Themenübersicht

• Was bedeutet Wissensmanagement konkret?
• Wissensmanagement mit einem Social Intranet
• Probleme und Chancen
• Eine Frage der Unternehmenskultur
• Vorteile durch digitales Wissensmanagement

Arten von Wissen

Die im Schaubild dargestellten vier Wissenssysteme basieren auf einem Modell von Hansruedi Kaiser. Es findet vor allem im Bildungsbereich oft Anwendung.

Die Aufteilung macht klar, dass es nicht „das eine Wissen“ gibt, sondern das das Wissen, seine Basis und die Art der Erlangung sich voneinander unterscheiden. Im Folgenden befassen wir uns vor allem mit den Bereichen des deklarativen und des prozeduralen Wissens, da diese im Unternehmens- und Organisationsumfeld die Arten des Wissens sind, bei denen Wissensmanagement zum Einsatz kommt. Die beiden Bereiche sind weitgehend deckungsgleich mit denen des impliziten und expliziten Wissens.

Wissen wird auch gerne in implizites (oder situatives) und explizites (deklaratives) Wissen aufgeteilt. Diese Art der Aufteilung ist im Kontext des Wissensmanagements von besonderer Bedeutung. Unter explizitem Wissen wird all das Wissen verstanden, das kodifiziert (oder zumindest kodifizierbar) und somit allen Interessierten zugänglich ist. Hierbei handelt es sich um Faktenwissen. Wir finden es in Büchern, dem Internet und anderen Medien. Implizites Wissen ist das Wissen, das wir besitzen ohne es genau erklären zu können. Hierzu zählt zum Beispiel die Fähigkeit, auf einem Fahrrad das Gleichgewicht zu halten, aber auch die effizienteste Ausführung von Prozessen in der Organisation. Diese Art des Wissens versucht Wissensmanagement in allgemein zugängliches, explizites Wissen umzuwandeln und so allen zur Verfügung zu stellen. Wie das funktionieren kann erklären Nonaka und Takeuchi mit ihrem Modell der Wissensspirale.

Die Wissensspirale

Das Modell der Wissensspirale (nach Nonaka & Takeuchi, 1995) stellt den Übergang von implizitem zu explizitem Wissen dar. Das Modell kann sowohl bei der Betrachtung von Individuen als auch von Organisationen Anwendung finden.

Unter Sozialisierung verstehen Nonaka und Takeuchi den Erwerb von implizitem Wissen durch Erfahrung. Hierunter fällt zum Beispiel die Beobachtung und Nachahmung. Dies findet schon bei kleinen Kindern, die noch nicht einmal Sprache beherrschen statt. Auch in Unternehmen und Organisation kommt es häufig zu dieser Art des Wissenserwerbs, da neue Kollegen sich oftmals „abschauen“, wie Aufgaben erledigt werden.

Unter Externalisierung wird die Umwandlung von impliziten in explizites Wissen verstanden. Dieser Wandel geschieht oftmals durch den Dialog verschiedener Akteure oder die Kodifizierung von implizitem Wissen durch die ursprünglichen Wissensträger. Hierunter fallen beispielsweise das Anlernen neuer Kollegen oder die schriftliche Ausfertigung von Prozessbeschreibungen.

Unter Kombination versteht man die Verbindung von verschiedenen Bereichen des expliziten Wissens. Das hierdurch entstehende Wissen ist von einer neuen Komplexität geprägt, da die Lernenden neue Bezüge schaffen und verschiedenes Wissen miteinander verweben.

Die Internalisierung von Wissen kommt durch die Anwendung des Gelernten zustande (Learning by doing). Das erlernte Wissen wird in diesem Schritt im Alltag angewendet und wird somit zur Gewohnheit. Hierbei kommt es auch zu einer Verbesserung des Gelernten, womit das –nun wieder veränderte- Wissen am Ende der Wissensspirale wieder impliziter Natur ist.

Zielsetzung von Wissensmanagement

Wissensmanagement nimmt in vielen Organisationen und Unternehmen eine größer werdende Rolle ein. Dies belegt eine Studie der Fachhochschule Köln. Die meisten halten ein gutes Wissensmanagement für unabdingbar um interne Prozesse zu verbessern (72%). Weitere 74% setzen auf internes Wissensmanagement, um Kompetenzen auszubauen und zu entwickeln. Über 50% wollen durch ihre Maßnahmen eine wissensfreundliche Unternehmenskultur schaffen, in etwa der gleiche Anteil möchte so die Innovationskraft stärken.
Aktuelle Studien ergeben jedoch auch, dass das ins Intranet eingebette Wissensmanagement zwar stattfindet, aber in der Qualität noch ausbaufähig ist.
So geben 57% der Befragten in einer aktuellen Studie an, ein Intranet zu diesem Zweck zu nutzen. Hier ist jedoch doch noch Nachholbedarf zu bemerken: Nur 20% der Umfrageteilnehmer gaben an, mit dem Status des Wissensmanagements zufrieden zu sein. Das liegt vor allem daran, dass oft auf veraltete und chaotische Infrastruktur zurückgegriffen wird.

Ablegen und Speichern von Dateien:

Damit erfolgreiches Wissensmanagement funktionieren kann, muss es zunächst eine zentrale Stelle geben, an der Wissen gespeichert und verwaltet wird. Oft kommt es beim gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zu Chaos, da mit unterschiedlichen Versionen gearbeitet wird oder Dokumente nicht für alle auffindbar sind.
In einem Social Intranet lässt sich Wissen strukturiert und wiederauffindbar speichern. Hierfür gibt es Ordner, die entweder allen Kollegen oder nur einzelnen Teams zur Verfügung stehen. Sinnvoll ist in diesem Kontext die Möglichkeit der Dateiversionierung. Dokumente, die einmal erstellt wurden können einfach als neue Version am selben Speicherort hochgeladen werden. So ist immer klar, welches die aktuelle Version ist. Wenn Sie eine Prozessbeschreibung verbessern, steht dieses Wissen sofort allen zur Verfügung. Das Risiko, dass mit veralteten Dateien gearbeitet wird, schwindet.
Der Vorteil eines Social Intranets als Ablage- und Speichersystem liegt somit vor allem in der Übersichtlichkeit. Auch neue Kollegen können schnell in das Erlernen von Expertenwissen oder interner Prozesse einsteigen.

Zusammenführen von Ergebnissen

Die Zusammenarbeit in Teams wird mittlerweile in fast jeder Organisation praktiziert und kann sehr effizient sein. Leider gehen sehr oft wichtige Ergebnisse verloren. Das liegt daran, dass die Beteiligten sich nicht regelmäßig direkt austauschen, keine gemeinsame Dateiablage haben und Dokumente nicht zentral gespeichert werden.
Mit einem Social Intranet sind alle Kollegen und Informationen an einem Ort gebündelt. Hier können Termine angelegt werden, Gruppendiskussionen geführt und Dokumente zentral verwaltet und bearbeitet werden. Das hilft den Teammitgliedern, den Überblick zu bewahren und macht das erarbeitete Wissen auch neu hinzukommenden Kollegen oder (wenn gewünscht) Externen schnell und transparent zugänglich. Ein weiterer Vorteil: Auch wenn ein Kollege die Organisation verlässt, ist das Wissen, das er besaß nicht vollständig weg, sondern noch für andere auffindbar.

Einbindung externer Expertise

Die Zusammenarbeit mit Experten von außerhalb der Organisation gestaltet sich oft schwierig. Das liegt daran, dass diese Experten es keinen Ort für den gemeinsamen Austausch gibt und Wissen nur häppchenweise geteilt wird.
Solche externen Projektpartner oder Experten können in ein Social Intranet eingebunden werden. Sie können entweder (temporären) Zugriff zum gesamten Intranet erhalten oder in einzelne Gruppen eingeladen werden. Dort können sie dann, genau wie die Kollegen, die innerhalb der Organisation beschäftigt sind, ihr Wissen teilen. Die Expertise kommt so allen Mitgliedern Ihrer Organisation zugute. Weiterhin können so auch zwischen Projekttreffen oder anderen Meetings Fragen gestellt und Informationen geteilt werden. Da externe Experten meist nicht dauerhaft physisch anwesend sind, ist dies eine gute Möglichkeit, den Kontakt zu halten. Außerdem muss dadurch nicht lange auf die Beantwortung kleinerer Fragen gewartet werden.

Ein Social Intranet ist der perfekte Ort für Wissensmanagement. Allerdings reicht es nicht, mit einem Intranet-Projekt zu starten und darauf zu setzen, dass alle Funktionen automatisch und korrekt genutzt werden. Die Plattform muss sich als Teil der Unternehmenskultur etablieren, damit diese Form des Wissensmanagements zum Erfolg führen kann.

Wissensmanagement im Social Intranet kann Ihrer Organisation helfen, das gesammelte Know-How zu strukturieren und zugänglich zu machen. Es reicht jedoch nicht aus, hierfür geeignete Funktionen im Intranet zur Verfügung zu stellen. Vielmehr muss sich die Unternehmenskultur in Bezug auf den Umgang mit Wissen nachhaltig verändern, um einen echten Mehrwert schaffen zu können. Es reicht deshalb nicht, ein Social Intranet als System für Wissensmanagement einzuführen, es muss auch aktiv in den Unternehmensalltag eingebunden werden. Bei der Einführung sind folgende Tipps hilfreich:

Vorbildfunktion
Weiterhin ist es hilfreich, wenn bereits einige Termine, zum Beispiel für wöchentlich wiederkehrende Team-Meetings angelegt sind. So sehen die Kollegen den Nutzen der neuen Art des Wissensmanagements bereits bevor sie es selbst ausprobiert haben. Das senkt die Hemmschwelle, selbst aktiv zu werden und das Social Intranet zu nutzen.

Ängste vorsichtig abbauen
Ein Unternehmen zu verändern ist immer schwierig. Viele Kollegen haben Angst vor Veränderungen und reagieren mit Zurückhaltung oder sogar mit Ablehnung. Hat dieser Wandel jedoch erst mal stattgefunden, zeigt sich, wie sinnvoll ein Social Intranet als gemeinsamer Wissensspeicher ist. Es empfiehlt sich deshalb mit Kollegen, die der Neuerung skeptisch gegenüberstehen in einen Dialog zu treten. Meist kommt die Ablehnung des Neuen aus einer Angst heraus. Diese Angst muss vorsichtig abgebaut werden. Das kann durch individuelle Erläuterungen passieren. Zwingen Sie Ihre Kollegen nicht, das Social Intranet ab Tag 1 für Ihr Wissensmanagement zu nutzen. Denn das schafft nur noch mehr Ablehnung. Den Umgang mit dem neuen Tool vorleben und die Erfolge aufzeigen, ist deutlich effektiver.

Transparenz fördern
In einem Social Intranet können Sie neben Prozessen, Terminen und Arbeitsergebnissen auch Neuigkeiten über die Organisation teilen. Das führt dazu, dass die Kollegen besser informiert sind und sich eingebunden fühlen. Teilen Sie Ihrem Team deshalb Neuigkeiten, die Ihre Organisation betreffen durch einen Beitrag in der betreffenden Gruppe mit. Das stärkt das Gefühl mitsprechen zu können und unterbindet Gerüchte.

Wenn Sie sich dafür interessieren, wie die Aktivierung und Betreuung eines Social Intranets funktioniert empfehlen wir Ihnen unseren 30 Lektionen umfassenden E-Mail Crash Kurs zum Internen Community Management.

Die Vorteile von Wissensmanagement im Social Intranet liegen auf der Hand: Es führt dazu, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Organisation umfassenden Zugriff auf die gemeinsame Wissensbasis haben. Dadurch können sie zuerst ihr eigenes Wissen erweitern, indem sie Dokumente und Diskussionen nachlesen. Sollte das zur Lösung eines Problems nicht reichen, können sie auch passende Kollegen befragen. Weiterhin muss das Rad nicht immer wieder neu erfunden werden: Ist ein Prozess einmal erfolgreich implementiert, kann jeder Kollege diesen nachlesen und anwenden. Zu guter Letzt verbessert das digitale Wissensmanagement die Zusammenarbeit im Team, da gemeinsame Ergebnisse transparent und zugänglich festgehalten werden.

Oder informieren Sie sich über die Einführung und den Nutzen von Social Intranets: