tixxt Release Notes 20-2

tixxt-Version 20-2: 

Die neue tixxt Version bringt neue, umfassende Funktionen mit sich. Externe Nutzer können jetzt punktuell in das Geschehen auf Ihrer Plattform eingebunden werden. Dank der neuen Integration des Dienstes GoToMeeting können Sie und Ihre Funktionsträger Videokonferenzen aus tixxt heraus planen und direkt daran teilnehmen. Außerdem erlaubt die neue Microsoft Office 365 Integration, dass Sie direkt aus tixxt heraus Dokumente ansehen und bearbeiten.

Achtung! Support-Ende für alte Browser & Betriebssysteme (Win 7, IE10 und älter). Weitere Infos finden Sie hier.

 

Externe Nutzer – Experten, Gäste und Partner punktuell einbinden

Lange wurde darauf gewartet, bald ist es endlich soweit: Ab Mitte August können Sie externen Nutzern Zugang zu Ihrem tixxt-Netzwerk verschaffen. Diese neue Nutzerart hat verglichen mit den Standard-Nutzern eingeschränkte Rechte: Zunächst haben externe Nutzer keine Lese- und Schreiberechte auf der übergreifenden Ebene Ihres Netzwerkes. Sie können lediglich in ausgewählten Gruppen aktiv sein. Externe Nutzer sehen also nicht: Nutzerverzeichnisse, Gruppenverzeichnisse, übergreifende Hauptnavigation, Beitragsverläufe für das gesamte Netzwerk („Allgemeine Beiträge“).

Beziehen Sie also einzelne Personen punktuell ins Geschehen ein, indem Sie diese als externe Nutzer in Ihr tixxt-Netzwerk einladen. Für Verbände ist das besonders praktisch, wenn Experten, Gäste oder andere Externe temporär an der Arbeit eines Gremiums beteiligt werden sollen. Für Unternehmen und andere Organisationen sind externe Personen oft für die Projektarbeit wichtig und sollten einbezogen werden. In diesem Falle können Freiberufler, Dienstleister oder Partner in eine bestimmte Gruppe hineingelassen werden, um dort an Projekten teilhaben zu können. Auch Mitglieder anderer, verbundener Organisation können so einen Einblick erhalten und mitwirken, ohne gleich im gesamten tixxt-Netzwerk Einsicht zu erlangen.

Nutzen Sie eine tixxt-Gruppe zur Vernetzung von Eventteilnehmern und zur Kommunikation rund um einen solchen Event, können Sie beispielsweise Externe in diese Event-Gruppe einladen, damit diese darin Informationen abrufen und sich vernetzen können. In der Event-Gruppe haben die externen Nutzer dann die Möglichkeit, temporär an der Kommunikation oder sogar der Organisation teilzuhaben. Ist das Event vorüber, kann den Nutzern die Mitgliedschaft wieder entzogen werden. Ebenfalls denkbar ist es, Interessierten so eine Schnupper- oder Light-Mitgliedschaft im Netzwerk zu ermöglichen. Das ist zum Beispiel für Verbände spannend, wenn bei Mitgliedern Interesse an einem Gremium oder Projekt besteht, sie sich jedoch noch nicht auf eine vollwertige Mitgliedschaft festlegen wollen. Die Verfügbarkeit und eine genauere Beschreibung der externen Nutzer folgt Mitte August.

 

Videokonferenzen mit GoToMeeting in tixxt möglich machen

Videokonferenzen nehmen in Organisationskontexten immer weiter an Beliebtheit zu. Digitale Meetings werden immer dann wichtig, wenn es um Inhalte geht, die sich nur schwer über Beiträge, Chats oder das Telefon vermitteln lassen. Das trifft vor allem auf komplizierte Entscheidungen mit Diskussionsbedarf, sensiblere Gesprächsthemen, Ideen- und Innovationsfindungen sowie Brainstormings zu.

Hier bietet die Online-Meeting-Software GoToMeeting weitreichende Möglichkeiten. Dank der neuen Integration mit tixxt können nun Online Meetings direkt aus tixxt heraus organisiert und durchgeführt werden:

GoToMeeting-Termin erstellen

  1. Jedem Termin in tixxt kann optional ein Online-Meeting-Raum zugewiesen werden
  2. Teilnehmer können direkt innerhalb von tixxt in den Raum eintreten und teilnehmen
  3. Organisatoren können direkt innerhalb von tixxt das Online Meeting starten
  4. Die Zugangsdaten zu GoToMeeting-Räumen werden auch im Termin dargestellt
  5. Mehrere GoToMeeting-Räume können angeboten werden, um parallele Meetings zu ermöglichen

GoToMeeting-Termin

Wird ein Termin erstellt, werden automatisch die Verfügbarkeiten der vorhandenen Online-Meetingräume für die angeforderten Zeiträume geprüft. Um Überschneidungen zu vermeiden, wird um bestehende Meetings herum immer eine halbe Stunde Puffer innerhalb von GoToMeeting eingeplant.

Die Integration von GoToMeeting in tixxt bringt viele Vorteile mit sich:

  1. Das lästige Versenden von Zugangsdaten via E-Mail entfällt, weil Meetings aus tixxt heraus gestartet werden können und alle notwendigen Informationen am Termin selbst und via Termineinladung versendet werden.
  2. Arbeitswege werden deutlich verkürzt, da Sie sich nicht immer extra in GoToMeeting einloggen müssen, um die Verfügbarkeit der digitalen Räume zu prüfen.
  3. Online-Meetings können nun organisiert und gestartet werden, ohne dass sich Personen in GoToMeeting einloggen müssen. Es müssen also keine Benutzerzugänge geteilt werden! Die Nutzer, die in tixxt Termine anlegen können, können auch die GoToMeeting-Räume belegen. Alle zum Termin eingeladenen Nutzer können den Online-Meetings in GoToMeeting beitreten.

Insgesamt werden gemeinsame Online-Meetings in tixxt so vereinfacht, da alles zum digitalen Treffen in tixxt selbst geschieht. Das spart eine Menge Zeit und unnötige Arbeit.

Für die Arbeit in Gremien bedeutet das, dass verteilten Gremien die gemeinsame Nutzung von Online-Meetingräumen ermöglicht und wesentlich vereinfacht wird. Dadurch ist egal, ob sich die Organisatoren im Haupt- oder Nebenamt befinden. Mögliche Anreisezeiten werden minimiert und die Anwesenheitsquoten steigen, da Teilnehmer nicht zwingend „vor Ort“ sein müssen, sondern von überall aus teilnehmen können. So wird auch der Austausch von Stakeholdern über Abteilungen, Standorte und Organisationsgrenzen hinweg ermöglicht. Auch Mitarbeiter im Homeoffice oder externe Experten können so an internen Meetings teilhaben. Gleichzeitig werden neue Möglichkeiten zur Weiterbildung denkbar, da Sie in GoToMeeting Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen können und das Meeting auf Wunsch für die spätere Ansicht aufgenommen werden kann.

Verfügbarkeit:
Für die Integration von GoToMeeting in tixxt fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Konfiguration an. Sie benötigen auch eine oder mehrere GoToMeeting-Lizenzen, die aber auch sehr kostengünstig sind. Kontaktieren Sie bei Interesse oder für mehr Informationen gerne Ihre tixxt-Ansprechperson.

 

Reibungslose Zusammenarbeit: Microsoft Office 365 Integration in tixxt

Um gemeinsam an Microsoft Office Dokumenten zu arbeiten, mussten diese zunächst im Dateimodul heruntergeladen, bearbeitet und dann als neue Version hochgeladen werden. Durch die neue Integration von Microsoft Office 365 wird diese gemeinsame Bearbeitung radikal vereinfacht: Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können nun direkt in tixxt angesehen und auch gemeinsam bearbeitet werden. Das spart Zeit und gestaltet die Zusammenarbeit reibungsloser, da der Zwischenschritt des Herunterladens wegfällt.

Microsoft Office 365 Integration nutzen

In Verbänden kann so die Gremienarbeit maßgeblich beschleunigt werden. Alle Teilnehmer mit Office365-Business-Lizenz können Dokumente wie zum Beispiel Protokolle, Positionspapiere oder Agendas direkt bearbeiten. In Unternehmen und Verbänden wird auch die Projektarbeit durch die Integration verbessert: Wichtige Projektdateien können so schnell ausgetauscht und verändert werden. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und im Marketing kann nun die gemeinsame Arbeit an Pressemitteilungen oder Werbetexten direkt in tixxt stattfinden. Ebenfalls können auf Excel basierende Dokumentationen, Datenbanken, Listen und sonstige Tabellen, die schnell und zwischendurch von verschiedenen Personen aktualisiert werden müssen, nun in tixxt bearbeitet werden.

Achtung! Für Feedback und das Abhalten von Abstimmungen empfehlen wir weiterhin die Umfrage-Beiträge im Beitragsverlauf. Außerdem besteht die SMASHDOCs-Integration weiterhin zum gemeinsamen Bearbeiten komplexer Dokumente und kann parallel genutzt werden. Das tixxt-Team arbeitet hier außerdem an weiteren Integrationen, die Ihnen die Zusammenarbeit leichter machen.

Verfügbarkeit:
Für die Integration von Microsoft Office 365 in tixxt fällt eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Konfiguration an. Die Integration ist vollständig funktionsfähig, wird aber erst im Laufe des Augusts freigeschaltet werden. Kontaktieren Sie bei Interesse oder für mehr Informationen gerne Ihre tixxt-Ansprechperson.

 

Zwei-Faktor-Authentifizierung für mehr Sicherheit in Ihrem tixxt Netzwerk

In tixxt kann nun eine Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login in das Netzwerk aktiviert werden. Dann wird der Nutzer beim Anmelden in tixxt nicht nur nach seinem Passwort gefragt, sondern zur Erhöhung der Sicherheit auch nach einem temporären Code als zweiten Faktor. Diese Codes werden über kostenlose Apps wie Google Authenticator (iOS/Android), FreeOTP (iOS) oder Authy (iOS/Android) errechnet und bereitgestellt. Wir glauben daran, dass dies ein Standard über alle Anwendungen hinweg sein sollte, da der zweite Faktor für deutlich mehr Sicherheit sorgt.
Besonders wichtig ist dieses zusätzliche Maß an Sicherheit für kritische Nutzerzugänge, die erweiterte Rechte in tixxt haben und zum Beispiel Administrationsfunktionen oder Exports vornehmen könnten. So empfehlen wir allen Administratoren in Zukunft die Nutzung der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Ebenfalls sinnvoll ist diese für Nutzer, die aufgrund ihrer Rolle in der Organisation weitreichende Befugnisse und Verantwortungen haben. In sicherheitskritischen Branchen, wie dem Finanzsektor, in Banken und Versicherungen, in der Industrie oder in Verbänden, ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung sicherlich auch für alle Nutzer denkbar. Besonders sicherheitsbewusste Personen, denen der Schutz persönlicher Daten und Zugängen sehr am Herzen liegt, werden sich außerdem über diese Neuerung freuen. Der zweite Faktor ist auch in verschiedenen Sicherheitsaudits und -prüfungen ein wichtiger Prüfungsbestandteil, um die Nutzung von tixxt auch in anspruchsvollen Bereichen zu ermöglichen.

 Zwei-Faktor-Authentifizierung

 

Immer up-to-date: Tagesübersicht für Dateien

In Gruppen können Mitglieder jetzt aktivieren, dass ihnen eine tägliche Übersicht über alle neuen oder aktualisierten Dateien per E-Mail zugeschickt wird. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn der Fokus eines Netzwerkes oder einer Gruppe auf der Zusammenarbeit mit Dateien liegt. Diese Möglichkeit erlaubt es Mitgliedern, die verschiedensten Neuerungen schneller mitzubekommen. Das vereinfacht es solchen Nutzern, die die Dateien anschließend im eigenen Haus leichter verteilen wollen. Ein zusätzlicher Login ist dabei nicht nötig um die in der Tagesübersicht verlinkten Dateien abzurufen, was die Weitergabe von Dateien für Personen mit Schnittstellenfunktion besonders leicht macht. Außerdem bleiben so Verantwortliche von Projekten oder Abteilungen immer up-to-date, was sich zuletzt im Dateimodul der Gruppe getan hat. Wir haben vor, diese täglichen Übersichten auf weitere Module auszuweiten.

Tagesübersicht für Dateien

Verfügbarkeit:
Kontaktieren Sie bei Interesse oder für mehr Informationen gerne Ihre tixxt-Ansprechperson.


Massendownloads von Dateien

In der tixxt Version 20-1 kam die Mehrfachauswahl von Dateien hinzu, mit der mehrere Dateien auf einmal verschoben oder gelöscht werden konnten. Nun können die ausgewählten Dateien oder ganze Ordner direkt in einem Schwung heruntergeladen werden. Wählen Sie also alle Dateien in einem Ordner aus oder nur ganz bestimmte und klicken Sie dann auf „Download“. tixxt erstellt dann sofort eine ZIP-Datei, in der alle gewünschten Dateien enthalten sind. Auf allen gängigen Betriebssystemen können Sie dann per Doppelklick die Datei entpacken und alle darin enthaltenen Dateien nutzen.

Verfügbarkeit:
Diese Funktion wird im Laufe des 23.07.2020 freigeschaltet und steht Ihnen dann frei zur Verfügung.

Modernisierung des tixxt-Designs

Unser Team arbeitet konstant an der Optimierung des Designs von tixxt um den stetig wandelnden Nutzererwartungen und Standards gerecht zu werden. Der Fokus liegt hier auf der stetigen Verbesserung von Übersichtlichkeit, Bedienerlebnis und Benutzerfreundlichkeit. In diesem Zusammenhang wurde mehrere Verbesserungen für diese Version umgesetzt:

  1. Vor den Beitragsinteraktionen sind nun passende Icons eingebunden (Interessant, merken…)
  2. Das Stellrädchen-Symbol wurde im gesamten Netzwerk gegen ein Symbol aus drei Punkten ausgetauscht, da wir in Nutzer-Interviews und Tests festgestellt haben, dass Nutzer weitere Funktionen eher hinter drei Punkten vermuten, als hinter einem Stellrädchen. Dies ist eine Entwicklung, die vor allem aus der gängigen Design-Sprache von Mobile Apps stammt.
  3. Gleichzeitig wurde das Design der fixierten Beiträge überarbeitet: Das knallige Blau wurde durch ein freundlicheres Hellblau ersetzt und die abgerundeten Ecken abgeschafft. (Dies gilt nicht für Netzwerke mit einer anderen Farbgebung für fixierte Beiträge)
  4. Für mehr Übersichtlichkeit ist der Admin-/Gruppenadmin-Indikator nun kürzer und schlichter. Das zeigt dem Nutzer auf den ersten Blick, was er oder sie mit welcher Funktion erreichen kann.

Modernisierung des tixxt Designs

Wir arbeiten weiterhin aktiv an weiteren Optimierungen der User Experience und freuen uns schon sehr auf die nächsten Versionen.

Anpassung der Pinnwände: Datum-Feld wird auf Karte dargestellt

Wenn Sie mit dem Business App Creator sich bereits eigene Module oder Datenbanken (kurz „Apps“) konfiguriert haben und diese für die Zusammenarbeit nutzen, wird Sie die Darstellung des Datums-Feldes sehr freuen. Auf den Karten in der Pinnwand-Ansicht wird nun auch das erste Datum-Feld innerhalb der App angezeigt. Bei der Nutzung als Projekt-Pinnwand sind die Abgabedaten für einzelne Aufgaben nun sofort ersichtlich und klarer kommuniziert für alle Projektteilnehmer. In den Bereichen Marketing und Kommunikation ist direkt erkenntlich, wann Inhalte abgegeben werden müssen. In Redaktionsplänen können alle Beteiligten direkt einsehen, wann für einen Artikel Redaktionsschluss besteht oder die Veröffentlichung geplant ist. Ein weiterer Vorteil ergibt sich für Mitarbeiter-Onboardings: Stellt jede Karte ein neues Team-Mitglied dar, kann hier das Einstellungsdatum direkt angegeben werden.

Anpassung der Pinnwände


Einfachere Benachrichtigungseinstellungen

Die Benachrichtigungseinstellungen wurden grundlegend überarbeitet und sind nun deutlich einfacher und übersichtlicher angeordnet. Die Unterteilung in verschiedene Reiter macht hier schnell ersichtlich, zu welchen Funktionen Benachrichtigungen aktiviert werden können. Nutzer können zum Beispiel viel einfacher bestimmen, welche Gruppen in der Zusammenfassungsemail inkludiert werden sollen oder für welche Gruppen die neue, tägliche Datei-Übersicht gesendet wird.

Einfachere Benachrichtigungseinstellungen

Anonyme Umfragen werden klarer kommuniziert

Durch einen neuen Hinweistext („Diese Umfrage ist anonym“) wird der Nutzer jetzt darauf hingewiesen, wenn eine Umfrage anonym beantwortet werden kann. Die Stimme des Nutzers wird dann gezählt, sein Name jedoch nirgends angegeben. Entscheidend ist das vor allem bei polarisierenden oder vertraulichen Fragen, wie etwa bei einer Abfrage des Stimmungsbildes zu Entscheidungen, Erfolgseinschätzungen, Marktentwicklung, Meetings oder beim Einholen eines Meinungsbildes zu politischen Initiativen, persönlichen Erfahrungen oder Berührungspunkten, potenziellen neuen Themenfeldern oder Feedback.

Anonyme Umfrage

iCal-Download ist präsenter

Der iCal-Download ist jetzt präsenter in der Detailansicht eines Termins. Es gibt nun einen extra Button „Termin zu mir übertragen“. Für Nutzer, die primär Outlook für die Terminverwaltung nutzen, ist es dadurch einfacher, sich die Termine auch hier anzeigen zu lassen.

iCal-Downloa

Chat auf Englisch und Spanisch verfügbar

Der Chat ist nun auch in den Sprachen Englisch und Spanisch verfügbar. Internationale Plattformen können ihn somit auch erfolgreich nutzen.

 

Teilen Sie die tixxt Release Notes in Ihrem Netzwerk

Sie wollen Ihren Nutzern mitteilen, welche Neuerungen tixxt-Version 20-2 mit sich bringt? Veröffentlichen Sie doch einfach folgenden Text als Beitrag in Ihrem Netzwerk (die kursiv gedruckten Punkte sollten Sie nur veröffentlichen, wenn Sie diese Funktionen aktiviert haben):

Hallo ….
Unser tixxt-Netzwerk hat ein Update auf die neueste Version 20-2 erhalten. Hieraus ergeben sich folgende Neuerungen und Verbesserungen:

  • Externe Nutzer: Experten, Gäste und Partner können bald punktuell eingebunden werden
  • Videokonferenzen mit GoToMeeting: Durch eine neue Integration wird die Planung von und Teilnahme an Videokonferenzen über GoToMeeting in tixxt möglich
  • Microsoft Office 365 Integration in tixxt: Die reibungslose Zusammenarbeit an Dokumenten funktioniert jetzt ohne Herunter- und Hochladen der Datei
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung: Für mehr Sicherheit kann jetzt ein zweiter Faktor beim Login aktiviert werden
  • Massendownload von Dateien: Wählen Sie mehrere Dateien oder gleich einen gesamten Ordnerinhalt aus und laden Sie direkt alle Dateien in einem Schwung herunter
  • Tagesübersicht für Dateien: Auf Wunsch des Nutzers kann täglich eine Benachrichtigung über neue und aktualisierte Dateien einer Gruppe aktiviert werden
  • Zunehmende Modernisierung des tixxt-Designs: Prominentere, modernere Icons, z.B. bei den Beitragsaktionen, drei Punkte anstelle von Stellrädchen und viele kleine Verbesserungen
  • Anpassung der Pinnwände: Datum-Feld wird auf Karte dargestellt
  • Benachrichtigungseinstellungen wurden vereinfacht
  • Anonyme Umfragen werden klarer kommuniziert
  • Der iCal-Download wird jetzt präsenter dargestellt
  • Chat ist jetzt auf Englisch und Spanisch verfügbar

Feedback?

Für jegliche Fragen und Anmerkungen sprechen Sie bitte Ihre Ansprechperson bei mixxt an oder wenden Sie sich an support@mixxt.net. Die Version 20-2 steht Ihnen ab heute auf tixxt.com zur Verfügung. Wenn Sie eine eigene Installation haben, besprechen Sie den genauen Bereitstellungszeitpunkt in Ihrem Netzwerk bitte mit Ihrer Ansprechperson bei mixxt. Wir empfehlen eine zügige Bereitstellung und Aktualisierung auf die neue Version.

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