Wissensmanagement

Praxis, Anwendungen & Ergebnisse

In Organisationen wird täglich viel Wissen gesammelt und verwendet. Gleichzeitig geht leider auch viel Wissen verloren. Um dem vorzubeugen, ist ein effektives Wissensmanagement notwendig. Auch wenn dieses Thema in den letzten Jahren in den Vordergrund gerückt ist, so haben viele Organisationen immer noch Schwierigkeiten dies erfolgreich umzusetzen.

Dabei ist gesammeltes Wissen besonders effektiv für einen effizienten Arbeitsalltag, weshalb es wichtig ist, dieses zu sammeln. Hier erfahren Sie, was genau unter die Begriffe „Wissen“ und „Wissensmanagement“ fällt und wie Sie es für optimale Ergebnisse am besten in Ihrer Organisation sammeln können.

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Was bedeutet Wissensmanagement?

Die Definition von Wissensmanagement

Kurz zusammengefasst handelt es sich bei Wissensmanagement um Erwerb, Entwicklung, Transfer, Speicherung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation. Dabei unterscheidet sich Wissen von Informationen, denn dies sind lediglich Kenntnisse über bestimmte Sachverhalte oder Personen. Informationen können aber in Wissen umgewandelt werden, indem diese verarbeitet, verknüpft und gespeichert werden, ob nun durch eine Maschine oder durch einen Menschen. Somit ist Wissensmanagement weitaus mehr als die Verwaltung von Informationen.

Aber was ist Wissen eigentlich und was genau fällt unter diese Kategorie?

Arten von Wissen

Vier Wissenssysteme, basierend auf einem Modell von Hansruedi Kaiser

Explizites und implizites Wissen

Die Aufteilung macht deutlich, dass es nicht „das eine Wissen“ gibt, sondern dass sich Wissen, dessen Basis und die Art der Wissenserlangung voneinander unterscheiden. Im Folgenden wird sich vor allem mit den Bereichen des deklarativen und des prozeduralen Wissens befasst, da diese im Organisationsumfeld die Arten des Wissens sind, bei denen das Wissensmanagement zum Einsatz kommt. Die beiden Bereiche sind weitgehend deckungsgleich mit denen des impliziten (oder situativen) und expliziten (deklarativen) Wissens. Diese Art der Aufteilung ist im Kontext des Wissensmanagements von besonderer Bedeutung.

Explizites Wissen
Diese Art von Wissen ist bereits kodifiziert oder kodifizierbar und ist zugänglich für alle Interessierten. Es umfasst Faktenwissen, so wie es beispielsweise in Büchern, im Internet und in anderen Medien gefunden werden kann.

Implizites Wissen
Diese Art von Wissen ist von einer Person angeeignet worden, ohne, dass diese erklären kann wie. Beispielsweise kann darunter die Fähigkeit, Gleichgewicht auf dem Fahrrad zu halten, fallen und auch die effiziente Ausführung von Prozessen innerhalb einer Organisation. Wissensmanagement versucht, dieses Wissen in allgemein zugängliches, explizites Wissen umzuwandeln und so allen zur Verfügung zu stellen. Wie das funktionieren kann, erklären Nonaka und Takeuchi mit ihrem Modell der Wissensspirale.

Frau vor gelbem Hintergrund schaut und tippt auf Tablet, lächelt

Welche Wissensmodelle gibt es?

Folgende Modelle veranschaulichen Wissensinhalte

Wissen ist vielfältig und kann auf unterschiedliche Arten visualisiert werden. Bevor sich mit Wissensmanagement auseinandergesetzt wird, ist es daher empfehlenswert, sich zuerst ein klares Bild davon zu machen, was Wissen eigentlich beinhaltet. Daher sind hier einige der wichtigsten Modelle vorgestellt, die das Konzept Wissen verbildlichen. Die zwei bekanntesten Modelle sind die Wissensspirale und die Wissenstreppe.

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Wissensspiralenach Nonaka und Tackeuchi

Wissensspirale nach Nonaka & Takeuchi

Das Modell der Wissensspirale stellt den Übergang von implizitem zu explizitem Wissen dar. Das Modell kann sowohl bei der Betrachtung von Individuen als auch von Organisationen Anwendung finden. Dieses Modell ist in vier Bereiche aufgeteilt, die diesen Übergang verdeutlichen:

Sozialisierung

  • Erwerb von implizitem Wissen durch Erfahrung
  • Beobachtung und Nachahmung; z. B.: Neue Kolleg:innen schauen ab, wie Aufgaben erledigt werden

Externalisierung

  • Umwandlung von implizitem Wissen in explizites Wissen
  • geschieht durch Dialog oder Kodifizierung von implizitem Wissen (durch Wissensträger:innen); z. B.: Abschrift von Prozessbeschreibungen oder auch Anlernen neuer Kolleg:innen

Kombination

  • Verbindung von verschiedenen Bereichen des expliziten Wissens
  • Lernende schaffen neue Bezüge und verweben Wissen → neue Komplexität

Internalisierung

  • erfolgt durch die Anwendung des gelernten Wissens (“learning-by-doing”), so kann es zur Gewohnheit werden
  • Verbesserung des Gelernten

 

Wissenstreppe nach North

Dieses Modell stellt den Weg dar, wie sich Wissen entwickelt. Dabei fängt es damit an, wie Wissen entsteht und endet damit, wie Wissen zu einer besseren Position im Wettbewerb verhelfen kann. Dabei setzt sich die Treppe aus folgenden Punkten zusammen:

1. Zeichen

Zuerst entsteht Wissen aus Zeichen. Mit Zeichen sind unter anderem Zahlen und Buchstaben gemeint. Alleine für sich sind Zeichen noch kein Wissen, dies geschieht erst in den nächsten Schritten.

2. Daten

Daten entstehen, wenn mithilfe eines Ordnungssystems Zeichen miteinander verknüpft werden.

3. Information

Erst wenn die Daten miteinander verknüpft werden, kann Information entstehen. Dafür müssen die Daten einem Bedeutungskontext zugeordnet werden.

4. Wissen

Wenn vorhandene Informationen auf Basis von Kontext und individuellen Faktoren verarbeitet werden, entsteht persönliches Wissen. Dabei spielen auch Erfahrungen und Erwartungen eine wichtige Rolle.

Wissenstreppe Neu
mann treppe illustration

5. Können

Im nächsten Schritt wird das generierte Wissen auf einen Anwendungsfall übertragen. Auf diese Art und Weise wird das Wissen in Können umgewandelt.

6. Handlung

Nachdem Wissen in Können umgewandelt wurde und in Situationen, in denen dieses Können gefordert wird, bewusst eingesetzt wurde, wandelt sich Können in Handeln um.

7. Kompetenz

Wenn die wissenstragende Person bewusst durch Nutzung und Reflexion lernt, die nun vorhandene Expertise auf passende Anwendungsfälle zu übertragen, wird Expertise zu Kompetenz.

8. Wettbewerbsfähigkeit

Wenn in einer Organisation eine Vielzahl von Personen Kompetenzen vorzuweisen haben, wird das gesamte Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Ziele von Wissensmanagement

Darauf kommt es an

Wissen ist vielfältig und auf unterschiedliche Art und Weise einsetzbar. Was kann eine Organisation erreichen, wenn sie diese Ressource effizient einsetzt? Hier sind einige der wichtigsten Ziele, die mit Wissensmanagement in einer Organisation erreicht werden können:

 

  • Ordnung: Mithilfe von Wissensmanagement kann das in der Organisation vorhandene Wissen definiert, strukturiert, bewahrt und geteilt werden. Damit wird die Ressource Wissen sinnvoll geordnet und für alle zugänglich gemacht.
  • Effizienz: Wenn Wissen innerhalb einer Organisation frei zugänglich gemacht wird, wirkt sich dies auf die Effizienz aus, indem es für alle einfach wird, aus dem gesammelten Wissen zu lernen und dieses anzuwenden.
  • Lernkultur: Durch ein erfolgreiches Wissensmanagement soll in der Organisation eine offene, wissensfreundliche Lernkultur geschaffen werden. Dabei sollen die Beteiligten das Gefühl bekommen, dass sie innerhalb der Organisation einfach an Wissen kommen und jederzeit etwas Neues lernen können.
  • Innovation: Durch das einfach zugängliche Wissen in der Organisation, haben die Beteiligten die Möglichkeit zu lernen. Das Gelernte kann erfolgreich eingesetzt werden, bspw. für innovative Maßnahmen und Ideen, die die Beteiligten mit dem neuen Wissen als Basis entwickeln.
  • Mitarbeiterfluktuation reduzieren: Wissen und eine wissensfreundliche Kultur wird bei den Beteiligten in der Organisation positiv aufgenommen. Dies hilft dabei, diese längerfristig an die Organisation zu binden und Fluktuation zu verringern.
Mann vor blauem Hintergrund schaut nach links und lächelt, zeigt mit Zeigefinger in diese Richtung

Methoden für das Wissensmanagement

So lässt sich Wissen verwalten

Der Einstieg in Wissensmanagement kann einschüchternd wirken, da Wissen eine Ressource ist, die nicht einfach zu handhaben ist. Dennoch gibt es einige Methoden, wie Wissen erfolgreich verwaltet werden kann.

Planungsmethoden

Diese Methoden dienen dazu, um den Stand des Wissens, das aktuell in der Organisation vorhanden ist, zu bewerten. Außerdem können mithilfe dieser Methoden auch die Bereiche identifiziert werden, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Nützliche Methoden sind hier beispielsweise Wissensbilanzen und -audits.

Präsentationsmethoden

Auch hier wird vorhandenes Wissen zusammengefasst, aber mithilfe von visuellen Mitteln, damit es für alle übersichtlich dargestellt wird. Methoden, die hierfür geeignet sind, sind Mindmaps und Wissenslandkarten, die Wissen nicht nur übersichtlich, sondern auch leicht verständlich gestalten.

Mann vor helllila Hintergrund schaut fröhlich und zeigt mit Zeigefinger nach links
Frau auf helllila Hintergrund zeigt auf Laptop und guckt euphorisch

Methoden der Wissensförderung

Damit noch mehr Wissen in der Organisation gesammelt wird, ist es selbstverständlich, dass Wissen auch stetig gefördert werden muss. Hier kann Gebrauch gemacht werden von Methoden wie Schulungen. Gleichzeitig ist hier auch die Methode der Retrospektive geeignet, bei der nach einem Projekt noch einmal genau betrachtet wird, welches neue Wissen dadurch entstanden ist und wie es für die nächsten Male verwendet werden kann.

Dialogische Verfahren

Hier steht der Austausch mit anderen Beteiligten im Mittelpunkt. Dabei sind Orte wie Barcamps oder Wissenszirkel geeignet, wo ein Austausch über das Gelernte stattfinden kann, Diskussionen laufen können und alle Beteiligten voneinander lernen.

Sicherungsmethoden

Wissen ist eine wertvolle Ressource, die nicht einfach so verloren gehen kann. Daher müssen auch Methoden verwendet werden, um dieses dauerhaft in der Organisation zu sichern. Dafür gibt es speziell ausgerichtete Tools, bei denen das gesammelte Wissen gespeichert und jederzeit abrufbar ist. Weiterhin kann es auch bearbeitet werden.

Wie läuft Wissensmanagement in einer Organisation ab?

Diese Schritte sind zentral

Wie bereits festgestellt, kann Wissensmanagement nicht über Nacht in einer Organisation eingeführt werden. Wissensmanagement ist ein Prozess, der in mehreren Schritten erfolgen muss, damit dieser sich in der Organisation etabliert.

1. Forschen:

Welches Wissen ist in der Organisation überhaupt vorhanden? Im ersten Schritt soll dieses zuerst identifiziert werden. Es ist hierbei wichtig zu betrachten, wo Daten und Informationen verloren gehen, die wertvoll sein könnten.

2. Wandeln:

Die Einführung von Wissensmanagement bringt eine große Veränderung für alle Beteiligten mit sich. Denn dadurch müssen alle neu denken, wie sie mit Wissen umgehen. Dies kann durch ein effektives Change Management vereinfacht werden.

3. Sammeln:

Nachdem festgestellt wurde, welches Wissen benötigt wird und alle darüber informiert sind, soll das Wissen nun gesammelt werden. Dabei muss auch eine Struktur in das Wissen gebracht werden. Denn auch wenn Wissen eine wertvolle Ressource darstellt, ist nicht jedes Wissen für die Ziele der Organisation relevant.

Frau auf hellblauem Hintergrund lächelt und schaut auf Smartphone
Mann vor hellblauem Hintergrund verschränkt Arme, lächelt in die Kamera

4. Sichern:

Wenn das für die Organisation benötigte Wissen erst einmal gesammelt ist, muss es gesichert werden. Dies kann über eine Plattform geschehen, wo Wissen in jeder Form, egal ob als Dokument, Präsentation oder als Video hochgeladen und passend sortiert werden kann, damit es von allen einfach gefunden wird.

5. Verteilen:

Das gesammelte Wissen ist nun auf einer Plattform abrufbar. Aber es darf dort nicht einfach liegen gelassen und vergessen werden. Daher muss dafür gesorgt werden, dass alle Beteiligten wissen, dass diese Sammlung vorhanden ist und genutzt werden kann. Weiterhin können sich auch neu einsteigende Personen in der Organisation diese Sammlung zunutze machen, um über gängige Abläufe und Prozesse zu lernen.

Natürlich kann der Prozess je nach Organisation variieren. In einigen Organisationen sind Beteiligte viel eher dazu bereit, ihr Wissen zu teilen als in anderen und auch die für das Wissensmanagement vorhandene Infrastruktur unterscheidet sich. Dennoch können diese fünf Schritte als Orientierungshilfe dienen für das, was bei diesem Prozess beachtet werden muss.

Wissensmanagement mit einem Social Intranet

Wie gelingt das?

Die Erkenntnisse aus den Theorien zum Wissensmanagement lassen sich in einem Social Intranet praktisch anwenden. Dies führt dazu, dass die Wissensbasis der Organisation stetig wächst. Auch Wissen, welches die Beteiligten in die Organisation eingebracht haben, geht nicht verloren, wenn die Wissenstragenden diese verlassen. Damit Wissensmanagement im Social Intranet funktionieren kann, ist jedoch eine gute Planung und Strukturierung notwendig. Im Prinzip kann Wissensmanagement – je nach konkretem Ziel – auf verschiedene Weisen funktionieren. Die folgenden Anwendungen lassen sich in fast jeder Organisation sinnvoll implementieren. Unterstützen Sie eine ordentliche und zentrale Dateiablage und helfen Sie dabei allen Beteiligten, die Wissensspirale in Bezug auf verschiedenste Themenfelder erfolgreich zu durchlaufen.

Ablegen und Speichern von Dateien

Damit erfolgreiches Wissensmanagement funktionieren kann, muss es zunächst einen Knotenpunkt, geben, an dem Wissen gespeichert und verwaltet wird. Leider kommt es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zu Chaos, da mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird oder Dokumente nicht für alle auffindbar sind. In einem Social Intranet lässt sich Wissen strukturiert und wieder auffindbar speichern. Hierfür gibt es Ordner, die entweder allen beteiligten Personen oder nur einzelnen Teams zur Verfügung stehen.

Sinnvoll ist in diesem Kontext die Möglichkeit der Dateiversionierung. Einmal erstellte Dokumente, können einfach als neue Version am selben Speicherort hochgeladen werden. Dadurch ist immer klar, welches die aktuelle Version ist. Wenn Sie eine Prozessbeschreibung verbessern, steht dieses Wissen sofort allen zur Verfügung. Das Risiko schwindet, dass mit veralteten Dateien gearbeitet wird. Der Vorteil eines Social Intranets als Ablage- und Speichersystem liegt somit vor allem in der Übersichtlichkeit. Auch neue Beteiligte können schnell in das Erlernen von Fachwissen oder interner Prozesse einsteigen.

Vernetzung von Wissensträger:innen

Bei vielen Projekten steht am Anfang die Suche nach Expert:innen innerhalb der Organisation, um ein geeignetes Team zu bilden. Gerade in größeren Organisationen, in denen sich nicht alle persönlich kennen, gestaltet sich diese jedoch schwierig. Die Profile der Nutzer:innen im Social Intranet geben einen schnellen Überblick, welche Beteiligten wofür zuständig sind und über welche Fähigkeiten diese verfügen. Dadurch lassen sich Spezialist:innen und richtige Ansprechpersonen schnell und ohne Umwege finden. Projektteams, die mit einem speziellen Problem konfrontiert sind, können so eine:n Expert:in konsultieren. Eine Person, die mit der Etablierung von Prozessen in einer Abteilung beauftragt ist, kann in anderen Abteilungen nachfragen, wie es dort gemacht wird. So kann jemand auf der Suche nach Wissen, ganz einfach mit einem Wissenstragenden in Dialog treten. Auf diese Weise kann Wissen deutlich schneller und effizienter weitergegeben werden und innerhalb der Organisation “fließen”. Ihre Organisation profitiert hierdurch, da sich best pratices zügig durchsetzen und die einzelnen Beteiligten mehr dazulernen als in einer Organisation, in der das Wissen und diejenigen, die es besitzen, nicht vernetzt sind.

Zusammenführen von Ergebnissen

Die Zusammenarbeit in Teams wird in jeder Organisation praktiziert und kann sehr effizient sein. Leider gehen oft wichtige Ergebnisse verloren. Das liegt daran, dass die Beteiligten sich nicht regelmäßig direkt austauschen, keine gemeinsame Dateiablage pflegen und Dokumente nicht zentral gespeichert werden. Mit einem Social Intranet sind alle Personen und Informationen an einem Ort gebündelt. Hier können Termine angelegt werden, Gruppendiskussionen geführt und Dokumente zentral verwaltet und parallel bearbeitet werden. Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu bewahren und macht das erarbeitete Wissen auch neu hinzukommenden Beteiligten schnell und transparent zugänglich. Ein weiterer Vorteil: Auch wenn eine beteiligte Person die Organisation verlässt, ist das Wissen, welches diese Person besaß nicht vollständig weg, sondern noch für andere auffindbar und im Social Intranet “konserviert”.

Abbildung der Struktur und Arbeitsweise einer Organisation

Oftmals kennen die Mitarbeitenden einer Organisation nur ihre direkten Kolleg:innen und haben keinen Überblick über andere Teams und Abteilungen. Dadurch ist oftmals nicht klar, wen man zu welchem Thema fragen kann. Durch das Ablegen von Dateien und die Vernetzung von Wissenstragenden wird die Organisation auch im Social Intranet abgebildet. Das Wissensmanagement hilft Ihnen und allen Beteiligten somit auch, sich in der Organisation zurechtzufinden. Wenn Sie zum Beispiel Hilfe aus einem bestimmten Bereich für ein Projekt benötigen, können Sie sich einfach die Gruppenmitglieder anschauen.

Gerade neue Kolleg:innen gewinnen so schnell einen Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist. Normalerweise verfügt in einem Social Intranet jedes Team über eine eigene Gruppe. Auf der Startseite dieser Gruppe können beispielsweise Zuständigkeiten und allgemeine Abläufe verschriftlicht werden. So ist direkt offensichtlich, wen man wie in zukünftige oder laufende Projekte einbinden kann. Darüber hinaus kann sich jede Person schnell einen Überblick über die Arbeitsweise der anderen machen. Die Organisation als Ganze kann im globalen Bereich Informationen mit allen Beteiligten teilen oder durch einen Management-Blog Einblicke in die Führungsetage geben. So entsteht durch das Teilen von Wissen ein Gefühl der Transparenz und Verbundenheit.

Einbindung externer Expertise

Die Zusammenarbeit mit Expert:innen von außerhalb der Organisation gestaltet sich oft schwierig. Das liegt daran, dass es für diese Expert:innen meist keinen Ort für den gemeinsamen Austausch gibt und Wissen nur in kleinen Stücken geteilt wird. Externe lassen sich sehr gut in ein Social Intranet einbinden. Sie können entweder (temporären) Zugriff zum gesamten Intranet erhalten oder in einzelne Gruppen eingeladen werden. Dort haben sie die Möglichkeit, genau wie die Beteiligten, die innerhalb der Organisation beschäftigt sind, ihr Wissen zu teilen. Die Expertise kommt so allen Mitgliedern der Organisation zugute. Weiterhin können so auch zwischen Projekttreffen oder anderen Meetings Fragen gestellt und Informationen geteilt werden. Da externe Expert:innen meist nicht dauerhaft physisch anwesend sind, ist dies eine gute Möglichkeit, Kontakt zu halten. Außerdem muss dadurch nicht lange auf die Beantwortung von Fragen gewartet werden.

Ende des E-Mail-Chaos

Leider ist das Versenden von Dokumenten per E-Mail nach wie vor vielerorts weit verbreitet. Gerade innerhalb von Gruppenkonversationen entsteht auf diese Weise jedoch schnell ein unübersichtliches Chaos. Ab einem gewissen Punkt weiß niemand mehr, wer auf wessen E-Mail geantwortet hat und welche Dateiversion nun die aktuellste ist. Dieses Problem existiert in einem Social Intranet nicht. Dateien können hier in einer logischen Ordnerstruktur und versioniert abgelegt werden. Sie können auch an Beiträge im Beitragsverlauf angehängt und über die Suchfunktion gefunden werden. So arbeiten alle immer mit dem neuesten Dokument und können einen Bezug zwischen diesem und einer Diskussion herstellen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch einiges an Zeit.

Ein Social Intranet ist der perfekte Ort für Wissensmanagement. Allerdings reicht es nicht, darauf zu setzen, dass alle Funktionen automatisch korrekt genutzt werden. Die Plattform muss sich als Teil der Organisationskultur etablieren.

Wer setzt Wissensmanagement um?

Auf folgende Funktionäre kommt es an

Innerhalb einer Organisation gibt es viele Personen und Personengruppen, die entscheidend sind für eine erfolgreiche Umsetzung von Wissensmanagement. Hier sind die wichtigsten Gruppen vorgestellt:

 

  • Führungskräfte: Sie fällen die wichtigsten Entscheidungen innerhalb einer Organisation, daher sind sie für den Prozess unverzichtbar. Die Führung kann entscheiden, ob und wie Wissensmanagement in der Organisation etabliert wird und ist von Anfang an involviert in diesen Prozess. Weiterhin kann sie auch eine Vorbildfunktion für alle anderen Beteiligten erfüllen und zeigen, wie die Organisation mithilfe eines effektiven Wissensmanagements profitieren kann.
  • Mitglieder/Angestellte/sonstige Beteiligte: Dies sind die Personen, die das Wissen tragen, das zugunsten der Organisation verwendet werden soll. Daher spielen sie eine entscheidende Rolle im Prozess des Wissensmanagements, denn sie erstellen nicht nur Wissen, sondern nutzen es auch und teilen es mit anderen innerhalb der Organisation.
  • HR-Abteilung: Diese Abteilung verwaltet das Wissen, das von den Angestellten/Mitgliedern/anderen Beteiligten gesammelt wurde. Gleichzeitig kann diese Abteilung sich auch dafür einsetzen, alle zu motivieren, ihr Wissen zugunsten der Organisation zu teilen.
  • Spezielles Team für Wissensmanagement: Schließlich ergibt es Sinn, bei einer größeren Wissensmanagementinitiative innerhalb der Organisation eine verantwortliche Person oder ein ganzes Team zu haben, das für Wissensmanagement zuständig ist. Dieses Team hilf nicht nur dabei, das Wissen zu sammeln und zu archivieren, sondern bietet auch Unterstützung, dass das gesammelte Wissen effektiv eingesetzt wird. Dies sind auch Expert:innen, die wissen, welche Tools am effektivsten für ein effizientes Wissensmanagement sind und wie diese verwendet werden.
Frau vor lila Hintergrund setzt sich Brille auf den Kopf, lächelt und hält Laptop in der anderen Hand

Best Practices zur Einführung von Wissensmanagement

So gelingt die Implementierung

Wissensmanagement im Social Intranet kann Ihrer Organisation helfen, die Zugänglichkeit des gesammelten Knowhows zu erhöhen und dieses sinnvoll zu strukturieren. Es reicht jedoch nicht aus, hierfür geeignete Funktionen im Intranet zur Verfügung zu stellen. Vielmehr muss sich die Organisationskultur in Bezug auf den Umgang mit Wissen nachhaltig verändern, um einen echten Mehrwert schaffen zu können. Es ist daher nicht damit getan, ein Social Intranet als System für Wissensmanagement einzuführen, es muss auch aktiv in den Alltag der Organisation eingebunden werden. Bei der Einführung sind folgende Tipps hilfreich:

Kernteam

Zu Beginn hilft es, wenn sich ein festes Kernteam Gedanken darüber macht, wie das Wissensmanagement genau stattfinden soll. Dabei kann dieses Team folgende Maßnahmen ergreifen:

 

  • Konzept: Das Konzept ist eine Art Plan, welchen das Kernteam für alle Beteiligten innerhalb der Organisation vorbereitet. Dort kann beispielsweise vorgegeben werden, an welchen Orten welche Arten von Daten gespeichert werden und wie diese am besten bezeichnet und markiert sein sollen.
  • Vorbild: Ein Kernteam sollte bereits vor und zum Launch aktiv sein. Dementsprechend können die Mitglieder dieses Teams in diesem Zeitraum auch die ersten Inhalte hochladen. Somit zeigt und gibt dieses Kernteam den anderen Nutzer:innen vor, wo und wie Wissen auf der Plattform gespeichert wird.
  • Einführung: Die Mitglieder des Kernteams treten anfangs als eine Art Guides für das Netzwerk auf. Dabei können Sie die Fragen der Nutzer:innen zu allen möglichen Themen, darunter auch zum Wissensmanagement, beantworten. Hinzu kommt noch, dass die Mitglieder des Kernteams genug Wissen über das Netzwerk haben, sodass sie auch Einführungen und Schulungen für neue Nutzer:innen zu allen möglichen Themen anbieten können – auch zum Wissensmanagement.
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Ängste und Hemmschwellen vorsichtig abbauen

Große Veränderungen sind in jeder Organisation eine besondere Herausforderung. Beteiligte sind Veränderungen gegenüber häufig misstrauisch eingestellt und sind zunächst zurückhaltend, in manchen Fällen sogar ablehnend. Durch die vielen Vorteile lohnt es sich dennoch, das Wissensmanagement in Ihrer Organisation umzusetzen. So können Sie helfen, die Ängste und Hemmungen aller Beteiligten abzubauen:

 

  • Dialog: Treten Sie mit den Beteiligten, die dem Wissensmanagement skeptisch gegenüberstehen, in einen direkten Dialog. Behalten Sie dabei im Hinterkopf, dass Ablehnung meistens aus Angst entsteht. In einem persönlichen Gespräch mit den größten Skeptiker:innen haben Sie die Möglichkeit, ihnen genau zu erklären, worum es bei dem Wissensmanagement geht und welche Vorteile dadurch für alle Beteiligten entstehen.
  • Aufklärung: Bevor Ihre Beteiligten überhaupt Skepsis gegenüber dem Wissensmanagement entwickeln können, lohnt es sich, vorbeugend Aufklärungsarbeit zu leisten. Diese kann in Form von Vorträgen auf Veranstaltungen Ihrer Organisation, analoger und digitaler Broschüren zum Thema und auch in Rundschreiben stattfinden. So werden alle Beteiligten über das Thema ausführlich informiert und wissen bei der Einführung genau, was Wissensmanagement in Ihrer Organisation bedeutet und ausmacht.

Transparenz fördern

In einem Social Intranet können Sie neben Prozessen, Terminen und Arbeitsergebnissen auch Neuigkeiten über die Organisation teilen. Das führt dazu, dass die Kolleg:innen besser informiert sind und sich eingebunden fühlen.

 

  • Neuigkeiten teilen: Sobald es Informationen gibt, die Ihre Organisation betreffen, können Sie dies sofort auf der Plattform teilen. Dadurch gewinnen die Nutzer:innen das Gefühl, dass sie mitsprechen können. Des Weiteren vermeidet dies auch das Risiko der Bildung von Gerüchten. Für das Wissensmanagement ist dies hilfreich, weil solche Neuigkeiten sich darauf auswirken können, welche Art von Wissen für die Organisation zu dem Zeitpunkt besonders relevant ist und gesammelt werden sollte.
  • Zugänglichkeit sicherstellen: Zur Transparenz im Wissensmanagement gehört es dazu, dass alle Beteiligten wissen, dass das gesammelte Wissen jederzeit zugänglich ist. Kommunizieren Sie, wenn beispielsweise größere Mengen an verfügbarem Wissen hochgeladen werden. Auch wenn neue Nutzer:innen sich auf Ihrer Plattform anmelden, haben Sie die Möglichkeit, in der Willkommensnachricht auf das hochgeladene Wissen zu verweisen und der betroffenen Person einen Einstieg in die wissensfreundliche Kultur der Plattform zu erleichtern.
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Herausforderungen im Wissensmanagement

Die Einführung von Wissensmanagement ist für viele Organisationen mit einer großen Umstellung verbunden. Dies birgt viele Herausforderungen für die betroffene Organisation, welche erst einmal überwunden werden müssen.

Akzeptanz

Nicht alle Menschen sind offen für Veränderungen. Des Weiteren befürchten viele auch, dass durch sie geteiltes Wissen, von anderen “weggenommen” wird. Sie können dem entgegenwirken, indem Sie vor und während der Einführung des Wissensmanagements ausführliche Aufklärungsarbeit betreiben, um solche Missverständnisse vorzubeugen. Weiterhin ist es hilfreich, dass die Führung Ihrer Organisation sich aktiv daran beteiligt und als Vorbild für alle anderen Teilnehmenden fungiert. Dies gelingt, indem auch die Führung ihr Wissen, beispielsweise zu bestimmten Prozessen oder Erfahrungen, mit allen anderen teilt.

Organisation

Wenn eine große Menge von Wissen von einer Vielzahl von Mitwirkenden an einem Ort zusammenkommt, ist es schwierig, dieses Wissen sinnvoll zu organisieren. Somit ist die Gefahr groß, dass die Wissenssammlung schnell unübersichtlich ist. Auch hier gibt es Möglichkeiten, dies vorzubeugen, mithilfe speziell dafür bestimmter Werkzeuge. Beispielsweise kann hier ein interaktives Mitgliederportal hilfreich sein. Hier kann Wissen hochgeladen und systematisch gegliedert werden. So wird es für alle durchsuch- und auffindbar.

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Transfer

Viel Wissen, wie beispielsweise bestimmte Arbeitsprozesse, ist implizit. Daher besteht die Schwierigkeit dies in explizites Wissen umzuwandeln, welches dann von anderen Personen gelernt und genutzt werden kann. Zuvor wurde bereits ausführlich thematisiert, wie dieser Prozess umgesetzt werden kann – nämlich mithilfe der Wissensspirale von Nonaka und Takeuchi.

Verteilung

Was für eine Person nützliches Wissen sein kann, ist für eine andere vollkommen irrelevant. Selbst wenn die Organisation bereits festgelegt hat, welches Wissen erwünscht ist, muss dieses Wissen nochmals angemessen verteilt und verstreut werden. Auch hier kann ein Mitgliederportal vom Nutzen sein. Dort können bestimmte Daten, welche Wissen enthalten, in Gruppen hochgeladen werden. Diesen Gruppen können dann auch nur Nutzer:innen beitreten, welche sich für ein bestimmtes Thema interessieren und diese bekommen somit dann auch das Wissen.

Differenzierung

Wenn viel Wissen zusammenkommt, sind sämtliche Bereiche der Organisation davon betroffen. Manches ist auf jeden Fall nützlich, während anderes Wissen nicht immer notwendig ist. Somit ist nicht ausgeschlossen, dass das geteilte Wissen von unterschiedlicher Qualität ist. Dadurch kann die Wissenssammlung aufgedunsen wirken, wenn diese nicht richtig verwaltet wird. Um dies vorzubeugen ist es notwendig, in Ihrer Organisation deutlich zu machen, welche Art von Wissen genau gesammelt werden soll und die Organisation auch weiterbringt. Des Weiteren ist relevant, gewisse Standards zur Qualität des Wissens zu etablieren.

Chancen im Wissensmanagement

Trotz aller Herausforderungen bietet Wissensmanagement Ihrer Organisation auch zahlreiche Chancen, die es zu beachten gilt.

Effizienz

Haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, auf eine ausführliche und gut strukturierte Wissenssammlung zuzugreifen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Effizienz steigt. Dies lässt sich damit erklären, dass sie bestimmte Arbeitsvorgänge nicht mehr erklärt bekommen müssen, sondern sich dieses Wissen selbst aneignen können. Auch nach dem Weggang von Fachpersonal, geht dieses Wissen nicht verloren und muss nicht neu erlernt werden.

Zusammenarbeit

Die Ansammlung und Verwaltung von Wissen erfordert ein hohes Maß an Kooperation. Dies trägt dazu bei, dass die an Ihrer Organisation Beteiligten so in Kontakt kommen und kooperieren – auch über Abteilungsgrenzen hinaus. Beispielsweise arbeitet dann die Marketing-Abteilung, die ihr Wissen teilt, mit der IT-Abteilung zusammen, die das Wissen beispielsweise hochlädt und verwaltet.

Qualität

Durch die Möglichkeit, an geteiltes Wissen zu kommen, wird auch eine Steigerung der Arbeitsqualität ermöglicht. Mitglieder können nun durch das geteilte Wissen ihren Wissensstand erhöhen, was wiederum in ihre Arbeitsweise einfließt, die sich dadurch verbessert.

Innovation

Wenn die Beteiligten in Ihrer Organisation die Chance haben, das gesammelte Wissen einzusehen, hat dies ein hohes Potenzial, die Innovationskraft zu fördern. Dies kann geschehen, indem eine Person ein Dokument zu einem bestimmten Prozess einsieht und einen Vorschlag hat, etwas besser zu machen. Ebenfalls können Personen zu etwas Neuem inspiriert werden, basierend auf dem vorhandenen Wissen.

Entscheidungsfindung

Bestimmte Themenbereiche sind komplex und erfordern Vorwissen. Durch gesammeltes Wissen haben Mitarbeitende die Chance, sich vor einer Entscheidung zu informieren, wodurch der Entscheidungsprozess beschleunigt werden kann.

Vorteile durch digitales Wissensmanagement

Wie Ihre Organisation profitieren kann

Nachdem bereits ausführlich auf den Begriff „Wissensmanagement“ und dessen Umsetzung eingegangen wurde, sollen hier nun die Vorteile zusammengefasst werden, von welchen Sie profitieren, wenn effektives Wissensmanagement in Ihrer Organisation praktiziert wird.

Aktualität

Mithilfe von digitalem Wissensmanagement ist es so einfach wie nie zuvor, das gesammelte Wissen immer aktuell zu halten. Dies führt dazu, dass die Beteiligten nicht aus Versehen etwas lernen, was in Wirklichkeit längst veraltet ist. Darüber hinaus führt es zu einer einfacheren Entscheidungsfindung, da durch die Zugänglichkeit des Wissens die Beteiligten auf dem neuesten Stand sind.

Sicherheit

Wenn Daten auf den Rechnern von wenigen Personen aufbewahrt werden oder gar manuell auf Papier, kann das dort aufgezeichnete Wissen sehr leicht verloren gehen. Dagegen sind dieselben Daten, sofern sie in einem Social Intranet gespeichert sind, sicher verwahrt.

Zukunftssicher

Die Digitalisierung setzt sich in allen Lebensbereichen durch und somit früher oder später auch in allen Organisationen. Daher ist es lohnenswert, das organisationsinterne Wissen digital zu speichern. Ferner bleibt es auch für die Zukunft erhalten und geht nicht verloren – auch nicht, wenn die Wissenstragenden die Organisation verlassen.

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Mann vor gelbem Hintergrund verschränkt Arme, lächelt in die Kamera

Flexibilität

Wenn Wissen auf einer organisationsinternen Plattform gespeichert wird, ist es für alle Beteiligten einfacher, auf dieses Wissen zuzugreifen. Dies ist orts- und zeitunabhängig. Dies führt dazu, dass alle das Wissen flexibel erlangen und damit arbeiten können, auch wenn sie nicht vor Ort dabei sein können. Gerade für dezentrale Organisationen ist dies ein großer Vorteil.

Effizienz

Der Prozess, neues Wissen zu erlangen oder an Kolleg:innen weiterzugeben, ist häufig mühsam und zeitaufwendig. Deswegen spielt auch hier das Wissensmanagement eine große Rolle, weil damit viel Zeit gespart werden kann. Beispielsweise muss ein Prozess nicht jedes Mal erklärt werden, wenn eine neue Person sich der Organisation anschließt, sondern kann über ein ausführliches Wissensportal in Form eines Dokuments, einer Präsentation oder eines Videos zugänglich gemacht werden.

Wettbewerbsfähigkeit

Eine Organisation mit einer wissensfreundlichen Kultur steht im Wettbewerb besser dar. Da Fachwissen gebündelt und konserviert wird, wirken Organisationen mit einem starken Wissensmanagement so Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel entgegen. Des Weiteren fördert eine wissensfreundliche Kultur auch Innovation und Kreativität, was ebenfalls zu einem Wettbewerbsvorteil führt.

Vorteile von Wissensmanagement je Organisationsart

Viele Organisationen können von effektivem Wissensmanagement profitieren

Dennoch gibt es Unterschiede, die davon abhängen, um welche Art von Organisation es sich handelt. Hier sind einige Beispiele, wie hilfreich das Wissensmanagement für unterschiedliche Arten von Organisationen sein kann.

Verbände

Dadurch, dass Verbände dezentrale Organisationen sind, mit landesweiten Niederlassungen in Form von Regionalverbänden, ist das digitale Wissensmanagement wie gemacht für diese Form der Organisation. Durch eine strukturierte Speicherung des Wissens kann ein Verband die Effizienz und Qualität der eigenen Dienstleistungen steigern, wodurch Verbandsmitglieder besser auf Anfragen und Bedürfnisse reagieren können. Weiterhin kann ein Verband, der aktiv die Möglichkeit neues Wissen anzueignen anbietet, auch attraktiv sein für Nicht-Mitglieder. Diese können sich beispielsweise das Wissen auf dem interaktiven Mitgliederportal oder in der Verbands-App des Verbands über eine Schnuppermitgliedschaft ansehen und so dazu bewegt werden, dem Verband als Mitglied beizutreten, damit sie dauerhaft Zugriff auf dieses wertvolle Wissen haben.

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Unternehmen

Dass eine bessere Kooperation zwischen den Beteiligten durch das Wissensmanagement ermöglicht wird, wurde bereits angesprochen. Im Unternehmenskontext bedeutet dies zusätzlich, dass über das Wissensmanagement auch Abteilungen kooperieren, die normalerweise nichts oder nur wenig miteinander zu tun haben. So kann beispielsweise die Vertriebsabteilung einen Leitfaden erstellen, die Marketingabteilung mit dem Design helfen und die IT-Abteilung bzw. das Communitymanagement der internen Plattform unterstützt, dieses Wissen hochzuladen und in einem Social Intranet verfügbar zu machen. Dies bringt die Mitarbeitenden zusammen.
Des Weiteren kann Wissensmanagement die Unternehmensbindung der Mitarbeitenden stärken. Diese können jederzeit Wissen abrufen und lernen und somit auch in Bereichen tätig werden, in welchen sie vorher fachfremd waren.

Franchise

Eine besondere Art des Unternehmens sind Franchisesysteme. Da digitales Wissensmanagement dezentral ist, genauso wie Franchisesysteme, passt beides sehr gut zusammen. Wenn es in einer Niederlassung ganz besonders gut läuft, beispielsweise durch einen neu erfundenen Prozess, kann dieses Wissen festgehalten werden. Dieses neue Wissen wird dann auf einer Plattform, auf das alle Franchisenehmenden Zugriff haben, hochgeladen, damit alle Niederlassung den neuen Prozess übernehmen können. So kann durch die Teilung von Wissen von einer Filiale ein ganzes Franchiseunternehmen profitieren. Weiterhin ist es auch geeignet, um neuen Franchisenehmer:innen das Onboarding zu erleichtern, indem alle wichtigen Informationen und Guidelines wie beispielsweise ein Styleguide dort einfach abrufbar sind. Mithilfe einer Wissensmanagementplattform ist es zudem auch möglich, dass neues Wissen und Informationen von der Hauptniederlassung einfach an alle Franchisenehmer:innen schnell kommuniziert werden.

Unterschiede zwischen Wissensmanagement und Informationsmanagement

Diese Merkmale sind verschieden

Auch wenn diese Begriffe auf den ersten Blick wie Synonyme aussehen, so ist es wichtig zu wissen, dass Wissensmanagement und Informationsmanagement unterschiedliche Prozesse sind. Es gibt zwar Überschneidungen, vor allem bei der Tatsache, dass in beiden Fällen Informationen an einem Ort gesammelt werden. Allerdings geht es beim Informationsmanagement darum, dass Information als ein Gut gesehen wird, mit dem bei Vermittlungen gehandelt werden kann. Dabei geht es auch darum, dass Auskünfte in Form und Fakten vorliegen.

Auch beim Wissensmanagement wird Information an einem Ort gesammelt. Nur handelt es sich bei dieser Information nicht um Güter, sondern um individuelles Wissen. Des Weiteren liegt ein Fokus auch darin, dass sich Wissenstragende vernetzen und das Wissen nicht nur auf eine Plattform beisteuern, sondern sich auch mit denjenigen kollaborieren, die dieses Wissen erwerben wollen.

Frau auf lila Hintergrund lächelt den Betrachter an und hält Tablet in der Hand

Unterschiede zwischen Wissensmanagement und reinen Wissensdatenbanken

Worin unterscheiden sie sich?

Anders als die vorherigen beiden Begriffe, die sich ähnlich anhören, aber andere Intentionen beinhalten, ergänzen sich die Begriffe Wissensmanagement und Wissensdatenbank. Eine Wissensdatenbank ist ein Teil des Wissensmanagements und dazu auch noch ein sehr wichtiger. Denn es ist ein Tool, mit dem es möglich ist, das gesammelte Wissen zu speichern, sortieren, vernetzen und für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Die einfachste Form einer solchen Datenbank ist eine Plattform, wo das Wissen in Ordnern organisiert ist, auf die alle Beteiligten zugreifen können. Moderne Wissensmanagement-Plattformen bieten dazu noch eine Vielzahl weiterer nützlicher Tools zum Wissensmanagement.

Zusammengefasst ist Wissensmanagement der gesamte Prozess, bei dem Wissen verwaltet und genutzt wird, während eine Wissensdatenbank eine Plattform ist, die für diesen Prozess entscheidend ist.

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Tipp: Ein Wiki passend zur Organisation

Auch eine Option für Sie?

Wie Wissen am besten organisiert werden kann, damit es optimal von allen Beteiligten genutzt wird, lässt sich sehr unterschiedlich umsetzen. Auch wenn eine Wissensdatenbank grundsätzliche Voraussetzungen erfüllen muss, wie, dass es ein Ort ist, wo Daten hochgeladen, gespeichert und eingesehen werden können, so gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, Wissen zu organisieren.

Etwas, womit viele vertraut sind, ist eine Enzyklopädie, vergleichbar mit Wikipedia. Nicht nur Wikipedia, sondern viele andere Wissens- und Informationsquellen nutzen das Format der beliebten Online-Enzyklopädie, da diese Art von Nachschlagewerk viele anspricht. Warum dies nicht auch also in der Organisation einführen? So kann das gesammelte Wissen übersichtlich dargestellt und einfach gefunden werden in einem Format, mit dem alle Beteiligten vertraut sind. Als Ergebnis kann Wissen schneller recherchiert, gelernt und angewendet werden. Es ist also eine Überlegung wert, ob ein Wiki zu der Wissenssammlung Ihrer Organisation passt.

Ebenfalls sind Social Intranets geeignet, um vor allem Wissen zu organisieren, das sich an verschiedene Zielgruppen richtet und auch gerne besprochen oder diskutiert werden darf.

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Wie unsere Kunden Wissensmanagement leben

Es ist wichtig, eine gute und enge Arbeitsbeziehung zu haben. Dann ist die Informationsvermittlung besonders erfolgreich. Wenn die Mitglieder einen kennen, dann können sie die Beiträge besser einordnen und wissen, wenn z. B. eine bestimmte Person so einen langen Beitrag schreibt, dann ist das auch wichtig und lesenswert.

Rebekka Weiß

Leiterin Vertrauen und Sicherheit, Bitkom

Das kollektive Wissen rund um alle Themenbereiche der öffentlichen Verwaltung wächst auf dem Netzwerk Kommunen und kann verfügbar gemacht werden. Zudem wird auf diese Weise eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglicht.

Alexander Handschuh

stv. Pressesprecher, Deutscher Städte- und Gemeindebund

Das Netzwerk ist für uns als Mitglieder-Intranet extrem wichtig: Man hat ein übersichtliches Wissensmanagement, gezielte Themen- und Projektgruppen, kann gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, Sitzungen organisieren und Mitglieder können sich datenschutzkonform digital kennenlernen und kontaktieren, ohne gleich alle persönlichen Daten preiszugeben. Das ist klasse.

Catharina Herrmann-Daues

stv. Pressesprecherin, Unternehmerverbände Niedersachsen e. V.

Fazit: Wissensmanagement bringt Ihre Organisation weiter

Die wichtigsten Erkenntnisse auf einen Blick

Nachdem sich ausführlich mit dem Thema Wissensmanagement auseinandergesetzt wurde, ist eins deutlich – Wissensmanagement bringt Ihre Organisation viele Schritte weiter. Auch wenn der Aufbau und die Einführung von Wissensmanagement in Ihrer Organisation Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen, lohnt sich diese Investition für eine Vielzahl von Chancen und Vorteilen für Ihre Organisation.

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Wissensmanagement

Darin enthalten:

  • Wie aus Wissen ein Wettbewerbsvorteil wird
  • Warum ein gutes Wissensmanagement nicht zu vernachlässigen ist
  • Die Herausforderungen im Wissensmanagement
  • Hintergründe zum hervorragenden Bedienerlebnis
  • Wie Wissen Ihrem Unternehmen zu einer wichtigen Ressource wird

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