tixxt Release Notes 18-3
 

tixxt-Version 18-3: Projekt-Pinnwand, Teilnehmerverwaltung, globale Suche & App Creator

Die neue Version hält einige große Neuigkeiten für Sie bereit. Auf vielfachen Wunsch wird der App Creator durch eine Pinnwand-Ansicht erweitert. Diese ermöglicht agiles Zusammenarbeiten nach dem Kanban-Prinzip. Das bietet sich vor allem in der Projektarbeit, aber auch im redaktionellen Bereich und beim Onboarding neuer Mitarbeiter an. Die neue Teilnehmerverwaltung ermöglicht Ihnen die noch einfachere Organisation von Terminen und Events. Hinzu kommt die erweiterte globale Suche, die nun auch durch Pages sucht und zahlreiche kleinere Verbesserungen.
 

Neu: Verwalten Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung

 
Termin-Autoren können die Teilnehmer ihrer Veranstaltungen nun selbst verwalten. Fügen Sie Teilnehmer hinzu oder entfernen Sie diese mit nur wenigen Klicks. Im Zuge dieser Neuerung wurde die Terminansicht aufgeräumt. Einige weniger alltägliche Funktionen finden Sie nun nicht mehr in der generellen Ansicht, sondern sind nun unter dem Stellrad oben rechts gewandert.
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen als für den Termin verantwortliche Person Teilnehmer unkompliziert zu verwalten. Häufig melden sich Ihre Teilnehmer nicht über tixxt sondern per Fax, E-Mail, Telefon, WhatsApp oder Snapchat für einen Termin an und erwarten, dass diese Teilnahme korrekt vermerkt wird. Dies war bisher nicht möglich. Nun können Sie solche Anmeldungen ganz leicht selbst verwalten und Personen zur Teilnehmerliste hinzufügen.
 
Verwalten Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung
 

Verbessert: Interne Links werden hübscher

 
Interne Links wurden bisher einfach nur als klickbarer Text im Beitrag angezeigt. Ab Version 18-3 erhalten auch interne Links eine Vorschau. Das hilft Ihnen immer dann, wenn Sie auf einen in tixxt erstellten Inhalt verweisen wollen. Egal ob es sich um einen älteren Beitrag mit wichtigen Informationen, Foto(-galerien) von Veranstaltungen oder eine Datei im Datei-Modul handelt, Ihre Nutzer sehen in der Vorschau sofort, was sie hinter diesem Link erwartet.
Interne Links werden hübscher
 

Neu: Pages werden in der globalen Suche berücksichtigt

Nun durchsucht die globale Suche auch Pages (statische Seiten) auf Basis des Page Creators. Es können also neben Beiträgen, Direktnachrichten, Kalendern, Dateien, dem Mitglieder- und Gruppenverzeichnis jetzt auch Pages durchsucht werden.
Der Page Creator eignet sich vor allem dazu, Dokumentationen, Regelwerke, Checklisten und weitere Arten von Nachschlagewerken anzubieten, die nicht im Beitragsverlauf von neueren Inhalten nach unten verschoben werden sollen. Mit Hilfe der Suche können die verschiedenen Seiten nun auch zentral über die globale Suche gefunden werden.

Pages werden in der globalen Suche berücksichtigt

Neu: Projekt-Pinnwand für die agile Zusammenarbeit

 
Auf vielfachen Wunsch hin bringt tixxt nun als erster deutscher Anbieter eine Integration des Kanban-Prinzips in Social Intranets und Stakeholder-Engagement-Plattformen.

Was ist Kanban?
Das Kanban-Prinzip stammt ursprünglich aus der KFZ-Fertigung und lässt sich als Produktionsprozesssteuerung im Pull-Prinzip beschreiben. Dabei werden alle Arbeits-Fertigungsschritte oder alle Ressourcen als Spalten dargestellt, die Mitwirkenden „ziehen“ sich ihre Aufgaben oder Ressourcen von einer Spalte in die nächste. Dadurch entsteht eine visuelle und schnell verständliche Übersicht, welche Aufgabe in welchem Status ist bzw. wie viele Ressourcen an welcher Stelle sind. Aufgegriffen wurde diese Arbeitsmethode von der IT-Entwicklung und findet von dort Einzug in immer mehr Abteilungen von Unternehmen und Organisationen, z.B. im Marketing für Content-Planung, im Vertrieb für Sales-Pipelines oder im Projekt-Management als Aufgabenverwaltung.

Wie erstelle ich eine Projekt-Pinnwand?

Die Projekt-Pinnwand ist also „nur“ eine Form des Kanban-Prinzips, das tixxt unterstützt. Sie beruht auf einer Kombination an Möglichkeiten und Einstellungen im App Creator:

1. Eine Pinnwand ist eine App: Eine (Business) App im App Creator stellt eine Pinnwand dar. Diese werden in anderen Systemen auch gerne „Boards“ oder „Tafeln“ genannt.

2. Eine Karte ist ein App-Eintrag: Jeder in der App erstellte Eintrag wird zu einer Karte auf der Pinnwand.

3. Empfohlene Felder: Jede Karte sollte aus sinnvollen Feldern bestehen. Empfohlen sind: Titel (kurzes Textfeld), Beschreibung (langes Textfeld), Status (wichtigstes Feld, Auswahl-Feld ohne Mehrfachauswahl, jede Auswahloption ist ein Status). Zusätzliche Felder, die sinnvoll sein könnten: Schlagwörter/Themen (neues Feld in 18-3), Kategorie (Auswahl-Feld), Verantwortlich (Personenbezugsfeld), Dateien (Datei-Feld mit Mehrfachauswahl), Zieldatum (Datumsfeld)

Projektpinnwand Felder

4. Übersichtsseite in der Pinnwand-Ansicht: Die Übersichtsseite muss als „Pinnwand-Ansicht“ eingestellt sein.

Übersichtsseite in der Pinnwand-Ansicht

5. Pinnwände für einzelne Projekte: Erstellen Sie die Projekt-Pinnwand innerhalb einer Gruppe, damit nur die Mitglieder der Gruppe darauf Zugriff haben.

Die Pinnwand-Ansicht bringt auch einige neue Funktionen in den App Creator: Karten (Einträge) ohne Status (das Auswahlfeld, das die Spalten bildet) werden getrennt gesammelt und können dann einem Status zugewiesen werden.

Projektpinnwand Hinweis

Zahlreiche weitere Ideen für Pinnwände haben wir unter „Pinnwand-Ansicht“ für Sie gesammelt.

Wie kommen Sie jetzt zu Ihrer Projekt-Pinnwand? In Zukunft wollen wir dies für Sie vereinfachen mit einer Art App-Katalog. Bis dahin können Sie entweder eine Projekt-Pinnwand selbst erstellen oder durch das tixxt Team erstellen lassen.

Folgende Hilfestellungen bieten wir Ihnen an:

1. Beschreibungen und Tipps hier in den Release Notes

2. Kostenfreies Webinar zur Version 18-3 inkl. Einführung und Mini-Training für die Projekt-Pinnwand. Wir bieten hier zwei Termine an, die Plätze sind auf 80 Personen pro Termin limitiert. Wenn Sie tixxt-Kunde sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner, um sich einen Platz im Webinar zu sichern.

3. Online-Workshop „Effektivere Projekte mit Spaß & Nachhaltigkeit: Kanban und Projekt-Pinnwände in tixxt“. Hierbei erhalten Sie nicht nur eine Einführung in das Kanban-Prinzip, sondern auch Ihre erste, zugeschnittene Projekt-Pinnwand. Dafür machen wir eine Bestandsaufnahme Ihrer bisherigen, üblichen Arbeitsabläufe und erstellen zusammen mit Ihnen eine Projekt-Pinnwand als Musterbeispiel.

4. Offline-Workshop „Effektivere Projekte mit Spaß & Nachhaltigkeit: Kanban und Projekt-Pinnwände in tixxt“. Inhaltlich gleicht dieser Workshop der Online-Version, kann aber bei Ihnen oder bei uns durchgeführt werden.

Bitte sprechen Sie uns an, wenn Sie hierzu Fragen haben, einen vollwertigen Workshop veranstalten möchten oder Feedback zu den neuen Erweiterungen geben möchten.
 

Neu: Pinnwand-Ansicht im App Creator

 
Im (Business) App Creator wird Ihnen eine neue Ansicht angeboten. Bisher konnten mit dem App Creator eigens erstellte Apps oder Module als Tabelle oder Liste dargestellt werden. Nun können Sie eine App auch als Pinnwand darstellen lassen. Dafür müssen Sie ein Feld des Types „Auswahl“ haben, das keine Mehrfachauswahl zulässt. Dieses Feld bildet dann automatisch die Spalten Ihrer Pinnwand. Einträge werden daraufhin als Karten auf der Pinnwand dargestellt und können mit der Maus von einer Spalte zu einer anderen Spalte verschoben werden. Deshalb lohnt es sich, das Auswahlfeld, auf dem die Spalten basieren werden, als eine Art „Status“-Feld zu definieren, mit verschiedenen aufeinander folgenden Status-Optionen. Die einfachste Erstkonfiguration ist meistens Spalte 1 „Ideen“, Spalte 2 „in Bearbeitung“ und Spalte 3 „Fertig“. Natürlich können Sie auch wesentlich längere Bearbeitungsfolgen abbilden, z.B. mit Freigabeprozessen und anderen Zwischenschritten.

Projektpinnwand Beispiel

Die Pinnwand-Ansicht ermöglicht ihnen generell die Visualisierung von jeglichen Übersichten, die den Bearbeitungsstatus von Aufgaben oder Themen darstellen sollen. Besonders ist daran, dass die Aufgaben/Themen nicht nur dargestellt, sondern auch gemeinsam bearbeitet werden können.

Ideen für Pinnwände:

  1. Projekt-Pinnwand (für Aufgaben in einem Projekt)
  2. Onboarding-Pinnwand (für neue Mitarbeiter)
  3. Redaktions-Pinnwand (für redaktionelle Themen)
  4. Event-Management-Pinnwand (für den organisatorischen Vorlauf eines Events)
  5. Sales-Pinnwand (für die Abbildung des Vertriebsstatus potenzieller Projekten bzw. Neukunden)
  6. Videoproduktions-Pinnwand (für die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Video-Drehs)
  7. Whitepaper-Pinnwand (für die Planung, Erstellung und Freigabe von neuen Whitepapern auf der Webseite)

 

Neu: Tags vergeben im App Creator

 
Im App Creator kommt das neue Feld „Themen“ hinzu. Dieses Feld wurde bisher nur in Beiträgen bereitgestellt und dient der Verschlagwortung (Tagging). Sie können nun auch im App Creator einzelne Einträge mit Schlagwörtern filtern. Mit dem App Creator erstellte Apps können entweder eine eigenständige Schlagwortliste pflegen, oder die globale Liste an Schlagwörtern verwenden, die Sie auch bei den Beiträgen nutzen.
Ordnen Sie Ihre Einträge nach bestimmten Schlagworten. Diese Schlagworte lassen sich anklicken und filtern Ihnen alle Einträge mit diesem Schlagwort heraus.

Tags vergeben im App Creator

Die Anwendungsfälle des Feldes „Themen“ sind so vielseitig wie die Anwendungsmöglichkeiten des App Creators:

  • Eine Unternehmens-/Partnerdatenbank könnte Leistungen oder Expertise nun als Themen/Schlagwörter darstellen und leichter durchsuchbar machen.
  • Eine Wissensdatenbank für Verfahren könnte nun verwandte Verfahren nach Bereich, Art oder Material bündeln indem gemeinsame Themen als Schlagwörter vergeben werden.
  • Ebenso ist es auch möglich, in Nutzerprofilen das Feld „Themen“ zu verwenden, auf Wunsch auch mehrfach. Damit könnten Sie den Nutzern ermöglichen, sich stichwortartig Expertisen zuzuordnen, z.B. „IT-Expertisen“ (Themenfeld 1) mit PowerPoint, SEO, Video-Schnitt…, „Branchenkenntnisse“ (Themenfeld 2) mit Automotive, Biotech, Chemie, Finanzen… und/oder „Besondere Kenntnisse“ mit Telefonakquise, Moderation, Persönlichkeitsanalyse, Inklusionssprachregelungen und vieles mehr.

Wenn Sie das Feld „Themen“ in den Nutzerprofilen hinzufügen möchten, kontaktieren Sie einfach Ihren Ansprechpartner bei mixxt.
 

Neu: Gewerbliche Mitarbeiter einbinden und verwalten (für Administratoren)

 
tixxt wird erweitert durch eine Funktion, die Personen ohne E-Mail-Adressen einen vollwertigen Zugang bietet. Sie können nun also gewerbliche Mitarbeiter, Externe oder andere Personen hinzufügen, die entweder über keine E-Mail-Adresse verfügen oder deren bisherige E-Mail-Adresse nicht für die berufliche Kommunikation genutzt werden darf. z.B. weil diese Adresse privat ist. Diese Erweiterung deckt den vollständigen Lebenszyklus eines Nutzers ab. Importieren Sie kleine und größere Nutzermengen oder erfassen Sie einzelne Personen. tixxt erstellt Ihnen dann eine Liste an personengebundenen Zugängen. Die Zugänge können Sie den betreffenden Personen dann zum Beispiel via Serienbrief als Anhang an eine Gehaltsabrechnung oder auf anderem Wege bereitstellen. So sparen Sie auch Verwaltungsaufwand, da gewerbliche Nutzer ihre Zugänge selbst pflegen können, ohne Support-Anfragen stellen zu müssen.

Gewerbliche Mitarbeiter einbinden und verwalten

Dies ermöglicht Ihnen Mitarbeiter in der Produktion, beim Kunden/Partner und weitere Personen einzubinden, die zwar keine berufliche E-Mail-Adresse von Ihnen erhalten haben, aber dennoch immer auf dem neuesten Stand sein sollen. Bei Interesse sprechen Sie Ihren Ansprechpartner bei mixxt an. Diese Erweiterung ist aufpreispflichtig.
 

Neu: Webdokumente löschen und archivieren

 
Für Ersteller und Administratoren einer Gruppe mit Webdokumenten ist es nun möglich, Webdokumente aus tixxt heraus zu löschen. Vorher war dies nur im Entwurfsmodus innerhalb von SMASHDOCs möglich. Ebenfalls kann man nun archivierte SMASHDOCs aufrufen. Bisher mussten die Dokumente zuerst wieder aktiviert werden.

SMASHDOCs Dokumente löschen

Üblicher Weise werden Dokumente mit viel Änderungsbedarf und hoher Dynamik zuerst in SMASHDOCs erstellt und bearbeitet. Sobald der Inhalt gefestigt ist, wird das Dokument aus SMASHDOCs in einem Archiv-Format wie zum Beispiel Word oder PDF bereitgestellt. Zu diesem Zeitpunkt wurde das nicht mehr benötigte Webdokument auf SMASHDOCs-Basis archiviert. Nun können Sie auch nach der Fertigstellung eines Dokumentes die archivierte SMASHDOCs-Version abrufen und nochmals einsehen.

SMASHDOCs archivierte Dokumente ansehen

 

Verbessert: Content-Type-Erkennung im FileServer

 
Einige etwas exotische Microsoft Office Formate bereiteten bisher noch Schwierigkeiten. Diese wurden nun gelöst. Dazu gehören: Das Datei-Format XLSM konnte bisher leider nicht identifiziert werden, sodass eine XLSX beim Download erzeugt wurde. Daher wurde die Datei-Format-Erkennung im Datei-Server umgebaut, sodass Datei-Typen nicht mehr verändert werden.
Nach dieser Verbesserung können wir wieder getrost und mit Recht behaupten: tixxt unterstützt wirklich alle Dateiformate.
 

Verbessert: Performance-Update für große Gruppen

 
Hier handelt es sich um ein Performance-Update, welches besonders für Gruppen mit mehreren hundert bis tausend Mitgliedern gedacht ist. In immer mehr tixxt-Netzwerken wachsen Gruppen auch mal deutlich an. Dies geschieht zum Beispiel in internen Abteilungsgruppen in großen Unternehmen, oder in Gremien, die zu einem aktuellen Thema spontan stark wachsen oder auch für in Austauschgruppen, die organisationsweit genutzt werden.
 

tixxt Mobile Apps in Weiterentwicklung

 
Wir arbeiten natürlich auch laufend an neuen Funktionen und Verbesserungen für die tixxt Mobile Apps. Mehr Details folgen dazu aber noch.
 

Empfehlung vom tixxt-Team: Viele von Ihnen nutzen Videos, um wichtige Informationen schnell und ansprechend an Ihre Kollegen weiterzugeben. Tutorials, Schulungen, Zusammenfassungen von Meetings und Rückblicke zu vergangenen Events sind nur einige Fälle, bei denen sich das Teilen eines Videos lohnt. Deshalb erreicht uns oft die Frage, wie Sie Videos direkt im Beitragsverlauf teilen können, ohne dass das Video zunächst heruntergeladen werden muss. So sind es Ihre Kollegen aus sozialen Netzwerken gewohnt. Die meisten von Ihnen nutzen dafür das größte Videoportal YouTube. Bei unserer Suche nach einem Dienst mit umfassenderen Einstellungen zur Sicherheit und vielfältigen Freigabeoptionen Ihrer Videos sind wir jedoch auf Vimeo gestoßen. Hier haben Sie sieben unterschiedliche Möglichkeiten, Ihre Videos nur für Ihre jeweilige Zielgruppe zugänglich zu machen. Eine ausführliche Übersicht der Optionen, die Ihnen Vimeo zum Teilen Ihrer Videos bietet, finden sie hier.

 

Teilen Sie die tixxt Release Notes in Ihrem Netzwerk

 
Sie wollen Ihren Nutzern mitteilen, welche Neuerungen tixxt-Version 18-3 mit sich bringt? Veröffentlichen Sie doch einfach folgenden Text als Beitrag in Ihrem Netzwerk (die kursiv gedruckten Punkte sollten Sie nur veröffentlichen, wenn Sie diese Funktionen aktiviert haben):

Hallo ….
Unser tixxt-Netzwerk hat ein Update auf die neueste Version 18-3 erhalten. Hieraus ergeben sich folgende Neuerungen und Verbesserungen:

– Teilnehmerverwaltung für Termin-Autoren und Gruppen-Admins
– Vorschau für interne Links innerhalb dieses Netzwerkes
– Globale Suche durchsucht nun auch Pages/Seiten
– Pinnwand-Ansicht im App Creator für Projekte, Onboardings, Redaktionspläne, Event-Management u.v.m.
– In Apps (und Nutzerprofilen) können nun wie in Beiträgen „Themen“ vergeben werden.
– Der FileServer erkennt nun alle Dateiformate
– Die Performance in großen Gruppen wurde verbessert.

Feedback?

 
Für jegliche Fragen und Anmerkungen sprechen Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei mixxt an oder wenden Sie sich an support@mixxt.net. Die Version 18-3 steht Ihnen ab Mittwoch, dem 21.11.2018, auf tixxt.com zur Verfügung. Wenn Sie eine eigene Installation haben, besprechen Sie den genauen Bereitstellungszeitpunkt in Ihrem Netzwerk bitte mit Ihrem Ansprechpartner bei mixxt. Wir empfehlen eine zügige Bereitstellung und Aktualisierung auf die neue Version.

Achtung! mixxt arbeitet permanent an neuen Funktionen und Verbesserungen für das tixxt Netzwerk. Um immer auf dem neusten Stand zu bleiben, abonnieren Sie einfach die tixxt Release Notes.

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