Warum Social Collaboration Projekte erleichtert

Die meisten Projekte verlangen allen Beteiligten viel ab. Innerhalb eines festgelegten Zeitraums müssen Aufgaben bearbeitet und Ziele erreicht werden. Deshalb ist es wichtig, dass Sie kontinuierlich kommunizieren und mit Social Collaboration Projekte umsetzen.

Der Vielschichtigkeit von Projekten gerecht werden

Projekte sind oft echte Herausforderungen. Stellen Sie sich beispielsweise folgende Situation vor. Das neue Schulungsprogramm muss pünktlich zur Einführung Ihrer interaktiven Plattform vorliegen. Das Projekt wird zusätzlich dadurch erschwert, dass Beteiligte aus den unterschiedlichsten Fachgebieten zusammenkommen. An der Entwicklung der Trainings müssen nicht nur Führungskräfte mitwirken. Gleichzeitig sollten auch Personaler, IT-ler und Kommunikationsexperten ihren Input geben. Denn neben der technischen Umsetzung muss auch etwa die Vorstellung des Projekts gut geplant werden. Darüber hinaus hilft es bei der Projektumsetzung die verschiedenen Zielgruppen in die Überlegungen einzubeziehen. Auf beiden Seiten – Projektbeteiligte und Zielgruppe – treffen dabei unterschiedliche Erfahrungen, Wissen und Ansprüche aufeinander.

Um dieser Komplexität von Projekten gerecht zu werden, ist strukturiertes Projektmanagement notwendig. Nur so können Konflikte und daraus resultierende Zeitverzögerungen und Kosten verhindert werden. Ein wichtiger Bestandteil ist dabei die Kommunikation über alle Projektphasen hinweg. Mit Social Collaboration Projekte anzugehen, birgt dazu weitreichende Möglichkeiten. Sie können dazu beispielsweise auf Arbeits- und Projektplattformen setzen.

Mit Social Collaboration Projekte umsetzen

Damit Projekte erfolgreich abgewickelt werden können, muss ein kontinuierlicher Austausch von Informationen und Wissen stattfinden. Social Collaboration Tools schaffen hier Abhilfe. Denn Funktionen wie Beitragsverläufe und Dokumentenablagen ermöglichen es, Expertise ständig und von überall verfügbar zu machen. So kann die Kommunikation während des gesamten Prozesses ununterbrochen sichergestellt werden. Dabei liegt der Fokus auf drei verschiedenen Aspekten:

1. Austausch und Diskussionen

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie sich innerhalb der Projektgruppe austauschen. Das ist zum einen zum Schaffen eines gemeinsamen Wissenspools unumgänglich. Zum anderen gelingt es Ihnen so, für einen Konsens innerhalb des Teams zu sorgen: Was sind die Ziele und Erwartungen an das Projekt? Nur, wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, können Sie Erfolge erzielen. Interaktive Arbeits- und Projektplattformen sind hier die optimale Lösung. Denn sie bieten einen dedizierten Raum für ebendiese Dialoge zwischen Projektbeteiligten sowie zur Koordination. Hier können über Umfragen und Beiträge gemeinsam Abstimmungen und Entscheidungen getroffen werden. So werden Sie sich beispielsweise schnell einig, welche Inhalte in das neue Schulungsprogramm fließen sollen. Alle können sich eigenverantwortlich in Diskussionen einbringen und ihr Wissen teilen. So entsteht eine selbstlaufende Kommunikationsdynamik. Macht ein Personaler einen Vorschlag zur Aufbereitung der Trainings, kann der Kollege aus der IT schnell klären, ob und wie dies mit Blick auf die vorhandenen technischen Mittel umsetzbar ist. Außerdem werden Probleme auf der Plattform schnell ersichtlich. Diese transparente Kommunikation ermöglicht es Ihnen damit, frühzeitig Konflikte zu managen und aus dem Weg zu schaffen.

2. Wissensmanagement

Wie bereits angedeutet sollten Sie in Projekten großen Wert darauflegen, eine gemeinsame Wissensbasis zu schaffen. Das gelingt nur über Kommunikation. Neben der aktiven Diskussion mit den Projektkollegen ist hier der Austausch von Informationen notwendig. Projektplattformen ermöglichen Ihnen ebendieses strukturierte Wissensmanagement. Sie können Ihnen als zentraler Ablageort für alle relevanten Inhalte dienen. So hat jeder Zugriff auf die wichtigsten Ressourcen und kann sich jederzeit auf den neuesten Stand bringen. Das ermöglicht es allen Beteiligten gleichberechtigt und gemeinsam an Themen zu arbeiten. Legen Sie also alle Zwischenstände, Dokumente und Zeitpläne regelmäßig auf Ihrer Plattform ab. Dazu zählen im Fall des Schulungsprogramms etwa erste inhaltliche Planungen. Aber auch ein detaillierter Plan, wie Sie den Kollegen vorstellen möchten und was jeder Projektbeteiligte bis dahin zu tun hat, kann dort einen Platz finden. Halten Sie die bereits vorhandenen Inhalte aktuell und laden neue Versionen hoch, sobald sich etwas geändert hat. Vergessen Sie dabei nicht, die Kollegen über neue Ressourcen zu informieren. Durch diese vorausschauende Kommunikation sind Übersichtlichkeit und effizientes Arbeiten im Projekt garantiert.

3. Projektmarketing

Sie können sich Social Collaboration auch für projektexterne Zwecke zunutze machen. Gerade bei organisationsinternen Projekten lohnt sich ein Blick darauf, wie Sie das Projekt den Kollegen vorstellen möchten. Das ist ausschlaggebend für den Erfolg. Denn nur, wenn Sie Ihre Zielgruppe erreichen, zahlen sich all Ihre Mühen aus. Deshalb sollten Sie bestenfalls schon während der Projektbearbeitung mit den Kollegen, die nicht direkt am Projekt beteiligt sind, kommunizieren. Gehen Sie also auf die Kollegen zu, für die Sie die Schulungen gestalten und planen. Denn diese können Ihnen wertvollen Input aus erster Hand geben. Auch hier erleichtert Social Collaboration Projekte. Denn auf Arbeits- und Projektplattformen können Sie sich über diese Wünsche und Erwartungen der Stakeholder austauschen. An die Erkenntnisse daraus können Sie dann Ihre Kommunikation bei der Projektvorstellung anlehnen. Sie schaffen es so außerdem eine Vertrauensbeziehung mit der Zielgruppe aufzubauen. Indem Sie transparent mit ihnen kommunizieren und sie einbinden, fühlen sich die Kollegen stärker wertgeschätzt. So ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Sie mit Ihrem Projekt letztendlich auf Akzeptanz stoßen und die Kollegen zum Beispiel an den Trainings teilnehmen möchten.

Kommunikation als Schlüssel zum Projekterfolg

Wenn Sie sowohl innerhalb Ihres Teams als auch mit den Stakeholdern kommunizieren, sorgen Sie für eine ungestörte Abwicklung Ihres Projektes. So gelingt es Ihnen die unterschiedlichsten Erfahrungen und Ansprüche trotz Zeitdruck unter einen Hut zu bekommen. Dabei kann Social Collaboration Projekte und die Kommunikation vor, während und nach der Umsetzung maßgeblich erleichtern. Denn über Arbeits- und Projektplattformen wird die Zusammenarbeit und der Austausch zwischen den verschiedenen Beteiligten zur Leichtigkeit.

Die Komplexität von Projekten verlangt also nach Sorgfalt und vorausschauendem Handeln. In unserem White Paper „Wissensmanagement – Probleme lösen mit innovativen Handlungsansätzen“ erhalten Sie weitere Tipps dazu, wie Sie den Wissensaustausch zwischen Projektbeteiligten sicherstellen und Schwierigkeiten schnell erkennen – insbesondere auf interaktiven Plattformen. So können Sie frühzeitig eingreifen und mit Ihrem Projekt durchstarten.

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