Die Checkliste zum Launch eines Social Intranets

Der Launch eines Social Intranets ist beschlossen. Doch was dann? Wir haben für Sie eine Checkliste aus wichtigen Schritten zusammengestellt, die die Einführung eines Social Intranets für Ihre Kollegen angenehm gestalten.

Gruppen und Projekte für bestimmte Bereiche erstellen

Um die Struktur der Social Intranets übersichtlich zu halten ist es von Vorteil, eigene Gruppen für bestimmte Themenbereiche zu erstellen. Dabei können sowohl Gruppen für bestimmte Abteilungen, als auch für aktuelle Projekte gegründet werden. So wissen alle Mitglieder einer Gruppe immer, wer noch mit ihnen an einem Projekt arbeitet und wen sie bei Problemen ansprechen können.

Begrüßungsbeitrag verfassen, der zur aktiven Beteiligung anregt

Wenn sich Ihre Kollegen nach dem Launch eines Social Intranets erstmals einloggen, wirkt ein fixierter Begrüßungsbeitrag freundlich und einladend. In diesem können die Mitarbeiter in dem Social Intranet willkommen geheißen werden und durch kleine Anfangsaufgaben, wie etwa dem Verfassen einer kurzen Vorstellung der eigenen Person, zur aktiven Mitarbeit angeregt werden.

Eine Netiquette hochladen (als Beitrag oder Datei)

Im Social Intranet funktioniert Kommunikation anders als in persönlichen Meetings. Durch die digitale Ebene können Betonung sowie Mimik und Gestik nicht wahrgenommen werden. Viele scheuen sich daher vor Diskussionen im Intranet, da sie nicht falsch verstanden werden wollen oder nicht wissen, wie sie sich am besten ausdrücken können. Anders herum werden auch Beiträge von Kollegen oft als Affront aufgefasst. Eine Netiquette, die entweder als Datei oder Beitrag hochgeladen werden kann, kann dabei helfen, die Kommunikation einfacher zu machen. Durch sie erfahren Ihre Kollegen, wie sie sich in verschiedenen Situationen verhalten können. So entschärfen Verhaltensregeln mögliche Stresssituationen.

Kollegen mit den wichtigsten Funktionen bekannt machen

Wer vor dem Launch eine Social Intranets noch keine Bekanntschaft mit derartiger Software machen durfte, versteht viele der Funktionen nicht auf Anhieb. Vermitteln Sie Ihren Kollegen das Gefühl, dass das in Ordnung ist, indem Sie ihnen mithilfe kurzer Beispiele die wichtigsten Funktionen erklären. Dies kann nach und nach geschehen, oder ähnlich wie bei der Netiquette in Form eines umfassenden Dokuments. So können sich Ihre Kollegen bei Fragen zu den Funktionen des Social Intranets schnell und einfach informieren.

Einen Kollegen in einem für ihn relevanten Beitrag verlinken

Durch das sogenannte „taggen“ von Kollegen können diese auf einem für sie relevanten Beitrag verlinkt werde. Wenn dies geschieht, werden besagte Kollegen über die Verlinkung benachrichtigt. So kann ein Beitrag nicht einfach im Activity Stream untergehen und erreicht außerdem all die Personen, für die er von Bedeutung ist. Ihre Kollegen werden sich zudem aktiv in das Geschehen eingebunden fühlen, wenn sie verlinkt werden. Dies steigert die Motivation zur aktiven Beteiligung.

Einen interessanten Beitrag aus den sozialen Netzwerken teilen

Wer auf Facebook, Twitter und Co. für das Unternehmen relevante Informationen findet, kann diese einfach im Social Intranet mit seinen Kollegen teilen. Dabei wird in tixxt durch eine Zwei-Klick-Lösung die Datenschutzsicherheit gewahrt. Da Reaktionen aus sozialen Netzwerken in Krisensituationen von entscheidender Bedeutung sein können, sollten Sie Ihre Kollegen von Anfang an daran gewöhnen, Meinungen oder unternehmensbezogene Artikel im Social Intranet zu teilen. So kann dauerhaft ein Überblick über die Wirkung des Unternehmens geboten werden, und zusätzlich weiterführende Informationen verbreitet werden.

Das nächste Meeting per Terminabstimmung festlegen

Wenn Sie Ihren Kollegen die Umfragefunktion in Ihrem Social Intranet gezeigt haben, können Sie die Relevanz dieser Option anhand dieses alltäglichen Beispiels verdeutlichen. Durch eine Abstimmung über den nächsten Termin für ein Meeting kann unnötiger E-Mail-Verkehr vermieden werden. Es zeigt den Nutzern der Unternehmensplattform, wie viel schneller und übersichtlicher solche Entscheidungen im Intranet getroffen werden können.

Mit einer Umfrage Feedback zum Social Intranet einholen

Denken Sie immer daran: In einem Social Intranet spielt soziale Kollaboration eine große Rolle! Daher sollten Sie nicht nur Funktionen erklären und vorzeigen, sondern wenige Wochen nach dem Launch eines Social Intranets Feedback dazu einholen. So wird schnell deutlich, in welchen Bereichen die Mitarbeiter noch Probleme sehen und mit welchen Optionen sie zufrieden sind. Das Intranet sollte dabei als Gemeinschaftsprojekt des gesamten Unternehmens gesehen werden.

Seien Sie beim Launch eines Social Intranets die unterstützende Kraft

Alles in allem kann also gesagt werden, dass mit richtiger Vorbereitung einer erfolgreichen Einführung eines Social Intranets nichts im Wege stehen sollte. Denken Sie immer daran, eine unterstützende und nicht nur anführende Kraft zu sein. Überfordern Sie Ihre Kollegen nicht mit der Umstellung auf ein Intranet. Versuchen Sie stets, Ihnen die Vorteile einer solchen Plattform näher zu bringen.
Wir haben für Sie die erklärten Schritte in einer übersichtlichen Darstellung abgebildet, damit Sie sich bei dem Launch eines Social Intranets daran orientieren können. Laden Sie sich dazu unsere Checkliste herunter. Diese zeigt Ihnen nicht nur die wichtigsten Anhaltspunkte, sondern bietet außerdem genügend Platz für eigene Ergänzungen.

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