Sie kennen es alle: Ein Termin soll abgesprochen werden. Sie könnten mit Zettel und Stift zu jedem Beteiligten laufen und nachhaken. Oder aber Sie versuchen es per E-Mail. Bei beiden Varianten würden sich schnell Probleme auftun. Eines ist sicher: Diese Art der Terminabsprache ist optimierbar. Die Nutzung eines Social Intranets wie tixxt spart Zeit und Nerven.
Terminfindung in Form einer Umfrage
Um einen geeigneten Termin zu finden bietet es sich an, eine Umfrage zu erstellen. In der Bearbeitung können beliebig viele Vorschläge angegeben werden. Zusätzlich ist es möglich die betroffenen Kollegen unter der Rubrik „Personenhinweise“ zu markieren. So erhalten diese eine Benachrichtigung, damit sie diese Umfrage auf keinen Fall verpassen. Wenn Sie dies wünschen können Sie auch das Hinzufügen von Optionen durch Kollegen erlauben.
Schon bei diesem ersten Schritt sind bei E-Mails Probleme vorprogrammiert. Wer ist mit welchem Termin einverstanden? Wann haben die meisten Kollegen Zeit? Dies alles muss mühsam herausgearbeitet werden und der Überblick geht schnell verloren.
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Nächster Schritt: Termin veröffentlichen
In tixxt ist die Erstellung eines Termins sehr einfach. Sobald Sie etwas im Activity Stream veröffentlichen möchten, stellt Ihnen das System verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. In diesem Falle klicken Sie auf „Termin“.
Ohne ein Social Intranet wird auch die Bekanntgabe des Termins kompliziert. Schon beim Erstellen der E-Mail, die den Termin bestätigt, muss an vieles gedacht werden. Schnell ist ein Detail, wie zum Beispiel eine Ortsangabe, vergessen. Durch die bei der Erstellung eines Termins vorgegebenen Optionen in tixxt kann dies nicht passieren.
Oliver Mattern legt Start-und Endzeitpunkt der geplanten Besprechung über das neue Marketingkonzept fest und beschreibt im Kommentarfeld genau, was das Meeting bewirken soll. Als Ortsangabe nennt er den Meetingraum III. Es kann auch vorkommen, dass ein Termin außerhalb des Büros stattfindet. Unter „Erweiterte Ortsangabe“ kann aus diesem Grund noch eine Adresse eingefügt werden.
Über die Kategorie „Einladungen“ wählt Oliver all diejenigen aus, die er bei der Besprechung dabeihaben möchte.
Außerdem können im Beitrag Dateien hochgeladen werden. Dies ist sehr hilfreich, wenn die Voraussetzung für eine gelungene Besprechung der gleiche Wissensstand aller Beteiligten ist.
Sollte der Beitrag nicht für das ganze Unternehmen interessant sein, kann die Sichtbarkeit eingegrenzt werden. In diesem Fall ist der nur der Marketing-Gruppe verfügbar.
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Alle eingeladenen Personen können reagieren
Neben dem Beitrag von Oliver im Activity Stream der Marketing-Gruppe, erhalten alle eingeladenen Kollegen eine Benachrichtigung, in der Sie die Einladung entweder annehmen oder ablehnen können.
Nach diesem Schritt erscheint eine Übersichtsseite, auf der jede eingeladene Person und deren aktueller Status gelistet ist. In diesem Fall haben alle, bis auf Christoph van Joy, der Veranstaltung zugesagt. Der Überblick über Zu- und Absagen ist für jeden Teilnehmer der Veranstaltung sichtbar. Diese Übersicht ist bei der Nutzung der E-Mail nicht gewährleistet. Nicht einmal der Sender der Nachricht kann auf einen Blick sehen wer zu- und wer abgesagt hat. Es müssen unzählige E-Mails geöffnet werden und am Ende wird dann doch eine übersehen.
Keine Chance den Termin zu vergessen
Der Beitrag von Oliver wurde Anfang August gepostet. Damit dieser auch bis Mitte September nicht in Vergessenheit gerät, wird er automatisch in den gruppeninternen Kalender eingefügt. So ist er weiterhin für alle Mitglieder der Gruppe ohne großen Aufwand immer wieder abrufbar.
Klarheit im gesamten Verlauf der Terminplanung
Mit wenig Aufwand kann ein Termin auf den alle Adressaten Zugriff haben in tixxt erstellt werden. Durch die ausführliche Beschreibung weiß jeder direkt worum es geht und es entstehen keine Missverständnisse.
Schnell kann geprüft werden welche Teilnehmer bisher zu- und welche abgesagt haben. Terminvereinbarungen werden zu einem Kinderspiel für alle Beteiligten.
Sollten Sie auch von diesen Vorteilen profitieren wollen, dann testen Sie tixxt kostenlos.
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