Wissen ist eine wertvolle Ressource. Mit dieser Tatsache im Hinterkopf wollen viele Organisationen Wege finden, diese Ressource zu speichern und zu nutzen. Aber anders als typische Ressourcen wie Zeit oder finanzielle Mittel, hängt Wissen stark von den Personen ab, die das Wissen in ihren Köpfen tragen. Doch so kann es auch verloren gehen, sobald diese Personen die Organisation verlassen. Wie können Sie also sicherstellen, dass dieses Wissen erhalten bleibt? Hier kommt das Wissensmanagement ins Spiel! Um das Wissen Ihrer Organisation zu sichern, hilft Ihre tixxt-Plattform mit den folgenden Schritten:
1. Bedarfsanalyse
Identifizieren Sie die Anforderungen Ihrer Organisation an das Wissensmanagement. Dafür eignen sich Umfragen, Interviews oder Workshops mit den jeweiligen Personen. So erfahren Sie, für welche Bereiche die Beteiligten Wissen benötigen. Dies ist wichtig, da es unterschiedliche Arten von Wissen gibt und nicht alle Arten für Ihre Organisation notwendig sind, weshalb Sie bereits hier sortieren können, was notwendig ist.
2. Zieldefinition
Definieren Sie klare Ziele für das Wissensmanagement. Was soll es erreichen? Wie wird es den Beteiligten helfen? Wissensmanagement in Ihrer Organisation ist eine Aufgabe, die Zeit kostet und es wäre ärgerlich, wenn es eingeführt wird, aber von niemanden genutzt werden würde. Daher sollten von Anfang an Ziele festgelegt werden, deren Erreichen Ihrer Organisation und den Beteiligten einen langfristigen, nachhaltigen Nutzen bringt.
3. Inhaltsstrukturierung
Planen Sie die Strukturierung von Inhalten so, dass diese leicht zugänglich und auffindbar sind. Dies könnte bspw. durch die Verwendung von Tags erreicht werden. Dabei ist auch die Form, in der Inhalte hochgeladen werden, von Bedeutung. Dies können neben klassischen PDF-Dokumenten auch Präsentationen, Tabellen, Bilder oder Videos sein.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten
Definieren Sie, wer für das Hochladen und Aktualisieren von Inhalten verantwortlich ist. Dies könnte auf einzelne Personen, Teams oder Abteilungen, bzw. Kernbereiche verteilt werden. So gibt es stets Verantwortliche, die die Wissensinhalte ordentlich und aufgeräumt halten, sodass es nicht zu Chaos kommt.
5. Schulung und Unterstützung
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten geschult sind und wissen, wie sie die Wissenssammlung nutzen können. Zur Einführung eines solchen Systems ergibt es Sinn, Schulungen anzubieten. Stellen Sie kontinuierliche Unterstützung und Hilfe zur Verfügung, z. B. in Form von Video-Clips oder kurzen Online-Terminen.
6. Feedback und Verbesserung
Sammeln Sie regelmäßig Feedback ein und nehmen Sie ggf. Verbesserungen vor, um es effektiver und besser bedienbar zu gestalten. So kann der Wissenshub langfristig als wichtiger Anlaufpunkt Ihrer Plattform dienen. Des Weiteren macht dieser Ihre Plattform zu etwas Besonderem, denn dadurch ist die Plattform nicht nur zur Kommunikation und Arbeit da, sondern auch ein Ort um etwas Neues zu lernen.
Die Gestaltung eines Wissenshub braucht Zeit und Geduld. Wie sich Wissen “konservieren” lässt und warum die Motivierung von Beteiligten, ihr Wissen zu teilen, so wichtig ist, erfahren Sie im Whitepaper “Wissensmanagement”.