Eine neue Studie der School for Communication and Management beweist, was wir bei mixxt schon lange geahnt haben: Ein Social Intranet macht glücklich. Dabei sind die Nutzer eines Intranets nicht nur zufriedener mit der internen Kommunikation, sondern sehen auch eine zunehmende Bedeutung des Intranets für die Zukunft.
Die Fakten
In der Studie geben 73,1% der befragten Mitarbeiter verschiedener Unternehmen an, ein Social Intranet zu nutzen. Von den Befragten, in deren Unternehmen kein Intranet genutzt wird, wollen über die Hälfte ein solches einführen. Diese Tendenz zur Digitalisierung resultiert unter anderem in der Tatsache, dass 53,3% der Nutzer eines Intranets eher zufrieden und 14,8% sogar sehr zufrieden mit der internen Kommunikation des Unternehmens sind. Dahingegen geben nur 23,5% der Mitarbeiter eines Unternehmens ohne Intranet an, eher zufrieden mit der Kommunikation zu sein. Die Anzahl derjenigen, die in einer solchen Institution sehr zufrieden sind, beschränkt sich auf verschwindende 3,9%. Die Studie zeigt somit, dass das Einführen eines Social Intranets nicht nur mehr Funktionen für die Kommunikation bietet, sondern diese auch erfolgreich genutzt werden. Wir sehen: Ein Social Intranet macht glücklich – aber wieso?
Gründe für die Unzufriedenheit
Nachdem die allgemeinen Fakten dargelegt wurden, stellen wir uns nun die Frage: Was fehlt den Unternehmen, die kein Social Intranet verwenden? Als Grund für den Groll der Mitarbeiter geben diese vor allem die fehlende Informationsweitergabe durch Vorgesetzte an. Viele Unternehmen setzen immer noch auf einen hierarchischen Unternehmensaufbau. Dadurch entsteht Intransparenz und oftmals das Gefühl etwas zu verpassen oder übergangen zu werden. Dies demotiviert Mitarbeiter, da ihnen durch die veraltete Struktur oftmals nicht ausreichend Information zukommt. Diese Problematik hat nicht nur negative Auswirkungen auf das Individuum, es entsteht zudem kein allumfassendes „Wir-Gefühl“ der Zusammengehörigkeit im Unternehmen. Des Weiteren fehle es an sinnvollen Möglichkeiten der internen Kommunikation, da diese ohne brauchbare Planung oder Strategie stattfinde. Hand in Hand mit diesem Problem geht die Beschwerde über zu viel internen E-Mail-Verkehr. E-Mails stellen die meistgenutzte Kommunikationsmethode im Unternehmen dar, wodurch wirklich wichtige Mitteilungen in all der alltäglichen E-Mail-Flut verschwinden können.
Social Intranet macht glücklich durch zusätzliche Möglichkeiten
Neben der allgemeinen internen Kommunikation auf digitaler Ebene bietet ein Social Intranet weitere Optionen, um den Arbeitsalltag zu erleichtern. So schlagen 27% der Befragten mit Intranet vor, die Anzahl der Meetings zu verringern, während diese Perspektive nur 11,4% der Befragten ohne Intranet teilen. Dies lässt sich darauf zurückführen, dass die Personen, die erfolgreich ein Intranet nutzen, bereits wissen, dass hier ein Großteil der Kommunikation stattfinden kann. Unnötige Meetings, die nur dem Informationsaustausch dienen, sind somit hinfällig. Mitarbeiter ohne Social Intranet benötigen diese, da sie keine Alternative kennen.
Als wichtigste Funktion eines Social Intranets sehen über 80% der Studienteilnehmer das redaktionelle Arbeiten sowie die Bereitstellung von Informationen auf einem digitalen Level. Daher ergibt sich, dass die Mehrheit solcher Tätigkeiten im Intranet erledigt und redaktionelle Prozesse so effizienter abgehandelt werden können. An zweiter Stelle steht das vereinfachte Dokumentenmanagement durch Social Intranets. Dabei haben alle Mitarbeiter jederzeit die nötigen Unterlagen vorliegen. Bei einer gelungenen Verwendung können somit Probleme wie Papierchaos und das Fehlen wichtiger Dokumente vermieden werden.
Wunschlos glücklich?
Natürlich gibt es auch bei den Teilnehmern, die von einem Social Intranet Gebrauch machen, gewisse Verbesserungsvorschläge. Dabei erscheint vor allem die aktive Nutzung des Intranets durch die Mitarbeiter als optimierungswürdig. Denn viele Unternehmen benötigen mehr Mitarbeiter mit Digitalkompetenzen. Viele Führungskräfte müssen erst lernen, sich von alten Konventionen zu verabschieden und neue Strategien anzuwenden, um die digitalen Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter auszubauen. Dazu wäre zum Beispiel das sogenannte Reverse Mentoring eine erfolgsversprechende Möglichkeit. Zudem bemängeln die Mitarbeiter oft veraltete Plattformen mit unterdurchschnittlicher Usability. Ein Social Intranet macht glücklich, insofern ein vertrauenswürdiger Anbieter gewählt wird. Es ergibt sich daraus, dass ein Unternehmen sich nicht scheuen sollte, in den digitalen Wandel zu investieren.
Wie sieht die Zukunft für Social Intranets aus?
46,7% der Befragten denken, dass das Social Intranet als zentrale digitale Arbeitsplattform an Bedeutung zunehmen wird. Diese Einschätzung zeigt deutlich eine Entwicklung von einer bloßen Informationsplattform zu einem Digital Workspace. Dabei werden viele der Prozesse, die heute noch nicht digital stattfinden auf eine digitale Ebene verlegt. Social Intranets dienen also nicht nur der Verbesserung der internen Kommunikation, sondern auch der allgemeinen Bewältigung des Arbeitsalltags. Die Studie zeigt somit neben der verstärkten Zufriedenheit der Nutzer eines Intranets, wie sich die Bedeutung des Intranets in Zukunft verändern kann. Die Rolle, die ein Social Intranet im Arbeitsalltag einnehmen kann, kann daher immer größer werden, bis schließlich ein Großteil aller alltäglichen Prozesse auf diesem abgehandelt werden können.
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