Chancen und Herausforderungen im Wissensmanagement
Wie jede größere Maßnahme oder Veränderung bringt das Wissensmanagement frischen Wind in Ihre Organisation. Und frischer Wind bringt sämtliche Aspekte mit sich, ob positive oder negative. Somit ist das Wissensmanagement keine Ausnahme, da dieses für Ihre Organisation zahlreiche Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich bringt. Auch wenn die Chancen die Herausforderungen überwiegen, so ist es dennoch wichtig, beides zu betrachten. Gerade bei den Herausforderungen ist es im Vorhinein wichtig zu wissen, wie diese erfolgreich überwunden werden können, damit Ihre Organisation langfristig vom Wissensmanagement profitiert.
Chancen im Wissensmanagement
Mit der Einführung von Wissensmanagement in Ihrer Organisation ergeben sich zahlreiche Chancen, die Ihre Organisation nach vorne bringen. Diese wirken sich sowohl auf die Beteiligten als auch auf andere Aspekte Ihrer Organisation, wie das Management oder auch die Dienstleistungen, Services oder auch Produkte aus, für die Ihre Organisation verantwortlich ist. Daher ist es wichtig, sich über die Chancen von Wissensmanagement bewusst zu sein, damit diese auch optimal genutzt werden.
1. Effizienz
Wenn Ihre Beteiligten, egal, ob Mitarbeitende oder auch Mitglieder, die Möglichkeit haben, auf eine ausführliche und gut strukturierte Wissenssammlung zuzugreifen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Effizienz steigt. Dies lässt sich damit erklären, dass sie bestimmte Arbeitsvorgänge nicht mehr erklärt bekommen müssen, sondern sich dieses Wissen selbst aneignen können. Auch nach dem Weggang von Fachpersonal geht dieses Wissen nicht verloren und muss nicht neu erlernt werden. So können sich Personen, die dieses Wissen sonst anderen erklären müssen, wichtigeren Aufgaben widmen, womit es zur Effizienzsteigerung kommt.
2. Qualität
Durch die Möglichkeit, an geteiltes Wissen zu kommen, wird auch eine Steigerung der Arbeitsqualität ermöglicht. Die Beteiligten können nun durch das geteilte Wissen ihren Wissensstand erhöhen, was wiederum in ihre Arbeitsweise einfließt, die sich dadurch verbessert. Dies trägt dazu bei, dass sich Ihre Arbeitsqualität verbessert und im besten Fall, bringen sie auch eigenes Knowhow mit hinein, welches sie wiederum als Wissen in die Organisation einbringen können. So entsteht ein positiver Kreislauf, durch den sich die Arbeits- und Wissensqualität innerhalb der Organisation stetig verbessert.
3. Entscheidungsfindung
Bestimmte Themenbereiche sind komplex und erfordern Vorwissen. Durch gesammeltes Wissen haben Mitarbeitende die Chance, sich vor einer Entscheidung zu informieren, wodurch der Entscheidungsprozess beschleunigt werden kann. So müssen keine spezifischen Veranstaltungen vor einer Entscheidung veranstaltet werden, für die wertvolle Arbeitszeit verloren geht. Stattdessen können die Beteiligten selbst die Zeit für sich einteilen, in der sie sich vor einer Entscheidungsfindung mithilfe des gesammelten Wissens informieren.
4. Zusammenarbeit
Die Ansammlung und Verwaltung von Wissen erfordert ein hohes Maß an Kooperation. Dies trägt dazu bei, dass die an Ihrer Organisation Beteiligten in Kontakt kommen und kooperieren – auch über Abteilungsgrenzen hinaus. So entsteht eine Kollaboration zwischen Personen, die sich normalerweise nicht über den Weg laufen würden und durch das Sammeln des Wissens wachsen unterschiedliche Personen in Ihrer Organisation zusammen. Dies ist für potenzielle, interdisziplinäre und kollaborative Projekte von einem großen Vorteil.
5. Innovation
Wenn die Beteiligten in Ihrer Organisation die Chance haben, das gesammelte Wissen einzusehen, hat dies ein hohes Potenzial, die Innovationskraft zu fördern. Dies kann geschehen, indem eine Person ein Dokument zu einem bestimmten Prozess einsieht und einen Vorschlag hat, etwas besser zu machen. Ebenfalls können Personen zu etwas Neuem inspiriert werden, basierend auf dem vorhandenen Wissen.
Herausforderungen im Wissensmanagement
Die Einführung von Wissensmanagement ist für viele Organisationen mit einer großen Umstellung verbunden. Dies birgt viele Herausforderungen für die betroffene Organisation, welche erst einmal überwunden werden müssen. Die oben beschrieben Chancen und deren Potenzial überwiegt die Herausforderungen, weshalb es zwar sinnvoll ist, sich mit den Herausforderungen zu beschäftigen, aber diese sollten Sie nicht davon abhalten, Wissensmanagement in Ihrer Organisation einzuführen. Wie jede Herausforderung können auch diese überwunden werden.
1. Akzeptanz
Nicht alle Menschen sind offen für Veränderungen. Des Weiteren befürchten viele auch, dass durch sie geteiltes Wissen, von anderen “weggenommen” wird. Gerade der zweite Aspekt ist bei der Einführung eine besonders häufige Sorge unter den Beteiligten.
Sie können dem entgegenwirken, indem Sie vor und während der Einführung des Wissensmanagements ausführliche Aufklärungsarbeit betreiben, um solchen Missverständnissen vorzubeugen. Weiterhin ist es hilfreich, dass die Führung Ihrer Organisation sich aktiv daran beteiligt und als Vorbild für alle anderen Teilnehmenden fungiert. Dies gelingt, indem auch die Führung ihr Wissen, beispielsweise zu bestimmten Prozessen oder Erfahrungen, mit allen anderen teilt.
2. Transfer
Vieles an Wissen, wie beispielsweise bestimmte Arbeitsprozesse, ist implizit. Dies bedeutet, dass diese Art von Wissen eher unausgesprochen ist, bzw. nicht direkt festgehalten. Daher besteht die Schwierigkeit, dieses in explizites Wissen, also ausführlich festgehaltenes Wissen, umzuwandeln, das dann von anderen Personen gelernt und genutzt werden kann.
Wie implizites Wissen in explizites Wissen umgewandelt werden kann, ist das Thema einiger wissenschaftlicher Modelle. Eines davon ist die Wissensspirale von Nonaka und Takeuchi. Dort wird in einer kurzen Übersicht erklärt, wie das verinnerlichte implizite Wissen in explizites Wissen umgewandelt werden kann. Auch in Ihrer Organisation kann diese Umwandlung basierend auf diesem Modell umgesetzt werden.
3. Differenzierung
Wenn vieles an Wissen zusammenkommt, sind viele Bereiche der Organisation davon betroffen. Manches ist auf jeden Fall nützlich, während anderes Wissen nicht immer notwendig ist. Somit ist nicht ausgeschlossen, dass das geteilte Wissen von unterschiedlicher Qualität ist. Dadurch kann die Wissenssammlung aufgedunsen und unübersichtlich wirken, wenn diese nicht richtig verwaltet wird.
Um dies vorzubeugen ist es notwendig, in Ihrer Organisation deutlich zu machen, welche Art von Wissen genau gesammelt werden soll und die Organisation auch weiterbringt. Des Weiteren ist relevant, gewisse Standards zur Qualität des Wissens zu etablieren. Dies sollte am besten bereits gemacht werden, bevor das Wissen gesammelt wird, damit die Wissenssammlung von Anfang an für alle übersichtlich und verständlich ist.
4. Organisation
Wenn eine große Menge an Wissen durch eine Vielzahl von Mitwirkenden an einem Ort zusammenkommt, ist es schwierig, dieses Wissen sinnvoll zu organisieren. Somit ist die Gefahr groß, dass die Wissenssammlung schnell unübersichtlich wird.
Auch hier gibt es Möglichkeiten, dies vorzubeugen, mithilfe speziell dafür bestimmter Werkzeuge. Beispielsweise kann hier ein Social Intranet oder interaktives Mitgliederportal hilfreich sein. Hier kann Wissen hochgeladen und systematisch gegliedert werden. So wird es für alle durchsuch- und auffindbar. Ein wichtiges Tool dafür sind Gruppen. Diese können beispielsweise genutzt werden, wenn eine Abteilung bestimmtes Wissen benötigt, welches wiederum für eine andere Abteilung komplett nutzlos ist. Da die meisten Abteilungen in Gruppen organisiert sind, kann dies bei der Einführung von Wissensmanagement für die Plattform bedacht werden.
Fazit: Chancen überwiegen Herausforderungen
Wissensmanagement lohnt sich, dies ist eine Tatsache, die viele Organisationen, die dies eingeführt haben, bestätigen können. Auch Ihre Organisation kann genauso von den Vorzügen profitieren. Wie bei jeder Neuerung gibt es aber auch Herausforderungen bei der Einführung und Aufrechterhaltung dieser Methode. Dennoch überwiegen die Vorteile und die Herausforderungen können, sofern die richtigen Maßnahmen getroffen werden, erfolgreich überwunden werden. So kann Ihre Organisation auf lange Sicht und nachhaltig von dem gesammelten Wissen der Beteiligten profitieren – auch wenn diese Ihre Organisation schon lange verlassen haben.
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