Welchem dieser Irrtümer Interner Kommunikation verfallen Sie?

Einmal in die Welt gesetzt sind Gerüchte nur schwer wieder einzufangen. Ähnlich scheint es sich mit so mancher Aussage in der Internen Kommunikation zu verhalten. In dieser Infografik erfahren Sie, welche Irrtümer Interner Kommunikation Sie hinter sich lassen sollten.

Intern kommunizieren: Was kann schon schiefgehen?

Die Interne Kommunikation umfasst alle Prozesse innerhalb einer Organisation, die der Verständigung unter den Mitarbeitern dienen. Sie ist also ein wichtiges Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen und Positionen. In den letzten Jahren haben vor allem interaktive, digitale Kommunikationsmittel Einzug in die Organisationen gehalten, die eine Vielzahl von Chancen mit sich bringen. Deshalb werden auch Kommunikationsexperten wie etwa Community Manager in Organisationen immer wichtiger. Aber es kann auch einiges schiefgehen.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Kaum einer Ihrer Kollegen nutzt das Social Intranet. Und das obwohl Sie als Kommunikationsverantwortlicher wichtige Neuerungen über das Netzwerk kommunizieren. Vielleicht sind Sie einer der häufigsten Fehleinschätzungen in der Internen Kommunikation unterlegen. In der folgenden Grafik, haben wir neun der gängigsten Irrtümer Interner Kommunikation für Sie zusammengefasst.

Irrtum 1: Nur eine Person oder eine Abteilung ist für die Interne Kommunikation zuständig.

Natürlich sollte jemand die Verantwortung für die Kontrolle der Internen Kommunikation tragen. Diese Rolle können Kommunikationsexperten einnehmen, die das große Ganze im Blick behalten. Gleichzeitig sind die Aufgaben der Internen Kommunikation aber viel zu wichtig und vielfältig, als dass eine Person zentral alles ausführen könnte. Die Verständigung untereinander geht alle etwas an. Deshalb sollten sich auch alle beteiligen, zum Beispiel im Social Intranet. Die Interne Kommunikation ist ein Gemeinschaftsprojekt. Bringen Sie als Kommunikationsexperte Ihren Kollegen diese zugrundeliegende Annahme näher.

Irrtum 2: Interne Kommunikation bedeutet, Leuten zu sagen, was sie zu tun haben.

Dieser Irrtum stammt wohl aus der Anfangszeit der Internen Kommunikation. Denn tatsächlich waren Kommunikationsexperten zunächst dafür zuständig, Informationen an die Kollegen zu verteilen. Das hat sich aber längst verändert. So ist aus der einseitigen Kommunikation eine wechselseitige Beziehung geworden. Sie geben Informationen an die Kollegen weiter, erhalten aber im Social Intranet auch Informationen von diesen. Der Fokus der Kommunikationsarbeit liegt nun stärker auf Community Management und Zusammenarbeit. Alle Kollegen sind ein wichtiger Teil der Internen Kommunikation. Kommunikationsexperten und Community Manager helfen dabei, den Dialog zu fördern und den Mitarbeitern eine Stimme zu geben. So gehen die Kollegen motivierter an die Arbeit und die Produktivität der Organisation steigt.

Irrtum 3: Von Mitarbeitern erstellter Content gefährdet den Job von Kommunikationsexperten.

Dass diese Aussage ein Irrtum ist, sollte spätestens nach der Erklärung zu Irrtum 2 deutlich sein. Kommunikationsexperten sind nicht mehr nur für redaktionelle Aufgaben zuständig. Vielmehr helfen Sie den Mitarbeitern, die Kommunikation erfolgreich zu gestalten. Dazu sollten Sie den Kollegen Leitfäden und eine Netiquette an die Hand geben. Das stellt sicher, dass der Content, der von den Kollegen erstellt wird, mit den Ansprüchen der Organisation konform ist. Ihre Aufgabe als Kommunikationsexperte ist es also, das Wissen der Kollegen wahrzunehmen und für die Interne Kommunikation nutzbar zu machen. Das gibt den Kollegen einen größeren Handlungsspielraum.

Irrtum 4: Je mehr Information, desto besser.

Stimmt nicht. Denn schnell kommt es zu einer Informationsüberflutung. Sie sollten genau abwägen, was und wie kommuniziert werden soll. Orientieren Sie sich an den drei Maximen: präzise, relevant, zeitnah. Nicht zuletzt die Sozialen Medien haben die Art und Weise verändert, wie wir Informationen aufnehmen. Wir verarbeiten in kürzester Zeit viel mehr Informationen als es noch vor wenigen Jahren möglich gewesen wäre. Deshalb ist es aber umso wichtiger, dass Nachrichten ins Auge springen und nur das Wichtigste vermitteln. Denn sonst geht die eigentliche Nachricht schnell in der Menge verloren. Gleichzeitig sollten Sie eine gewisse Regelmäßigkeit in die Kommunikation auf der Plattform bringen. Nur, wenn immer wieder neue Inhalte auf der Plattform verfügbar sind, werden die Kollegen das Netzwerk dauerhaft für die Interne Kommunikation nutzen.

Irrtum 5: Externe Kommunikation hat nichts mit Interner Kommunikation zu tun.

Das Gegenteil ist der Fall: Die Teilbereiche haben viel miteinander zu tun. Sie teilen beispielsweise die gleichen Ziele, unter Anderem den Ruf der Organisation (auch „Corporate Reputation“) aufrecht zu erhalten. Interne und externe Kommunikation überschneiden sich deshalb in vielem, was sie tun. Alles, was extern kommuniziert wird, sollte beispielsweise auch an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Und beide müssen die richtige Nachricht an die richtige Person zur richtigen Zeit senden. Es wäre zum Beispiel wenig sinnvoll, wenn Kollegen erst bei der Veröffentlichung einer Pressemitteilung von einem Standortwechsel erfahren. Vielmehr muss die Entscheidung erst intern an die Betroffenen kommuniziert werden, bevor die Information der breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht wird. Beides – interne und externe Kommunikation – voneinander unabhängig zu sehen, ist also ein Fehler.

Irrtum 6: Mitarbeiter interessieren sich nicht für die Organisationsstrategie.

Das Ziel der Internen Kommunikation sollte es sein, den Mitarbeitern die Organisationsziele nahezubringen. Engagierte Mitarbeiter werden die Ziele schon verinnerlicht haben. Andere dahingegen brauchen einfach gut aufbereitete Inhalte, damit sie die Relevanz der Strategie für die Organisation und sich selbst erkennen. Natürlich ist es den Kollegen wichtig, was die Organisation antreibt, in der sie arbeiten. Aber oftmals bleibt die Organisationsstrategie für die Kollegen ein abstraktes Konstrukt. Richten Sie sich bei der Internen Kommunikation deshalb nach dem Leitfaden „think global, act local“. Demnach sollten Sie interessante, evtl. sogar standortspezifische Inhalte teilen und die Relevanz dieser auf die Organisationsstrategie übertragen. So wird die Strategie greifbarer.

Irrtum 7: Social Media hat keine Bedeutung für die Interne Kommunikation.

Vor ein paar Jahren mag das noch der Fall gewesen sein. Mittlerweile sind aber auch die meisten Tools der Internen Kommunikation „social“. Sie bauen auf den Austausch der verschiedenen Interessengruppen. Ähnlich wie die Sozialen Medien verlangen auch Social Intranets ein digitales „Mindset“ von Ihnen und Ihren Kollegen. Damit sind zum einen Offenheit und Neugierde für neue technische Entwicklungen gemeint. Zum anderen umfasst es auch die Erkenntnis und die Akzeptanz, dass Digitalisierung für effektive Arbeit und Kommunikation genutzt werden kann. Diese positive Grundhaltung durch die Erfahrungen aus dem Bereich der Sozialen Medien ist auch in der Internen Kommunikation gefragt.

Irrtum 8: Spielerische Elemente haben in seriöser Interner Kommunikation nichts zu suchen.

Umfragen, Wettbewerbe oder Belohnungen und Ranglisten müssen nicht sein? Doch. Denn Gamification-Elemente helfen dabei, die Mitarbeiter zu motivieren. So beteiligen sie sich intensiver in der Internen Kommunikation, etwa im Social Intranet. Von der Beteiligung der Kollegen lebt die Interne Kommunikation. Wenn die Auszeichnung zum Nutzer des Monats Ihre Kollegen dazu anhält sich aktiver im Social Intranet zu beteiligen, spricht also nichts dagegen.

Irrtum 9: Interne Kommunikation kann man nicht messen.

Der Grad zwischen wahr und falsch ist hier nicht ganz so klar wie bei einigen der anderen Irrtümern. Denn wahr ist, dass es keine einheitliche Kennzahl gibt, die den Erfolg der Internen Kommunikation messen kann. Aber einige Kennzahlen können Aufschluss darüber geben, wie gut die Interne Kommunikation läuft. Dazu gehören neben Nutzerzahlen auch Statistiken zu Interessant-Markierungen, geteilten Inhalten und Kommentaren. Diese Zahlen helfen dabei, die Mitarbeiter zu verstehen und die Kommunikationsstrategie zu verbessern. Außerdem ein wichtiger Faktor zur Erfolgsmessung: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Umfragen unter den Nutzern des Social Intranets können aufschlussreiche Tools zur Erfolgsmessung sein.

Wenn Sie diese Irrtümer Interner Kommunikation umgehen, können Sie das volle Potential Ihrer Organisation ausschöpfen. Wenn Sie jetzt nach Anreizen suchen, welchen Content Sie in Ihrem Netzwerk teilen können, empfehlen wir das White Paper „All About Content“. Dort erhalten Sie auch wertvolle Tipps dazu, wie Sie mit guten Inhalten Ihre Kollegen motivieren.

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