Oftmals wenden Mitarbeiter einen Großteil ihrer Arbeitszeit für Routineaufgaben auf. Das wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeitseinstellung aus, sondern auch auf die Innovationskraft einer Organisation. Eine mögliche Lösung: Organisationen können mit effektivem Wissensmanagement Zeit sparen, vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. So bleibt mehr Zeit für die Kompetenzentwicklung unter Mitarbeitern und die Entfaltung von Ideen.
Wissen speichern und wiederverwenden
Ist strukturiertes Wissensmanagement in einer Organisation etabliert, laufen Prozesse schneller ab. Das liegt vor allem daran, dass Informationen und Unterlagen zentral gespeichert werden. So haben Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf relevantes Wissen und wenden weniger Zeit für die Suche nach ebendiesem auf. Interaktive Plattformen für Wissensmanagement bieten etwa die Möglichkeit das System nach Inhalten zu durchsuchen. Hilfreich sind dabei auch sogenannte „Tags“, mit denen Informationen thematisch gekennzeichnet werden können. So lässt sich der Urlaubsantrag unkompliziert wiederfinden, wenn er mit dem Tag „Urlaub“ versehen ist. Die Suche in digitalen Netzwerken ist mit strukturiertem Wissensmanagement kein Problem. Verschiedene Ordner und Unterordner ermöglichen es zusätzlich, Dokumente schnell wiederzufinden.
Organisiertes Rechtemanagement erlaubt Zeiteffizienz
Ein weiterer Vorteil von Wissensmanagement auf interaktiven Plattformen ist das Rechtemanagement. Bestimmte Bereiche oder Ordner eines Netzwerks können so nur bestimmten Personen(-gruppen) zugänglich gemacht werden. Inhalte werden nur für diejenigen Personen freigegeben, für die das Wissen relevant ist. In Organisationen ohne Wissensmanagement kämpfen sich Mitarbeiter zuweilen durch Massen von Informationen, um wichtige Inhalte zu finden. Ist die gesuchte Information allerdings in einem expliziten Ordner für eine bestimmte Personengruppe abgespeichert, müssen Mitarbeiter nur wenige Dokumente verarbeiten. Es bietet sich zum Beispiel an, Ordner für einzelnen Abteilungen anzulegen, auf die nur die jeweilige Abteilung Zugriff hat. Schneller finden, was man sucht – das spart Zeit im Arbeitsalltag.
Prozesse verkürzen und Dopplungen vermeiden
Sind Informationen und Wissen erst einmal auf einer Plattform gespeichert, sind sie kontinuierlich abrufbar. Auch nach Weggehen eines Mitarbeiters ist bei effektivem Wissensmanagement gewährleistet, dass wichtiges Wissen in der Organisation bleibt. Voraussetzung dafür ist, dass Informationen und Prozessbeschreibungen regelmäßig im System abgelegt werden. Daraus ergibt sich ein weiterer Vorteil, denn Kollegen erarbeiten den gleichen Inhalt nicht mehrmals unabhängig voneinander. Soll heißen: Sobald Wissen im Netzwerk gespeichert ist, muss es nicht neu generiert werden. Ist der Prozess zum Beantragen von Urlaubszeiten beispielsweise einmal hinterlegt, muss das Prozedere nicht von jedem Mitarbeiter neu bei der Personalabteilung erfragt werden. Damit wird der zusätzliche Zeitaufwand auf beiden Seiten minimiert und es bleibt mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.
Aus Fehlern lernen: Mit Wissensmanagement Zeit sparen
Nicht nur die Wiederverwendung von bestehenden Informationen, Prozessbeschreibungen und anderen Inhalten macht sich durch eine Zeitersparnis in der Organisation bemerkbar. Strukturiertes Wissensmanagement verhindert auch, dass Fehler zweimal gemacht werden. Werden „lessons learned“ etwa in einem Social Intranet mit Kollegen geteilt, können diese möglichen Risiken gezielt aus dem Weg gehen. Damit werden Arbeitsprozesse nicht wieder nach hinten geworfen. Die erzielte Zeit kann dann gewinnbringend eingesetzt werden. Zur Beschleunigung der Arbeitsabläufe trägt auch eine schnellere Entscheidungsfindung durch Wissensmanagement bei. Bei effizienter Wissensverteilung auf einer interaktiven Plattform sind Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand. So können sich Meinungen kontinuierlich entwickeln und Abstimmungen schneller durchgeführt werden.
Abbau von Routineaufgaben
Laut einer Studie von HAYS mit dem Namen „Wissensarbeit im Wandel – Neue Spannungs- und Handlungsfelder“ setzen nur 28% der Wissensarbeiter ihre Arbeitszeit für komplexe Problemstellungen ein. 36% der Arbeit geht für Routinetätigkeiten drauf und nur weitere 36% werden für wissensbasierte Tätigkeiten verwendet. Durch eine Modernisierung der IT-Infrastruktur könnte sich hier allerdings eine Umkehr ergeben. Die Automatisierung und die bereits angesprochenen Prozessverbesserungen durch interaktive Plattformen verringern den Anteil an Routineaufgaben. Etwas mehr als ein Drittel (34%) der befragten Fachkräfte geht von einer Abnahme der Routinetätigkeiten in den nächsten Jahren aus. Damit würde sich das Zeitbudget für die Entwicklung von Kompetenzen ausweiten. Eine Investition in Plattformen für Wissensmanagement, wie Social Intranets, kann Zeit an den richtigen Stellen einsparen und an anderen Stellen schaffen. Deshalb möchte mehr als die Hälfte der befragten Fach- und Führungskräfte ihre IT-Infrastruktur modernisieren, um die Wissensarbeit zu unterstützen. Im Zusammenspiel mit neuen Weiterbildungskonzepten und Führungsmethoden bliebe so zukünftig mehr Zeit für anspruchsvolle, abwechslungsreiche Aufgaben.
Mit dem richtigen Anbieter Wissensmanagement umsetzen
Damit Wissensmanagement in einer Organisation funktioniert, sollte der Anbieter für eine interaktive Plattform sorgfältig ausgewählt werden. Genauso verschieden wie Organisationen, sind auch die Ansprüche an das Wissensmanagement. Erst wenn Möglichkeiten zur sinnvollen Verteilung und Speicherung von Informationen bestehen, lässt sich durch Wissensmanagement Zeit sparen. Bei der Auswahl eines Anbieters stellen sich etwa Fragen um die benötigten Funktionen im Netzwerk und wie der konkrete Anwendungsfall aussieht.
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