Wissensmanagement

Praxis, Anwendungen & Ergebnisse

In Organisationen wird täglich viel Wissen gesammelt und verwendet. Gleichzeitig geht leider auch viel Wissen verloren. Um dies vorzubeugen, ist ein effektives Wissensmanagement notwendig. Auch wenn dieses Thema in den letzten Jahren in den Vordergrund gerückt ist, so haben viele Organisationen immer noch Schwierigkeiten dies erfolgreich umzusetzen.

Dabei ist gesammeltes Wissen besonders effektiv für einen effizienten Arbeitsalltag. Hier erfahren Sie, was genau unter die Begriffe „Wissen“ und „Wissensmanagement“ fällt und wie Sie es für optimale Ergebnisse am besten in Ihrer Organisation sammeln können.

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Daniel Pietzsch

Was bedeutet Wissensmanagement konkret?

Die Definition von Wissensmanagement

Kurz zusammengefasst handelt es sich bei Wissensmanagement um Erwerb, Entwicklung, Transfer, Speicherung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation. Dabei unterscheidet sich Wissen von Informationen, denn dies sind lediglich Kenntnisse über bestimmte Sachverhalte oder Personen. Informationen können aber in Wissen umgewandelt werden, indem diese verarbeitet, verknüpft und gespeichert werden, ob nun durch eine Maschine oder durch einen Menschen. Somit ist Wissensmanagement weitaus mehr als die Verwaltung von Informationen.

Aber was ist Wissen eigentlich und was genau fällt unter diese Kategorie?

Arten von Wissen

Vier Wissenssysteme, basierend auf einem Modell von Hansruedi Kaiser

Die Aufteilung macht deutlich, dass es nicht „das eine Wissen“ gibt, sondern dass sich das Wissen, die Basis davon und die Art der Wissenserlangung voneinander unterscheiden. Im Folgenden wird sich hier vor allem mit den Bereichen des deklarativen und des prozeduralen Wissens befasst, da diese im Organisationsumfeld die Arten des Wissens sind, bei denen das Wissensmanagement zum Einsatz kommt. Die beiden Bereiche sind weitgehend deckungsgleich mit denen des impliziten (oder situativen) und expliziten (deklarativen) Wissens. Diese Art der Aufteilung ist im Kontext des Wissensmanagements von besonderer Bedeutung.

Explizites Wissen
Diese Art von Wissen ist bereits kodifiziert oder kodifizierbar und ist zugänglich für alle Interessierten. Es umfasst Faktenwissen, so wie es beispielsweise in Büchern, im Internet und in anderen Medien gefunden werden kann.

Implizites Wissen
Diese Art von Wissen ist von einer Person angeeignet worden, ohne, dass diese erklären kann wie. Beispielsweise kann darunter die Fähigkeit, Gleichgewicht auf dem Fahrrad zu halten, fallen und auch die effiziente Ausführung von Prozessen innerhalb einer Organisation.

Diese Art des Wissens versucht Wissensmanagement in allgemein zugängliches, explizites Wissen umzuwandeln und so allen zur Verfügung zu stellen. Wie das funktionieren kann, erklären Nonaka und Takeuchi mit ihrem Modell der Wissensspirale.

Die Wissensspirale

Die Wissensspirale

Wie implizites Wissen explizit werden kann

Das Modell der Wissensspirale (nach Nonaka & Takeuchi, 1995) stellt den Übergang von implizitem zu explizitem Wissen dar. Das Modell kann sowohl bei der Betrachtung von Individuen als auch von Organisationen Anwendung finden. Dieses Modell ist in vier Bereiche aufgeteilt, die diesen Übergang verdeutlichen:

Sozialisierung

  • Erwerb von implizitem Wissen durch Erfahrung
  • Beobachtung und Nachahmung, Beispiel: Neue Kolleg:innen schauen ab, wie Aufgaben erledigt werden

Externalisierung

  • Umwandlung von implizitem Wissen in explizites Wissen
  • geschieht durch Dialog oder Kodifizierung von implizitem Wissen (durch Wissensträger:innen), Beispiel: Abschrift von Prozessbeschreibungen oder auch Anlernen neuer Kolleg:innen

Kombination

  • Verbindung von verschiedenen Bereichen des expliziten Wissens
  • Lernende schaffen neue Bezüge und verweben Wissen → neue Komplexität

Internalisierung

  • erfolgt durch die Anwendung des gelernten Wissens (“learning-by-doing”), so kann es zur Gewohnheit werden
  • Verbesserung des Gelernten

Herausforderungen im Wissensmanagement

Die Einführung von Wissensmanagement ist für viele Organisationen mit einer großen Umstellung verbunden. Dies birgt viele Herausforderungen für die betroffene Organisation, welche erst einmal überwunden werden müssen.

Akzeptanz

Nicht alle Menschen sind offen für Veränderungen. Des Weiteren befürchten viele auch, dass durch sie geteiltes Wissen, von anderen “weggenommen” wird. Sie können dem entgegenwirken, indem Sie vor und während der Einführung des Wissensmanagements ausführliche Aufklärungsarbeit betreiben, um solche Missverständnisse vorzubeugen. Weiterhin ist es hilfreich, dass die Führung Ihrer Organisation sich aktiv daran beteiligt und als Vorbild für alle anderen Teilnehmenden fungiert. Dies gelingt, indem auch die Führung ihr Wissen, beispielsweise zu bestimmten Prozessen oder Erfahrungen, mit allen anderen teilt.

Organisation

Wenn eine große Menge von Wissen von einer Vielzahl von Mitwirkenden an einem Ort zusammenkommt, ist es schwierig, dieses Wissen sinnvoll zu organisieren. Somit ist die Gefahr groß, dass die Wissenssammlung schnell unübersichtlich ist. Auch hier gibt es Möglichkeiten, dies vorzubeugen, mithilfe speziell dafür bestimmter Werkzeuge. Beispielsweise kann hier ein interaktives Mitgliederportal hilfreich sein. Hier kann Wissen hochgeladen und systematisch gegliedert werden. So wird es für alle durchsuch- und auffindbar.

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Transfer

Viel Wissen, wie beispielsweise bestimmte Arbeitsprozesse, ist implizit. Daher besteht die Schwierigkeit dies in explizites Wissen umzuwandeln, welches dann von anderen Personen gelernt und genutzt werden kann. Zuvor wurde bereits ausführlich thematisiert, wie dieser Prozess umgesetzt werden kann – nämlich mithilfe der Wissensspirale von Nonaka und Takeuchi.

Verteilung

Was für eine Person nützliches Wissen sein kann, ist für eine andere vollkommen irrelevant. Selbst wenn die Organisation bereits festgelegt hat, welches Wissen erwünscht ist, muss dieses Wissen nochmals angemessen verteilt und verstreut werden. Auch hier kann ein Mitgliederportal vom Nutzen sein. Dort können bestimmte Daten, welche Wissen enthalten, in Gruppen hochgeladen werden. Diesen Gruppen können dann auch nur Nutzer:innen beitreten, welche sich für ein bestimmtes Thema interessieren und diese bekommen somit dann auch das Wissen.

Differenzierung

Wenn viel Wissen zusammenkommt, sind sämtliche Bereiche der Organisation davon betroffen. Manches ist auf jeden Fall nützlich, während anderes Wissen nicht immer notwendig ist. Somit ist nicht ausgeschlossen, dass das geteilte Wissen von unterschiedlicher Qualität ist. Dadurch kann die Wissenssammlung aufgedunsen wirken, wenn diese nicht richtig verwaltet wird. Um dies vorzubeugen ist es notwendig, in Ihrer Organisation deutlich zu machen, welche Art von Wissen genau gesammelt werden soll und die Organisation auch weiterbringt. Des Weiteren ist relevant, gewisse Standards zur Qualität des Wissens zu etablieren.

Chancen im Wissensmanagement

Trotz aller Herausforderungen bietet Wissensmanagement Ihrer Organisation auch zahlreiche Chancen, die es zu beachten gilt.

Effizienz

Haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, auf eine ausführliche und gut strukturierte Wissenssammlung zuzugreifen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Effizienz steigt. Dies lässt sich damit erklären, dass sie bestimmte Arbeitsvorgänge nicht mehr erklärt bekommen müssen, sondern sich dieses Wissen selbst aneignen können. Auch nach dem Weggang von Fachpersonal, geht dieses Wissen nicht verloren und muss nicht neu erlernt werden.

Zusammenarbeit

Die Ansammlung und Verwaltung von Wissen erfordert ein hohes Maß an Kooperation. Dies trägt dazu bei, dass die an Ihrer Organisation Beteiligten so in Kontakt kommen und kooperieren – auch über Abteilungsgrenzen hinaus. Beispielsweise arbeitet dann die Marketing-Abteilung, die ihr Wissen teilt, mit der IT-Abteilung zusammen, die das Wissen beispielsweise hochlädt und verwaltet.

Qualität

Durch die Möglichkeit, an geteiltes Wissen zu kommen, wird auch eine Steigerung der Arbeitsqualität ermöglicht. Mitglieder können nun durch das geteilte Wissen ihren Wissensstand erhöhen, was wiederum in ihre Arbeitsweise einfließt, die sich dadurch verbessert.

Innovation

Wenn die Beteiligten in Ihrer Organisation die Chance haben, das gesammelte Wissen einzusehen, hat dies ein hohes Potenzial, die Innovationskraft zu fördern. Dies kann geschehen, indem eine Person ein Dokument zu einem bestimmten Prozess einsieht und einen Vorschlag hat, etwas besser zu machen. Ebenfalls können Personen zu etwas Neuem inspiriert werden, basierend auf dem vorhandenen Wissen.

Entscheidungsfindung

Bestimmte Themenbereiche sind komplex und erfordern Vorwissen. Durch gesammeltes Wissen haben Mitarbeitende die Chance, sich vor einer Entscheidung zu informieren, wodurch der Entscheidungsprozess beschleunigt werden kann.

Wissensmanagement mit einem Social Intranet

Die Erkenntnisse aus den Theorien zum Wissensmanagement lassen sich in einem Social Intranet praktisch anwenden. Dies führt dazu, dass die Wissensbasis der Organisation stetig wächst. Auch Wissen, welches die Beteiligten in die Organisation eingebracht haben, geht nicht verloren, wenn die Wissenstragenden diese verlassen. Damit Wissensmanagement im Social Intranet funktionieren kann, ist jedoch eine gute Planung und Strukturierung notwendig. Im Prinzip kann Wissensmanagement – je nach konkretem Ziel – auf verschiedene Weisen funktionieren. Die folgenden Anwendungen lassen sich in fast jeder Organisation sinnvoll implementieren. Unterstützen Sie eine ordentliche und zentrale Dateiablage und helfen Sie dabei allen Beteiligten, die Wissensspirale in Bezug auf verschiedenste Themenfelder erfolgreich zu durchlaufen.

Ablegen und Speichern von Dateien

Damit erfolgreiches Wissensmanagement funktionieren kann, muss es zunächst einen Knotenpunkt, geben, an dem Wissen gespeichert und verwaltet wird. Leider kommt es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zu Chaos, da mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird oder Dokumente nicht für alle auffindbar sind. In einem Social Intranet lässt sich Wissen strukturiert und wieder auffindbar speichern. Hierfür gibt es Ordner, die entweder allen beteiligten Personen oder nur einzelnen Teams zur Verfügung stehen.

Sinnvoll ist in diesem Kontext die Möglichkeit der Dateiversionierung. Einmal erstellte Dokumente, können einfach als neue Version am selben Speicherort hochgeladen werden. Dadurch ist immer klar, welches die aktuelle Version ist. Wenn Sie eine Prozessbeschreibung verbessern, steht dieses Wissen sofort allen zur Verfügung. Das Risiko schwindet, dass mit veralteten Dateien gearbeitet wird. Der Vorteil eines Social Intranets als Ablage- und Speichersystem liegt somit vor allem in der Übersichtlichkeit. Auch neue Beteiligte können schnell in das Erlernen von Fachwissen oder interner Prozesse einsteigen.

Vernetzung von Wissensträger:innen

Bei vielen Projekten steht am Anfang die Suche nach Expert:innen innerhalb der Organisation, um ein geeignetes Team zu bilden. Gerade in größeren Organisationen, in denen sich nicht alle persönlich kennen, gestaltet sich diese jedoch schwierig. Die Profile der Nutzer:innen im Social Intranet geben einen schnellen Überblick, welche Beteiligten wofür zuständig sind und über welche Fähigkeiten diese verfügen. Dadurch lassen sich Spezialist:innen und richtige Ansprechpersonen schnell und ohne Umwege finden. Projektteams, die mit einem speziellen Problem konfrontiert sind, können so eine:n Expert:in konsultieren. Eine Person, die mit der Etablierung von Prozessen in einer Abteilung beauftragt ist, kann in anderen Abteilungen nachfragen, wie es dort gemacht wird. So kann jemand auf der Suche nach Wissen, ganz einfach mit einem Wissenstragenden in Dialog treten. Auf diese Weise kann Wissen deutlich schneller und effizienter weitergegeben werden und innerhalb der Organisation “fließen”. Ihre Organisation profitiert hierdurch, da sich best pratices zügig durchsetzen und die einzelnen Beteiligten mehr dazulernen als in einer Organisation, in der das Wissen und diejenigen, die es besitzen, nicht vernetzt sind.

Zusammenführen von Ergebnissen

Die Zusammenarbeit in Teams wird in jeder Organisation praktiziert und kann sehr effizient sein. Leider gehen oft wichtige Ergebnisse verloren. Das liegt daran, dass die Beteiligten sich nicht regelmäßig direkt austauschen, keine gemeinsame Dateiablage pflegen und Dokumente nicht zentral gespeichert werden. Mit einem Social Intranet sind alle Personen und Informationen an einem Ort gebündelt. Hier können Termine angelegt werden, Gruppendiskussionen geführt und Dokumente zentral verwaltet und parallel bearbeitet werden. Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu bewahren und macht das erarbeitete Wissen auch neu hinzukommenden Beteiligten schnell und transparent zugänglich. Ein weiterer Vorteil: Auch wenn eine beteiligte Person die Organisation verlässt, ist das Wissen, welches diese Person besaß nicht vollständig weg, sondern noch für andere auffindbar und im Social Intranet “konserviert”.

Abbildung der Struktur und Arbeitsweise einer Organisation

Oftmals kennen die Mitarbeitenden einer Organisation nur ihre direkten Kolleg:innen und haben keinen Überblick über andere Teams und Abteilungen. Dadurch ist oftmals nicht klar, wen man zu welchem Thema fragen kann. Durch das Ablegen von Dateien und die Vernetzung von Wissenstragenden wird die Organisation auch im Social Intranet abgebildet. Das Wissensmanagement hilft Ihnen und allen Beteiligten somit auch, sich in der Organisation zurechtzufinden. Wenn Sie zum Beispiel Hilfe aus einem bestimmten Bereich für ein Projekt benötigen, können Sie sich einfach die Gruppenmitglieder anschauen.

Gerade neue Kolleg:innen gewinnen so schnell einen Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist. Normalerweise verfügt in einem Social Intranet jedes Team über eine eigene Gruppe. Auf der Startseite dieser Gruppe können beispielsweise Zuständigkeiten und allgemeine Abläufe verschriftlicht werden. So ist direkt offensichtlich, wen man wie in zukünftige oder laufende Projekte einbinden kann. Darüber hinaus kann sich jede Person schnell einen Überblick über die Arbeitsweise der anderen machen. Die Organisation als Ganze kann im globalen Bereich Informationen mit allen Beteiligten teilen oder durch einen Management-Blog Einblicke in die Führungsetage geben. So entsteht durch das Teilen von Wissen ein Gefühl der Transparenz und Verbundenheit.

Einbindung externer Expertise

Die Zusammenarbeit mit Expert:innen von außerhalb der Organisation gestaltet sich oft schwierig. Das liegt daran, dass es für diese Expert:innen meist keinen Ort für den gemeinsamen Austausch gibt und Wissen nur in kleinen Stücken geteilt wird. Externe lassen sich sehr gut in ein Social Intranet einbinden. Sie können entweder (temporären) Zugriff zum gesamten Intranet erhalten oder in einzelne Gruppen eingeladen werden. Dort haben sie die Möglichkeit, genau wie die Beteiligten, die innerhalb der Organisation beschäftigt sind, ihr Wissen zu teilen. Die Expertise kommt so allen Mitgliedern der Organisation zugute. Weiterhin können so auch zwischen Projekttreffen oder anderen Meetings Fragen gestellt und Informationen geteilt werden. Da externe Expert:innen meist nicht dauerhaft physisch anwesend sind, ist dies eine gute Möglichkeit, Kontakt zu halten. Außerdem muss dadurch nicht lange auf die Beantwortung von Fragen gewartet werden.

Ende des E-Mail-Chaos

Leider ist das Versenden von Dokumenten per E-Mail nach wie vor vielerorts weit verbreitet. Gerade innerhalb von Gruppenkonversationen entsteht auf diese Weise jedoch schnell ein unübersichtliches Chaos. Ab einem gewissen Punkt weiß niemand mehr, wer auf wessen E-Mail geantwortet hat und welche Dateiversion nun die aktuellste ist. Dieses Problem existiert in einem Social Intranet nicht. Dateien können hier in einer logischen Ordnerstruktur und versioniert abgelegt werden. Sie können auch an Beiträge im Beitragsverlauf angehängt und über die Suchfunktion gefunden werden. So arbeiten alle immer mit dem neuesten Dokument und können einen Bezug zwischen diesem und einer Diskussion herstellen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch einiges an Zeit.

Ein Social Intranet ist der perfekte Ort für Wissensmanagement. Allerdings reicht es nicht, darauf zu setzen, dass alle Funktionen automatisch korrekt genutzt werden. Die Plattform muss sich als Teil der Organisationskultur etablieren.

Best Practices zur Einführung von Wissensmanagement

Wie unsere Kunden Wissensmanagement leben

Es ist wichtig, eine gute und enge Arbeitsbeziehung zu haben. Dann ist die Informationsvermittlung besonders erfolgreich. Wenn die Mitglieder einen kennen, dann können sie die Beiträge besser einordnen und wissen, wenn z. B. eine bestimmte Person so einen langen Beitrag schreibt, dann ist das auch wichtig und lesenswert.

Rebekka Weiß

Leiterin Vertrauen und Sicherheit, Bitkom

Das kollektive Wissen rund um alle Themenbereiche der öffentlichen Verwaltung wächst auf dem Netzwerk Kommunen und kann verfügbar gemacht werden. Zudem wird auf diese Weise eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglicht.

Alexander Handschuh

stv. Pressesprecher, Deutscher Städte- und Gemeindebund

Das Netzwerk ist für uns als Mitglieder-Intranet extrem wichtig: Man hat ein übersichtliches Wissensmanagement, gezielte Themen- und Projektgruppen, kann gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Sitzungen organisieren und Mitglieder können sich datenschutzkonform digital kennenlernen und kontaktieren, ohne gleich alle persönlichen Daten preiszugeben. Das ist klasse.

Catharina Herrmann-Daues

stv. Pressesprecherin, Unternehmerverbände Niedersachsen e. V.

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Vorteile durch digitales Wissensmanagement

Wie Sie profitieren können

Die Vorteile von Wissensmanagement im Social Intranet liegen auf der Hand: Es führt dazu, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation umfassenden Zugriff auf die gemeinsame Wissensbasis haben. Dadurch können sie zuerst ihr eigenes Wissen erweitern, indem sie Dokumente und Diskussionen nachlesen. Sollte das zur Lösung eines Problems nicht reichen, können sie auch passende Kollegen befragen. Weiterhin muss das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden: Ist ein Prozess einmal erfolgreich implementiert, kann jeder Kollege diesen nachlesen und anwenden. Zu guter Letzt verbessert das digitale Wissensmanagement die Zusammenarbeit im Team, da gemeinsame Ergebnisse transparent und zugänglich festgehalten werden.

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