Wenn aus Fehlern nicht gelernt wird: Die Microsoft SharePoint Anwenderstudie 2016

Mangelhaftes Bedienerlebnis, Cloud-Zwang, verwirrte Nutzer, hohe Kosten, Abhängigkeit vom Dienstleister und die Hälfte der Mitarbeiter nutzt es gar nicht: Die Ergebnisse der Microsoft SharePoint Anwenderstudie 2016 zeigen, dass SharePoint als Intranet-Lösung ausgedient hat. Wir haben für Sie die größten Probleme der Lösung für Unternehmensplattformen zusammengefasst.

Die Microsoft SharePoint Anwenderstudie 2016 im Überblick

Die Stuttgarter Hochschule der Medien führte 2016 eine Anwenderstudie zu Microsoft SharePoint durch. Das Produkt selbst besteht als eine der meistgenutzten digitalen Unternehmensplattformen seit 15 Jahren. Die Plattform ist derzeit sowohl für lokale Installationen als On-Premise-Lösung, als Cloud Service, sowie in hybrider Form einsetzbar.
Dabei wurde schon bei vorhergehenden Studien deutlich, dass Microsoft Probleme in den Bereichen der Bedienung und des Datenschutzes aufweist.
Auch 2016 gelingt es dem Marktführer nicht, das Produkt an die Bedürfnisse der Kunden anzupassen.

Schwere Defizite bei der Bedienung

Die SharePoint Anwenderstudie 2016 zeigt deutlich, dass es vor allem im Bereich der Benutzerfreundlichkeit entscheidende Defizite gibt. So stufen 71% der Befragten die Usability als entscheidendes Kriterium zur Einführung eines Intranets ein. Dabei sind ganze 40% mit der Usability von SharePoint unzufrieden. Um dieser allgemeinen Unzufriedenheit entgegenzuwirken, führen 60% der Unternehmen grundlegende Anpassungen an SharePoint durch. Daraus folgen hohe Anpassungs- und Trainingskosten und in vielen Fällen ein Mangel an Akzeptanz, der die Investition kaum rechtfertigt.

Mangelhafte Akzeptanz: Über 50% nutzen SharePoint-Intranets nicht

Bei diesen Ausgaben könnte man erwarten, dass die Ergebnisse stimmen. Dem ist aber nicht so. 54% der Befragten kommen zu dem Schluss, dass die Nutzung mangelhaft ist. 50% der lizensierten Mitarbeiter nutzen SharePoint als Intranet gar nicht. Der geschäftliche Nutzen wird von knapp der Hälfte der Befragten nicht erkannt. Die weitreichenden und kostenintensiven Anpassungen führen also nicht zu besseren Ergebnissen. SharePoint bleibt so ein Garant für vor allem Eines: Hohe Kosten.

SharePoint dient als eierlegende Wollmilchsau, die für alle etwas zu bieten hat, aber nichts optimal löst. Dies steht im Kontrast zu der sonst auf integrierte Speziallösungen zulaufenden Welt der IT-Lösungen.

Microsoft wälzt die Verantwortung auf den Kunden ab

Vielen Unternehmen mangelt es laut eigener Angabe im Bereich der Digitalisierung an sachkundigen Mitarbeitern. Aber genau diese Fähigkeiten und Erfahrungen werden für die Entwicklung der Strategie, die Einführung und den Betrieb dringend benötigt. Stattdessen ist man aufgrund der schlechten Bedienung, des hohen Schulungsbedarfs und des leider hohen Begleitungsaufwandes mit ganz banalen Dingen beschäftigt. Hier läge es an Microsoft, den Kunden die Erfahrung zu erleichtern, Fürsprecher und Multiplikatoren zu gewinnen, die die Digitale Transformation in die Organisation hineintragen. Doch nicht nur an dieser Hürde scheitert SharePoint.

Cloud-Zwang anstelle von Erfüllung der Kundenbedürfnisse

65% der Befragten Entscheider geben an, dass sie SharePoint lokal installiert in einer On-Premise Betriebsform bevorzugen. Dies zeigt, dass weiterhin ein Umstieg auf die Version in der Microsoft-Cloud vermieden wird. Nur 17% nutzen das abgespeckte Cloud-Angebot, bei dem vor allem die Anpassbarkeit und Anbindungsmöglichkeiten stark eingeschränkt sind. Des Weiteren geben 53% an, dass sie gar nicht erst in die Cloud investieren wollen. Microsoft dagegen entwickelt einen Cloud-Zwang, die „Cloud First“-Strategie, die sich damit als unerwünscht und schädlich herausstellt. Die Unternehmen befürchten den Verlust der Kontrolle über ihre Daten, da Microsoft in der Vergangenheit immer wieder Beschwerden zum Thema Datenschutz zukamen. Es besteht also ein unzureichendes Vertrauen in die Cloud-Angebote von Microsoft. Da 85% der Nutzer in SharePoint Dokumente und Dateien verwalten, ist SharePoint in der Cloud keine geeignete Lösung um kritische Daten abzulegen.

Die Vorstellungen der Kunden für die Zukunft von SharePoint stehen also im starken Kontrast zu Microsofts angestrebter Entwicklung. Schon auf der SharePoint Conference 2014 gab Microsoft an, dass es SharePoint als On-Premise-Installation nur noch wenige Jahre geben werde. Sollte Microsoft weiterhin die Bedürfnisse der Kunden ignorieren und SharePoint nur noch als Cloud-Service anbieten, müssen sich viele Unternehmen nach anderen Lösungen umschauen.

Microsofts Angebotschaos an Social-Collaboration-Tools ist fragwürdig

Nach dem Kauf von Yammer im Jahr 2013 wurde das Kommunikationstool als vielversprechende Lösung im Bereich der internen Kommunikation positioniert. Jedoch wurde es seit dem Kauf kaum weiterentwickelt. Microsoft setzt eher auf die immer weiter ausufernden Erweiterungen von SharePoint anstelle von sinnvollen Integrationen wie z.B. mit Yammer. Dies führt zu einer wesentlichen Unklarheit für Kunden und Nutzer: Welche der verschiedenen Angebote von Microsoft trifft nun genau unsere Bedürfnisse? Es erklären 54% der Befragten der SharePoint Anwenderstudie, dass sie keinen geschäftlichen Nutzen in SharePoint als Social-Collaboration-Tool sehen. Damit ist es Microsoft nicht gerade gelungen, die Vorteile eines solchen Tools zu vermitteln.

Wie sieht die Zukunft für Microsoft SharePoint aus?

Die Entscheider wurden ebenfalls gefragt, wie sie sich im Bereich SharePoint für die Zukunft gerüstet sehen. Dabei ist auffällig, dass sich ganze 33% der Befragten im Punkt Organisation eher schlecht oder sehr schlecht vorbereitet sehen. Es mangelt den Kunden von Microsoft also nicht nur an sinnvollen, technischen Lösungen, sondern auch an der Zukunftsfähigkeit.

Trotz vorhergehender Studien und Kritiken, die immer wieder dieselben Probleme aufzeigten, vernachlässigt Microsoft die Bedürfnisse seiner Kunden. Gerade in größeren Organisationen spielt die Benutzerfreundlichkeit und das gesamte Bedienerlebnis eine zentrale Rolle. Das Social Intranet muss intuitiv sein, erfahrene Nutzer (z.B. mit Social-Media-Vorkenntnissen) begeistern und Neulingen Erfolge und Spaß vermitteln. Spätestens wenn Sie 5.000 Mitarbeiter an 12 verschiedenen Standorten auf eine solche Plattform bringen möchten, können Sie nicht jedem eine Schulung aufzwingen.

Fazit: Intranets müssen von allen genutzt werden, interaktiv und wirklich intuitiv sein

Als Unternehmensplattform ist SharePoint nicht geeignet, da es vor allem in Bezug auf die wichtigsten Kriterien große Defizite aufweist. Microsoft versucht sich mit SharePoint an einem „Schweizer Taschenmesser“ für Unternehmen, doch das gelingt nur teilweise. Das Produkt hat zwar viele Funktionen, jedoch scheitert die tatsächliche Anwendung an der mangelnden Benutzerfreundlichkeit und an dem Zuschnitt auf die Bedürfnisse des Kunden. Anstatt sich auf einen Bereich zu spezialisieren, will Microsoft so viele Möglichkeiten wie möglich in SharePoint unterbringen. Dabei bleibt die Nutzererfahrung auf der Strecke. Sobald man es allen recht machen möchte, passt es für keinen mehr genau: One size fits all – but me.

Als Alternative bietet sich tixxt an: Das Social Intranet zur Vereinfachung der Zusammenarbeit und der gemeinsamen Bündelung von Wissen. Nutzer bewerten tixxt regelmäßig als „einfach zu bedienen“, „selbsterklärend“ und haben bei der Nutzung „Spaß“. Schauen Sie sich hier das Info-Paket an:

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