Sicherheit ist das A und O in jedem Netzwerk, dies ist nicht anders für interne Netzwerke wie Social Intranets und Mitgliederplattformen. Aber selbst wenn das Netzwerk DSGVO-konform ist und einen perfekten Schutz bietet, kann ein unvorsichtiges Verhalten der Nutzer:innen dennoch dazu führen, dass sensitive Daten durchsickern könnten. Glücklicherweise ist dies vermeidbar, aber damit solche Zwischenfälle nicht auf Ihrem Netzwerk geschehen, ist es wichtig, die Nutzer:innen in erster Linie aufzuklären und ein Bewusstsein für die Wichtigkeit der Sicherheit der Plattform zu schaffen. Hier erfahren Sie, was die wichtigsten Maßnahmen dafür sind und wie diese umgesetzt werden können:
Regelmäßige Kommunikation: Datenschutz und Sicherheit sind Themen, die nicht vernachlässigt werden dürfen. Sorgen Sie dafür, dass Sie diese Themen regelmäßig gegenüber Ihren Nutzer:innen erwähnen. Weiterhin lohnt es sich auch diese Themen auf Veranstaltungen innerhalb Ihrer Organisation anzusprechen. Passen Sie aber auf, dass Sie eine perfekte Balance finden. Kommunizieren Sie zu wenig zu diesen Themen, nehmen die Nutzer:innen es nicht als wichtig wahr. Tun Sie dies jedoch zu oft, können sich die Nutzer:innen bevormundet fühlen, sodass sie sich nicht mehr damit auseinandersetzen wollen. Wenn Rückfragen von den Nutzer:innen bestehen sollten, sorgen Sie dafür, dass Sie oder eine dafür spezialisierte Person zur Verfügung steht.
Schulungen: Bieten Sie regelmäßig Schulungen und Infomaterial rund um das Thema Sicherheit und Datenschutz an. Gerade Nutzer:innen, die mit interaktiven Plattformen nicht stark versiert sind, können von einer ausführlichen Schulung besonders profitieren. Während der Schulungen haben Sie auch die Möglichkeit, wichtige Informationen zu übermitteln, wie die Erstellung starker Passwörter oder auch der Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Datenschutzrichtlinien: Erstellen Sie klare und verständliche Datenschutzrichtlinien, die für alle Nutzer:innen leicht auffindbar und abrufbar sind. Auch wenn sich in der Realität nur die wenigsten diese Richtlinien durchlesen, so wird häufig bei Rückfragen auf diese zurückgegriffen, weshalb es von Bedeutung ist, diese so ausführlich wie möglich zu halten.
Damit auf einer Plattform alles reibungslos funktionieren kann, ist nicht nur Ihr Engagement, sondern auch das Ihrer Nutzer:innen gefragt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass zusätzlich zu allen Bemühungen auch Infomaterial angeboten wird, dass Ihre Nutzer:innen sich selbst aneignen können. So erfahren Nutzer:innen, wie sie selbst für mehr Sicherheit auf Ihrer Plattform beitragen können.
Sichere Passwörter und Authentifizierung: Dass Passwörter am besten Klein- und Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten sollten, ist bekannt. Am besten sollte für die maximale Sicherheit jedoch zusätzlich eine Zwei-Faktor-Authentifizierung genutzt werden. Dies kann über verschiedene Wege geschehen. Beispiele dafür sind spezielle Apps, Bestätigungs-E-Mails und vieles mehr.
Aktualisierungen: Nutzer:innen sollten die Systeme, beispielsweise Arbeitsrechner oder Smartphones, die sie tagtäglich nutzen, stets auf dem neusten Stand halten (lassen). Dies gilt vor allem für private Geräte, die nicht von einer organisationsinternen IT aktuell gehalten werden. Immerhin erhalten Softwareupdates wichtige Patches für Sicherheitslücken. Ferner tragen Updates auch dazu bei, dass Viren und andere Malware effektiver abgewehrt werden. Weiterhin entsprechen veraltete Systeme in den meisten Fällen nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards. Insbesondere im mobilen Arbeiten sollte dies bei Nutzung privater Geräte beachtet werden.
Wie Sie sehen, ist bei dem Thema Sicherheit eine Auseinandersetzung besonders wichtig. Daher ist es von Bedeutung, dass Sie sich, egal wie lange Ihre Plattform bereits existiert, immer damit auseinandersetzen, da sich Sicherheitsstandards stets im Wandel befinden. Dies ist sowohl für Sie als Community-Manager:in wichtig als auch für Ihre Nutzer:innen. Auch sollte regelmäßig geprüft werden, wer sich als Nutzer:innen noch so alles im Netzwerk befindet. Ggf. müssen Personen gesperrt oder gelöscht werden oder zum Gast-Nutzer umgewandelt werden. Hier lohnt sich ein Blick in die Verzeichnisse.