Offene und eindeutige interne Kommunikation ist wichtiger als je zuvor. Denn wir werden mittlerweile tagtäglich mit einer scheinbar undurchschaubaren Masse an Informationen überschüttet. Umso bedeutender ist es, dass Sie zumindest im Organisationsumfeld den Durchblick wahren. Dafür lohnt es sich, im Social Intranet Transparenz zu fördern.
Warum eigentlich Transparenz?
Gründe für eine transparente interne Kommunikation gibt es viele. Das fängt bei der Zufriedenheit Ihrer Kollegen an. Wenn Informationen nicht oder nur unzureichend an die Mitarbeiter weitergeleitet werden, sorgt das für Frustration – auf Kosten der Organisationskultur. Die Kollegen fühlen sich ausgeschlossen. Zufriedene Mitarbeiter? Fehlanzeige. Kommunizieren Sie allerdings transparent, stärken Sie das Vertrauen der Belegschaft in die Organisation. Sie können so außerdem Missverständnissen vorbeugen und Konflikte aus dem Weg räumen, bevor sie überhaupt entstehen. Die folgenden Leitsätze helfen Ihnen dabei, die Gerüchteküche nicht zum Überkochen zu bringen.
Im Social Intranet Transparenz wahren: Worauf kommt es an?
Der Zeitpunkt
Ihr Kollege aus der Marketingabteilung erfährt erst sehr kurzfristig, dass er von einem neuen Kollegen unterstützt werden soll. Er fühlt sich überrumpelt und übergangen. Vielleicht macht er sich sogar Gedanken über seine eigene Rolle in der Organisation. Wird ein neuer Kollege angeheuert, weil er selbst seine Arbeit nicht gut genug gemacht hat? Er ist verunsichert und ist vielleicht sogar demotiviert.
Damit solche kritischen Situationen gar nicht erst entstehen, müssen Ihre Kollegen frühzeitig über Neuerungen informiert werden. Interne Entscheidungen wie die beschriebene sollten zeitnah an alle Betroffenen kommuniziert werden. In bestimmten Situationen kann es sogar sinnvoll sein, die Mitarbeiter direkt in Entscheidungsprozesse einzubinden. Die neue Marketing-Kampagne kann etwa schon in der Planungsphase vom Feedback der Kollegen profitieren. Stellen Sie in jedem Fall sicher, dass die Kollegen immer „up to date“ sind. Social Intranets bieten sich hier besonders gut an, da sie auch mobil abgerufen werden können. So bekommt selbst der Kollege auf Geschäftsreise mit, was in der Organisation passiert.
Der Umfang
Ihr Kollege weiß bis heute nicht, weshalb das neue Projekt abgeblasen wurde? Dabei hatte er schon so viele Ideen zur Umsetzung gesammelt. Dass seine Arbeit umsonst gewesen sein soll, ist für ihn nur schwer nachvollziehbar.
Hier wurde ein wichtiger Aspekt transparenter Kommunikation übergangen, nämlich die Vollständigkeit von Informationen. Wären Ihrem Kollegen Gründe für die Absage des Projekts genannt worden, wäre es für ihn leichter gewesen sich damit abzufinden. Alle Organisationsmitglieder sollten ehrlich und offen kommunizieren statt gezielt Details einzubehalten. Denn das sorgt für Misstrauen Ihrer Kollegen. Damit die Mitarbeiter sich untereinander vertrauen, ist deshalb Ehrlichkeit oberste Priorität.
Die Zielgruppe
In Ihrer Abteilung gibt es einige Neuerungen, die Sie frühzeitig und vollständig an die Kollegen weiterleiten müssen. Sie entscheiden sich dazu, die Informationen als Beitrag im Social Intranet zu veröffentlichen – so weit, so gut. Allerdings veröffentlichen Sie Ihren Beitrag im globalen Verlauf, sodass er für alle Kollegen sichtbar ist. Geht jeder so vor, leidet darunter auch die Transparenz. Denn den Nutzern fällt es schwer die Übersicht zu behalten. So kommt Informationen eventuell nicht die Aufmerksamkeit zuteil, die ihnen gebührt. Im schlimmsten Fall werden sie sogar gänzlich übersehen.
Frühzeitige und vollständige Information bedeutet also nicht, alles an alle zu kommunizieren. Denn das führt zu einer Informationsinflation – zu viele Inhalte und immer weniger Durchblick. Stattdessen sollten Sie Ihre Kommunikation strategisch ausrichten und an die Bezugsgruppe anpassen. Definieren Sie Ihre Zielgruppe – in diesem simplen Beispiel Ihre Abteilung – und deren Ansprüche und ziehen diese Aspekte in den Informationsprozess mit ein. Leiten Sie die Neuerungen im Anschluss nur an die entsprechende Gruppe weiter. Im Hinterkopf sollten Sie bei der Entscheidung immer das Ziel und den Zweck Ihrer Nachricht haben. So kann es in einem Fall sinnvoll sein, Informationen als Beitrag in einer bestimmten Gruppe zu veröffentlichen. In einem anderen jedoch ist vielleicht eine Direktnachricht die bessere Lösung.
Kommunikation und Transparenz als unzertrennliches Paar
In der Internen Kommunikation ist transparente Kommunikation das A und O, wenn es um die Zufriedenheit der Mitarbeiter geht. Mit Blick auf die Entwicklungen der letzten Jahre wird deutlich, wie bedeutend in der Internen Kommunikation und im Social Intranet Transparenz ist. Die steigende Masse an Informationen, die von überall auf uns einwirkt, erschwert es Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Transparente – frühzeitige, vollständige und zielgruppenspezifische – Kommunikation ist da eine willkommene Lösung.
Im Social Intranet können Sie Informationen ohne größeren Zeitaufwand an die Personengruppen verteilen, für die sie relevant sind. In Beiträgen können Vorgänge transparent dargestellt und Entscheidungsprozesse offengelegt werden. So sind auch Veränderungen für die Kollegen am Ende besser nachvollziehbar.
Um die Transparenz im Social Intranet zu wahren, stehen Ihnen noch weitere Mittel zur Verfügung. Sie können beispielsweise durch den gezielten Einsatz von Tags die Übersichtlichkeit der Inhalte aufrechterhalten.
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Bildquelle des Vorschaubilds: Foto von Pexels-User Maurício Mascaro.