Wissensmanagement
Praxis, Anwendungen & ErgebnisseWas bedeutet Wissensmanagement konkret?
Grundlagen für die PraxisArten von Wissen
Die im Schaubild dargestellten vier Wissenssysteme basieren auf einem Modell von Hansruedi Kaiser. Es findet vor allem im Bildungsbereich oft Anwendung.
Die Wissensspirale
Das Modell der Wissensspirale (nach Nonaka & Takeuchi, 1995) stellt den Übergang von implizitem zu explizitem Wissen dar. Das Modell kann sowohl bei der Betrachtung von Individuen als auch von Organisationen Anwendung finden.
Chancen und Herausforderungen
Belege aus aktuellen StudienZielsetzung von Wissensmanagement
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Verbesserung interner Prozesse
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Aufbau von Kompetenzen
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Wissensfreundliche Unternehmenskultur
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Innovationskraft stärken
Wissensmanagement nimmt in vielen Organisationen und Unternehmen eine größer werdende Rolle ein. Dies belegt eine Studie der Fachhochschule Köln. Die meisten halten ein gutes Wissensmanagement für unabdingbar um interne Prozesse zu verbessern (72%). Weitere 74% setzen auf internes Wissensmanagement, um Kompetenzen auszubauen und zu entwickeln. Über 50% wollen durch ihre Maßnahmen eine wissensfreundliche Unternehmenskultur schaffen, in etwa der gleiche Anteil möchte so die Innovationskraft stärken.
Aktuelle Studien ergeben jedoch auch, dass das ins Intranet eingebette Wissensmanagement zwar stattfindet, aber in der Qualität noch ausbaufähig ist.
So geben 57% der Befragten in einer aktuellen Studie an, ein Intranet zu diesem Zweck zu nutzen. Hier ist jedoch doch noch Nachholbedarf zu bemerken: Nur 20% der Umfrageteilnehmer gaben an, mit dem Status des Wissensmanagements zufrieden zu sein. Das liegt vor allem daran, dass oft auf veraltete und chaotische Infrastruktur zurückgegriffen wird.
Wissensmanagement mit einem Social Intranet
Praktische BeispieleAblegen und Speichern von Dateien:
Damit erfolgreiches Wissensmanagement funktionieren kann, muss es zunächst eine zentrale Stelle geben, an der Wissen gespeichert und verwaltet wird. Oft kommt es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zu Chaos, da mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird oder Dokumente nicht für alle auffindbar sind. In einem Social Intranet lässt sich Wissen strukturiert und wiederauffindbar speichern. Hierfür gibt es Ordner, die entweder allen Kollegen oder nur einzelnen Teams zur Verfügung stehen. Sinnvoll ist in diesem Kontext die Möglichkeit der Dateiversionierung. Dokumente, die einmal erstellt wurden können einfach als neue Version am selben Speicherort hochgeladen werden. So ist immer klar, welches die aktuelle Version ist. Wenn Sie eine Prozessbeschreibung verbessern, steht dieses Wissen sofort allen zur Verfügung. Das Risiko, dass mit veralteten Dateien gearbeitet wird, schwindet. Der Vorteil eines Social Intranets als Ablage- und Speichersystem liegt somit vor allem in der Übersichtlichkeit. Auch neue Kollegen können schnell in das Erlernen von Expertenwissen oder interner Prozesse einsteigen.Vernetzung von Wissensträgern
Bei vielen Projekten steht am Anfang die Suche nach Experten innerhalb der Organisation, um ein geeignetes Team zu bilden. Gerade in größeren Organisationen, wo sich nicht alle persönlich kennen, gestaltet sich diese jedoch oft schwierig. Die Profile der Nutzer im Social Intranet geben einen schnellen Überblick, welcher Kollegen für was zuständig ist und über welche Fähigkeiten dieser verfügt. Dadurch lassen sich Spezialisten und richtige Ansprechpartner schnell und ohne Umwege finden. Projektteams, die mit einem speziellen Problem konfrontiert sind, können so einen Experten konsultieren. Ein Kollege, der mit der Etablierung von Prozessen in einer Abteilung beauftragt ist, kann in anderen Abteilungen nachfragen, wie es dort gemacht wurde. So kann jemand, der auf der Suche nach Wissen ist, ganz einfach mit einem Wissensträger in Dialog treten. Auf diese Weise kann Wissen deutlich schneller und effizienter weitergegeben werden. Ihre Organisation profitiert hierdurch, da best pratices sich zügig durchsetzen und die einzelnen Mitarbeiter mehr dazulernen als in einer Organisation, in der das Wissen und ihre Träger nicht vernetzt sind.Zusammenführen von Ergebnissen
Die Zusammenarbeit in Teams wird mittlerweile in fast jeder Organisation praktiziert und kann sehr effizient sein. Leider gehen sehr oft wichtige Ergebnisse verloren. Das liegt daran, dass die Beteiligten sich nicht regelmäßig direkt austauschen, keine gemeinsame Dateiablage haben und Dokumente nicht zentral gespeichert werden. Mit einem Social Intranet sind alle Kollegen und Informationen an einem Ort gebündelt. Hier können Termine angelegt werden, Gruppendiskussionen geführt und Dokumente zentral verwaltet und bearbeitet werden. Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu bewahren und macht das erarbeitete Wissen auch neu hinzukommenden Kollegen oder (wenn gewünscht) Externen schnell und transparent zugänglich. Ein weiterer Vorteil: Auch wenn ein Kollege die Organisation verlässt, ist das Wissen, das er besaß nicht vollständig weg, sondern noch für andere auffindbar.Abbildung der Struktur und Arbeitsweise einer Organisation
Oftmals kennen die Mitarbeiter einer Organisation nur ihre direkten Kollegen und haben keinen Überblick über andere Teams und Abteilungen. Dadurch ist oftmals nicht klar, wen man zu welchem Thema Fragen kann. Durch das Ablegen von Dateien und die Vernetzung von Wissensträgern wird auch die Organisation im Social Intranet abgebildet. Das Wissensmanagement hilft Ihnen und Ihren Kollegen somit auch, sich im Unternehmen oder der Organisation zurecht zu finden. Wenn Sie zum Beispiel Hilfe aus dem Marketing für ein Projekt brauchen, können Sie sich einfach die Gruppenmitglieder anschauen. Gerade neue Kollegen gewinnen so schnell einen Überblick darüber, wer für was verantwortlich ist. Normalerweise verfügt in einem Social Intranet jedes Team und jede Abteilung über eine eigene Gruppe. Auf der Startseite dieser Gruppe können beispielsweise Zuständigkeiten und allgemeine Abläufe verschriftlicht werden. So ist direkt offensichtlich, wen man wie in zukünftige oder laufende Projekte einbinden kann. Darüber hinaus kann sich jeder Kollege schnell einen Überblick über die Arbeitsweise der anderen machen. Die Organisation als Ganze kann im globalen Bereich Informationen mit allen Mitarbeitern teilen oder durch einen Management-Blog Einblicke in die Führungsetage geben. So entsteht durch das Teilen von Wissen ein Gefühl der Transparenz und Verbundenheit.Einbindung externer Expertise
Die Zusammenarbeit mit Experten von außerhalb der Organisation gestaltet sich oft schwierig. Das liegt daran, dass diese Experten es keinen Ort für den gemeinsamen Austausch gibt und Wissen nur häppchenweise geteilt wird. Solche externen Projektpartner oder Experten können in ein Social Intranet eingebunden werden. Sie können entweder (temporären) Zugriff zum gesamten Intranet erhalten oder in einzelne Gruppen eingeladen werden. Dort können sie dann, genau wie die Kollegen, die innerhalb der Organisation beschäftigt sind, ihr Wissen teilen. Die Expertise kommt so allen Mitgliedern Ihrer Organisation zugute. Weiterhin können so auch zwischen Projekttreffen oder anderen Meetings Fragen gestellt und Informationen geteilt werden. Da externe Experten meist nicht dauerhaft physisch anwesend sind, ist dies eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu halten. Außerdem muss dadurch nicht lange auf die Beantwortung kleinerer Fragen gewartet werden.Ende des E-Mail-Chaos
Leider ist das Versenden von Dokumenten per E-Mail nach wie vor vielerorts Gang und Gäbe. Gerade innerhalb von Gruppenkonversationen entsteht so jedoch schnell ein unüberblickbares Chaos. Ab einem gewissen Punkt weiß keiner mehr, wer auf wessen Mail geantwortet hat und welche Dateiversion nun die aktuellste ist. Dieses Problem existiert in einem Social Intranet nicht. Dateien können hier in einer logischen Ordnerstruktur und versioniert abgelegt werden. Sie können auch an Beiträge im Activity Stream angehängt und über die Suchfunktion gefunden werden. So arbeiten alle immer mit dem neuesten Dokument und können einen Bezug zwischen diesem und einer Diskussion herstellen. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch einiges an Zeit.Best Practices zur Einführung von Wissensmanagement
Vorteile durch digitales Wissensmanagement
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