Kaum ein Gebiet hat so stark von der Digitalen Transformation profitiert wie das Wissensmanagement. Wissen kann auf interaktiven Plattformen langfristig gespeichert und von überall abgerufen werden. Prozesse sind nun schneller, die Produktivität und Effizienz von Organisationen hat sich verbessert. Vorausschauende Organisationen wissen: Nur mit dem Blick auf verschiedenste Kriterien kann Wissensmanagement erfolgreich gestaltet werden. Die Einführung eines digitalen Netzwerks ist nur ein Aspekt unter vielen, der zur Verbesserung der Wissensverteilung beiträgt.
Mit der richtigen Technik Voraussetzungen schaffen
Wie schon erwähnt, können digitale Technologien das Wissensmanagement in einer Organisation maßgeblich erleichtern. Sie sind quasi die Voraussetzung dafür, dass Wissen überhaupt unter Mitarbeitern verteilt werden kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei der Auswahl eines Anbieters besonders sorgfältig vorgehen. Die Benutzerfreundlichkeit einer interaktiven Plattform sollte im Vordergrund stehen, damit der Verteilung von Wissen nichts im Weg steht. Alle Mitarbeiter sollten ohne großen Aufwand Informationen ablegen und auf sie zugreifen können. Ebenso wichtig: Ein Rechtemanagement, das die Vertraulichkeit von bestimmten Dokumenten sicherstellt. Die Plattform sollte es erlauben, Wissen nur für bestimmte Personenkreise zur Verfügung zu stellen. Wählen Sie eine Lösung, die zu Ihren individuellen Zielen im Wissensmanagement passt.
Bestimmung der Wissensarten
Es sollten einheitliche Vorstellungen darüber vorhanden sein, welches Wissen bzw. welche Informationen gesammelt werden sollen. Wissensmanagement kann nur dann funktionieren, wenn Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird. Erklären Sie also, was genau gefragt ist: Prozessbeschreibungen, Informationen zu Projekten, Dokumentationen, Richtlinien usw. Ein einheitlicher Sprachgebrauch über die verschiedenen Wissensarten sorgt dafür, dass Missverständnisse vermieden werden. So können sich Organisationseinheiten etwa gegenseitig klarmachen, wo Input zu einem bestimmten Thema fehlt.
Wie die Organisationskultur Wissensmanagement ermöglicht
Sind die Mitarbeiter einer Organisation Einzelkämpfer und nicht dazu bereit Wissen zu teilen, bringen selbst die am besten durchdachten Maßnahmen nichts. Erst wenn eine wissensfreundliche Kultur besteht, kann Wissensmanagement erfolgreich durchgesetzt werden. Der Fokus sollte auf verständigungsorientierter Kommunikation liegen, damit sich eine solche Kultur entwickeln kann. Mitarbeiter sollten den Wissensaustausch wertschätzen und die Vorteile, die sich daraus ergeben, verstehen. Das wiederum führt direkt zum nächsten Punkt.
Strategische Unterstützung macht Wissensmanagement erfolgreich
Führungspersonen kommt eine besondere Rolle für das Gelingen von Wissensmanagement zu. Sie sollten mit Vorbildfunktion vorangehen und zeigen, wie Wissen strukturiert gemanagt werden kann. Gleichzeitig sollten sie Mitarbeiter explizit motivieren, zum Beispiel durch das Artikulieren der Bedeutung von Wissensmanagement für die Organisation. Sind den Mitarbeitern die Vorteile erst einmal bewusst, streben sie auch selbst einen Wissensaustausch an. Für das Vermitteln von Wissen sollten Personen außerdem belohnt werden. Geben Sie also Feedback und Rückmeldungen zu positiven Ergebnissen. Eine weitere Möglichkeit, Wissensmanagement strategisch zu unterstützen: Ein Team, das sich Aufgaben des Wissensmanagements widmet. Motivation, Feedback, Anregungen, Identifizierung von fehlendem Wissen – all das kann im Verantwortungsbereich eines solchen Teams liegen.
Mit Fortbildungen alle Mitarbeiter einbeziehen
Die Einführung von Systemen zum Wissensmanagement, wie etwa Social Intranets, kommt mit Änderungen daher. Arbeit findet nunmehr digital statt. Damit alle Mitarbeiter über die Möglichkeiten der interaktiven Plattformen wissen, sollten Schulungen durchgeführt werden. Das nimmt einerseits die Angst vor Unbekanntem. Andererseits werden so auch Personen ins Boot geholt, die weniger technikaffin sind. Wissensmanagement ist schlussendlich nur durch die Belegschaft erfolgreich realisierbar. Deshalb ist es unumgänglich, dass diese über die Funktionalitäten des Netzwerks Bescheid weiß.
Kontrolle des Erfolgs der Maßnahmen
Probleme in der Umsetzung von Wissensmanagement müssen schnell ersichtlich werden. Deshalb sollten die Prozesse regelmäßig kontrolliert werden. Kommt Wissen da an, wo es hin soll? So können die Knotenpunkte identifiziert werden, an denen evtl. noch Schwierigkeiten bestehen. Sind diese erst einmal identifiziert, lassen sie sich zumeist mit einfachsten Mitteln aus dem Weg räumen. Mitarbeiter können direkt angesprochen oder technische Anpassungen der Plattform vorgenommen werden.
Warum Social Intranets sich für Wissensmanagement anbieten
Interaktive Plattformen, die Möglichkeiten zum Austausch und zur Speicherung von Informationen bieten, eignen sich gut für Wissensmanagement. Gleichzeitig lässt sich eine Vielzahl der oben genannten Punkte in Social Intranets positiv beeinflussen. So ist es möglich, die Organisationskultur zu beeinflussen. Durch die transparente Gestaltung der Plattformen sind auch Unterstützung der Mitarbeiter und Monitoring der Prozesse möglich. Dabei steht der grundlegende Prozess des Wissensmanagements immer im Vordergrund. Informationen und Erfahrungen werden etwa in Gruppen geteilt oder relevantes Prozesswissen in Dateiablagen gespeichert. Welche Möglichkeiten ein benutzerfreundliches Social Intranet bereitstellt, erfahren Sie auch in unserem White Paper „Social Business Trends 2017“. Dort widmen wir uns beispielsweise der Einbindung von externen (Wissens-)Inhalten in ein Intranet. Solche und weitere Maßnahmen, um Wissensmanagement erfolgreich zu gestalten, sind wichtig. Denn erst dann können sich Kompetenzen und Fähigkeiten entwickeln und Organisationen werden handlungsfähig.
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