachtet werden. Durch die Gruppenfunktion können Mitarbeiter in einem Social Intranet produktiver werden. Die Erreichbarkeit der Kollegen ist erhöht und die aktive Beteiligung an Entscheidungsprozessen ist gegeben.

Investitionen lohnen sich mit Blick auf die Zukunft

Die Kosten, die die Einführung eines Social Intranet mit sich bringt erscheinen hoch. Dennoch lohnt sich die Investition mit Blick auf die Zukunft. Das Social Intranet erhöht die Produktivität der Mitarbeiter und somit kann auch der Profit Ihres Unternehmens gesteigert werden. Durch verbesserte Arbeitsabläufe können alle Kollegen effektiver an den Aufgaben arbeiten, für die sie verantwortlich sind und verschwenden keine Zeit mehr mit aufwendiger Informationssuche. Ein Social Intranet ist nicht nur ein Raum, in dem alle wichtigen Dokumente geteilt werden, sondern auch, um miteinander in Kontakt zu treten und zu kommunizieren.

Damit ein Social Intranet auch wirklich eine Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter hervorbringt, muss die Einführung der neuen Software gut geplant sein. Aus diesem Grund empfehlen wir das White Paper „Der perfekte Launch“. Dort erhalten sie detailreiche Informationen, wie Sie Ihr Social Intranet am besten gewinnbringend starten.

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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Flickr-User neetalparekh.