Auf SharePoint basierende Intranets werden höchst selten gerne genutzt. Dies liegt zum Einen an SharePoint selbst, zum Anderen daran, wie SharePoint Projekte umgesetzt werden. In den meisten Fällen steht als Ergebnis eine einigermaßen gut strukturierte Geisterstadt, in der sich keiner wohl fühlt und die nicht genutzt wird. Ihr Social Intranet lebt von der Beteiligung, das Bauchgefühl Ihrer Mitarbeiter entscheidet über Wohl und Wehe.
Das System ist das Problem
Usability für SharePoint ist ein zentraler Bestandteil des Problems. Zuerst einmal muss man verstehen, dass SharePoint keine fertige Lösung ist, sondern eher vergleichbar mit einer Knetmasse, die meist zur Dokumentenverwaltung, zum Content Management und zu halbherzigen “Social-Funktionen” massiert wird. Prinzipiell können Sie daraus fast jedes Werkzeug basteln, aber es wird selten zu einem professionellen und gleichzeitig geliebten Werkzeug. Haben Sie die richtige Mischung aus Ingenieuren, Künstlern, Visionären, Usability Experten und Konzeptern, um erfolgreich zu werden?
Für die Einen ist SharePoint die Eier legende Wollmilchsau. Die Anderen, die SharePoint dann im Alltag benutzen müssen, empfinden es als Qual. Nach einigen Monaten oder Jahren wundern sich dann alle, wieso die Ziele nicht erreicht wurden und das Intranet weder aktuell ist noch genutzt wird. Was ist da schief gelaufen?
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Ein negatives Bedienerlebnis verhindert Akzeptanz
In fast allen Fällen lag es am Bedienerlebnis. Es wurde weder in der Business-/Konzeptionsphase bedacht, noch wurden hierfür Budgets eingeplant. Die ersten Warnsignale während der Adoptionsphase wurden entweder nicht gehört oder nicht beachtet. So kehrten sich die vier Schritte der Akzeptanz in die vier Schritte der Ablehnung:
1. Adaptionsleiden
Ein System, das nicht intuitiv verständlich ist wird nicht genutzt. Ihre Mitarbeiter haben keine Lust sich langwierig mit dem Erlernen neuer Software auseinanderzusetzen.
2. Frust
Daraufhin kommt es zu einer allgemeinen Frustration. Die Verfechter des Systems verlieren ihre Überzeugungskraft, da diese nicht verstehen können, warum ihr neues Baby nicht bei den Kollegen ankommt. Dagegen verzweifeln die Nutzer an frustrierenden Oberflächen und erkennen keine Mehrwerte.
3. Vermeidung im Alltag
Der Frust führt dann dazu, dass die Software im Alltag nicht genutzt wird. Ihre Mitarbeiter werden weiterhin an alten Systemen und Arbeitspraktiken festhalten und dem Intranet keine Chance geben. Die Inhalte werden folglich nicht mehr aktualisiert und die wenigen aktiven Nutzer vereinsamen.
4. Negative Ergebnisse
Hieraus resultieren negative Ergebnisse. Spätestens bei der ersten Evaluation wird sichtbar werden, dass ein Großteil der potentiellen Nutzer das System überhaupt nicht nutzt.
Sharepoint ist keine fertige Lösung
Leider wird SharePoint zu oft als Anwendung gesehen. Treffender ist hier jedoch der Begriff “Werkzeug”:
SharePoint ist eine vielseitig einsetzbare, sehr allgemein gehaltene Lösung für das Veröffentlichen von Inhalten und die Verwaltung von Dateien und Daten – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Leider beschreibt dieser Satz fast jede Anwendung. Es geht immer darum, Daten zu speichern, Inhalte zu veröffentlichen und die ein oder andere Datei zu verwalten und darzustellen.
Warum basiert dann XING nicht auf SharePoint? Oder YouTube oder Facebook? Es steckt also mehr dahinter. Aufgrund seines Aufbaus und seiner Positionierung als Werkzeug für alles macht SharePoint nichts wirklich richtig. Microsoft hat es immer weiter ausgeweitet, um den wachsenden Detailanforderungen der Unternehmen gerecht zu werden. Genauer gesagt hat Microsoft die Menge an Werkzeugen immer weiter vergrößert, die Grundlagen des Problems aber nicht angegangen.
Usability muss man selbst machen
SharePoint verfügt über keinerlei Hilfestellungen für Usability und User Experience. Dies muss alles selbst entwickelt und gelöst werden. Dafür werden aber Konzepter, Usability-Experten, wiederkehrende Usertests, regelmäßige Optimierungsprozesse, allen voran aber Budgets benötigt. Da dies nicht bedacht wird, sind auf SharePoint basierende Plattformen meistens zum Scheitern verurteilt.
Um SharePoint an den Punkt zu bekommen, an dem es von den Kollegen angenommen wird, ist viel Liebe von Seiten der Verantwortlichen notwendig. Verschiedene Leitfäden müssen erstellt werden, um den Einstieg in die neue Software zu erleichtern. In den „ersten Schritten“ sollten beispielsweise grundlegende Funktionen und Prozesse erklärt werden. Typische Arbeitsabläufe, die anhand von Beispielen erklärt werden, können dabei helfen, die Motivation zu erhöhen. Doch auch dann ist SharePoint kein perfektes System. Durch den Mangel an Sozialen Funktionen und dem ständigen Gefühl, ein unperfektes System zu nutzen, kann -wenn überhaupt- eine funktionale Beziehung werden. Glücksgefühle bei den Mitarbeitern wird es nicht auslösen.
Die grundliegenden Bausteine stimmen schon nicht
Dies liegt vor allem am nutzerseitigen Bedienerlebnis. Die SharePoint Bedienelemente, die die Basis jeglicher Bedienung und Interaktion darstellen, sind schon nicht sonderlich anwenderfreundlich. Die meisten Bedienelemente sind umständlich, unhandlich und im stressigen Alltag für den Nutzer abstoßend. Genau diese Bedienelemente sind aber in ihrer Funktionsweise kaum zu beeinflussen. Die Menge an zusätzlichen Funktionen und Rückfragen, die ein solches Element mitbringt, kann zwar beeinflusst werden, aber nicht wie es sich allgemein bedienen lässt. In Zeiten, in denen Social Networks und Communities leichter handzuhaben sind als ein Fahrkartenautomat der Deutschen Bahn, sind Ihre Mitarbeiter nicht mehr bereit, sich an komplizierte Bedienelemente gewöhnen zu müssen.
Software der neueren Generation ist darauf ausgelegt, dass sie sich durch Ausprobieren und Intuition direkt erschließt. SharePoint ist hier leider noch auf dem Stand der späten 1990er, als Dokumentationen und Handbücher der Weg waren, sich Software zugänglich zu machen. Der erste Eindruck ist heute zwar hübscher und im Corporate Design von Windows 8 gehalten, auf den zweiten Blick ist es jedoch immer noch ein verschachteltes System, in das zu viel manuell integriert werden muss. Die Usability von SharePoint bleibt leider immer noch weit hinter der von fast allen anderen Intranets (und auch den meisten anderen Microsoft-Anwendungen) zurück.
Stetige Verbesserungen mit SharePoint sind teuer
SharePoint-Projekte sind nicht gerade für ihre Flexibilität, Kosteneffizienz oder kurzen Laufzeiten bekannt. Schauen wir auf den Ursprung von Social Collaboration und Social Business, die Welt der Social Media, sehen wir, dass nur die Plattformen und Dienste erfolgreich sind, die konstant auf dem neuesten Stand bleiben und fortwährend verbessert werden. Plattformen, die einschlafen, ihre Probleme nicht angehen und nicht auf das Bedienerlebnis ihrer Nutzer fokussieren, gehen unter. Beispiele finden sich hierfür zu genüge, z.B. Friendster (durch MySpace abgelöst), MySpace (durch Facebook abgelöst), WKW/StudiVZ/Lokalisten (ebenso durch Facebook abgelöst), Flickr (durch Pinterest, Instagram u.a. in starker Bedrängnis) und viele mehr.
Leider ist dieser notwendige, dauerhafte Optimierungsprozess bei SharePoint besonders teuer. Anpassungen und kleine Verbesserungen sind aufwendig, zeitintesiv und somit kostenintensiv. Hinzu kommt, das viele eigene Anpassungen nicht mit neuen Versionen von Microsoft kompatibel sind. Wird also durch Programmierung erweitert, sind umfangreiche Migrationen notwendig, die immer wieder zu weiteren Kosten führen.
Schleppender Innovationsgrad: Langsame Mühlen mahlen langsam
Die Zyklen für neue SharePoint-Versionen sind besonders lang. Viele Funktionen, die in einer “neuen” SharePoint-Version kommen, wurden vor mehreren Jahren konzipiert und realisiert. Folglich sollte man nicht darauf bauen, dass SharePoint an der Spitze der Innovation im Social Enterprise Segment sein wird. Vielmehr muss man sich damit abfinden, Software von vor 3-6 Jahren zu verwenden. Aufgrund des Alters und seiner gähnenden Allgemeinheit neigt Sharepoint zum unteren Ende der Innovationsskala.
Sharepoint bedeutet leider zu oft: Angestaubte Software, auf Basis eines angestaubten Konzeptes von einem teilweise recht angestaubten Konzern. Ob Ihre Nutzer dies akzeptieren und wohlwollend in ihren Arbeitsalltag integrieren?
“Social” ist bei SharePoint nur die Fassade
Sharepoint begann als Dokumentenverwaltung mit sanften CMS-Funktionalitäten. Der Anwendungsfall als interaktive Plattform kam erst sehr viel später hinzu. Für diesen wurde SharePoint leider nicht neu aufgebaut. Deshalb ist eine unserer fundamentalsten Änderungen in unseren Kommunikationsweisen (sowohl privat als auch beruflich), die Digitale Transformation, nur eine Erweiterung von SharePoint geworden. Dies wird in Zukunft leider noch schlimmer. Denn anstatt SharePoint für die Kollaboration und die Vernetzung neu zu strukturieren, hat Microsoft einfach Yammer für eine Millardensumme gekauft und fügt es mit einer Rolle Klebeband hinzu. Dabei ist der Ansatz grundlegend falsch.
“Social Collaboration”, also die Transformation jedes Konsumenten/Mitarbeiters zu einem möglichen Produzenten und eigenverantwortlichen Mitgestalter, ist kein neuer Anstrich für ein Haus, sondern betrifft das Fundament, den Kern und alle darauf aufbauenden Schritte und Schichten. Verschärfend kommt hinzu, dass Microsoft nun die lokale Installation von SharePoint auf Dauer nicht mehr anbietet und alles in die eigene Cloud migriert. Über die Implikationen dessen lesen Sie hier mehr: Warum Microsoft SharePoint keine Intranet-Option mehr ist
Fazit
Nur weil etwas verfügbar ist, muss man es nicht benutzen. Der zu allgemein gehaltene, angestaubte Ansatz eines Werkzeugkastens für wirklich alles und jeden ist nicht mehr zeitgemäß. Zu hoch sind die Kosten, zu gering die Chancen, dass Ihr Vorhaben erfolgreich werden könnte. Die Nutzer müssen das System jeden Tag ertragen und damit Ergebnisse zustande bringen. So viel sollten Ihnen Ihre Mitarbeiter und somit deren Zeit, Muße, Motivation und Geduld Ihnen wert sein.
Wenn Sie Ihr Intranet in Richtung Social Business entwickeln wollen, haben Sie also zwei Optionen: Entweder Sie biegen etwas, was nicht dafür gedacht war, umständlich zurecht und quälen Ihre Nutzer, oder Sie setzen auf ein System, das von Grunde auf nur dafür gebaut war und haben eine echte Chance, Ihre Ziele zu erreichen.
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- Sharepoint und Usability widersprechen sich fundamental
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- Sharepoint bedeutet leider zu oft: Angestaubte Software, angestaubtes Konzept von einem recht angestaubten Konzern
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- Sharepoint: Ob Ihre Nutzer dies akzeptieren und wohlwollend in ihren Arbeitsalltag integrieren?